建立管理信息系统

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红牛累了“喝”什么？

“累了，困了，喝红牛！”这句冲劲十足的广告语让红牛饮料的名字传遍了大江南北。那么，红牛自己“累了，困了”又“喝”什么呢？

1995年进入中国的红牛饮料，借助于媒体大力宣传，短短几年时间就家喻户晓。然而，随着企业规模的不断扩大和市场竞争的日益激烈，红牛的领导层发现企业的一些现状阻碍了整个企业进一步发展的步伐。

首先，信息传递滞后，由于工具的限制，红牛全国市场统计数据上报到总部的周期基本上需要一周，甚至更长的时间。现代商业竞争，速度是制胜的关键，尤其是饮料行业，生产销售受到天气、季节等不可控因素的影响较大，这要求企业能够及时灵敏地对市场变化做出相应的控制和回应。于是及时准确地了解全国财务和业务的信息并及时地调节和控制，就成为了当前首要解决的任务。

其次，由于市场销售变化受不确定因素影响较大，为了防止断货，几乎每一个节点上都要有十几万、几十万的备货，而全国整个分销链上的几十个节点的备货所占用的资金量就非常可观，严重影响了整个企业的资金流运作。

第三，销售通路对于饮料企业来说，是关系到企业生死存亡的重要环节，随着红牛分销网络的不断扩大，如何管理好各级分子公司，使总部的政策得以贯彻执行，如何对分销商进行有效的评估，并进行相应的规范管理和协作非常重要。

这些问题靠原先的核算型软件系统肯定不能解决，于是，红牛选择了杭州新中大软件有限公司作为自己的信息化合作伙伴来共同规划企业全面信息化工作。

1.打造红牛数字神经

项目启动第一件事就是，搭建集团内部信息传递的平台。经过多方面的综合比较，红牛在远程数据传输方案上，采用了新中大提出的远程增量复制方案。该方案根据美国Sybase公司的NCReper远程增量复制工具和广域互联技术将红牛公司的集团总部和全国各二级单位加以互联，定时自动地将每日经营数据进行交互、汇总。由于是对每日的增量部分进行传递，因此每日的经营数据交互大概只要30秒到一分钟的时间就能完成，上网的费用只相当于发送一封E-mail的费用。

建立了集团内部信息传递的平台，就好像为企业构建了一套数字化的神经系统，使企业散布在全国市场上的触角及时准确地将信息回馈到企业的总部。

现在，红牛集团的经营决策者，可以随时从系统中了解各地区当前的销售库存和财务情况，及时做出相应的调整和控制措施。同时避免了在信息统计过程中大量的重复劳动，以及手工统计错误造成的对决策的误导。

2.效益来自精细化管理控制

红牛一位领导曾经说过，“不管ERP也好，企业全面信息化解决方案软件包也好，都是企业管理的一种工具，关键是如何让工具为我们的管理服务。”软件只是工具，提升管理才是目的，红牛这次采用的新中大互动管理i6系统就是一套以企业全面管理和控制为核心的解决方案。

（1）对于库存的控制。库存是资金占用的大户，降低总体库存水平，提高库存周转率是红牛的管理目标之一。通过i6系统的建立，集团总部根据全国各地销售预测和销售订单录入系统的数据可以安排下一阶段的生产和发货；同时，集团总部根据整个渠道当前的市场状况和库存情况，可以安排各地之间的调货。这样就使库存能在最合适的时间以最合适的数量到达最合适的地方。

此外，系统通过最高、最低、安全库存量的实时控制，以及针对不同批号、保质期的产品进行分别管理和控制，实现了库存的多层次控制和管理。

（2）信用体系的建立。如何合理管理和评价数量众多的分销商、代理商、客户，降低坏账损失的风险，提高资金的时间价值？红牛在i6系统的基础上建立了一套客户信用体系，根据代理商在系统中的历史交易纪录，为不同的分销商、代理商、客户建立一个信用额度，当向客户发货时，系统自动检测其信用额度余额，若该客户应收款超过信用余额，系统将会自动报警，并要求通过有例外处理权限的主管来授权处理。这样，就可以对整个应收部分有一个规范的监控过程，并将管理和控制移到事前进行处理。

3.预算的编制、控制和分析

预算是一个企业经营的目标，以往对于预算往往局限于事前的计划和事后的分析，而最重要的事中控制，由于工具原因，难以落到实处。在此项目中，红牛集团总部在系统中直接编制预算，并通过网络将分解后的各个分公司预算下发到各分公司，预算在分公司接受后就开始执行并控制业务的发生，这样既保证了总部财务政策的统一，又可以对各分公司之间预算完成情况进行横向和纵向对比。另外，在红牛项目中利用互动管理i6系统中预置的大量的企业内部控制点和一整套预警体系，协助企业对关键业务环节进行管理控制并对一些异常情况、重要情况、未来事件进行预警。如对资金费用付款进行“集中管理，分项控制”，对资金的流量进行预测，对一些未来事件，如到期未承兑票据，到期贷款的提前警示等。通过系统的协助，对企业进行精细化的管理，为企业带来实实在在的效益。（资料来源：黄智，计算机世界报，第03期）

4.3.1　管理信息系统开发

1.管理信息系统的构成分析

组织的信息系统结构一般呈金字塔式，最基层由任务巨大、处理繁杂的事务信息和状态构成；上一层由支持日常运行和控制的信息资源组成；最高层相对而言信息事务处理极少，多为重大决策。塔底部分是信息处理过程和很明确的结构化的方法问题，而塔顶则表示比较特殊和非结构化的处理工作和决策。

针对组织的信息系统结构和系统各层次的功能，通常可以将组织的管理信息系统分解为三个基本部分：①数据处理部分，主要完成数据的收集、输入、数据库的管理、查询、基本运算、日常报表输出等；②分析部分，对数据进行深加工，如用各种管理模型、定量分析方法、运筹学方法对组织的生产经营状况进行分析；③决策部分，多限于解决结构化的管理决策问题，为高层管理者提供一个最佳的决策方案。图4-13是管理信息系统的典型结构。

图4-13　管理信息系统的典型结构

2.管理信息系统的开发

管理信息系统开发的模式并不是固定的，以下步骤只是表明开发一个管理信息系统应该注意的关键因素。

（1）系统分析：识别决策信息——管理决策需要什么信息？决策是否由适当的人作出？信息需求分析——每个部门需要什么信息？每个管理层需要什么信息？决策集成——哪些信息是各部门都需要的重叠信息？哪些是冗余信息？如何使系统精简？

（2）系统设计：使内部技术和外部专门知识综合。有关专家一起共同开发一个收集、存储、传送和查询信息的实际系统，勾画简明系统流程，确定对软硬件的需要，研究详细的系统规格以满足系统的需要。

（3）系统实施：系统安装前的预调试——系统如何测试？从现有系统换为新系统应采取哪些步骤？用户准备与培训——人员需要怎样的培训？当人们对新系统持抵触情绪时，应如何应付？用户参与——鼓励用户参与系统的设计与实施过程，既可以听取他们的意见，又能减少人们的抵触情绪。安全性检查——分布式信息系统的实现，使过去只有少数人才能查看到的一些重要数据库，如关于生产计划、顾客记录、库存、信用状况和雇员档案等，在今天这种系统非常容易受到非授权者侵入的伤害，所以应有足够多的安全措施包含在系统中。进入硬件安放地点是否受到控制？系统是否具有不可破译的进入口令？建立定期评审制——管理者去年需要的信息与今天需要的信息并不一定相同。随着客观环境的改变，管理者对信息的需求也会发生改变。系统实施可以看成是一个持续过程的开始。如果一个信息系统对管理者长期有效，那么必须进行定期的评价审查和修改，以适应用户不断变化着的需求。

3.建成管理信息系统

对信息系统分析与设计的方法、步骤及相关的模型与技术，从某种角度看，信息系统的分析与设计的结果就是给出各种模型。这些模型可划分为三个层次：①业务模型，它们与具体的技术实现无关。②分析与设计模型，它们与具体的应用平台和物理环境无关。③实施模型，它们必须考虑具体的应用平台和物理环境。

最终形成的管理信息系统一般包括以下七大部分：①计算机硬件系统。包括主机（中央处理器和内存储器）、外存储器（如磁盘系统、数据磁带系统、光盘系统）、输入设备、输出设备等。②计算机软件系统。包括系统软件和应用软件两大部分。系统软件有计算机操作系统、各种计算机语言编译或解释软件、数据库管理系统等；应用软件可分为通用应用软件和专用软件两类。通用应用软件如图形处理、图像处理、微分方程求解、代数方程求解、统计分析、通用优化软件等；管理专用软件如管理数据分析软件、管理模型库软件、各种问题处理软件和人机界面软件等。③数据及其存储介质。组织的数据是系统的重要资源。数据及其存储介质是系统的主要组成部分。有的存储介质已包含在计算机硬件系统的外存储设备中。另外还有录音、录像磁带、缩微胶片以及各种纸质文件。这些存储介质不仅用来存储直接反映企业外部环境和产、供、销活动以及人、财、物状况的数据，而且可存储支持管理决策的各种知识、经验以及模型与方法，以供决策者使用。④通信系统。用于通信的信息发送、接收、转换和传输的设施如无线、有线、光纤、卫星数据通信设施，以及电话、电报、传真、电视等设备；有关的计算机网络与数据通信的软件。⑤非计算机系统的信息收集、处理设备。如各种电子和机械的管理信息采集装置，摄影、录音等记录装置。⑥规章制度。包括关于各类人员的权力、责任、工作规范、工作程序、相互关系及奖惩办法的各种规定、规则、命令和说明文件，有关信息采集、存储、加工、传输的各种技术标准和工作规范。各种设备的操作、维护规程等有关文件。⑦工作人员。计算机和非计算机设备的操作、维护人员，程序设计员、数据库管理员、系统分析员、管理信息系统的管理人员及人工收集、加工、传输信息的有关人员。

核心内容提示

系统是由若干个相互联系又相互制约的单元组成的有特定功能的有机体。系统具有目标性、整体性、层次性的特点。

现代企业是一个运用各种资源条件，为实现一定经营目标，从事生产经营活动的经济实体，是一个人造的、主要由劳动者、物质资料和资金等三大要素所构成的、开放的、并不断地将输（投）入变换为输（产）出的动态转换系统。在其不断转换过程中，同时存在着物流、人流、价值流和信息流“四种流”，形成了由以上“四种流”组成的动态组织结构。

信息系统（1nformation System）是指由一系列相互联系的部件组成的，为实现某个目标对信息进行输入、处理、存储、输出、反馈和控制的集合体。

管理信息系统（Management lnformation System，MIS）主要应用在管理层，为中层管理人员提供对职能的综合管理服务。它处理的信息可能来自各个相关的职能部门，因此与事务处理系统相比，管理信息系统更具有综合性，其操作也具有较大的灵活性。

管理信息系统对管理工作的影响主要表现在获取竞争优势、提高决策能力和改变组织结构三方面。

管理信息系统的发展经历了集中数据处理、面向管理的数据处理、分布式终端用户计算和信息经济条件下的信息传递四个阶段。

管理信息系统开发的模式并不是固定的，但一般有系统分析、系统设计、系统实施三个关键步骤。

最终形成的管理信息系统一般包括计算机硬件系统、计算机软件系统、数据及其存储介质、通信系统、非计算机系统的信息收集处理设备、规章制度及工作人员七大部分。