行政公文结构

第三节　行政公文结构

行政公文结构的问题是公文构思中谋篇布局的内容。如果说主题是公文的灵魂，材料是公文的血肉，那么结构便是公文的骨骼。只有合理利用结构这个骨骼，主题和材料才能组合成为一个有机的整体。安排好结构，是公文写作中的一个重要环节。

一、行政公文结构的概念和作用

1．行政公文结构的概念

行政公文结构是指公文内容的组合和构造。换句话说，也就是如何按照主题的需要，安排材料，组织成文的方式，比如全文分哪几个部分，每部分安排哪些内容，怎样使公文首尾一致，形成一个有机整体，等等。

行政公文文种不同，结构也会有所不同，但结构要为主题服务，反映事物的内部联系，体现正文的内容和发文意图。但不等于说在公文中原封不动地简单复制反映对象的原始形态和原始运动，完全抹杀写作主体在文书制作过程中的主观能动作用。事实上，多数公文经常在起笔处就点出了结论或结果，而这些在运作程序上则应排列于最后。当然，写作主体的所谓主观能动作用不是没有限制的，它的发挥余地很小，绝对不能违背客观事物的运动规律。

2．行政公文结构的作用

（1）便于阅读和理解　公文结构会使公文内容组织得层次分明、条理清晰、重点突出、首尾呼应、错落有致，从而为读者提供理解文章层次和要点的“向导”，使读者能省时省力地领会公文的内容。

（2）利于公文写作　如果说主题解决的是言之有理的问题，材料解决的是言之有据的问题，那么结构解决的就应该是言之有序的问题。公文结构对公文写作的帮助主要表现在两个方面：一是能将整篇公文的写作，转变成类似于“格式化式”的写作方式，利于快速写出结构合理的公文。二是能将比较无序的谋篇布局思路变成规范性较强的撰稿思路，提高公文作者的构思水平，从而避免犯主题不清、层次不明、逻辑不严的错误。

二、行政公文结构的基本内容

行政公文结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织安排好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体，组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。

1．行政公文的开头与结尾

一篇行政公文中，开头与结尾，一个居前，一个殿后，地位都相当重要。

（1）开头　开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。好的开头，不仅是全文思路展开的关键，而且能显示出事物发展的内在脉络，为全文定下“基调”。开头写好了，能突出主题，把读者紧紧抓住，又可以对下文的展示起“导向”的作用。开头要开门见山，一般都用直叙形式。公文的导语中要表达的主要内容是：发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容。

公文开头没有一成不变的写作规范体式，由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论哪一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑紧扣主题、吸引读者。最常见的公文开头，大致有以下几种：

①起因式开头　一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”“鉴于……”或“随着……”等开头。

②目的式开头　开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了……”“为……”。

③根据式开头　一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”“遵照”“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。

④时间式开头　一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来”“近来”“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头。

⑤引文式开头　一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。

⑥事情式开头　即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。

以上六种开头方式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。除此以外，还有各种方式的开头。不论采用什么方式，都要根据内容的需要，只要能服从主题，引出主题，吸引读者，就是好的开头。但是就公文的种类而言，不同的公文也有些相应的习惯性的开头。比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由。通知一般是以“根据……”“兹定于……”等开头。布告则是先说明发布告的原因、依据和目的。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还要写明开会的原因和目的。批转、批复等多用“引文式开头”。会议简报多是“时间式开头”。调查报告开头使用最多的是先介绍调查对象的基本情况，有的也用议论开头，等等。总之，公文的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。至于用什么开头效果更好，确实应该动一番脑子的。

（2）结尾　公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。

结尾是全文的收束和结局。古人称为“收笔”。结尾和开头一样，在公文中具有重要的作用。好的结尾能让人加深印象，提高认识。从形式上说，有了结尾，公文才完美。

公文中的结尾也是多种多样的，常用的有如下几种：

①总结式结尾　在结尾部分对全文作出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。

②希望号召式结尾　在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。

③强调式结尾　对主题意义再次强调以引起重视。

④专用式结尾　有些公文的结尾写法较为固定、规范，不得随意更换其他内容。比如，请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上请示是否妥当，请批复”“当否，请指示”等。又如，规章性公文规定的结尾“本办法自发布之日起施行”“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。再如意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门贯彻执行”“把落实情况尽快上报”等。许多公文结尾还可以套用“特此＋文种”的句式，如“特此报告（批复、函复、通知、函告……）”等等。

结尾的方式有多种，具体选用哪一种，也要根据实际情况而定。需要注意的是公文要善始善终，结尾部分既不能草草收场，敷衍了事，也不能当断不断，画蛇添足，拖泥带水。要做到简洁有力，恰到好处。用哪种写法，要依照公文的具体内容和体裁来定。务求同整篇公文协调，切忌故作姿态，堆砌空话废话。

2．行政公文的层次与段落

一篇完整的行政公文是由层次和段落构成的。要说明的是，层次和段落不属于同一个系统，它们既有联系又有区别。段落是形式范畴的概念，即自然段，其行文标志是“另起一行，空两格”；层次是内容范畴的概念，即意义段，没有明显的行文标志。但层次与段落之间的联系却十分密切，即层次是由段落构成的：一个层次可以是一个自然段，也可以是几个自然段；如果公文的正文只有一个自然段，那么它既是自然段，也是意义段，又充当着公文的正文。

（1）层次　所谓层次，又叫意义段，结构段，是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位，也是结构的基本单位。它体现了公文内容的表现次序，又体现了公文内容相互间的逻辑联系，它是事物发展的阶段性、客观矛盾的各个侧面以及人们认识和表达问题的思维进程在公文中的一个反映，也体现着作者在写作公文时思想展开的步骤。

层次的划分是有其客观依据的，有时按照事物发展的时间来安排层次，有时根据事物的空间来安排层次，有时按照事物的功能和特征的主次来安排层次，有时按照公文的逻辑联系来安排层次。比如，写请示，首先请示的缘由是一个层次，其次请示中要求上级给予解决问题的部分又是一个层次，最后是结束语。

公文的层次安排，内容丰富，形式很多，具体如何安排层次，应根据不同种类的公文的内容来决定。一篇较长的公文往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。

①总分式　总分式也叫主从式，是指构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。总和分的关系是总说为主，分说为从，总说的层次统领分说的层次，分说的层次是对总说层次的演绎和阐释，并为总的层次服务。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。如命令、决定、通知、通告等公文中多是先交代观点，而后具体陈述主张和办法。

②并列式　这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。

③递进式　这是按照内容的逐层推进，层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。

④因果式　这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。其中有的先说因、后说果；有的则先交代结果，后分析原因。

⑤连贯式　这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文中采用这种方式的以时序的推进为多，如简报、报告、会议纪要等常用这种方式。这种安排层次的方式有的是单独使用，有的则交叉使用，需根据写作的具体情况而定，不应一概而论。

（2）段落　段落是构成一篇公文的基本单位，人们习惯上称之为自然段。从外在形式上看，段落具有换行、空格等非常明显的标志。公文分段，其主要目的和作用是使文章眉目清楚、层次分明、易于理解，此外有些自然段还可以起到强调、转折、过渡以及表达某种感情色彩的作用。

段落的划分要注意四点：一是单一性，即一个段落只能表达一个中心内容，不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起；二是完整性，即一个中心内容必须在一个段落里说清楚，而不能分散在几个段落里讲；三是连贯性，就是说前后段的内容要有承继关系，不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断；四是匀称性，即段落的长短划分要适度，不能长的太长、短的太短，避免给人以不太协调的直观印象。

3．行政公文的过渡与照应

过渡与照应是使公文前后连贯、文气畅通的手段。要使公文上下勾连、气势贯通、浑然一体，就必须学习并善于运用过渡与照应的技巧和手法。

（1）过渡　过渡是指公文层次、段落之间的衔接与转换，在公文中起着桥梁和纽带的作用，使全文浑然一体，逻辑性强。

公文写作时，在下面几种情况下一般需要过渡。一是思想内容转换时。比如叙述的人物、事件、时间、地点等发生变化时，议论的中心论点和分论点、分论点和分论点彼此之间需要转换时，说明的对象或说明的角度应该调整时，均需要适当地安排过渡。二是表达方式转换时。一篇公文自始至终使用一种表达方式的情况是较为少见的，每当行文由叙述转为议论，或由概括说明转为具体叙述时，一般都需要进行过渡。三是结构形式转换时。比如公文由总到分或由分到总的转折以及开合交替之际，也应进行适当的过渡。

常用的过渡方法主要有三种。一是词语过渡。在一些转折不大或不必特别强调转折的地方，可以借助于关联词或表示次序、方位的词语来完成过渡。常用的表示关联和转折的词语主要有：不过、既然、因为、所以、虽然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、总而言之、综上所述等等。二是句子过渡。在段落或层次之间，有时也用一个句子将上下文衔接起来，这样的句子就叫做过渡句。过渡句可以设在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，应根据具体情况，灵活掌握。三是段落过渡。凡是两层或两段文字之间意思相隔较远，或表达方式、结构形式变换幅度较大时，可用段落来进行过渡。这种在层次和段落之间起承前启后作用的段落，叫做过渡段。

（2）照应　照应是公文内容上的前后照顾呼应。前后照应得体，公文的结构就非常紧凑，给人以清晰的感觉。

公文中常用的照应方法主要有：一是首尾照应，让公文的开头与结尾遥相呼应，使开头说的话在结尾处得到深入的补充和强调。二是前后照应，让公文的前后内容之间互相照顾、彼此呼应，使公文的结构紧凑、主题鲜明、逻辑性强。三是题文照应，使正文与标题相照应，起到展开主题、深化主题的作用。

三、行政公文结构的基本要求

行政公文结构的安排，应当服从于和服务于公文主题表达的需要，要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则，并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。在此基础上，力争达到自然、完整、严谨、连贯、匀称等要求。

1．自然

所谓自然，就是要通过结构的各个环节，使公文的思想内容如水泻般地自然表露出来，既不能像拼积木一样呆板教条，也不能像盲人骑瞎马一样听天由命，而必须以思想内容的顺畅表达为原则，据此安排公文的框架结构。

2．完整

所谓完整，就是说公文的结构要主体充实、首尾俱全，形成一个有机的整体，而不能有主干不全、结构残缺的毛病。一篇公文不仅从形式上看应该是一个完整的有机体，而且在其内部还应该有一股鲜活之气贯通全体，这是一种更为崇高的境界。

3．严谨

所谓严谨，是指公文的结构严密和谐、无懈可击。公文层次、段落的划分和安排要有内在的逻辑性，其他各个环节也要前后衔接、联系紧密，不可颠三倒四、相互脱节，更不可缺乏照应、漏洞百出。

4．连贯

所谓连贯，就是说公文的结构要具有环环相扣、牵一发而动全身的特点。一篇公文，从开头直到结尾，起、承、转、合，尽管峰回路转、云遮雾绕，但始终就像有一根红线在牵引着一样，不游离于主题，围绕着主题而动。

5．匀称

所谓匀称，就是说公文在层次和段落等的安排上长短、大小比较协调，并且既不头重脚轻，也不帽小鞋大，还不腹鼓蜂腰，具有形式上的整体美、和谐美。