行政公文格式的含义,行政公文格式

行政公文格式

行政公文格式是公文书面结构的各个项目在载体上排列的规格与样式，包括公文书面格式、排版印装格式、用纸格式等。我们在这里主要介绍其书面格式和一些特定格式。

一、公文书面格式

公文书面格式包括眉首、主体和版记三个部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

(一)眉首

眉首部分一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等组成。

1.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。一般根据公文印制份数来确定编成几位数，但至少不能少于两位数，如“01”、“003”。

2.秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度，用3号黑体字，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4.发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

公文书面格式示意图

6.签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

(二)主体

1.公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3.公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4.附件公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.╳╳╳╳╳”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

5.成文日期用小写汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置见“公文生效标识”。

6.公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况:

(1)单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

(2)联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期，同时应互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

(3)特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7.附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

(三)版记

1.主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

公文印章排列示意图

2.抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行;左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3.印发机关和印发日期。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

5.版记的位置。版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

四、公文的特定格式

按照新的《国家行政机关公文格式》规定，特定格式的行政公文主要有三种，即信函、命令和会议纪要。

1.信函格式

与一般公文格式相比，信函式公文主要有以下特点:

(1)发文机关标识不同。信函式公文的发文机关名称不用简称。比如国务院文件式公文的版头为“国务院文件”，而信函式公文的版头应该为“中华人民共和国国务院”。

(2)在发文机关名称4mm之下，有一条武文线，在距离下页边20mm处，有一条文武线。其份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在武文线之下。示例如下:

2.命令(令)格式

命令(令)格式的特点主要有:

(1) 发文机关标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成。

(2) 命令(令)发文字号的顺序不受年度和领导人更替的限制。文件式公文的发文字号直接标明号即可，但是命令(令)的发文字号必须在令号前加“第”;命令(令)的顺序自1号开始，依次下排。

(3) 命令(令)的版头与正文之间没有红色反线，令号之下空两行即是正文。

(4) 命令(令)无须加盖单位印章，而是由机关负责人签署。只有机关领导人在公文落款处签署姓名或加盖签名章之后，命令(令)才能向外发出。只有发文机关的最高领导人才可以签发，副职不能联署，也不能代署。

(5) 命令(令)没有主送、抄送，而是使用“分送”。在版记处设专栏“分送”，分送机关的标识与抄送机关相同。示例如下:

中华人民共和国国务院令

第292号

《互联网信息服务管理办法》已经2000 年9月20日国务院第31次常务会议通过，现予公布施行。

总　理　朱镕基

二〇〇〇年九月二十五日

3.会议纪要格式

《国家行政机关公文格式》规定，会议纪要标识由“会议纪要”组成。简报式会议纪要的发文机关标识用红色小宋体字，字号由发文机关决定。简报式会议纪要不加盖印章。例如: