会计报表管理系统认知

任务一　会计报表管理系统认知

任务描述

通过前面的日常会计核算，光明公司的各项经济业务已经进行了连续、系统的记录。但为了提供简要明了的会计信息，会计人员需要编制会计信息使用者需要的会计报表。利用软件编制报表与手工会计相比有什么不同呢？

任务分析

会计报表是用来综合反映企业单位的某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件。本次任务主要是掌握报表格式设计的简捷途径；利用报表模板，熟练操作报表数据的生成和调出。

相关知识

一、会计报表管理系统概述

（一）会计报表概述

会计报表是用来综合反映企业单位的某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件。按照不同的报送对象，会计报表可以分为外部报表和内部报表；按照报表编制的不同周期，会计报表可以分为月报表、季报表和年报表；按照报表的不同编制单位，会计报表可以分为单位报表和汇总报表；按照报表的不同主体结构，会计报表可以分为简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。

资产负债表、利润表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。

（二）会计报表管理系统的特点

1．准确性

利用报表系统可以迅速处理大量的会计数据而不出现任何偏差，使复杂的指标运算和数据关联得到正确处理，保证了所输出报表指标的准确无误。

2．灵活性

利用报表系统可以对大量数据进行快速查阅，可以在不同年度、不同会计期间的系统数据库中根据需要随意提取其中有用的内容，并依照需要进行任意组合。

3．及时性

计算机能高速处理大量数据的特点决定了会计报表编报的及时性优势。只要日常业务一入账，期末报表就能即时编制出来。

4．多样性

利用报表系统能够按照用户自己的特殊需要设计报表格式，并在系统允许的范围内自主定义报表指标的数据来源。

5．延续性

会计报表通过一次性的定义与设置后，每次编报时就可以自动生成，在操作上可以“一劳永逸”。

6．方便性

利用报表系统可以通过菜单或系统命令查询不同时期不同种类的报表，甚至能够借助于系统的模拟记账功能查询到尚未编制的报表，可以即时生成报表的汇总或分析指标，能将报表数据以各种图示方式直观地显示出来。

（三）会计报表管理系统的功能结构

1．报表注册

报表注册是指将所制作的报表在当前的软件系统中进行登记，以便计算机识别和处理。

2．报表格式设置

格式设置类似于手工条件下设计并绘制一张空白的报表，即建立一个模板，使用这个模板可以无限次地复制相同格式的表格以供用户使用。报表格式设置包括报表主体框架构建、表头表尾设计与制作、报表单元属性定义等步骤。

3．报表公式设置

报表公式设置包括报表运算公式设置和报表审核公式设置两项基本功能。

4．报表文件管理

报表文件管理包括对报表文件的创建、打开、保存、备份等内容，并能进行不同文件格式的转换，包括创建新报表文件、打开已有文件、保存文件等。

5．报表数据处理及输出

报表数据处理及输出是根据用户设置的报表格式和报表公式产生完整正确的会计报表，并将编制的报表显示在屏幕上，或者通过打印设备打印在纸上。

6．报表汇总、分析

报表汇总、分析是指通过对指标数据进行运算的方式将不同会计期间的报表汇总为一张报表，并运用会计报表数据对企业的财务状况和经营成果进行必要的分析，以反映若干会计期间的总体情况，为报表使用者的经济决策提供可靠的依据。

报表管理系统的功能结构如图6-1所示。

图6-1　报表管理系统的功能结构

（四）报表管理系统的业务处理流程

报表管理系统的业务处理流程如图6-2所示。

图6-2　报表管理系统的业务处理流程

（五）报表管理系统的基本操作过程

报表管理系统的基本操作过程如图6-3所示。

图6-3　报表管理系统的基本操作过程

二、报表格式设置

自定义报表格式的工作量比较大，而且烦琐。但是格式设计是一次性的，定义好报表格式后数据处理就成为一件非常轻松的工作。财务人员只要输入编制报表的时间，报表系统就能够自动生成相应的会计报表。

（一）报表登记与制作

会计报表操作是从报表格式设置开始的。

1．报表的基本结构

一张完整的会计报表，大体包括以下几个部分。

（1）表头

通常将报表表格线以上的部分以及用来匡定报表主体结构内容的报表栏目名称（即列标题）称为表头。有些报表软件直接将表头和栏目标题视为一个整体，并将这个整体称为表头。报表栏目和栏目标题决定了报表中每一栏目的类型、宽度等基本格式属性。一般报表的栏目只有一层，称为基本栏。只有一个层次栏目的报表称为简单报表，具有多个层次栏目的报表称为复合报表。

（2）表体

表体即报表的主体。表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。纵向表格线和横向表格线将表体部分划分为相对独立的小方格，称为报表单元。

1）单元又称为表元，它是由报表的列和行交织构成的基本报表单位。任何一个报表单元均拥有列号和行号。通常用英文字母（A，B，C，…）表示报表栏目的列号，阿拉伯数字（1，2，3，…）表示报表栏目的行号，用列号与行号的组合来表示报表单元。例如，第5行第5列的单元用“E5”表示，第15行第8列的单元用“H15”表示。

2）组合单元又称为合并单元。由若干个基本单元构成的作为一个部分处理的单元称为组合单元。在对报表进行格式编辑或属性设置时，将组合单元看成一个基本的操作单位。组合单元通常以组合前的左上角单元的名称来命名。

3）单元区域又称为表元块，它是由多个单元组成的一个长方形单元阵列。单元区域包括从起点单元到终点单元的全部方格，通常用开始单元的至结束单元的组合名称来表示。例如，自第2行第2列至第20行第2列的一个单元区域可表示为“B2:B20”。

（3）表尾

表尾是指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。一般报表的表尾都有责任人签章和报出日期，有些报表的表尾还有一些实质性或说明性的内容。

2．报表登记

报表登记项目中有两项重要的内容，一项是报表编码（或序号），另一项是报表名称。报表编码通常是报表在系统内的唯一标志，例如在安易软件中，报表编码由系统自动生成，编码由大写字母“B”打头，后跟三位数字，在001～999之间；报表名称是报表的外部标志；报表附注是报表的附加说明信息，通常是可有可无的。

（二）报表单元属性设置

1．几个基本概念

（1）固定表和可变表

固定表是指输出报表不随经济业务或统计数量的变动而改变表格长度的报表，如资产负债表、利润表等。这类报表不仅栏目是确定的，其表体内容的行数也是固定的。可变表是指根据业务统计与管理的需要可以改变报表格式或表格长度的报表，如商品销售明细表、商品盘点表等。这类报表输出的表格长度是不固定的。

（2）格式状态和数据状态

软件提供对报表进行格式设计的格式状态和对报表进行数据编辑的数据状态两种界面模式。在格式状态下，用户可以对报表尺寸、报表标题、表头结构、表体内容、单元属性等进行一系列设置与调整；在数据状态下，用户可以通过系统允许的方式管理报表的数据，如输入数据、编辑公式、舍位平衡、报表汇总等。

（3）单元属性和单元风格

单元属性主要指单元内容的性质，反映单元中存放的是数字还是字符；单元风格是指单元内容的格式，包括字体、字号、字形、对齐方式、颜色图案等格式特性。

2．定义一张报表的具体方法

（1）设置表格线

通过对报表单元的边线属性定义来实现设置表格线。有的会计报表需要设置成两边开口的账户式报表格式，这时应将报表的两条边线定义为虚线或无线类型。

（2）设置报表表元格式与表元数据属性

表元格式是指表元的边框线式样、对齐方式、字体字号类型和数据打印格式；表元数据属性是指表元内容的性质，一般有数值型、字符型、日期型等几种。

（3）精确定义行列格式

这是对报表尺寸所进行的定义。一般的系统都为用户提供了改变行高、列宽以及增加、删除表行或表列的功能。

（4）组合单元定义

组合单元定义可以将横向或纵向几个相邻单元组合为一个单元。其格式设置与基本单元的设置方法相同。

任务实施

实例6-1　按照以下要求，通过自定义报表方式设计光明公司的利润表。

报表格式设计要求如下。

标题“利润表”：黑体小三号。“会企02表和单位：元”：宋体四号。表间项目：第一行宋体14加粗，其他宋体14。表尾：仿宋小四。

操作步骤

1）首先引入“001神州光明机械制造公司”账套，然后以账套主管“王燕”的身份登录企业应用平台。

2）在“业务工作”窗口中单击“财务会计”→“UFO报表”，打开报表管理系统。

3）调用“文件”菜单下的“新建”功能，建立一个空白的报表格式。

4）单击“格式”菜单下的“表尺寸”，在“行数”和“列数”栏分别输入20和4，单击【确认】按钮即可形成一张只有20行4列格式的新表，如图6-4所示。

图6-4　UFO报表格式

5）选中需要画线的区域，单击“格式”菜单下的“区域划线”，选择“网线”，如图6-5所示。

6）选取A1:D1区域，单击“格式”菜单下的“组合单元”，在随后弹出的“组合单元”对话框中点击“整体组合”，如图6-6所示。将该区域合并成一个整体，输入报表名称“利润表”。

图6-5　“区域画线”对话框

图6-6　“组合单元”对话框

7）在A4、B4、C4、D4单元内分别输入“项目”、“行次”、“本月数”、“本年累计”，在A5单元输入“主营业务收入”，其余依此类推。

8）分别选中标题所在的组合单元A1:D1、区域A4:D20，单击“格式”菜单下“单元属性”，弹出“单元格属性”对话框，如图6-7所示。选择“字体图案”页签，确认字体为“宋体”，字号为“14”。选择“对齐”页签，设置对齐方式为“居中”。

9）分别选中A3、B3单元，单击“数据”菜单下的“关键字/设置”项，弹出“设置关键字”对话框，如图6-8所示。分别选择“单位名称”、“年”、“月”，将三个关键字都加入。

图6-7　“单元格属性”对话框

图6-8　“设置关键字”窗口

至此，一张自定义的利润表格式已经形成，如图6-9所示。下一步只要调用报表公式，就可以编制一份完整的利润表了。

图6-9　利润表格式

温馨提示

如果发现关键字“年”、“月”叠在一起，无法辨别，可以通过调用“数据”菜单下“关键字”的“偏移”功能，在系统弹出的“定义关键字偏移”对话窗口中分别输入各关键字的偏移值，“单位名称”为0(由于单位名称位置正合适，不用调整，所以取0)，“年”为-60(由于原来“年”的位置太靠右，所以要向左偏移)，“月”为-20(道理同上)。单击【确定】按钮，关键字就不重叠了。

实例6-2　使用报表模板调整制作利润表报表格式。

操作步骤

1）在报表管理系统内，调用“格式”菜单下的“报表模板”功能，使用系统预置的报表模板，如图6-10所示。

2）报表模板选择完成之后单击【确认】按钮，系统会提示“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”如图6-11所示。

图6-10　生成报表模板对话框1

图6-11　生成报表模板对话框2

3）单击【确定】按钮，执行覆盖并采用新模板的格式。单击【取消】按钮，表示放弃采用新模板格式。