报表系统如何进行日常工作处理

5.报表系统如何进行日常工作处理？

答：（1）报表编制

设置了报表格式和报表公式只是定义了报表的结构，如果想要得到填有需要数据的报表，还需进行报表的编制工作。

报表的编制是由计算机在人的控制下自动完成的。它的作用是使系统运行载有设置好的报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中，从而得到数据表。系统将自动生成一个文件用以保存得到的数据表。

为了区分不同月份的同一张表，每次编制报表前系统都将要求用户输入关键字的值，如相同关键字值的报表已存在，系统将要求用户确认是否重编。如果用户重新编制，则新编的表将覆盖已存在的旧表。因此，如果用户修改过表格式或表公式，则必须重新将该报表编制一遍，以得到按新结构生成的报表。

在报表编制过程中，系统将对公式的格式进行检查，如有语法或句法错误系统将给予提示。但应注意的是，检查正确不等于公式的逻辑关系也正确，系统对公式的逻辑关系不进行检验，也很难进行检验。

报表系统的日常工作主要是每月末编制报表并将编好的报表打印输出。每月编制报表前首先应将当月业务处理完毕（既包括日常业务的处理也包括期末摊、提、结转业务的处理）并结账。编制季度和年度报表也应按此原则处理。

（2）报表输出

表处理系统报表输出有两种方式：

一种是屏幕显示输出，这种输出主要为用户检查报表设置和编制是否正确时使用，因此为了显示尽量多的实质性内容，不是很必要的表格线一般不显示。

另一种输出是打印输出，此时输出的是按正规要求生成的正式报表。

除此以外，系统还可以打印空表和用户设置的公式清单供用户检查公式时使用。

（3）报表的汇总和分析

①报表的汇总。报表系统的报表汇总功能是指：结构相同，数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新表的功能。在实际工作中，主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的汇总数据，或者同一单位不同部门，同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。

进行报表汇总时，需要进行汇总的报表（编好的数据表）必须已经存在。且各表的结构必须相同。

需要注意的是：报表汇总功能不能用于编制合并报表。这是因为合并报表是集团公司汇总总公司及下属各单位的有关会计报表的数据，以反映全公司的综合财务状况。合并时需要将各子公司之间的内部往来、内部投资等数据进行抵销，而不是各子公司报表的简单叠加。编制合并报表必须使用具有编制合并报表功能的软件。

②报表的分析。报表分析就是使用各种方法对报表的数据进行分析。在报表软件中一般有两种分析方法：图形分析法、视图分析法。

A.图形分析法。图形分析法就是将报表中选定的数据以图形方式显示，使用户直观地得到数据的大小或变化的情况。图形有比较直观、醒目、易理解等特点，在会计报表分析中早已普遍使用。图形实际上是表的延伸，它反映的仍然是分析表中的数据，只不过表现形式不同而已，一张分析表可以采用各种图形表示方式。

目前国内流行的通用报表处理软件一般都提供饼图、直方图、折线图、立体图四种图形分析功能。

计算机制图要经以下步骤：选取绘图数据；选择图形类型；根据系统提示生成图形。

B.视图分析法。在报表系统中，大量年度或月份数据是以表页形式分布的，正常情况下，每次只能看到一张表页。要想对各个表页的相同行或列区域的数据进行比较，可以利用视图分析法。视图分析法是采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济含义的数据，形成一张“虚表”，从而达到对多个报表数据在系统生成的“虚表”中进行重新分类、对比分析的效果。这种表的数据是通过数据关系公式从与其相关联的数据报表中抽取出来，反映在表上的。“虚表”本身不保存数据，因此也称这种“虚表”为视图。视图是数据报表的寄生表，没有数据报表就不可能产生视图。这种分析方法是手工报表分析难以实现的，因此这也是报表系统提供的很有意义的重要功能。

（4）报表的维护

报表维护是报表系统的一项基本功能，报表维护的基本功能有：报表的备份、报表恢复、报表删除，结构复制等。

①报表删除。实际工作中，每次编制报表都将生成一个存放数据表的文件，系统运行几年后报表的数据文件将很多，这些文件会占用大量的硬盘空间。为了系统的正常运行，需要定期（一般系统中只需保留1~2年数据即可）从系统中删除以前的旧表。本功能即为此目的而设置。

使用报表删除功能时需要注意，报表删除功能不仅可以删除编制得到的数据表，也可以删除表结构。报表结构一旦删除，如果需要使用只有重新设置。因此使用删除功能一定注意系统提示，以免误删报表结构。一般情况下，即使是不常使用的报表，不是绝对必要，也不应删除报表结构。这样一旦需要编制该报表，只要运行报表编制功能即可方便地生成需要的数据表。

②结构复制。为了方便用户定义新的报表，会计报表系统一般都提供了结构复制功能。使用该功能可以在定义新报表时，选择结构类似的报表进行复制，对复制过来的报表结构按需要进行修改即可使用，从而减少用户设置的工作量。需要注意的是，报表结构复制功能只能复制报表的结构（即报表格式和报表公式）不能复制编制后生成的数据报表。