行政公文语言

第四节　行政公文语言

行政公文语言属于应用语体，既要体现公文语言庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范的特点，又要符合现代汉语语法、修辞、逻辑等方面的规范。学习和掌握公文语言的特点及其运用方法，对于提高公文写作水平，具有十分重要的意义。

一、行政公文语言的特点

行政公文语言是体现公文特色的规范化语言。庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范是公文语言的基本要求。

1．准确性

公文语言的最基本特征是准确贴切，它要求用词准确、造句恰当，句与句之间逻辑关系紧密，使阅读者一看就懂，不致产生误解。准确是公文的生命。如果用语不准确，轻者浪费人力物力，达不到公文写作的目的；重者贻误工作，甚至造成无法估量的损失。

要使公文语言做到准确无误，要注意以下几点：

（1）概念准确，避免歧义　要表达准确的思想，必须有准确的语言。因此，公文语言要求概念准确，不能产生歧义，不能模棱两可。产生歧义是公文写作的大忌。因为公文或是直接向上级反映汇报情况，或是直接传达上级有关规定，要求下级照办，因此，每字、每词、每句都要求准确无误，不能产生歧义。要避免产生歧义，一是词的内涵同所要表达的意图完全一致，二是对词的外延要作明确而适当的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击，内涵与用意完全一致才不会产生歧义。

（2）措词得体，防止误用　措词要得体，就应当和所写的行政公文的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性行政公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”“请”“给予指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须如何”那样很硬、很大的口气。要做到措词得体，一是要认真分辨词类，了解其语法特征；否则，选用时就容易产生错误。二是要精心辨析词义。比如，公文中在讲到收获时常常用到成绩、成果、成效、成就，这几个词就是同义词。它们的基本意义一样，但分量上和重点上就不相同。成绩一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在期末考试中取得了优良成绩”。“成果”则用在事业中取得了较大些的收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。“成效”侧重于功效、效果，如“他们研制的新农药，杀灭稻田害虫很有成效”。“成就”是指事业上取得了很大的成绩，如“我国的开放改革事业取得世界瞩目的成就”。

（3）把握分寸，褒贬适当　汉语某些词语所包含的意义基本相同，但其感情色彩却不尽相同。有的词表达了说话者对该事物的肯定赞许的感情，有的词表达了说话者对同一事物的否定贬斥的感情，含有贬义。因此，用词要把握分寸，防止褒贬失当。赞扬或贬斥某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫做褒贬失当，也就是分寸不对。比如，某人在困难的条件下完成了一项具体任务，如果通报表扬时说取得很大的成就，就属于评价过高。反之，如果把我国第一次发射通信卫星试验成功，仅仅说成社会主义现代化建设中的一个不小的成绩，则属于对它的意义估计不足。如果把“错误”说成“罪行”，就是混淆了问题性质；而“错误极其严重，应当进行批评”之类的行文，则属于错误程度与采取措施不相称，处置不当。这些都属于分寸不适，褒贬失当。

（4）前后照应，杜绝矛盾　公文用语，不仅所选用的语言要与文体相一致，而且讲究语言的连贯性，即前后照应，杜绝矛盾。公文的前面部分是肯定性用词，后面就不能用否定性词语。反之，公文的前面部分是否定性用词，后面就不能用肯定性用词。比如，表扬性质的公文，所用的词语就应全是褒扬性质的，不能又出现贬义词语，如果这样就会影响公文的效果和先进人物的形象，达不到公文的目的。要做到前后照应，一是要做到公文语言与文体相一致；二是要做到公文用词的词类性质相一致；三是公文语气要前后呼应，一篇公文不允许出现几个语气，否则就会产生自相矛盾，导致公文的权威受损。

（5）细心检查，排除错漏　公文写作过程中，要对拟定的公文进行细心的检查，排除错漏。公文中的错漏现象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗心所致。比如，起草公文过程中，前面说“下边分四点来说”，可实际上只说了三点，或者出现了第五点；前面说“一方面”，后头找不到“另一方面”。有时是失之毫厘，差之千里。比如，漏掉一个“不”字，意思就截然相反了。引用数字时多了一个“零”或少了一个“零”，一差就是十倍；如果把“十万”错成“十”，则是万倍之差。属于粗心造成的错漏，经过认真检查，不难发现并且加以纠正。另一类错漏是由于思考不严密、分析不细致所致。比如，有断语而缺少必要的情况和应有的分析推导，或者列举了情况、数字而没有接着加以论证。

2．简洁性

公文语言必须简洁明快，达到文简事白、词约事丰的目的。事白是明确，事丰是信息量大。但前提是用字必须要少，即文简或词约，不能下笔千言，离题万里；不能冗杂烦琐，拖泥带水；不能含糊晦涩，模棱两可；不能堆砌辞藻，花里胡哨。

要做到公文语言的简洁，主要有以下几点：

（1）开门见山，直陈其事，不要兜圈子，玩文字游戏，说空话、套话

（2）使用规范化公文用语，不用小说、诗歌那样的文学语言　可适当使用习惯语和文言词语，但不得使用夸张、双关、隐喻等修辞方法。

（3）使用规范化简称　要使公文中的简称合乎规范化的要求，一是要注意约定俗成，即凡是已经固定下来并广为人知的简称，比如“中共中央”“中纪委”“中组部”“中宣部”等，可以在公文中直接使用。二是要先全称后简称，即凡是不为人们周知或只在特定的地域、特定的人群中得到认可和使用的简称，在首次使用时必须用全称，同时注明简称。

（4）多用陈述句、祈使句，少用描写句、疑问句或感叹句

（5）慎用多义词，避免使用容易产生歧义的词语　如“大约”“类似”“也许”“大致尚可”“据不完全可靠的判断”等模棱两可的词语。

3．庄重性

公文语言必须文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹瞎侃。对上级机关的公文，词语要谦虚恭敬，诚挚恳切，体现出对上级的尊敬。给下级的公文，词语要肯定明确，平易朴实。给平级机关的公文，词语要温和体贴，多用商量的语气。颁布政令的，词语要庄重；提出批评的，词语要严肃。根据公文的阅读对象不同，在语言上要准确把握，用语得体。

具体说来要注意几下几点：

（1）注重客观性　公文是代表党政机关发言的，在写作中不能带有任何个人的情绪和感情色彩。叙述时要客观、公正，说明时要明快、平易，议论时中肯、求实，总之一切都应当是客观的和公正无私、实事求是的。

（2）使用书面语　书面语是在口语的基础上加工而成的书面交际语言。它不仅比口语精确、严密，而且能给人以郑重其事的感觉。如“改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜”，这是口语，要把这样的意思写入公文，得改为“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福”，这是书面语言，显然比口语显得端庄、郑重。

（3）使用专用语　公文专用语是指人们在长期的公文写作实践中形成和使用的相对固定而十分简洁的语言，它已基本规范化、定型化，具有含义的确定性。它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的主体风格。

4．规范性

公文有自己的一套专用的语言，在全国具有标准性、规定性和统一性。各级党政机关必须遵照中共中央、国务院的统一规定，说“普通话”，不说“地方话”，也不能各自为政，各用各的表述方法和表达习惯。公文语言的规范性首先要使用规范的现代书面语，其次还要注意以下几个方面：

（1）要使用规范的文字，不写错别字，不用不规范的简化字

（2）要使用规范的词语，尤其是具有特定含义的专用词语。不生造词语，不用半文半白、生捏硬拼的词语

（3）要正确使用标点符号

（4）要按国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字

二、行政公文常用词汇

写作机关公文必须使用规范性的书面词汇，切勿使用口语词汇、方言土语、俏皮话、歇后语、谚语、网络语言和生编硬造的词语。广大机关工作人员在长期的公文写作实践中摸索和积累了许多相对固定的简洁而又严密的公文常用词汇，在撰写公文时应当充分地使用。

1．称谓语

称与对方有关的事物常用“你”，如“你省”“你部”。如是平行文则宜用敬辞“贵”，如“贵部”“贵局”“贵市”“贵会”“贵社”“贵公司”“贵单位”等。

称与自己有关的事物常用“我”“本”，如“我省”“我部”“我局”“本公司”“本会”等。

公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“该同志”“该人”“该地区”“该单位”等。

2．起首语

对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于《……的报告》收悉”“关于……的电文已悉”等。

《通知》常用“为了……”开头。

3．承启语

在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通知”“特此命令你们”等领起下文。

4．结尾语

是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行”“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”“是否有当，请予批复”“当否，请批示”“请予审批”“以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”。

三、行政公文用词的特殊性

所谓行政公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。

开头用语有：“按照”“为了”“根据”“鉴于”“依照”“据查”“关于”“报告悉”“电悉”“奉”“查”“前奉”“据”“……报称”“……电称”“制定”“特派”“任命”“兹聘”“派”“惊悉”“阅悉”“谨悉”等。

结尾用语有：“望”“请”“特此函告”“为盼”“是否可行”“当否”“请批示”“祈请批复”“盼回复”“望遵照执行”“特此通知”“请批转……执行”“特此布告”“此复”“此致”“谨呈”“谨报告”“特此电陈”“此令”“此批”“此布”“此令”“为荷”等。

过渡用语有：“为此”“为此……特……”“对比……”“为……”“结合……”等。

称谓用语有：“贵省”“贵局”“该地区”“我市”“我县”“本镇”等。

表时间的模糊词语有：“最近”“近期”“适当时候”“现在”“将来”“曾经”“同时”“有时”“一直”等。

表范围的模糊词语有：“有关”“各部门”“乡（县、市、省）内外”“国内外”“左右”“上下”等。

表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”“在……情况下”“在……基础上”“符合一定条件”“在特殊情况下”等。

表数量的模糊词语有：“许多”“多数”“广大”“某些”“有此”“一些”“个别”“部分”等。

表程度的模糊词语有：“很”“一般”“更加”“进一步”“基本上”“显著”“一定……”“较”等。

表频率的模糊词语有：“经常”“不断”“有时”“反复”“再三”“多次”、“偶尔”等。

四、行政公文语言的表达方式

在行政公文写作中，常用的表达方式主要有三种，即叙述、议论和说明。但具体到某一篇公文，也可能采取其他方式或同时使用多种表达方式。因此，掌握公文语言的表达方式是提高公文写作水平的重要环节。

1．叙述

叙述是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。在公文写作中，叙述的基本功能是用来介绍公务活动情况，交代相关的问题和原委，常用于调查报告、汇报等文体的写作。叙述常用两种人称（也就是立足点的问题），一种是主观的第一人称，另一种是客观的第三人称；但具体到一篇公文中，通常只用一个人称，主观或客观，不能主客观混用。叙述按时间顺序可以分为顺叙、倒叙、插叙、补叙和分叙，常用的叙述方式只有顺序、倒序和插叙。

（1）顺叙　所谓顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承，层次段落和事物发展过程基本一致。叙述的优点是能够客观地再现人物的行为进程或事件发展变化的脉络，可以把事情讲述得有头有尾，来龙去脉交代得非常清楚，合乎人们的认识事物的习惯，易于给人留下鲜明而深刻的印象。

运用叙述要求清楚完整，不求悬念迭出；要求明白晓畅，一看便知为成功，而以变幻莫测、跌宕起伏为失败，所以公文中的大部分叙述都是顺序。

（2）倒叙　所谓倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。倒叙的优点是能突出重点，给人以鲜明、强烈、集中的印象，但如运用不好，就成了故弄玄虚。由于受主题和材料的限制，公文一般较少采用倒叙的表达方式，仅在事故通报、调查报告等通用性公文中使用。

（3）插叙　所谓插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。有些时候，事情是千头万绪、非常复杂的，要想把所有的内容都贯穿在一条线索上，有条不紊地进行叙述，实施起来非常困难，这时候就需要中断原来的线索，插入对另一个事件的交代或者对另一种事物的介绍。插入的内容叙述完毕后，还要回到原来中断的地方继续叙述下去。插叙的优点是可以使公文内容充实，使人们的认识更加深化，但必须注意不能插叙与主题无关的内容，搞成节外生枝，把读者思路搞乱。公文一般较少采用插叙的表达方式，仅在工作报告、讲话稿之类的通用性公文中使用。

（4）补叙和分叙　所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。

叙述的基本要求：一是语言要概括。公文主要是说理，为说理而叙事。因为叙述不是目的，所以叙述不必过细，而要概括叙述。二是交代要明白。任何事物都是由时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素构成的，叙述一定要清清楚楚，层次井然，并考虑前后照应，首尾一贯。三是详略要得当。事件内容有主次之分，叙述就应有详略之别。要根据主题表述的要求，该详则详，该略则略，不能把每一事件的每一个方面都一一列出，使公文　　唆唆、拖泥带水。

2．议论

议论是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，此即所谓的夹叙夹议。公文中的议论与其他写作活动中的议论有所不同，它一般不要求理论上的深入性、系统性、完整性，而是要求议论的针对性、要害性和明确性。在公文写作中，议论是一种运用相当广泛的表达方式。

（1）议论的三要素　议论有三个要素：论点、论据和论证。一般而言，这三个要素都是不可缺少的。

论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。在一篇公文中，中心论点就是主题，分论点则是各个层次的中心意思以及各个自然段的段旨。中心论点和分论点的关系是纲和目的关系。分论点是中心论点的从属论点、下位论点，各个分论点分别从不同的角度证明中心论点，是中心论点的具体展开。

论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。事实论据包括各种事实材料、统计数据等，理论论据包括经典论著、科学定理、格言成语等。

论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。

论点、论据和论证是公文“议论”中不可分割的三个因素，它们分别回答了“是什么”“为什么”和“怎么样”的问题。它们之间的关系是：论点是主题和统帅，论据是支柱和基础，论证是方法，也是论点和论据之间的逻辑联系。论点和论据必须统一，相互依存，但论据不会自动去证明论点，二者之间的关系只有靠内在的逻辑关系才能真正建立起来，所以，论证就显得十分重要。

（2）议论的方法　公文中议论的方法也就是论证的方法，论证主要是指立论。一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。

例证法就是以事实为论据，通过列举事实来证明论点的一种方法。这是一种最容易为读者接受、最具有说服力的方法，也是议论中采用最多的论证方法。

引证法就是以观念材料为论据，通过引用经典论著、科学定理、格言成语等来证明论点的一种方法。由于引用的内容大多具有很高的权威性，因此，这种论证具有极强的说服力。引证可以直接引证，也可以间接引证，但无论哪种引证，都必须尊重原文愿意，不能断章取义，要确保引证内容的精神实质，以体现论证的严谨性和严肃性。

比照法就是把相同或相反属性的事物和一个事物的不同侧面列举出来，经过对照或比较得出自己观点的议论方法。这种方法可以具体化为类比和对比。类比是指性质和特征相同或相似的事物之间的比较和对照。对比是指性质和特征截然相反的两个事物放在一起进行比较和对照。比照法的优势在于，判断事物是非分明、界限清晰，长于区分事物之间的细微差别，具有强烈的说理效果。

因果推论法就是由原因推导结果，或反过来由结果推导原因的论证方法。因果关系是存在于世间万物运动规律中的基本关系。运用因果推论法，由因及果或由果溯因，这在公文写作中是很简单、很实用的议论方法，具有不可替代的作用和价值。

事实上，在公文写作中，纯粹的议论是不多的。议论常与叙述紧密结合在一起，表现为“夹叙夹议”的方式。夹叙夹议就是一边摆事实，一边讲道理。运用这种方式要请注意两个问题，其一，叙述要真实、典型，议论要中肯、精辟；其二，事实与道理要和谐一致，防止出现事大理小或事小理大的错位现象。

3．说明

所谓说明，就是用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。说明与叙述的区别是，叙述侧重于事物的动态，说明侧重于事物的静态。说明与议论的区别是，议论侧重于事理的揭示，说明侧重于事物的状写，即使面对的是事理，说明采取的也经常是解释或定义的方式。

说明的方法非常多，常用的包括定义说明、举例说明、比较说明、分类说明、数字说明、引证说明、解释说明。

（1）定义说明　所谓定义说明，就是用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。运用定义说明，首先要纵向找到“属”，即准确地找出被定义对象的上位概念；其次要横向找到“种差”，即准确地找出被定义对象与同类事物或事理之间的差异。比如，抽象劳动是隐藏在商品中无差别的人类劳动。这个定义中，“属”是人类劳动，“种差”是隐藏在商品中，从而与物化的具体劳动相区别。在下定义时，要使定义与被定义的事物在外延上相等。

（2）举例说明　所谓举例说明，就是通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。举例说明能使人通过实例来认识和理解抽象的、难以理解的规律或复杂的事物（过程），具有形象化和具体化的特点，有助于增强公文的启发性和说服力。

（3）比较说明　所谓比较说明，就是通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。比较可以是同类事物之间的比较，也可以是异类事物之间的比较，还可以是同一事物自身不同时期情况的比较。通过比较，能给读者留下鲜明的印象。

（4）分类说明　所谓分类说明，就是把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。分类说明最关键的是必须科学地制定分类标准并予以严格执行。这种说明方法常见于法规性公文。

（5）数字说明　所谓数字说明，就是运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。数字说明非常直观，可以使人一目了然。

（6）引证说明　所谓引证说明，就是运用权威性的材料来说明事物。权威性材料包括经典论著或科学定理或格言成语等。它与举例说明的区别是：举例说明的目的是为了“说明”而非证明，而引证说明的目的正好是为了“证明”。

（7）解释说明　所谓解释说明，就是对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。解释说明与定义说明的区别是：定义说明必须准确揭示事物或事理的本质特征，而解释说明根据表达需要，只要能概括一部分特征既可；定义说明在形式上表现为标准的判断句，而解释说明除去自然行文，可以用括号或破折号对解释内容作出特别标志。两者具有互补性。在不需要下定义或下定义有困难的情况下，可以考虑使用解释说明。解释说明的使用率高于定义说明。