行政公文的书面格式

第一节　行政公文的书面格式

行政公文的书面格式，又称文件式公文，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”《国家行政机关公文格式》将公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，置于主题词以下的各要素统称版记。

一、眉首

眉首，又称文头、版头，处于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上（约占首页的1／3），包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六个要素。

1．公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码套印。密级公文应当标识公文份数序号，其他公文可不标识。如一份公文共印10份，其中第1份的序号应标识为“01”，最后一份的序号应标识为“10”。标识公文份数序号，主要是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。如果出现泄密事件，也便于追查，从而明确责任归属。

2．秘密等级和保密期限

秘密等级是指公文内容涉密程度的等级。涉及党和国家秘密的公文都应标明密级和保密期限。国家机关公文的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。标明密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

3．紧急程度

紧急程度是指公文办理与传递的时效性要求。行政机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识

发文机关标识又称文件名称或文件机关名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”（或加括弧标注文种名称）组成，如“江西省人民政府文件”、“江西省教育厅文件”。对一些特定的公文可只标识机关全称或规范化简称，不加文件字样，如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报公文均应加“文件”二字。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。因为现行“国务院文件”的字号就是22mm×15mm，其他行政机关公文的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位。各行政机关可根据机关名称的字数的多少来确定具体字号。

5．发文字号

发文字号是发文机关公文的排列顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“国发〔2008〕1号”的意思是国务院2008年1号文件，其中，“国发”就是国务院的机关代字，“〔2008〕”就是发文年份，“1号”就是发文序号。议案、批复和函，一般在发文机关之后加“函”字，如国务院这三种公文的发文字号便写作“国函〔2008〕1号”。

联合行文的发文字号，只标注主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

发文字号的位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

6．签发人

签发人是发文机关核准并签发本份公文的主要负责人或主持工作的负责人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，最后的签发人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序与原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

二、主体

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体。主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注等7个要素。

1．公文标题

标题是公文的“眉目”，是对公文内容的概括和行文目的的揭示，因此，应该准确、简单、明了地反映公文的主要内容。《国家行政机关公文处理办法》第十条第六款规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”由此可见，公文标题一般由发文机关、事由（公文的主要内容或发文目的）、文种三部分组成。如《国家教育委员会关于改革和发展成人教育的决定》，“国家教育委员会”是发文机关，“关于改革和发展成人教育”是事由，“决定”是文种。公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2．主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复文件中的事项。其位置在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号；应使用全称或规范化的简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。如《国务院办公厅关于中央企业分离办社会职能试点工作有关问题的通知》（国办发〔2004〕22号），其主送机关的排列格式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如“主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。

3．正文

正文是公文的主体部分，由开头（导语）、主体和结尾三部分组成，是一份公文的核心。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。

正文的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用数字作为结构层次序数，其顺序为：

第一层用“一”“二”“三”……

第二层用“（一）”“（二）”“（三）”……

第三层用“1．”“2．”“3．”……

第四层用“（1）”“（2）”“（3）”……

以上次序绝对不能颠倒，随意混合使用。

4．附件

附件是公文的附属部分，起补充说明或参考印证的作用，如文件中的报表、统计数字等。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。

公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。如有两个或两个以上的附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数码，如：

附件：1．××××××

附件应放在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，如附件1、附件2；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

附件并非每份公文所必需，公文是否列入附件，应根据发文时的实际情况和需要来定。公文列入了附件，则附件与公文具有同等的效力。

5．成文时间

成文时间是指公文生效的时间。确定成文时间对公文的效力很重要，一般来说，成文时间以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议通过的以会议通过的日期为准，电报以电报发出日期为准。

成文时间直接关系到公文的效力，因此，要完整地用汉字写出年、月、日，年份中的“零”要写成“○”。其位置一般位于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。

6．公文生效标识

公文生效标识是表示公文生效的凭证，其表现形式为“印章”，包括“发文机关印章”和“机关负责人签名章”两种形式。

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，或印制的有特定版头的普发性公文外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替，应注明“代”字。一般说来，公文除“会议纪要”外，不加印章视为无效。

单一机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。印章文字环行排列，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章。当联合行文需加两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7．附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性公文应在附注处注明联系人姓名和联系电话。

三、版记

版记又称版尾部分，主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷分数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

1．主题词

主题词是反映公文内容特征上、标示公文归属类别和文种的关键性词语。为便于计算机检索和管理公文，适应办公现代化的要求，公文应标注主题词。

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1个字。

主题词应先标反映公文内容的词，再标反映公文文种的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，主题词先标“农业”（表类别），再标“水土保持”（表类属），最后标“通知”（表文种）。

行政机关公文主题词一般不少于3个词为宜，最多不要超过5个词。主题词位于公文尾部的横隔线之上，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

2．抄送机关

抄送机关是主送机关以外的需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。

抄送机关应标注在主题词的下方，其上下用反线（与版心等宽）与主题词和印发机关隔开，形成一个栏。在两条平行线之间，要左空一格注明“抄送”二字，用3号仿宋体字，后边加注全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

抄送机关排列顺序一般为：上级机关排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等排一行，人大、政协、法院、检察院等排一行，其他单位全排一行。

3．印发机关和印发时间

印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是机关的办公室（厅）或秘书（科）处。

印发时间是为了反映公文的生成时效，它一般略晚于领导签发的时间，应以公文付印的日期为准。

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1个字位，印发时间右空1个字位。

印发机关的名称如果字数太多，可以自行简化，以使它和印发时间只占1行的位置。印发时间应完整地标明年、月、日。

4．印刷份数

印刷份数一般位于印发时间之下或在末页边缘线下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识，用圆括号括住。

5．反线

版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。