日常工作管理

第二节　日常工作管理

一、值班室日常事务的处理

（一）值班室工作的内容

值班室管理工作是办公室部门的日常工作之一。概括起来，值班室管理工作内容主要有以下几个方面：

1．办理领导交办的事项

领导有很多临时性、紧迫性的工作，在一时找不到其他部门办理时，多数交由值班室。因此值班室工作很大一部分是承办领导交办的事项。领导交办的事项通常有：

（1）临时性的会议通知；

（2）查问有关部门和有关人员对领导某一批示、要求的贯彻落实情况，并将查问的结果及时回复交办的领导；

（3）受委托做好接待工作；

（4）根据领导指示了解在本地区工作考察的上级领导的活动及生活接待情况；

（5）向有关单位人员转告领导的指示。

领导交办的事项很多，范围也很广，需要根据具体情况灵活办理。

独立完成领导交办的一般事项要注意两个方面的问题：

一是要明确领导意图和交办事项的具体要求，以便准确无误地行动。

二是要注意安排好领导交办事项与其他事项，不要顾此失彼。

2．上传下达，沟通内外

上级机关经常派人到下级机关检查工作，了解情况；下级单位经常派人到上级机关汇报工作，反映问题；平级单位或无隶属关系的单位也常相互联系、协调工作等都需值班室来处理。同时还要及时通报本单位的一些突发事件。

3．处理来函、来电

日常的来电、来函是由业务部门办理的，但在下班后或节假日，一般就由值班室担负。

处理要求：急电、急件及时通知具体承办单位或报告分管领导；电话请示、文电内容，值班人员一般只传达不答复或不随意表态，以免造成机关和领导工作被动；经领导批示或指示后，再按领导的要求，及时办理。

4．负责值班人员安排

党政领导机关、大的企事业单位或一些性质比较特殊的单位平时由固定的人员值班，法定节假日则由业务部门的人员轮流值班。较小的单位多采取轮流值班的办法。轮流值班人员名单，由办公室具体编写，与有关部门协商并报领导审定后执行。

5．随时掌握领导的外出活动

领导同志外出，尤其是领导出差在外，要及时掌握领导外出所在地的住址和电话号码，以便遇到有急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。

6．协调处理安全保卫工作

协助有关人员做好安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等问题的发生。

（二）值班室工作的基本要求

1．坚守值班岗位。值班室要接纳来自四面八方的函电信息，随时处理突发性的、紧急事件，不能间断。因此，值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通。

2．认真负责。值班室工作庞杂、琐碎，无规律性，处理起来烦琐复杂。但如果出现差错或处理不当，必耽误工作，甚至造成严重后果。因此，要求值班人员必须要有认真负责的态度，处理好从接转电话、记录到接待来访人员等每一件事情，起好问事员、联络员、收发员的作用。

3．做好值班记录。一是按值班电话记录的五个要素：来电时间、来电单位、姓名、对方的电话号码及来电内容，扼要地记下主要精神，领导批示和处理意见，记录人署名。二是按姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位对外来人员一一登记，以备查考。三是做好值班日记，对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，都要认真登记，使接班人员保持工作的连续性。

4．热情接待。值班室应对各种来人，根据不同情况做出恰当的处理：对于来洽谈工作者，要查明身份证件，问清意图，协助并指引其办理有关事务；而对于一般问题者，只要不涉及机密，应尽可能地给予帮助。

5．加强安全保卫。值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案。如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告。对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅。

值班室必须建立和健全值班制度，使其规范。同时还要加强督促检查，发现问题，及时处理。

二、值班工作

值班工作主要是出于安全防范的需要，以使各种突发事件能够及时知晓并得到处理。一般来说，值班工作的主要内容及要求如下：

1．接听电话。若是普通电话，要求值班人员准确了解来电人意图，认真记录，耐心细致地给予答复；若是重要电话，要求进行电话记录，及时向主管负责人汇报。对于急件、急事必须马上做出处理，并将办理情况记录及时向主管负责人汇报。

2．来访接待。值班人员应热情接待来访人员，仔细了解来访人员所反应的情况，做好记录，并将情况及时反映给主管信访人员。

3．处理信件。值班人员要及时处理电报、文件、通知及外文信件等事项，收到急件、重要信件应及时与收件人联系或与主任联系。

4．突发事件。在值班期间，如有突发事件发生，值班人员应及时和相关负责人联系，做好各项工作。

5．安全防火以及和领导交办的其他工作等。值班人员应注意安全防火，做好领导交办的其他任务，并及时反馈办理情况。

值班表主要是用来安排值班人员和值班时间的表格，以提醒值班人员按值班表的要求值班。其通常包括以下几项：

（1）值班人员姓名和具体值班时间；

（2）负责人姓名或带班人姓名；

（3）注明值班人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。

值班表主要有以下几种：

（1）日常休息日值班表；

（2）法定节假日值班表（不包括周末）；

（3）工作日值班表（主要用于晚上）。

三、印章的管理

单位印章（又称“公章”）是单位职权的象征。加强对印章的使用和管理，是办公室部门和办公室人员的重要职责。

使用印章，办公室人员不能擅自作主，必须经本单位领导人批准。办公室人员不得违反规定，有权拒绝盖印不合法的介绍信等。一般情况下，一个单位的印章主要有：单位印章、领导的“公用”私章、各部门的公章，其中办公室部门主要主管单位印章、领导的“公用”私章和办公室部门的印章。

印章的管理主要注意以下事项：

1．印章的刻制、更换、销毁，必须严格遵守国家关于印章的有关管理规定，任何人不得私自刻制、更换、销毁印章。

2．印章保管人用印时须核查领导签订并做好用印登记，任何人不得违反规定私自用印，不得在空白纸、未用介绍信上先行盖印。

3．印章在正式颁发启用前，应通知有关单位。若遇机构变动，应立即停止使用，并交回原单位予以注销。

4．印章的保管者通常是办公室，印章保管人要妥善保管好印章，一般不准脱管、携章外出或将印章带回家中。印章保管人外出，由领导临时指定人负责保管。

5．要规范化用印，即“齐年盖月”，印迹清晰，不得歪斜和倒置。印章要及时清洗，保持字迹清晰。

四、证明、介绍信的管理

证明和介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。开具证明或介绍信要履行一定手续，严格掌握制度，当开则开，严禁开出空白证明和介绍信。证明、介绍信一般由专人管理，留底的存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期限五年。因情况变化，开具的证明和介绍信没有使用，领用人应立即退还办公室，贴在原存根处，并注明情况，以免丢失。

使用证明、介绍信注意事项：

1．使用者的真实身份与事由要严格审核，防止伪造和冒用。

2．填写有关内容时，要求简单明了，叙事清楚。

3．单位名称要用全称或规范化简称；要有编号和骑缝章；存根和发出的信要前后一致。

4．一旦发现证明或介绍信丢失，领用人应立即向单位有关部门反映，及时采取相应措施。

除特殊原因，并经领导同意外，一律禁止开具空白证明、介绍信及盖有公章的白条。