会计信息系统相关岗位制度的建立

六、会计信息系统相关岗位制度的建立

在会计信息化条件下，以往手工环境下的会计工作制度，有相当部分已经不再适应新系统运行的要求了。在此基础上，必须要建立与会计信息系统相适应的新的会计制度体系。这一制度体系主要包括以下内容：

1．会计信息系统的运行与操作管理制度

这些制度主要包括：上机运行系统的规定、操作使用人员的职责、操作的权限、操作的程序等。

（1）上机运行系统的规定。即规定哪些人员可以上机运行系统。一般来说，本制度主要包括以下内容：①系统管理员、账簿管理员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他经系统管理员批准的有关人员有权上机操作运行系统；②非指定人员不能上机运行系统；③账簿管理员、数据录入员、数据审核员由系统管理员根据业务需要确定；④与业务无关的人员及脱离会计工作岗位的人员不得上机运行系统；⑤系统操作运行人员需经培训合格后方可上机运行系统。

（2）各岗位人员的职责。上面第五部分已经介绍，这里不再复述。

（3）操作权限。即对系统各类操作人员的操作限制。主要内容包括：①数据录入员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据（由专职会计兼任录入员时例外，但也必须要保证录入数据与凭证数据的一致性）。当发现差错时，应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。对已输入计算机的数据如果在登账前发现差错，可按软件所提供的凭证修改功能进行修正，如果在登账后发现，则必须另做红字冲销凭证录入计算机进行冲销；②除系统维护员外，其他人员不得直接打开库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据源程序和库文件结构；③出纳人员、软件开发人员不允许进行有关系统维护性的操作；④系统软件及系统开发文档资料须由系统管理员负责并指定专人保管，未经系统管理员许可，其他人员不得擅自复制、修改和借出这些资料；⑤用于存档的数据软盘、账表、凭证等文档资料，应由档案管理员按规定统一复制、核对和保管；⑥系统维护人员应严格按有关维护规定进行系统的维护操作。

（4）操作规程。主要指操作运行系统中应注意的有关事项。它是保证系统正确、安全运行、防止各种操作差错的有效措施。其主要内容包括：①所有操作人员在上机操作前后，应严格进行操作登记，如实填写操作者姓名、上机时间、操作内容等，以供系统管理员随时检查核实；②操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露；③操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作；④每次上机完毕，应及时作好所需的各项备份工作，以防发生意外事故；⑤未经批准，不得擅自使用磁盘格式化、文件删除、文件复制等有关操作命令；⑥不得使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防止计算机病毒的传入。

2．机房管理制度

机房管理制度的主要内容包括：

（1）对有权进入机房的人员进行资格审查。一般来说，系统管理员、账簿管理员、录入员、审核员、维护人员，以及其他经系统管理员批准的有关人员可以进入机房。但系统维护员不得单独进入机房。

（2）对机房内的各种环境进行要求。如机房的卫生要求、防水要求等。

（3）对机房内的各种环境设备进行要求。如空调设备、卫生设备、不间断电源等。

（4）对机房中禁止的活动或行为进行要求。如严禁吸烟、吐痰等。

（5）对设备和材料进出机房进行要求。

3．档案管理制度

档案管理制度一般包括以下内容：

（1）存档的手续。主要指各种审批手续，如打印输出的账表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管等。

（2）各种安全保证措施。如备份软盘应贴上防护标签存放在安全、洁净、防潮场所等。

（3）档案管理员的职责与权限。

（4）档案的分类管理办法。

（5）档案使用的各种审批手续。如调用系统源程序应由有关人员审批，并应记录调用人员的姓名、调用内容、归还日期等。

（6）各类文档的保存期限及销毁手续。如对打印输出的各种账簿应按《会计档案管理办法》制定有关保管期限和销毁手续。

（7）档案的保密规定。如对伪造、非法涂改、故意毁坏数据文件、账册、软盘等行为制定相应的处理措施等。

4．计算机病毒的防治制度

计算机病毒给正常工作带来了不少麻烦，但计算机病毒并不可怕，在实际工作中我们可以通过采取一些必要的措施来对其进行预防。

（1）养成使用备份软盘的习惯，重要的软盘一般都做备份盘，外出工作时使用备份盘，即使备份盘被感染上病毒也可以通过格式化该盘或弃之不用而防止病毒传入；

（2）不在带有病毒的计算机上使用软盘；

（3）不在计算机上使用带有病毒的软盘；

（4）经常对计算机和软盘进行病毒检测；

（5）上网的电脑安装网络版杀毒软件和网络防火墙软件。