会计信息化系统的建立

学习任务11－1　会计信息化系统的建立

一、会计信息化工作的规划

会计信息化系统是指利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并为管理、分析、决策提供一系列重要信息的系统。其组成要素包括：会计信息化系统的硬件、软件、数据文件、工作人员以及保障系统运行的制度规范，其核心部分是功能完备的会计软件，起决定作用的是从事会计信息化工作的人员。

（一）建立会计信息化组织管理机构

会计信息化工作涉及单位内部的各个方面，尤其是大型单位，需要较多的人力、物力、财力资源。建立会计信息化组织管理机构的基本目的是为制定和执行会计信息化系统总体规划提供组织保证。

根据我国会计信息化工作的实践经验，会计信息化组织管理机构的设立和作用的发挥，是一个单位会计信息化系统能否建设成功的首要因素。组织管理机构应由单位主要负责人挂帅，由相关职能部门的负责人和技术骨干参加。

会计信息化组织管理机构的主要任务和职责是：制定本单位会计信息化工作的发展规划；组织会计信息化系统的建立；建立会计信息化管理制度；组织有关人员参加会计信息化培训与学习；监督会计信息化系统的正常运行。

（二）进行会计信息化系统建设的咨询和分析

1．咨询的渠道

向已经使用了会计软件的同类单位和其他单位咨询，向会计软件厂商咨询，向会计软件经销商咨询，向提供会计软件咨询服务的社会专业机构咨询。

2．咨询的重要性

我国会计软件应用的成功经验和失败教训无不证明，无论单位是走自主或联合开发之路，还是选用现成的商品化软件，进行会计信息化系统建设的咨询很有必要。尤其是实施复杂的、规模较大的系统，向提供咨询服务的专业化机构进行咨询的意义更为重大。这是因为，专业咨询人员经过长期的职业化训练，积累了丰富的应用经验，具有行业业务处理特殊性的清醒认识，具备系统运作的分析能力，经过调研能够很快地把握应用的需求，制定出相应的切合实际的实施方案，并能提供系统实施过程中的一系列技术支持，大大降低了系统实施的风险。在进行咨询的基础上，结合本单位的现状和未来发展目标，应进一步进行系统建设分析，科学制定会计信息化系统建设的具体实施方案。

3．咨询内容

（1）咨询能够满足本单位需要的会计软件运行模式。会计软件运行的模式主要有两种：单机应用模式、网络应用模式。

单机应用模式是指整个系统中只配置一台计算机和相应的外部设备，所使用的计算机为微型计算机。在单机结构中，所有的数据集中输入输出，同一时刻只能供一个用户使用。在单机平台下运行的会计软件，往往被称为单用户版，早期的会计软件多采用这种模式。现在的网络软件安装在单机上也称为单机应用模式。优点是：投资小，上马容易，见效快。缺点是：可靠性差，一台机器发生故障导致整个工作中断，同一时刻只能由一个用户使用，也不利于数据的共享，工作效率低，造成资源的浪费，只适合对账表处理要求不高的小型单位。

网络系统是指利用通信线路和通信设备，将地理上分散的、具有独立功能的多个计算机系统相互连接起来，按照网络协议进行数据通信，用功能完善的网络软件实现资源共享的计算机的集合。网络按其覆盖的地理范围大小分为局域网模式和广域网模式。局域网所覆盖的地理范围有限，但传输速率高，其拓扑结构（物理连接方式）简单，通常归属于单一的组织管理。广域网覆盖的地理区域大，但传输速率比局域网低，而且拓扑结构复杂，一般大型的跨地区、跨国家的集团企业需要采用这种模式，基于Web技术的会计软件可以在广域网上运行。网络按其体系结构分为文件／服务器（F／S）结构、客户／服务器（C／S）结构、浏览器／服务器（B／S）结构。优点是：能够在网络上实现硬件、软件和数据的共享，以较低的费用方便地实现一座办公楼、一个建筑群内或异地数据通信，容易维护，可靠性较高，使用简单方便，结构灵活，具有可扩展性。适用范围：局域网（LAN）对大多数用户适用，广域网（WAN）对具有异地财务信息交换需求的单位（如集团型企业）适用。计算机网络不仅是世界范围计算机应用的潮流，也是会计信息化应用发展的一个重要方向。

（2）咨询软件运行的环境。在会计信息化系统中，硬件系统、操作系统以及数据库支撑软件等被称为会计软件运行的环境。运行环境是数据的载体，直接涉及会计信息化系统运行的安全性与可靠性，关系到会计信息化系统运行的质量和效率。

会计信息化系统的硬件环境是指系统运行所配置的硬件及其组合模式。在会计信息化系统中，使用最广泛的是PC机（Personal Computer，个人计算机）。会计信息化网络系统中的服务器承担着数据的存储和交换功能，要求有较高的运行速度和可靠的稳定性。一般有三种选择：一是购买小型机做服务器，这种服务器的优点是性能可靠、安全稳定，缺点是投入较大。二是选择专用的PC机做服务器，这种服务器专门对数据存储和传送做了优化，性能和可靠性能满足一般需求。三是使用普通的PC机做服务器，价格低廉，但性能往往得不到很好的保障，可靠性相对较低，只适合对数据处理要求不高的小型单位使用。会计信息化网络系统中用做终端的微机在性能上与服务器相比没有太高的要求，只要运行速度能满足相应要求、稳定性高就行。

一般地，当前主流配置计算机及其相关的外部设备和网络设备，其性能都能满足当前所开发的会计软件运行的需要，关于计算机工作环境设备，如空调和UPS电源，应视其所处的实际环境进行配置。

会计信息化系统运行需要相应的软件平台，主要是操作系统和数据库系统，也需要一定的工具软件提供相应辅助。典型的操作系统有Novell公司的NetWare系列，微软公司的Windows系列，SCO公司的UNIX系列。数据库系统作为会计软件的支撑软件，在会计信息化系统中发挥着对大量复杂数据进行有效管理的作用。小型会计信息化软件往往将数据库集成到软件内部，而大型会计软件一般需要另外购买和安装，常见的大型数据库有SQL Server、DB2、Sybase、Oracle等。工具软件是会计信息化用户用来完成特殊任务的维护工具，如杀毒软件、磁盘管理软件等。办公自动化软件是具有文字处理和表处理功能的应用软件，如Word、Excel等，这些软件可作为会计信息化系统的辅助部分，完成一些会计数据的处理工作。

（三）制定会计信息化实施方案

制定会计信息化实施方案的目的是为了使会计信息化系统建设有章可循，起到指导、规范、约束作用。有了会计信息化系统建设的咨询和分析，制定会计信息化实施方案便有了很好的基础。会计信息化实施方案的主要内容应包含以下几个方面：

1．确立会计信息化工作目标

建立一个什么样的会计信息化系统的基本依据是单位发展的总目标。这是因为会计信息化不仅是将会计人员从繁重的手工劳动中解放出来，更重要的目的还是通过会计核算手段和财务管理手段的现代化，提高会计信息处理的全面性、准确性和及时性，真正做到对经济业务和事项的事前、事中、事后的有效控制，充分发挥会计的职能作用。

2．确定会计信息化系统的总体结构

会计信息化系统的总体结构是指会计信息化系统的规模、业务处理范围，以及由哪些子系统构成。系统结构应从分析现有手工系统的任务、业务处理过程以及部门间的联系入手，根据计算机处理数据的特点和系统的目标来确定，并应在单位条件允许的条件下具有一定的前瞻性。

3．配备和培训专业人员

会计信息化系统的运行和管理需要不同专业类型、不同水平层次的专业人员，为了适应这种需要，应根据系统目标和本单位现有人员的情况，制定专业人员的培训和配备计划，使人员的配备和系统的建设同步进行，系统一旦建成即可投入运行，会计信息化人才一直是制约会计信息化发展的关键因素。

财政部发布的《会计电算化工作规范》将会计信息化基本岗位分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析。这些岗位分别对应着上述不同层次、不同类别的人员。

4．建立会计信息化系统运行管理制度

会计信息化工作顺利进行需要有会计信息化管理制度作保障，包括：会计信息化岗位责任制、会计信息化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、会计信息化档案管理制度。

5．资金预算安排

开展会计信息化工作需要较多的资金投入，在编制好各种计划之后，便要进行费用预算，即测算各分项目的费用预算和投资总额，以便安排资金的来源。

6．工作日程安排

确定工作日程主要是规定会计信息化系统的具体实施分几步进行，并确定每一步的目标和任务以及各实施阶段的资源分配等，以便组织实施。工作日程安排要体现各个子系统在整个系统中的地位以及单位实际需要的先后次序，同时要考虑经济上、技术上的可行性。

二、会计信息化软件的选择

会计软件是以会计理论和会计方法为基础，以会计准则和会计制度为依据，以计算机及其应用技术为手段，以会计数据为处理对象，以为会计核算、财务管理和单位其他管理提供信息为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。会计软件系统建设就是建立并完善能够满足本单位实际需要的会计信息化软件应用系统。

（一）配备会计软件的方式

1．购买商品化会计软件

会计软件属于大型应用软件，数据结构复杂，计算方法要求严格，准确性、可靠性要求高，并且要有完备的内部控制功能，设计难度大。我国目前会计信息化人才匮乏，绝大多数单位根本不具备会计软件开发的经济实力和技术能力，而购买商品化会计软件，符合产业细分和专业化原则，可以节约自主开发方式下的大笔费用开支，而且系统上马快，软件更新换代和升级方面也有较强的技术力量作保障。因此，会计软件的设计走标准化、商品化和通用化的道路是比较切合实际的，购买成型的商品化会计软件，已成为单位开展会计信息化应用的普遍方式。

商品化会计软件选择的主要注意事项有：筛选需求对路的会计软件，运行安全可靠，使用方便，可扩充性强，价格合理，有较好的售后服务。

2．自主开发会计软件

自主开发是单位自己组织编程人员和财会人员，以及既懂会计又懂编程的复合型人员进行系统开发。优点是所开发的软件针对性强，可以较好地满足单位的特殊需求。但也存在明显的缺点，比如：开发费用高，开发周期长，系统实施比较缓慢，以后的升级换代工作不易做好等。这种方式只适合大型单位采用。

3．联合开发会计软件

一些较为特殊的单位，通用的商品化软件不完全适合本单位使用，本单位又有较强的经济实力和一定的软件开发技术力量，可以走联合开发之路。这种办法避免了本单位技术力量不足、自行开发周期长的缺点，又弥补了通用软件不能完全适应特殊需求的不足，是一部分大中型单位会计信息化采用的一种方式。

4．网上自助模式

随着计算机网络技术的应用普及，一种全新的网络化的会计信息化信息系统应运而生，即租用网络在线会计信息化服务系统，诸如SaaS（Software－as－a－Service，软件即服务）、on－demand software（按需软件）、ASP（Application Service Provider，应用服务提供商）、hosted software（托管软件）。用户以在线方式建立自己的会计信息系统，通过网络在线录入自己的各种业务数据，在线运行会计信息化系统，来完成会计核算和财务管理的各项任务，为企业各级管理者提供决策所需的信息。这种模式下，用户无需单独建立自己的会计信息化系统，而只需配备能上网的计算机，省去了购买会计软件的大笔费用，也无需支付系统的升级和维护费用，只需按月向网络财务公司支付一定的租用费，大大降低了建立会计信息化系统的投资费用、运行成本和风险，而且不受时间、地域的限制，可做到在线办公和移动办公。这种方式将是未来中小型单位实现会计信息化的一种比较理想的选择。国内用友“伟库网”（www.wecoo.com）和金蝶“友商网”（www.youshang.com）均有网上自助服务业务，供广大的中小企业使用。

（二）国内外主要会计软件公司介绍

1．国内主要会计软件公司

用友软件股份有限公司总部位于北京，创始于1988年，股票于2001年5月在上海证券交易所挂牌上市，是目前中国最大的管理软件、ERP软件和财务软件供应商。用友公司产业布局划分为三大板块，分别是企业管理软件、电子政务软件和软件外包业务。企业应用软件涉及ERP（企业资源计划）、SCM（供应链管理）、CRM（客户关系管理）、HR（人力资源管理）、EAM（企业资产管理）、OA（办公自动化）和行业管理软件等诸多领域。

金蝶国际软件集团有限公司总部位于中国深圳，始创于1993年，股票于2001年2月在香港联合交易所创业板上市，2005年7月转香港联合交易所主板上市。金蝶目前有三种ERP产品，分别为面向中小型企业的K／3和KIS，以及面向大中型企业的EAS，涵盖企业财务管理、供应链管理、客户关系管理、人力资源管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。

浪潮集团通用软件有限公司总部设在山东济南，于1992年创立，现已发展成为中国著名的企业管理软件、分行业ERP解决方案与咨询服务供应商，是我国中高端企业信息化应用的领导厂商。

杭州新中大软件股份有限公司总部位于浙江杭州，创立于1993年，开发的软件系统包括六大产品，国际财务软件（i6／Intfi）、生产制造管理软件（i6／PM）、人力资源管理软件（i6／HR）、工作流管理软件（i6／WM）四大产品构成了互动管理的基石，电子商务软件（i6／EC）、客户关系管理软件（i6／CRM）两大产品构成了互动管理的桥梁，六大产品共同为企业提供从财务到业务、从内部到外部的全方位管理解决方案。

金算盘软件有限公司总部设在重庆市，于1992年创立。产品主要由eERP（扩展的、支持电子商务的ERP软件）、ePortal（客户进行网络营销和网上贸易的电子商务门户）、eTools（帮助客户实现内、外业务协同和网上贸易的工具与服务）三部分构成。

上海博科资讯股份有限公司总部位于上海市，成立于1992年，软件产品涉及集团财务、全面预算、企业资源计划（ERP）、商业智能（BI）、审计及物流供应链管理。

2．国外主要会计软件公司

SAP公司成立于1972年，总部位于德国沃尔多夫市，是全球最大的企业管理软件及协同商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商（第一是微软）。

Oracle公司成立于1977年，总部位于美国加州，是世界领先的信息管理软件开发商、全球第二大独立软件供应商，全球几乎每个行业都使用Oracle技术。

三、会计信息系统的实施

（一）配置计算机硬件

计算机硬件设备是会计信息化系统运行的物质基础，各单位应根据未来发展的目标、经济力量大小和管理需要等因素确定计算机硬件设备购置计划，对计算机硬件的档次、网络结构、外部设备以及它们的数量做出原则性规定。从计划阶段就对硬件系统提出规定，有助于从会计信息化工作的整体需要出发，做出合理的长远安排，克服从眼前需要和局部需要出发的局限性，避免系统资源的浪费。

（二）购置或开发会计软件

会计信息化系统所需要的软件包括操作系统软件、数据库软件、会计软件以及其他工具软件。操作系统和数据库软件一般采用购买的方式，需要综合考虑会计软件配套以及硬件配置的兼容性。目前，配备会计软件的方式主要有购买通用会计软件、自主开发、购买通用软件与自主开发相结合三种方式。如果采用购买通用会计软件的方式，那么应该制定出软件购置计划；如果选择定点开发会计软件，那么就要制定软件开发计划和实施计划等。

（三）进行系统初始化前的数据准备

系统初始化工作是系统运行的第一步，需要进行一些建账的初始设置和基础数据的录入，这就需要收集、整理和审核准备录入计算机的有关数据。

1．核对账目

整理所有手工凭证、账簿、报表数据，进行财产清查，核对账目，保证凭证、账簿、报表以及实物之间相符。

2．制定科目体系

按照国家统一制度的要求，结合本单位实际，制定相应的会计科目体系，包括各级会计科目的名称、编码和辅助核算要求等。

3．确定辅助管理体系

根据会计科目体系及单位核算和管理的要求，确定辅助管理项目体系，如部门、个人、客户和供应商往来以及项目等。

4．整理余额和发生额

准备有关会计科目以及有关辅助核算项目的余额和发生额。

（四）系统试运行

各项工作准备就绪，即可开始数据的录入和校验、加工和输出，加紧对系统进行审查，针对发现的问题进行相应的调整、调试，并进一步健全和完善会计信息化系统运行管理制度，为系统正式投入使用后的正常运行做好各种准备。

（五）系统正式投入运行

试运行成功，可投入正式运行。正式运行期间，应该做好系统运行的各项安全管理和维护，抓好岗位责任制和操作管理制度的落实，做好数据的综合利用和电子档案管理。

四、开展会计信息化工作应注意的问题

会计信息化系统的建立和运行是一项复杂的系统工程，要做好这项工作，需要领导的高度重视，人力、物力和财力支持要到位，必须树立系统的观念，加强基础工作，重视专业人才的培养。

（一）领导要重视，支持须到位

系统目标、实施方案、经费预算等需要领导支持和批准，数据采集和反馈涉及各个部门，许多全局性问题需要从不同角度、不同层面考虑和解决，会计信息化系统的应用实践证明，领导在会计信息化系统中起着至关重要的作用。

（二）必须树立系统的观念

会计信息化系统是单位管理信息系统的一个重要子系统，必须从全局要求出发，既要避免产生“信息孤岛”，实现数据共享，又要克服各自为政、重复组织数据的弊端。即便是在计算机的应用只限于财会部门的情况下，也要考虑其他部门对会计信息共享的需要，保留必要的接口，以利于今后发展的需要。

（三）必须加强会计基础工作

传统手工会计，由于管理水平、人员素质以及手工本身的局限性，不同程度地存在规范性问题，计算机应用引入会计领域后，由于软件本身所带来的规范性和先进性，对会计基础工作提出了不可回避的规范要求。因此，在会计信息化条件下，必须加强会计基础工作，才能真正发挥会计信息化的作用。这些基础工作主要包括：有健全、规范的管理制度和内部控制规范，会计数据收集、录入规范，会计工作程序规范，会计数据输出规范。

（四）必须重视会计信息化专业人才的培养

会计信息化专业人才是会计信息化系统中起主导作用的关键因素，会计信息化系统的运行和管理需要不同岗位、不同类别、不同层次的专业人员，会计信息化的发展对会计信息化人才提出了越来越高的要求，必须重视会计信息化专业人才的培养。

（五）遵循循序渐进的原则

目前，我国会计信息化应用的整体水平还比较低，高层次管理和应用的人员更是匮乏，不同行业、不同单位的会计基础工作又参差不齐。在进行会计信息化系统建设时，应考虑单位的实际情况，采取循序渐进、不断提高的方式。条件好的单位可一次全部实现会计核算的计算机处理，然后再逐步推进到全面管理层面上；条件差的单位可以先完成账表基本核算的计算机处理，再逐步推进到其他核算模块的计算机应用处理，最后达到全面核算和管理的要求。

◎思考与练习

1．会计信息化系统的组成要素有哪些？

2．会计信息化工作规划管理的具体内容是什么？

3．会计信息化实施方案应该包括哪些内容？

4．进行会计信息化系统建设的咨询有什么意义？

5．会计软件运行需要什么样的环境？

6．如何选择商品化会计软件？

7．开展会计信息化工作应该注意哪些问题？