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项目支出审计模板

时间:2022-11-03 理论教育 版权反馈
【摘要】:用数量形式的预算标准来对照组织活动的实际效果大大方便了控制过程中的绩效衡量工作,为组织采取纠正措施奠定了基础。零基预算是指在每个预算年度开始时,将所有还在进行的管理活动都看作重新开始,即以零为基础。采用零基预算法,工作量非常大,但它考虑每项费用的效益,可以精打细算,减少不必要的开支,是事前控制的一种好方法。除上述介绍的几种控制方法外,常用的控制方法还有多种,如全面质量管理、生产控制、目标管理等。

控制的手段有预算控制和非预算控制两大类。

(一)预算控制

1.预算的含义

预算是各类管理者最基本的一种控制工具。预算控制就是用数字编制未来某一个时期的计划,也就是用财务数字(如在财务预算和投资预算中)或非财务数字(如在生产预算中)来表示预期的结果,其突出的特点就是数字化。由预算的定义可知,预算既是计划的工具,又是控制的工具。当它表示将计划目标与计划方案数字化的时候,它就成为计划的一种形式;而当预算作为标定合理使用资源的界限、衡量实际与计划偏差的工具时,它就成为控制的一种形式。

2.预算的种类

预算的种类一般可划分为业务预算、财务预算和专门预算三大类。各类预算还可以进一步细分,不同行业其具体内容有所差别。

业务预算是指企业日常发生的各项具有实质性活动的预算,它主要包括销售预算、生产预算、直接材料采购预算、直接人工预算、制造费用预算、单位生产成本预算等。

财务预算是指企业在计划期内反映有关预计现金收支、经营成果和财务状况的预算。它主要包括现金预算、预计收益表、预计资产负债表、预计财务状况变动表等。

专门预算是指企业不经常发生的、一次性的预算,如资本支出预算、专项拨款预算。

业务预算、财务预算、专门预算相互联系,构成企业全部计划的数字说明,即为全面预算体系。

预算的实质是用统一的货币为组织各部门的活动编制计划,能把整个组织内所有部门的活动用可考核的数量化方式表现出来,因此它使得组织在不同时期的活动效果和不同部门的经营绩效具有可比性,能明确组织各部门的目标,为调整组织活动指明了方向,为协调各部门的工作,评价各部门的工作业绩提供了依据。用数量形式的预算标准来对照组织活动的实际效果大大方便了控制过程中的绩效衡量工作,为组织采取纠正措施奠定了基础。

3.现代预算的编制方法

弹性预算是在编制费用预算时,考虑到计划期业务量可能发生的变动,编制一套能适应多种业务量的费用预算,以便分别反映各业务量所对应的费用水平。由于这种预算是随着业务量的变化做机动调整,故称弹性预算。在编制弹性费用时,把所有费用分为变动费用与固定费用两部分。固定费用在相关范围内不随业务量变动而变动,变动费用随业务量变动而变动。因此,在编制弹性预算时,只需要按业务量的变动调整费用总额即可。

滚动预算是指先确定一定时期的预算,然后每隔一定时间,就要定期修改以使其符合新的情况,从而形成时间向后推移一段的新预算。滚动预算的优点是根据预算的执行情况,调整下一个阶段的预算,使预算更加切合实际和可行。

零基预算是指在每个预算年度开始时,将所有还在进行的管理活动都看作重新开始,即以零为基础。零基预算法的做法是审查预算前,主持这一工作的主管人员首先应明确组织的目标,并将长远目标、近期目标、定量目标和非定量化目标之间的关系和重要次序搞清,建立起一种可考核的目标体系;在开始审查预算时,将所有过去的活动都当重新开始;确定出哪些项目是真正必要的之后,根据已定出的目标体系重新排出各项活动的优先次序;按照所确定的顺序,结合计划期间可动用的资金来源分配资金,落实预算。采用零基预算法,工作量非常大,但它考虑每项费用的效益,可以精打细算,减少不必要的开支,是事前控制的一种好方法。

(二)非预算控制

非预算控制方法包括亲自观察法、报告、比率分析法、审计控制、统计报告法等。

1.亲自观察法

亲自观察法是一种常用的控制方法。它是管理者亲自到工作现场,对重要管理问题的实际进行调查研究,获取控制所需的各种信息,或由亲自观察企业的生产进度、与员工交谈来获取信息,或者亲自参加某些具体的工作,通过实践来加深对问题的了解。它的基本作用在于获得第一手的信息、亲自辨别情报真伪、及时把握变化情况,并有利于直接与下属沟通,缩短管理者与被管理者之间的心理距离。

2.报告

它是指负责实施计划的主管人员全面地、系统地阐述计划的进展情况,包括在实际工作中存在的问题及原因分析,已经采取了哪些措施,收到什么效果,还有哪些问题没有解决,预计可能出现的问题等向上级领导报告的形式,是一种常见的方法。

3.比率分析法

比率分析法是通过对于组织经营活动中的各种不同度量之间的比率分析企业的一些实际情况,是一项非常有益的和必需的控制技术或方法。

企业经营活动分析中常用的比率可以分为两大类财务比率和经营比率。

财务比率即企业的财务状况,综合地反映着企业的生产经营情况。常用的财务比率有流动比率(流动资产与流动负债之比)、速动比率(流动资产和存货之差与流动负债之比)、负债比率(总负债与总资产之比)和赢利比率(利润与销售额或全部资金等因素之比)。

经营比率也称活力比率,常用的经营比率有库存周转率(销售总额与平均库存之间的比率关系)、固定资产周转率(销售总额与固定资产之间的比率关系)和销售收入与销售费用的比率。

4.审计控制

审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定,以判断其真实性和可靠性,从而为控制和决策提供依据。审计包括三种类型:财务审计、业务审计和管理审计。

财务审计是以财务活动为中心内容,以检查并核实账目、凭证、财物、债务以及结算关系等客观事物为手段,以判断财务报表中所列出的综合的会计事项是否正确无误,报表本身是否可以领带为目的的控制方法。财务审计一般分为外部财务审计和内部财务审计。外部审计是由外部机构(如会计师事务所)选派的审计人员对企业财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估。严格地说这种审计已不是管理控制职能所指的控制了。内部审计是由企业内部的机构或财务部门的专职人员来独立地进行的。其目的也是保证组织系统的财务报表能准确、真实地反映组织的财务状况。

业务审计是内部财务审计的扩展,其审计的范围包括财务、生产、市场、人事等方面。这种审计可以由本组织聘请外部独立的咨询机构和专家来进行。

管理审计是对企业所有管理工作及其绩效进行全面系统的评价和鉴定的方法。反映企业管理绩效及其影响因素主要有经济功能、企业组织结构、收入合理性、研究与开发、财务政策、生产效率、销售能力、对管理当局的评估等。

5.统计报告法

统计报告法要求企业具备良好的基础工作,有健全的原始记录和统计资料,使用统计方法对大量的数据资料进行汇总、整理、分析,以及各种统计报表的形式及分析报告,自下而上向组织中有关管理者提供控制信息。管理者通过阅读和分析统计报表及有关资料,找出问题、分析问题并解决问题。

除上述介绍的几种控制方法外,常用的控制方法还有多种,如全面质量管理、生产控制、目标管理等。在具体的实际控制中,各组织要根据被控制对象的性质特点及控制者本身的情况选择合适的控制方法。

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