行政公文的概念

行政公文的概念

行政公文的概念有广义和狭义之分:广义的行政公文指行政机关在行政管理工作中所使用的一切文字材料，既包括国务院2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行，以下简称《办法》)中规定的13种公文，也包括国家各级政府、行政机关、社会团体和企事业单位制定的行政法规和规章制度，以及计划、总结、调查报告、简报和行政工作中常用的其他文字材料等;狭义的行政公文专指《办法》中规定的行政公文，即:“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，包括命令(令)、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种”。我们这里讲的行政公文指狭义的行政公文。

要准确理解这一概念，必须理解以下几个概念:

(1)行政公文是行政机关使用的文书。所谓“行政机关”是指依法成立并具有法定职权的机关，即国务院、各级地方人民政府、各级民族自治地方的人民政府，以及国家企事业单位、其他社会组织、人民团体中设置的行使行政管理职能的部门、机构。

(2)行政公文是行政机关在行政管理过程中使用的文书。所谓“行政管理过程”是指行政机关依法行使职权和实施管理的过程。即行政公文只能在公务活动中使用，而不能用于办理私事。

(3)行政公文是具有法定效力和规范体式的文书。所谓“法定效力”是指行政公文一旦发布，便对受文机关产生极强的行政约束力，具有法定的权威，任何机关和个人都必须严格遵守执行，不得违背。所谓“规范体式”是指行政公文的文体和格式都有国家的统一规定，任何机关和个人都必须认真遵照执行，不得自行其是。

行政公文是国家机关行政管理活动的重要产物，是国家机关行使职权、实施管理的重要工具。行政公文用于传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规措施，指导、部署工作，记录公务往来活动。它是维护国家政令统一，保证工作步调协调一致的重要形式。它在国家政治管理与经济建设中发挥法规和准绳作用，是国家机器正常运转、各项管理活动正常进行、社会安定繁荣的主要保证。概括地讲，行政公文的作用主要有以下几个方面:一是法规准绳作用;二是领导指导作用;三是联系沟通作用;四是宣传教育作用;五是依据凭证作用。