图书馆战略规划的框架与流程_图书馆管理学

图书馆战略规划的框架与流程_图书馆管理学

第二节　图书馆战略规划的框架与流程

一、图书馆战略规划的框架

图书馆战略规划框架因馆而异。Birdsall D.G.和Hensley D.认为，图书馆战略规划由实施纲要、使命声明、需求或激励因素分析、价值观、图书馆优势与劣势、目的和目标、支持性伙伴和联盟、支持性大学环境、人力资源开发、财务计划、时间表、评价方法组成；Pacios A.R.认为，图书馆战略规划包括概要、引言、环境扫描、使命、愿景、价值观、关键行动领域、目的、战略、目标、财务资源。本书采用盛小平的观点，即图书馆战略规划框架至少包含愿景、使命、价值观、目标体系、战略五个部分。

1.愿景

愿景是说明图书馆将来是什么的一种声明，即对图书馆蓝图的一种描述。愿景可以延伸图书馆的能力与形象，并指明图书馆未来的轮廓与方向。作为一种导向声明，愿景能够回答图书馆欲得到的未来是什么。例如，华盛顿大学图书馆的愿景是：“华盛顿大学图书馆将在设计、创建与实现成为21世纪学术研究图书馆的承诺方面成为世界领先者。作为华盛顿大学的知识与物质共享空间，我们促进知识发现与鼓励知识增长。无论何时何地，我们预期并满足不同用户的信息需求，使学生成为信息敏捷的世界公民而在生活中取得成功”。(www.guayunfan.com)

2.使命

使命是描述图书馆目的、存在原因和希望去执行的活动的一种简洁声明。定义使命是图书馆进行战略规划的重要步骤，这种工作是基于图书馆愿景所确立的价值观和信仰，换句话说，图书馆使命声明直接遵循愿景声明，简要说明为实现愿景将要开展的工作。图书馆使命声明要回答三个主要问题：谁是图书馆的用户？图书馆提供哪些服务？图书馆如何开展这些活动？使命指导图书馆确立目标和建立实现这些目标的战略。不同图书馆的使命声明显然是不同的，取决于客户的需求。例如，华盛顿大学图书馆的使命是“致力于把人们与知识连接起来，提高生活质量，促进知识发现”。

3.价值观

价值观是个人或群体在与外部世界的相互作用中所信奉的原则、信念、标准等。在图书馆，通常是用对他人的尊敬、诚实和正直、社会责任、对创新与卓越服务的承诺来陈述的。例如，在“华盛顿大学图书馆2006—2010年战略规划”中，价值观包括如下五个方面：

服务——我们重视以质量和读者为中心的服务，预期并满足大学用户的信息需求；我们重视图书馆在教育和公众利益服务方面所起到的特殊作用。

学术——我们重视图书馆在终生学习、思想的自由交流以及创造知识中的重大作用；我们重视与大学图书馆内外的合作与协作。

尊重——我们尊重个人的技能、才干、用户与员工的多样性；我们重视员工美德、责任感和创造力。

资源——我们重视为大学用户建设、组织、保存和提供研究级资源。

作为场所的图书馆——我们重视图书馆要成为知识共享空间——丰富大学学术生活。我们重视图书馆作为舒适且受欢迎的场所和作为一种动态设施来提供对馆藏的有效访问。

4.目标体系

目标是图书馆管理者在特定时间内达到某一具体绩效的承诺。目标与图书馆愿景和核心价值观直接联系起来，是显示图书馆业绩、承诺和重点的标尺。目标可分为总目标与分目标，由此构成图书馆目标体系。分目标必须对完成图书馆总目标具有实际意义。在目标设置过程中，必须考虑以下问题：目标此时是否适合于图书馆？分目标是否有助于实现总目标？目标是否指引图书馆通向正确的方向？目标是否支持图书馆使命？目标是否被大多数实施者所接受或理解？图书馆能否为此目标负得起费用？目标是否可测评和可完成？是否有足够的信心来迎接挑战？另外，图书馆还需在目标体系中标注可利用的资源和评价分目标实现标准的指标。

5.战略

战略是图书馆管理层所制定的策略计划，包括一系列的竞争性活动和业务方法的组合。它可细分为业务战略、职能战略、经营运作战略等。业务战略是指图书馆某项业务的策略规划，充分体现在图书馆管理者为实现某种业绩而制定的行动方案之中。业务战略的核心是如何提高图书馆业务能力与服务水平；职能战略是图书馆管理者为特定的职能活动、业务流程或重要业务部门所制定的策略规划。虽然职能战略所涉及的范围比业务战略要窄，但是它可以为整体业务策略规划提供一些细节。它所涉及的问题是制定一种管理某项业务中的主要活动或过程的策略规划——包括服务、营销、财务、人力资源等；经营运作战略所关注的是一些范围更窄的战略行动和经营策略，例如，如何管理关键的经营运作单位(如参考咨询部、采编部)，以及如何开展那些有战略重要性的任务(如资源采购与加工、用户服务)。虽然经营运作战略所涉及的范围有限，但它能使职能战略和业务战略更详尽。经营运作战略一般由部门领导负责制定，由馆领导审批。

二、图书馆战略规划的流程

图书馆战略规划流程需要描述图书馆的远景，识别其使命，设置其目标，确立各种实现这些目标的行动。简单地说，战略规划流程是一种把决策转化为政策、政策进一步转化行动的持续循环过程。它往往包括启动阶段、战略分析阶段、战略确认阶段、业务规划阶段、实施阶段、反馈与评价阶段六个阶段，如图4-1所示。下面简要说明战略规划流程各阶段的相关问题。

1.启动阶段

图书馆实施战略规划的三个前提条件是：一是要在整个图书馆通告战略规划流程，并要求图书馆员工忠于承诺；二是图书馆战略规划要适应或促进其直属组织或社会发展战略规划；三是图书馆主管部门(或人员)应该知道图书馆战略规划达成的决策、承诺和所做的努力，以使图书馆获取外部支持，减少各种阻力来获得最大的成功。一旦就引入战略规划问题取得一致同意后，图书馆管理者就可组建战略规划团队(或委员会)。战略规划团队应该包括图书馆员工和其他相关人员。

2.战略分析阶段

战略分析阶段的主要任务是进行环境扫描和识别相关战略问题。环境扫描可分为外部环境分析与内部环境分析两种类型。

图书馆可利用PEST分析方法来进行外部环境扫描。PEST分别对应于政治、经济、社会和技术因素，其中政治因素包括政府机构对信息服务的态度和信息政策；经济因素着眼于体制和总体经济条件、国内外趋势；社会因素包括形成当地文化的道德和价值观；技术因素是指开发那些有影响力的硬件与软件系统。

图书馆可结合SWOT矩阵和内部自我检查来进行内部环境扫描。利用SWOT矩阵，就是要求图书馆在调查研究的基础上，确定图书馆的内部优势因素(Strengths)、内部劣势因素(Weakness)、外部机会因素(Opportunities)和外部威胁因素(Threats)，将它们按照矩阵形式排列起来，通过考察内外部因素的不同组配，进行全面系统的综合分析，从而帮助图书馆战略规划团队做出最优决策。自我检查始于识别那些指导图书馆服务目标的信仰、价值观和风气，也须对包括员工、服务、体制、资源、资源使用方法、资金、现有战略等多种因素进行分析，并利用图书馆物力和财力所能提供的愿景来协调使命声明设想的愿景。若存在巨大的差异，就须寻找解决办法来降低期望或增加资源。

图书馆通过内外部环境扫描，往往可以发现如下关键战略问题：图书馆如何对拥有的或可存取的信息提供有效的集成访问？如何扩大图书馆对其所属机构或社会决策者的影响来更有效地实现图书馆使命？如何创建一种利用信息技术全面支持和提升图书馆目标的环境？如何建立一种组织氛围，它能促进图书馆员工对共同目标与价值观的承诺？应该寻求与建立什么样的合作关系来帮助图书馆实现目标？应该为谁提供哪些服务？由谁负责？如何安排员工以响应工作环境的变化？

3.战略确认阶段

图书馆在完成环境扫描后，可以基于图书馆隶属机构或用户需求确定图书馆战略问题，这包括确立图书馆使命与愿景、价值观、目标体系、战略与客户。

图4-1　图书馆战略规划流程

来源：盛小平.大学图书馆战略规划的几个基本问题［J］.大学图书馆学报，2009(2)：14-18．

确立图书馆使命与愿景常用两种方式：一种是自上而下，一种是自下而上。前者通常是由图书馆高层领导结合当前的实际情况，充分考虑未来的发展趋势，提出图书馆的未来发展总体设想或方向，并由图书馆相关部门人员将这一设想进一步细化使之成为清晰而准确的文字描述；后者通常是在图书馆高层领导的指示下，由指定部门员工提出有关图书馆使命和愿景的初稿，然后交全体员工讨论和征求意见，原指定部门员工将员工意见进行综合整理与提炼后，形成第二稿，再交图书馆领导审准。不管采取哪种方式，让员工广泛参与图书馆使命与愿景的制定工作是非常必要的。但确定图书馆价值观，最好采取自上而下方式。

在设立目标体系时，图书馆可利用平衡计分卡把战略目标体系划分为财务目标、用户目标、业务流程目标、学习与增长目标。财务目标主要是要保证图书馆获得足够的资金投入和投资的稳定增长；用户目标主要是扩大用户数量，使图书馆资源与服务能够得到最大限度的利用，并提高用户满意度、忠诚度，减少用户投诉率；业务流程目标主要是围绕图书馆服务链来进行，如引进或购买更多国内外文献资源、开拓新的服务方式、提高服务水平；学习与增长目标主要是实现图书馆业务工作的持续改进和获得最佳绩效。

图书馆管理者可利用SWOT矩阵来确定如下四类战略：SO(优势—机会)战略，即依靠内部优势去抓住外部机会的战略；WO(劣势—机会)战略，即利用外部机会消解内部劣势的影响；ST(优势—威胁)战略，即利用图书馆优势去避免或减轻外部威胁的战略；WT(劣势—威胁)战略，即克服劣势、避免威胁的战略。

4.业务规划阶段

基于前面的战略分析与战略选择，图书馆就可制定具体的业务计划，这包括资源建设计划、服务计划、财务计划、设备计划、人力资源开发计划、组织计划等，并对这些计划做出合理预算。

5.实施阶段

战略规划的目的在于通过战略实施取得预期的目标绩效。因此，战略规划实施在整个战略规划流程中是很关键的工作。战略实施要求图书馆根据各项战略完成预先确定的各项工作任务。它实质上是图书馆员工冲破阻力、克服困难、解决问题的过程。

6.反馈与评价阶段

在图书馆战略规划实施过程中，要经常获得来自用户和员工对目标及其实现行为的反馈。图书馆利用这些反馈，一方面可以及时发现战略规划中存在的不足之处，为完善战略规划提供参考；另一方面可以作为重要依据来评价战略规划及其目标的实施效果。比如，衡量大学图书馆战略规划成功与否的最根本标准，是大学图书馆在促进学生学习、教师教学与科研方面是否达到令人满意的程度。对于战略规划中的阶段性目标(如年度计划目标)，应该在此阶段末期(而非结束整个战略规划时)就启动评价活动。图书馆只有在完成现有战略规划绩效评估后，才能启动下一轮战略规划，否则就很难保证图书馆战略规划的科学、合理与高效。