会计信息化系统概述

第一节　会计信息化系统概述

一、会计信息化系统的概念

从20世纪70年代末80年代初开始，我国会计信息化经历了由“传统会计”到“会计电算化”，再到“会计信息化”的发展历程。2009年4月23日，财政部发布了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》，提出要全面推进会计信息化工作，建立起我国的会计信息化管理体系。会计信息化是指将计算机、网络等信息技术广泛应用于会计工作的过程。它不仅是会计数据处理手段的重大变革，而且对会计理论和实践产生了深远影响。

会计信息化环境下的会计信息系统被称为会计信息化信息系统，简称为会计信息化系统。会计信息化系统作为企业管理信息系统的一个子系统，是一个用来处理会计业务，收集、存储、加工、传输各种会计数据，向会计信息使用者提供财务会计信息的面向价值管理的信息系统，其实质是使单位的会计工作实现业务流程的数字化和网络化。会计信息化系统依据会计管理理论、应用计算机信息技术，将会计业务流程与其他业务流程整合，实现了企业物流、资金流、信息流的三流合一，提升了企业的经济效益。

二、会计信息化系统的特征

会计信息化系统以传统的手工会计信息系统的原理为基础，二者都遵循相同的会计理论、会计准则和会计法规，具有相同的系统目标和工作内容。然而，随着计算机信息技术的深入应用，会计工作发生了深刻的变革，主要体现在以下几个方面：

(一)会计信息的处理方式不同

1.数据的存储媒介不同

手工会计信息系统中，会计数据的载体是纸张。会计信息化系统中，会计数据以电子方式保存在各种磁性存储介质上。这些存储介质虽然具有体积小，存储密度大，易于会计信息传递、复制和保管的优点，但是有着数据容易被删改且删改后一般不留痕迹的弊端。

2.数据的加工过程不同

手工会计信息系统中，会计数据被不同的责任人按会计账户转抄到日记账、明细分类账和总分类账之中，最终以报表形式列报。会计信息化条件下，数据处理自动化、集中化。当原始数据进入系统后，后续的加工都集中在计算机中进行，会计工作质量和效率有了极大提高。因此，对数据校验的控制提出了更高要求，可以采用合法性检查、凭证录入后机内审核等方法来保证录入数据的可靠性。

(二)会计信息的处理流程不同

手工会计信息系统中，会计数据的处理通常要经过取得或填制原始凭证、编制记账凭证、过账、结账、编制会计报表等步骤，数据处理流程清晰。并且按照凭证、账簿、报表相结合的方式不同，存在记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式等多种会计核算形式。

会计信息化方式下，计算机能迅速、准确地对存储的会计信息进行分类汇总，按要求输出各种会计账簿和报表，总账、日记账、明细账都出自同一数据源，因而避免了对数据进行重复转抄以及账证核对、账账核对、账表核对等对账工作，也没有必要像手工环境下那样区分不同的会计核算形式。

(三)会计科目、凭证、账簿、报表设计的不同

1.会计科目设计的不同

计算机环境下，所有会计科目的特征，如科目名称、科目代码、科目性质等被输入、保存在会计科目表文件中。为方便录入，系统可提供自动导入功能，比如系统可根据用户所选行业将总账科目添加进来，用户仅需设置明细科目。

(1)会计信息化环境下，为了提供管理所需的详细信息，可充分利用计算机运算速度快、存储量大的特点，将会计科目划分得比手工环境下的更细一些，如设置三级、四级明细科目。例如，对于固定资产科目，除了按性质分设二级明细科目(生产用、非生产用)之外，还可以再按类别分设三级明细科目(房屋、土地、设备等)，如若需要还可再分设四级明细科目(设备还可分为运输设备和机械设备等)。

(2)手工会计信息系统中，会计科目通常用汉字标识，直观且容易理解;而会计信息化要求原始会计数据标准化、规范化，所以必须对会计科目统一编码，以便于计算机高效地进行处理。会计科目码通常采用层次码(也称群码)的编码方法，对总码长、级数、每级的码长等进行规定。每一层次对应一级科目代码，如第一层表示一级科目，第二层表示二级明细科目，依此类推。

(3)由于某些会计科目核算不能满足管理的需求，因而还需要设置辅助核算，比如往来、部门、项目等的辅助核算。会计信息化使手工模式下的辅助核算变得更加方便、经济、准确，还可以提供多项辅助核算的信息。例如，应收账款需要了解客户信息(如名称、地址、信誉等)，在会计科目设置时，可将其账户类别定义为“往来”，将其明细科目从会计科目体系中分离出来，则系统自动建立往来辅助核算科目与会计科目间的对应关系。

2.会计凭证设计的不同

(1)原始凭证

信息化环境下，为节约时间又确保输入数据的可靠性，可直接根据原始凭证输入计算机编制记账凭证。此时，原始凭证的清晰完整非常重要。为方便录入，设计自制的原始凭证时，除应具备原始凭证基本内容外，还可增加会计科目名称、代码等记账凭证的内容。

(2)记账凭证

记账凭证表文件是计算机环境下，用来存储记账凭证中每一项数据的数据库文件。它除了包含手工模式下记账凭证的内容，如制单日期、凭证号、摘要、科目名称、借贷方金额等之外，还包含计算机在进行数据处理时所需的各种标识，如科目代码。并且，在凭证输入时，如果所选的会计科目设置了辅助核算，如往来核算，则系统自动提示输入往来单位科目代码。

会计信息化系统使用的记账凭证格式一般模拟手工的格式。由于计算机处理数据精度高、速度快，方便查询和统计，因而一般可采用通用记账凭证格式，而不必区分为收款凭证、付款凭证、转账凭证格式。

3.会计账簿设计的不同

实现会计信息化以后，会计账簿不再承担按会计账户分类存储会计数据的职责，而是一种在需要时，自动从会计科目表文件、科目余额发生额文件和记账凭证文件中提取数据，迅速地按会计账户格式要求输出的结构化的会计信息，账页格式一般与手工条件下的相同。

其中，由于计算机输出日记账非常快捷方便，因而所有科目都可以有日记账，同时又有明细账，可以按需要打印输出或查询输出。

4.会计报表设计的不同

目前使用的会计报表子系统主要有：专用会计报表系统、电子报表系统和通用会计报表系统三类。其中，通用会计报表系统最为常用。它提供了自定义方式供单位自定义报表结构、报表内容、报表取数来源和计算公式等，系统可根据用户的定义自动从相关数据库中提取数据生成所需报表。

由于会计报表可以按事先定义好的参数、规则实时输出，因而在设计会计报表时，可根据管理的需要，适当地增加一些报表的种类和报送的次数，如可设计提供分析报表和预测报表;但也要注意防止编制不需要的报表。

(四)人员分工和组织机构不同

手工会计信息系统中，组织机构由相互牵制的专业组构成。实施会计信息化后，根据信息化实施程度不同，可以在总部设置信息中心，也可以在各个业务部门设置计算机应用组，或是仅在财务部门内部配以计算机操作人员、维护人员等。这些人员必须是既懂会计知识、又懂计算机知识的复合型人才。在此条件下，需要重新对各岗位的责权加以严格规定和控制，使不相容责权得以分离，以保证系统的有效运作。

(五)内部控制制度不同

会计信息化系统的应用使得会计信息存储、处理、传递的方式发生改变，这一方面提高了企业内部控制的效率与效果，如处理会计数据更加及时、准确，获取审计资料更加快捷、完整等;另一方面也带来了与手工环境不同来源、不同性质的风险，如电磁介质上的数据能被不留痕迹地修改和删除，手工会计系统中通过证、账、表间的钩稽关系来纠正控制差错的方法在信息化环境下失去了原有意义，计算机程序控制的失效只能在出现较严重的后果时才能被察觉等。

实现会计信息化后，部分内部控制自动化，以程序形式建立在计算机系统中。比如输入控制中的编码合法性检验、借贷平衡校验、机内凭证审核等方法，数据处理控制中的自动对账、自动结账等功能。内部控制的范围由以人为主，扩展到人、计算机软硬件资源、应用系统、数据等多种要素，企业要相应制订一些信息化环境下的内部控制制度，如操作管理制度、软硬件维护制度、会计档案保管制度等。

(六)管理与支持决策职能得以提升

手工会计信息系统中，会计工作的重点是事后的记账、算账和报账，体现会计反映和控制的基本职能，参与决策、预测只是更为广泛的衍生职能。会计信息化方式下，凭借计算机的优势，管理层能方便地利用数学方法分析、处理数据，建立实用的经济模型，如最优经济订货批量模型，提升了会计的管理与支持决策职能。

三、会计信息化系统的结构

按照会计信息服务层次的不同，会计信息化系统可划分为会计核算、会计管理和会计决策支持三个层次。

会计核算子系统以财务会计理论和核算方法为基础，按照会计核算业务可分为账务处理、工资核算、固定资产核算、采购与付款核算、存货核算、销售与收款核算、成本核算、报表处理等子系统。

会计管理子系统以成本管理和财务管理的理论和方法为基础，侧重对资金、成本、收入、利润的管理和控制，用来辅助管理层进行监督、控制和协调企业活动。具体可分为资金管理子系统、成本管理子系统、销售收入与利润管理子系统。

会计决策支持子系统则是在会计核算和会计管理子系统的基础上，对接收的内外部信息进行处理，为企业决策者制订科学的决策提供帮助。

下面具体介绍一下会计核算子系统各模块的主要任务：

1.账务处理子系统

账务处理子系统主要负责凭证编制、审核、入账等日常账务处理，期末自动转账、期末对账、结账等账务处理以及查询或打印输出各种账、表。本系统还负责按部门、项目等进行辅助核算和管理以及数据备份、恢复等系统维护和管理工作。

2.工资核算子系统

工资核算子系统的主要任务是：计算应发工资、个人所得税、各种代扣款、实发工资等项目，汇总与分配工资费用并生成相应的记账凭证、输出工资单、工资费用与福利费的分配表等。

3.固定资产子系统

固定资产子系统主要负责对固定资产的增减变动(如新增、报废、盘盈盘亏等)、折旧、修理费用等的核算与管理。

4.采购与付款子系统

采购与付款子系统的主要任务是：审核采购订单、核算采购成本、生成付款凭单完成付款业务、核算应付账款等。

5.存货核算子系统

存货核算子系统的主要任务是：对存货入库单、出库单、调拨单等单据进行输入、审核，完成材料结存核算、产成品结存核算等账务处理，完成库存计划、经济订货批量等库存统计分析。

6.销售与收款子系统

销售与收款子系统的主要任务是：计算销售成本、销售费用、销售税金及附加，反映销售收入实现情况和货款回收情况，进行客户管理、信用管理等。

7.成本核算子系统

成本核算子系统主要负责按成本对象，对相关费用进行归集和分配，即体现成本核算职能。该系统还可以进行成本分析与控制、成本预测与计划。

8.报表处理子系统

报表处理子系统的任务是获取账务处理、工资、固定资产、存货等会计核算子系统以及其他业务子系统的数据，完成报表的编制、输出工作。