图书馆的组织结构_图书馆管理学

图书馆的组织结构_图书馆管理学

第三节　图书馆的组织结构

组织结构是组织内部各部门之间相互关系的框架。它通常需要根据组织的目标与任务、工作流程及管理的责权体系以及信息交流的具体情况来确定，从而建立一个分工合作、协调运作的组织运行模式，以实现相对稳定的、连续运作的和逐渐变化的组织体系发展目标。一个能有效完成预定目标和实现预期目的的组织结构，是经过认真思考后建立和发展起来的。作为一个系统，组织结构虽具有相对的稳定性，但又不是一成不变的。但是组织结构一旦建立，就将制约和规范组织成员的一切活动与行为绩效，同时组织成员的各种活动也将直接影响组织结构的稳定和变化。

组织结构在组织中的作用主要表现在以下几个方面：①支持或制约组织战略；②有效配置组织资源；③提供组织运转的环境。图书馆的组织结构同样也是如此。随着以信息技术为核心的新技术在图书馆的广泛应用，图书馆的运作方式、管理对象以及服务策略等都在发生着深刻的变化。作为图书馆管理的基本职能，图书馆组织结构的合理与否直接关系着图书馆战略目标的实现，因此对其进行研究具有十分重要的意义。

一、传统图书馆的组织结构模式

传统图书馆的组织是以职能部门化和业务流程部门化为基本管理原则进行的直线式组织设计。它的最大特点在于注重静态组织的构造，组织权力高度集中，并对组织成员进行等级化集中控制。因此，传统图书馆的组织结构通常呈金字塔型(见图5-1)。金字塔型的组织结构起始于20世纪初，由著名管理学家亨利·法约尔亲自设计，适应了当时生产力发展水平。图书馆的金字塔结构也适应了传统图书馆时期的社会环境。处于塔尖的是由图书馆理事会、馆长和副馆长组成的决策者群体，处于中间层的是由图书馆各部门负责人所组成的管理者群体，处于基层的是由不同类型的图书馆员所组成的执行者群体。图书馆的规模越大，则中间层次越多，从决策层到执行层的距离也越远。(www.guayunfan.com)

图5-1　传统图书馆的金字塔型组织结构

传统的图书馆之所以采取这种金字塔型的组织结构，在很大程度上与管理控制幅度有关。所谓管理控制幅度是指直接向上级报告的下级的数量，也称为控制幅度或管理幅度。管理控制幅度与管理层次在一定条件下成反比关系，即管理控制幅度越大，管理层次越少；管理控制幅度越小，管理层次越多。20世纪早期，很多研究者试图找到管理者能直接管理的人数的最大额度。许多人得出的结论是以6人为最佳。这样，为了有效地进行管理，各图书馆普遍采用了金字塔式的等级制组织结构。

但是，到了20世纪末，信息技术的发展和知识经济的来临，引发了更为激烈的竞争，图书馆在这种环境下也受到了巨大的影响，传统的金字塔型组织结构日益暴露出其弱点：

第一，金字塔型组织是一种封闭的、机械的组织结构，一般来说适应于稳定的环境。而在新的信息环境下，用户需求变化多端，这种形式的组织结构就显示出其应变能力差、不利于提供高质量的服务的缺点。例如，目前一些边缘性工作和综合性工作常常需要跨部门的合作，而金字塔型的组织结构责任明确，分工细致，导致决策缓慢，容易产生部门之间沟通堵塞，造成服务的滞后；还有的下级人员不清楚上级管理者的想法和决策，造成图书馆组织整体目标的模糊。

第二，金字塔型组织职责明确，分工细致，但缺乏灵活性，过于僵硬，导致组织内信息沟通不畅。每个职能部门和部门基层的执行者受岗位职责的局限，只关心自己分内的事情，只对分支部门的管理者负责，职能部门之间缺乏沟通，容易形成不合作的组织氛围，甚至在信息、技术和知识方面难以交流和融会，不利于图书馆馆员自身素质的提高和完善，同时也影响了图书馆业务的发展。

第三，金字塔型组织有固定的部门设置和多级的职位排列，随着图书馆规模的不断扩大，在管理中容易出现部门和级别的增加，导致机构臃肿。同时，金字塔型组织结构的权力是自上而下的，严格的上下级关系，容易导致官僚作风。目前，国内的图书馆大多还是典型的金字塔型组织结构，所以在部门设立上远远多于国外图书馆。

二、影响图书馆组织变革的因素

不变革的组织是没有生命力的，它必然会走向消亡。但盲目地变革同样会使组织消亡。由于组织的环境是由多个因素组成的，所以组织变革的因素是多种多样的。我们可以把组织变革的原因分为外部原因和内部原因两大类。外部原因是指组织外部环境发生了变化，如社会政治、经济、科技、军事等具体条件的变化，使得组织必须进行相应的变化。内部原因是指组织内部情况发生了变化，使得组织也要相应地变革自己的结构，如组织内部人员的创造性受到了组织机构庞大和繁琐的制约，组织妨碍人员的发展，组织内部人员工作效率低下，沟通渠道不畅等。近年来，国内外许多图书馆都对组织机构进行了改革，例如，宾夕法尼亚州立大学图书馆采访服务部机构重组；北京大学图书馆的编目业务流程重组；东南大学图书馆的多部门合并等。从中我们可以看出，促使图书馆组织变革的主要外部因素是新技术的运用、用户需求的变化和社会竞争的加强，内部因素是管理理念的变化、图书馆自身发展的需要。

1.外部环境因素

(1)新技术的应用

现代信息技术、网络技术在图书馆中的应用必然冲击图书馆的传统技术和工作流程，影响组织活动的效果和效率，影响组织活动的内容划分、部门的设置和工作人员的素质要求，从而成为推动图书馆组织结构变革的活性分子。

首先，新技术的运用促使社会信息量剧增和文献载体的多样化。据英国技术预测专家詹姆斯·马丁测算，人类知识在19世纪是每50年增加一倍，20世纪是每10年增加一倍，到了70年代是每5年增加一倍，目前已经是约每3年增加一倍。面对如此庞大的信息群，如何有组织地、有效率地、有系统地整合、加工、挖掘它们，是当前图书馆工作的重点。图书馆组织机构、工作方式和操作流程都要相应地发生变化。

其次，网络化和数字化的影响，使得个体图书馆可以通过网络有机地联系在一起，从而克服了远距离传播的阻碍，并能够大批量地复制文献，因此从根本上改变了知识继承的方式。信息的积累社会化和分散化，使得图书馆必须有效地利用网络信息资源，并对其进行整序和导航，才能最大地发挥图书馆在信息社会的现实作用。

最后，数字图书馆的出现是新技术应用的重要表现，它对传统图书馆的冲击是十分巨大的。数字图书馆的重要特征表现在信息资源的数字化、信息传递的网络化、信息利用的共享化、信息提供知识化和信息实体虚拟化等方面，使现代环境下的图书馆在发展目标的制定、文献资源的组织与建设、人力资源的配置、信息技术的运用以及服务设备的布局和管理等方面都发生了极大的变化。为了适应环境的新变化，图书馆的组织变革势在必行。

(2)用户需求的变化

随着信息的增多、虚拟图书馆和数字图书馆的出现，用户不再必须到馆查找资料，信息技术的普及使用户信息水平和信息要求不断提高，传统图书馆的信息提供方式已经不再适合社会发展的趋势，向用户提供更主动的和个性化的信息服务被摆到现代图书馆的面前。图书馆要谋求自身的发展，固步于传统服务方式是不可取的，必须在原有工作基础上不断拓展，不断满足用户新的更复杂的需求。但是随着信息的大量累积，面对网络环境下如此浩瀚的信息海洋，人们常常会陷入信息过载和信息迷失的窘迫境地，即太多的信息无从消化，同时又难于找到自己所需的信息。对于大部分只有一般水平的网络用户来说，很难从网络上获取到所有需要的有用信息。图书馆的角色转变为既要是一个良好的信息提供者，又是一个优秀的信息获取的引导者。所以，在图书馆组织机构变革中，必须考虑这些因素，适应现代服务理念的发展。

(3)社会竞争的加强

信息行业竞争的大环境迫使图书馆对组织结构进行变革。信息社会中，整个社会的结构不再是金字塔型而呈网络状态，这种状态具有整体性、综合性、开放性、动态性、非线性和互补性等特征。网络把信息的生产者、收集者、加工整理组织者、储存者、传递者和使用者紧密联系起来。因此，图书馆必须适应这种社会化的信息生产和流通方式，在业务技术和服务上改变原有的封闭型组织体系，加强合作，发挥网络优势。

2.内部环境因素

(1)管理理念的变化

以往由于科学发展的缓慢，加上我国的具体情况导致文献知识量特别是新的文献知识量不多，文献的管理工作只能部分地替代知识传播工作。但随着社会的发展与变化，传统的图书馆管理理念发生了很大的变化。信息革命引发管理的优势已不在于技术的运用而在于组织设计和组织文化的营造，即通过组织结构的合理筹划和组织文化的培养，培育集体创造力，推动创新，促进组织内部以及组织与外部之间的联系，加强知识联网，加快知识流动。知识管理理论要求图书馆管理应在组织结构上进行变革，并以此来增强图书馆的竞争能力和应变能力。

其次，20世纪80年代以来，一些图书馆开始小范围地尝试实行全面质量管理(Total Quality Management，简称TQM)，20世纪90年代后，全面质量管理在图书馆界迅速扩展开来。许多国家的图书馆都纷纷引进全面质量管理，并取得显著成效。对图书馆来说，全面质量管理在图书馆中的应用，打破了部门障碍，突破了金字塔型的组织结构。同时它提倡以用户为中心，十分适合图书馆在服务工作、业务流程中的准则。运用全面质量管理，可以促使图书馆工作不断改进，实现图书馆组织的战略目标。

(2)图书馆自身发展的需要

新技术在图书馆中的应用为图书馆进一步发展提供了极好的机遇，图书馆也因此有了更高的战略目标：成为社会信息资源的集散地和提供信息服务的中心，即社会信息系统中的一个枢纽。简单地说，作为一个社会机构，图书馆将更加重视信息服务的功能。同时，新的网络环境下，图书馆重心发生变化与转移，出现了工作重心从书本位向人本位转移；业务重心从图书馆的内部工作向图书馆服务转移；服务重心从一般服务向参考咨询服务转移的现象，社会要求图书馆提供深层次的信息增值服务和个性化的信息知识服务。尤其是在网络环境下，图书馆的大部分工作都需要借助现代信息技术来完成。服务的对象已不仅仅是到图书馆进行阅读活动的读者了，同时还包括了利用图书馆网络信息服务的虚拟读者；不但为用户提供印刷型文献，还要更多地为用户提供数字化信息；不但为用户提供本馆的馆藏文献，还要为用户提供网上资源。随着科学发展高度综合化和细分化，使得人为划分的学科知识越来越呈现出交叉和渗透。如何在宏观和微观上去把握和建设图书馆的信息资源，成为摆在新时期图书馆员面前一项既熟悉又陌生的任务。传统图书馆的组织结构显然不利于该战略目标的实现，图书馆的组织结构必须重构。

三、新环境下的图书馆组织结构变革

不可否认，职能部门化的组织结构曾经推动图书馆事业的发展，既保证了馆长的统一指挥，又能发挥职能部门的专业管理作用，促进了图书馆人才的专业化发展。但是在新技术环境下的今天，社会对图书馆的需求呈现多元化、专业化、综合化，传统的职能部门化的组织结构已不再适应图书馆的发展目标了。当前，讨论最多的是扁平化的组织结构和矩阵式的组织结构在图书馆中的应用，以及图书馆组织的再造。

1.扁平化的组织结构

所谓组织扁平化，是指以管理信息的运行作为主轴和中心结构，将原来的管理层次缩减或压缩，把中间管理幅度加宽，职能加以扩展，允许内部组合多样化。扁平化组织结构的目的在于调动各层级管理人员、作业人员的主动性和创造性，对环境反应敏捷，使决策迅速。扁平化组织结构的特点是：组织结构层次少；信息获取、传递和运用都十分方便快捷；中间层管理幅度大，可以进行信息的传递；决策权向组织机构下层移动，扩大了员工共同参与组织工作的机会。

信息技术的应用实现了图书馆工作流程的自动化，它可以集成许多等级部门的功能，从而缩短了信息流转的周期。对于管理者而言，信息技术的应用，一方面在很大程度上提高了管理控制幅度，另一方面削减了中间管理层的决策作用。与此同时，金字塔式的等级制组织结构的弊端也日益显露。传统图书馆的等级管理结构将变得不仅无法使工作人员满意，还存在功能性方面的障碍。图书馆应当寻求一种平衡机制，充分考虑各种任务的提出、宣传和实施，并通过提高个人的责任感，以达到它的战略目标。扁平化组织结构的产生，将提高图书馆对周围环境的反应能力与应对变化的效率。

2.矩阵式组织结构

矩阵式组织结构是借用数学中“矩阵”概念进行图书馆组织的一种方式。它是在直线式组织形式和直线职能式组织形式的垂直管理基础上，强化图书馆组织的横向领导关系，使纵向的指挥与横向的领导相结合，注重计划与目标的结合，部门与项目的结合，从而形成纵横交错的组织管理构架。可以说，矩阵式图书馆组织结构是由图书馆管理的两套系统所组成，一套是建立图书馆管理的职能管理系统，一套是图书馆活动中各项任务之间项目管理系统，它打破了图书馆组织中统一指挥的传统原则与方式，具有职权的平衡对等性。在新技术条件下图书馆的管理活动中能够协调和平衡任务与部门之间的关系，适应图书馆组织目标和信息资源与服务活动的多重要求，是一种较为理想的图书馆组织结构形式。但是，这种图书馆组织结构形式若不注重职责权限的划分，就容易引起管理上的混乱，形成多头领导的局面。矩阵式最大的特点在于其具有双重命令系统，小组成员既要接受职能部门管理者的直接领导，又要服从临时项目小组负责人的指挥。图书馆中矩阵式组织结构如图5-2所示。

图5-2　图书馆矩阵式组织结构图

相对于传统的纯职能部门化的组织结构而言，矩阵式结构具有以下优点：

第一，各职能部门的设计更能适应新技术的发展，针对社会的需求，体现以用户为中心的思想。在原有职能部门的基础上，解决了一般组织形式横向关系脆弱的弊病，使新的职能部门能够将工作重点放在向用户提供优质的信息服务上。

第二，它有利于不同职能部门之间的协调和信息沟通，加强部门间的横向联系。在临时项目小组中，来自不同部门的成员在完成项目的同时所进行的全方位交流，集中各种专业的知识和技能，迅速完成任务，提高了管理组织的灵活性，增加小组成员对各个部门的了解和配合。这样，可以改变传统金字塔型图书馆组织结构中部门沟通闭塞的缺点，加强部门之间的联系与协作。

第三，它能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务相对多变之间的矛盾。新技术的发展与应用同时也给图书馆带来了相当大的冲击，图书馆需要相对稳定的组织结构，以保证常规业务顺利有效地开展。临时项目小组的成立就有利于应付突发事件的产生。

当然，矩阵式组织结构也存在不足，纵向系统和横向系统同时存在，如果不注意职责权限上的划分，容易引起指挥上的混乱，造成多头领导的局面。

3.图书馆组织的再造

近年来，科技发展引发经济全球化浪潮，市场竞争日趋复杂，导致企业外部环境急剧变化，企业内部原有的以亚当·斯密“分工理论”为基础的部门结构和业务流程很难适应新变化。因此，1990年，美国管理学家米切尔·汉默(Michael Hammer)和詹姆斯·钱皮(James Champy)提出了“再生工程”(Business Process Reengineering)的观点，强调应用现代科技，彻底地重新设计作业流程，以便对用以衡量企业绩效的关键指标，如成本、质量、服务和速度做大幅度的改善。再生工程不同于一般改革，不是改组，也不是规模缩减等组织改革措施。而是从深层次开始进行的全新的再设计，即重新思考工作流程，将人力分配与业务流程彻底翻新。在机构改造中，以求对成本、品质服务和速度等影响绩效的重大因素作大幅度的革新，从而最终提供企业的整体竞争力。国内外一些企业通过再生工程迅速取得了骄人的业绩。

再生工程是企业改造的理论，从管理方面来讲，图书馆界也可以运用这一理论，结合实际工作，进行组织的再造。从再生工程的理论来看，我们必须重新审视图书馆的作业流程，将大量的信息技术运用到作业流程中去，改变传统图书馆原有的层次结构与分工方式，正确处理图书馆技术服务与外包作业的关系，简化用户服务的相关流程等。以用户需求、流程为导向，建立以人为本的图书馆组织再造工程。