浏览报表系统

第二节　浏览报表系统

一、报表结构

在作更深入的了解以前，我们先将会计电算化系统中会计报表的构成做一简单介绍。

1.报表名称:用汉字表示的某张报表，如《资产负债表》、《损益表》等。

2.报表编码:用数字和字母表示的某张报表，如B001、B002等。报表名称和报表编码具有一一对应的关系。如上述第一张表的名称叫做《资产负债表》，该表的编码为B001，等等。

请读者将报表名称和报表编码的关系与核算单位(账套)的单位名称和单位编码一起对照琢磨。名称都是为人阅读方便设置的，编码是为计算机管理方便设置的，两者都是同一对象的不同表达形式。与之类似的还有很多，如科目名称和科目编码、凭证类型名称和凭证类型编码等等。

因此，这里的报表名称也是为人阅读方便设置的，报表的编码一般和该报表的文件名联系。

3.报表标题:像文章有标题一样，报表也有标题。报表标题用来表示报表的名称，可占一行或两行。可加修饰线或字体变化，一般为较大号的黑体字。由于报表名称和报表标题经常一样，所以在手工会计中，经常把报表标题和报表名称合为一个概念。在会计电算化系统中它们却是相对独立的概念。报表名称和报表编码对应的是报表的外部，相当于文件名;报表标题是报表内容的一部分，对应的是报表的内部。两者不能互相代替。缺一不可。需要注意。

4.抬头:指报表标题和表格之间的部分，通常包括编制单位、报表时间、金额单位等。可以看作是副标题。

5.表头:通常指报表上部的有关描述部分，如报表标题、抬头等。

6.表体:表体是报表的主体。表体横向分为若干栏目，纵向分为若干行，纵向表格线和横向表格线交叉间的方格用于填制数据，每一数据称为一个表项。表体通常用表格线所围住。

7.栏目标题:指表体中各栏目的名称，通常写在表体中的最上面的一行或几行。报表栏目可分为若干层，包含小栏目的栏称为组合栏或组合项，不包含栏目的栏称为基本栏或基本项。

8.行标题:指表格中各行的标题。通常写在表格中的第一列。有时也在其他列，如《资产负债表》中的第一列和第四列都是行标题。

应该注意，无论是栏目标题还是行标题，都仅是给人看的，计算机并不理解其中的含意。这里与数据库中字段名的作用截然不同。

9.表元:表体中行与栏交叉的报表元素，简称表元。表格是由表元组成的。具体表元由表格的行号和列号决定。如:表元(3，5)表示该表元位于第三行、第五栏。应该说明的是:表元仅表示表中的一个空间位置，相当于一个地址或者变量名，不是其中的数据。

10.表元值:也叫“表项”，指表元中存放的数据。按数据类型分，表元值分为字符型和数值型;按变化与否分，表元值分为常量和变量。一般而言，字符型的表元值通常为常量;数值型的表元值通常为变量。常量的值在报表初始化时决定;变量的值在报表编制时由相应的公式决定。为了便于定位和操作，一般地，在定义报表时将报表中的一个表项对应于工作表中的一个表元;但是，有时需要一个表项对应多个表元，或一个表元包含多个表项，这种表项只能是文字型的，公式和数字型表项只能与表元一一对应。

11.表尾:指表体以下进行辅助说明的部分。包括补充资料、制表审核等签章。

图3-8结合本业务的《损益表》(简表)示意说明报表的各个部分及其关系。

图3-8　会计报表组成部分及其构成图

二、启动

启动方法很简单:在Windows“开始”菜单“程序”功能中找到Anyi Software程序组，单击“本电子报表V3.15”。

由于经常要启动账务系统，可以将本电子报表图标复制到桌面，以便每次启动。

启动后，屏幕进入登录画面。

三、登录

登录操作包括输入操作员姓名、口令(密码)，选择账套(核算单位)和调整系统时间。

1.姓名、口令

要想进入报表系统，必须输入正确的姓名和口令，三次输入不正确，则自动退出。

根据制度规定，应在此输入操作员的真实姓名，以明确会计工作的责任。

使用真实的操作员还有一些工作要做。我们目前暂借用软件提供的“虚拟操作员”登录。报表系统的虚拟操作员的姓名为“管理员”，口令为空。直接单击“确认”通过。

2.选择账套

选择账套是指选择一个报表编制过程中取数的默认账套。如果只有一套账，则只能选该套账。

3.时间

输入正确的会计日期，该日期值将被存储在日期变量中。该日期可以和日历日期一致，也可以不一致。按照前述模拟账套的时间，现在应该将时间调整为2001年2月28日。参见图3-9。

图3-9　选择核算单位和会计时间窗口

登录窗口关闭，屏幕显示报表系统主菜单窗口如图3-10所示。这标志登录成功。

图3-10　会计报表系统主窗口

选择一个报表后的窗口如图3-11。

图3-11　主窗口与工作表子窗口

四、常用功能使用方法

(一)主窗口各部分的名称和功能

主窗口各部分的名称和功能可参见表3-2。

表3-2　主窗口各部分的名称和功能表

(二)系统菜单

本报表系统把操作命令分成组，每组有它们自己的菜单，并且其菜单名(如:报表定义、编制与审核、报表管理等等)呈现在窗口顶部的菜单条中。报表系统共有一级菜单项7个。其中“报表定义”中包括11项，主要用于制作报表模板;“编制与审核”、包括13项功能;“报表管理”11项，用于对模板和编制好的报表进行各种操作;“系统管理”中的功能主要对操作员进行管理;“通讯”中的8项功能，用于与外部的联系;“窗口”中9项功能，用于对窗口的操作和调出计算器等;“帮助”中的各项功能可为操作者提供实施帮助信息。

可以用许多方法发出系统菜单中的命令，其中最方便的是使用鼠标。

1.使用鼠标选择菜单命令

要选择一个命令，首先打开或显示适当的菜单，然后选择想要的命令。下面是选择菜单命令的步骤。

(1)用鼠标单击想要打开的菜单名。例如，单击“编辑”菜单，看有关的命令。单击后，菜单下拉，可看到命令列表如图3-12。

图3-12　鼠标操作菜单示意图

(2)单击想要执行的命令。有些命令立刻执行，有些命令显示对话框，在对话框中为命令选择需要的参数。例如，当发出“打印”命令打印一个工作表格时，呈现“打印”对话框。这里，系统询问用户打印多少份，以及打印哪些。

(3)如不进行任何选择，则需关闭菜单。方法是再次单击菜单名，或单击菜单外部，或者按Esc键。

2.使用键盘选择菜单命令

如果喜欢使用键盘，可用键盘选择菜单命令。

按Alt键不放，同时按菜单名的命令字母。命令字母是在屏幕上以下画线呈现的字母(例如:“报表定义［F］”中的字母F)。图3-13是按ALT+F后的情况。当下拉菜单出现后，按命令的命令字母，或用↑↓移动亮条到命令项，然后按回车键。

3.使用快捷键

用键盘选择菜单命令的最快方法是使用快捷键，快捷键在菜单项中列出，快捷键通常是组合键，如CTRL+Q，即先按住第一个键CTRL键，再按第二个键Q，然后释放两者。例如:图3-6中快捷键ALT+F4表示退出。

图3-13　键盘操作菜单示意图

4.弹出编辑菜单

在定义或查询一个报表时，如果鼠标在工作表中，则单击右键，就可显示包含编辑命令的菜单(见图3-14)，可用鼠标选择其中命令。用键盘按F6键也可弹出编辑菜单。

图3-14　“定义报表”窗口

(三)工具条与编辑条

为了便于实现常用的功能，在提供菜单命令的同时，本报表系统将常用命令做成了一些按钮，这些按钮是一些小的图形，它们组成工具条。可以使用工具条中的按钮快速完成指定功能。

编辑条主要显示当前工作表的状态，如当前表元和当前表元的内容等，同时还可对当前表元内容进行编辑。

1.观看按钮名

在工具条的按钮上放置鼠标器指针，则按钮名呈现在按钮下面，它说明按钮完成的功能。

2.使用工具条

用鼠标指向工具条适当的按钮，单击鼠标器按钮一次，则系统执行选中的命令。如单击“保存报表”按钮，即可保存正在定义的报表。如果紧靠近按钮有一个向下箭头，单击箭头，则显示选择项的清单。从中选择一个选择项，单击想要的选择项。

工具条中包含报表存盘，文本对齐，设定表格线等等按钮。每个按钮和它们的用途参见表3-3。

表3-3　工具条一览表

3.编辑条

编辑条用于显示工作表的状态或用于指定公式输入的方式，以及直接编辑当前表元内容。各种编辑条功能可参见表3-4。

表3-4　编辑条一览表

五、浏览

下面让我们浏览工作表和期间报表。请注意每项功能的作用、屏幕内容、操作方法等。

1.单击“报表定义”中的“定义报表”功能，在选择窗口中选择“B001资产负债表”，单击“确认”，在报表系统主菜单窗口内打开“定义报表”窗口如图3-14。

这是一张我们很熟悉的资产负债表空表。窗口中的格式与美国微软公司产品Excel的格式非常相像。但是请注意，现在使用的不是Excel软件，而是本电子会计报表软件。两者虽然形式相像，但功能上有许多区别。请用鼠标单击A2表元，你会发现“公式”编辑行中显示着“资产负债表”。而窗口中这几个字实际显示在D2和E2两个表元中。这是由会计报表软件中的“跨行居中”功能实现的。同样道理，本会计报表软件还能实现“跨列居中”、“居左”、“居右”、“居上”、“居下”以及“垂直居中”和“水平居中”等会计报表编制需要的功能。另外，请用鼠标单击D4表元，你会发现“公式”编辑行中“=DATE(C)”的值在表中的显示超出了D4表元，进入了E4表元，这也是与Excel不同之处。

与Excel不同之处还有很多:例如此时屏幕菜单已经与刚才不一样了，增加了“行列”计15项和“编辑”计16项，不见了“系统管理”，等等。

最大的区别在于公式定义，这点我们将马上讲到。请大家在使用中逐步了解会计报表软件的功能，不要被Excel的功能所局限。

2.单击“编表与审核”中的“查询报表”功能，在选择窗口中选择“B001资产负债表”，单击“查询”，屏幕弹出“指定月份的报表未编制!继续吗?”，回答“是”，在报表系统主菜单窗口内打开“查询报表”窗口如图3-15。

图3-15所示画面与图3-14所示画面是如此相像，以至于许多初学者把两者混同为一。所以我们在此需给以格外的注意。

图3-15　查询到的资产负债表

首先，仔细观察两个窗口，还是可以找到不同之处:在图3-8所示窗口的左上角是“查询”，而在图3-14中是“定义”。与整个窗口相比，这两个字似乎“占地”不大，但由于其身处标题位置，这就标明了两者的本质不同。

其次，回想进入画面的操作:图3-15是通过单击“编表与审核”中的“查询报表”功能进入的;而图3-14是通过单击“报表定义”中的“定义报表”功能进入的。进入方式不同，也提示了两者的区别。

我们可以把图3-14所示的画面叫做“报表编制器”，是一台机器。而图3-15所示画面则是这台机器的产品。机器只有一台，而产品可以有若干。并且随着时间的推移，产品会越来越多。

六、工作表和期间会计报表

初学者往往把“工作表”与“各期间的会计报表”混淆。为了搞清这个重要概念，让我们从归纳手工会计报表的编制原理开始。

(一)手工会计报表与会计电算化系统报表的对比分析

在手工会计中，会计报表的编制需要三个条件:(1)空白的会计报表表格;(2)掌握会计报表编制方法的人;(3)会计数据。将这三者进行正确的组合，就能编制出所需的会计报表。而且，每次编制会计报表时，都缺一不可。在这里，空白的会计报表表格是消耗性材料，当做一个工作平台;编制方法是流程、操作;会计数据是数据源。如图3-16所示。

在会计电算化系统中，会计报表的编制只需要两个条件:(1)工作表;(2)会计数据。这两个条件与会计报表的编制关系如图3-17。

图3-16　手工会计报表编制原理示意

图3-17　会计电算化系统中的会计报表编制原理示意

对比两个示意图，可知会计电算化系统中的“工作表”代替了手工会计中的“编制方法”和“空白报表”，但这不是简单代替。

1.会计电算化系统中的“工作表”是不消耗的，而手工会计中的“空白报表”是消耗的;

2.会计电算化系统中的“工作表”可以离开制作者(即掌握会计报表编制方法的人)单独运行，而在手工会计中却离不开掌握会计报表编制方法的人。

打个比方，可以把“工作表”比作机器，把“期间会计报表”比作产品。每台机器可以按照需要生产所需数量的产品。

当操作者定义报表时，呈现在屏幕上的是定义报表的窗口，窗口内的区域就是工作表。所以，工作表也可以理解为正在工作的表。工作表中横向和纵向直线交叉，形成网格线。网格线将整个工作表分成行和列的交叉单元格，一个单元格就是一个表元。

网格线不是报表的一部分，只在定义和查询报表时起辅助定位作用，由操作者决定显示或不显示。

横向网格线之间的区域称为行，行从上到下用1～2 000之间的数字表示。

纵向网格线之间的区域称为列，列从左至右用A、B、…、Z、AA、AB、…到CV之间的英文字母表示。

表元用列号加行号表示，例如，A1表示第A列、第一行交叉形成的表元，AB100表示第AB列、第100行的表元。

表元是最小的操作单位，可以设置表元四周的边框线，可在表元中填入文字、数字以及运算公式。在编制会计报表时，这些文字和数字将复制到期间会计报表相应的表元中;运算公式的计算结果也将填写到期间会计报表相应的表元中。

按照所设置的打印纸型，屏幕上的工作表可分成若干页，与打印纸对应。工作表的页与页之间用虚线分开，称为分页线。操作者可调整每页表的大小和分页情况，使它适合实际的打印纸。

(二)工作表中的几个重要概念

1.当前表元与表元指示框

对于当前操作的工作表元，用一个黑色粗框表示，叫表元指示框，该表元叫当前表元(见图3-11)。

2.行标、列标与全选按钮

工作表最左边包含行号的灰色方块叫行标;工作表最上边包含列号的灰色方块叫列标。工作表左上角的灰色方块叫全选按钮(见图3-18)，对整个工作表操作时，将用到全选按钮。

3.行分界线与列分界线

行标的下边界线叫该行的行分界线;列标的下边界线叫该列的列分界线(见图3-18)。

图3-18　工作表中的元素

4.表元块与当前块

可以选取工作表中相邻表元组成的矩形区域作为操作对象，工作表中的矩形区域叫表元块，几行、几列及整个工作表都是表元块的特殊情况。选取的表元块叫当前块(见图3-7)，当前块用与背景相反的颜色表示。

5.表元代码与表元块代码

表元的位置用表元代码表示，列号加行号就是表元代码，例如第3列第5行的表元，表元代码是C5。表元块代码用它的左上表元代码加右下表元代码表示，表元代码间用冒号分隔。如图3-19中所示表元块的代码为B3:E8。

图3-19　表元块与表元块代码

表元、当前表元、表元代码以及表元块、当前块、表元块代码，都是重要概念，务必充分理解。

(三)工作表与期间报表

区分机器与产品，至关重要。为了彻底弄清两者的关系，让我们一起来作如下的操作:

(1)打开“定义报表”窗口单击选中C7表元，右键单击呼出编辑窗口(如图3-2)，单击“公式引导输入”，连续按四次回车键，单击“完成”按钮完成第一个公式定义。最后单击“报表定义”中的“保存报表”功能，将上述定义保存在硬盘中。单击“编表与审核”中的“试编”功能，窗口中的日期栏和C7表元中立刻增加了“2001年2月28日”和“300”数据。

(2)关闭此窗口和“编制信息”窗口。

(3)打开“查询报表”窗口。看到的仍然是一张空报表。

(4)再次打开“定义报表”窗口。刚才的两个数据(日期和300元现金)没有了。重新单击“编表与审核”中的“试编”功能，两个数据又出现了。

(5)单击“编表与审核”中的“保存试编数据”功能。

(6)重复操作(2)和(3)。此时看到的报表包含有两个数据。

(7)再次打开“定义报表”窗口。刚才的两个数据(日期和300元现金)又没了!

对比(1)、(3)、(4)、(6)、(7)几次显示结果，体会机器与产品的关系。当然，我们以后还将进行更深入的了解和更细致的操作。

其余功能，请大家自行参观。有兴趣的，不妨自己试着操作。如有问题，可随时单击“帮助”按钮求得帮助。

七、工作表窗口的基本操作

制作工作表是最大量的操作，现先把工作表窗口中的常用操作做一初步介绍。

(一)工作表窗口的基本鼠标操作

1.定位到新的表元

移动鼠标指向新的表元，单击鼠标左键，当前表元指示框移到鼠标所在表元，原当前表元如在编辑状态则结束编辑。

2.选取表元块

在工作表内按下鼠标左键不放，移动鼠标，可选取一块表元，选取的块变成反向显示，松开鼠标左键，完成表元块的选取。

在行标上按下鼠标左键，松开鼠标左键，可选取该行，如继续按住鼠标向上或向下移动(这时鼠标不必在行标区)，可以选取多行。同样，可以选取一列或几列。单击工作表的全选按钮，可以选取整个工作表。

3.修改表元内容

把鼠标定位到目标表元上，双击鼠标器左键或直接输入字符，即可修改该表元中的文字、数字或公式。

4.弹出菜单

在工作表中单击鼠标右键，可以在鼠标位置弹出包含常用编辑功能的菜单。

5.改变行宽列宽

移动鼠标到行标区，鼠标在目标行的行分界线附近，形状改为拖动指示形状(如图4.9中鼠标)，这时按住鼠标左键，可拖动目标行的行分界线，改变指示行宽到理想宽度，松开左键，则目标行的行宽重新按指示行宽设定。

用鼠标改变列宽与改变行宽相同。

6.交换行列位置

本功能可以移动行或列的位置。以列为例，选择一列或几列，移动鼠标到选取列的左边或右边边框，则鼠标形状变为箭头，按住鼠标左键移动，则出现一虚框指示选取列可能移动到的位置，松开鼠标左键，则选取列移动到虚框指示的位置。移动行与移动列相同。

(二)工作表窗口的基本键盘操作

1.移动当前表元

按方向键可以上下左右移动当前表元指示框。

2.选取表元块

按Shift+↑(或↓、←、→)，当前块减少一行(或增加一行、减少一列、增加一列);按Shift+空格，整行选取当前块所在行;按Ctrl+空格，整列选取当前块所在列。

按Ctrl+Shift+空格，选取整个工作表。

3.工作表滚屏

按PageUp(或PageDown)键工作表上翻(或下翻)一屏。

按Ctrl+↑(或↓)，工作表翻到第(或最后)一行。

按Ctrl+←(或→)，工作表翻到第(或最后)一列。

4.编辑表元内容

移动表元指示框到需要输入文字、数字或公式的表元，可以直接输入内容，这时表元中原有内容将被删除。若想修改表元中原有内容，只需先按空格键或双击鼠标左键，然后可以进行修改。

5.弹出菜单

按下F6键，可以在当前操作的工作表中，弹出包含常用编辑命令的菜单。

八、退出报表系统

完成操作时，应保存改动的报表，退出报表系统，需要的话可退出Windows，并且关闭计算机。

(一)退出报表系统

在本报表系统中完成工作后，可以退出程序，并返回到程序管理器。从这里，可以启动另一个程序，或者退出Windows，以及关闭计算机。

下面是退出报表系统的步骤:

1.单击“报表定义”菜单，将看到相关的命令清单。

2.单击“退出”命令，则返回到程序管理器，如果试图在没有保存的情况下退出，屏幕将显示一个对话框(图3-20)，提示进行保存。从程序管理器，可以启动另外的程序，或者退出Windows。

图3-20　存盘提示

(二)退出Windows

如果想要关闭计算机，则需要首先退出Windows。在关闭之前，Windows需要处理一些系统内部事物。如果在没有退出Widows的情况下关闭计算机，有些工作可能不能完成，以后使用Windows时将可能遇到问题，或者丢失一些数据。

退出Windows步骤如下:

1.在程序管理器(Program Manager)中，单击“文件［F］”(File)菜单。

2.单击“退出Windows”(Exit Windows)命令，看到“退出Windows”(Exit Windows)对话框，询问是否退出Windows。

3.单击OK，返回到DOS，在屏幕上出现提示符C:\＞。

(三)退出窗口

在上述各窗口中，单击“退出”按钮，即关闭该窗口。

单击“报表定义”中的“退出”按钮或右上角的“×”，则结束所有操作，退出系统。

如果忘记保存，系统将提示，并显示一个对话框。如果试图在没有退出本报表系统情况下，退出Windows，也将提醒用户保存自己的工作。

【要点提示】

·本章属于“务虚”，没有“硬作业”。但仍然很重要:是为以后各章的学习准备基础知识和感性认识。请勿忽视。

【思考题】

1.如何登录进入账务系统?

2.什么是虚拟操作员?什么是真实操作员?各自应在什么情况中使用?

3.账务系统的屏幕是怎样布局的?各区的作用是什么?

4.账务系统的工作区主要是哪两种?各自的特点是什么?

5.调整表格列宽有哪几种方法?你最喜欢哪种?

6.是否可以同时查看同一窗口中相隔较远的两列内容?如果是，你已经掌握了几种方法?

7.登录进入电子报表系统和进入账务系统有何不同?

8.你觉得电子会计报表软件和Excel软件有何不同?

9.什么是“工作表”?什么是“期间会计报表”?两者有何不同?有何联系?

10.电子报表系统有哪几种“居中”方式?你认为有用吗?

11.会计报表系统中的报表是怎样构成的?

12.表项分为哪几种?各自的特点是什么?你会使用了吗?