公文基本格式

第一节　公文基本格式

本节讲述公文基本格式包括四个方面内容:首先对国务院有关公文格式的规定进行解读，随后诠释公文格式的具体内容，继而介绍有代表性的国家部委机关公文格式版图，最后说明学习公文格式应注意的几个问题。具体如下。

一、国务院规定解读

按照中华人民共和国国务院国发〔2000〕23号文件的最新规定，完整的行政公文格式一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等18项内容组成。说明如下。

（一）从总体上说，公文格式一般应包括“文头”、“文身”和“文尾”三大部分。“文头”是标明文件名称等内容的部分，位于公文首页的最上方，规范的名称是“眉首”。完整的文头部分一般包括6项内容，即秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人。在“文头”和“文身”之间，应用一条红色界栏线隔开。“文身”部分有时又叫做“文腰”或“主体”部分，完整的文身部分一般也要包括6项内容，即公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期和印章。“文身”和“文尾”之间没有界栏线。“文尾”的规范名称是“版记”，完整的“文尾”部分一般也包括六项内容，即附注、附件（具体内容）、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

上述公文格式的3大部分和所包括的18项内容，不一定每一篇公文都涉及，在具体的行文中，要视规定和需要而定。不必出现的内容和不该出现的内容，一般应予省略。比如，公告和通告，发文时一般不加“文头”。比如“会议纪要”，发文时一般无需加盖公章。

（二）涉及国家机密的公文，应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文，还应在“文头”左上方标明该公文每一份的“份数序号”。有关“密级”和“保密期限”的标注位置，国务院没有明确规定，但国家质量技术监督局1999年发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）有明确规定（见本书后的“附录C”），一般宜标注在“文头”部分“发文机关标识”左上方或右上方的醒目位置。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。标注的位置国务院也没有明确规定，一般宜标在与“密级”与“保密期限”相近的醒目位置。

（四）发文机关标识的位置是在公文“文头”的正中央位置，应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文，主办机关排列在前。

（五）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。标注的位置在“发文机关标识”之下、接近“界栏线”的位置。

（六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话。签发人的标注位置与“发文字号”的位置在同一行。

（七）“文身”的第一项内容是公文标题，位置在“界栏线”下方正中，应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章的名称应加书名号以外，一般不用标点符号。

（八）主送机关指公文的主要受理机关，位置在公文标题之下，空两行，左侧，顶格，应当使用全称或规范化简称、统称。

（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注的位置在公文的正文之下，空一行，空两格。

（十）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章的位置，在公文正文之下，发文日期之上。印章的底线应当将发文日期的“月份”包括在内。

（十一）公文成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十二）“文尾”部分的第一项内容是“附注”。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。位置在成文日期之下，空两格。

（十三）公文应当标注主题词，位置在公文成文日期之下，顶格。如果公文有附件或附注，主题词标注的位置分别在附件或附注之下，顶格。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

（十四）抄送机关指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。位置在主题词之下，在两条平行的横线中间。

（十五）公文印发机关指公文的印发机关，标注的位置在“抄送机关”之下，用一条平行的横线与“抄送机关”隔开。

（十六）公文印发日期指公文的印发时间，位置与公文“印发机关”同行。

（十七）公文的文字应当从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（十八）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

（十九）公文中各组成部分的标识规则，需参照《国家行政机关公文格式》中规定的统一标准执行。

二、公文格式简说

以国务院对于公文格式的规定为依据，大致说来，公文格式包括17项内容，用数字表示，可说为:665。这是说，公文版头部分有6项内容，主体部分有6项内容，版记部分有5项内容。简说如下。

（一）版头部分内容及格式

1.公文份数序号。版头部分的第一项内容为公文份数序号，位于版头左上角，用于表明该公文的印刷份数序号，用数字直接标注。比如，如果是第23份，标“0023”。

要标注该印刷序号，需满足两个条件，第一，应该是下行文;第二，应该是比较重要的公文。非下行文不要标注，一般性的公文不要标注。下级单位一旦收到带“印刷序号”的公文，要重视，要及时办理该公文事项。办理完毕后，该公文需认真存档。

2.秘密等级。秘密级别是发文机关对于公文阅读范围的要求，分为三个级别:绝密、机密、秘密。秘密级别越高，阅读范围越小。标注位置顶格标识在版心右上角第一行。

3.紧急程度。紧急程度是对公文办理的时间要求。分为特急件和急件两个级别。标注位置顶格标识在版心右上角第二行。如果没有秘密级别，直接标注;如果有秘密级别，标注在秘密级别之下。

4.文件名称。文件名称有两种标法，一种不带“文件”二字，一种带“文件”二字。比如:“北京市人民政府”、“北京市人民政府文件”。不带“文件”二字，表明所发之文可以是13种政府公文以外的文种，带“文件”二字则表明，所发之文必须是政府正式公文，即13种公文之一。文件名称是版头部分的核心，其标注位置在版头部分正中。

5.发文字号。发文字号是按照年度和公文类别顺序对所发公文进行的排列，其目的是为了对公文进行有序存档与备查。

国务院公文编号一般包括四项内容:发文机关代字、公文类别、年号、该年公文顺序号。比如国发〔2000〕23号。国，是机关代字;发，是公文类别;2000是年号，需用六角括号标注;23号是该年“发”此类公文的顺序号。各省市自治区、各部委机关的公文编号有时标注三项内容，省略了其中的“公文类别”。

公文编号的标注位置有两个:一个是位于文件名称之下，正中，界栏线之上，4mm;一个是位于文件名称之下，左方，空一格，界栏线之上，4mm。这样标注的目的，是为下面讲到的“签发人”留出位置。

6.签发人。签发人指主管领导对所发公文的签发。位置在公文编号的右方，与公文编号平行，最后空一格，和公文编号形成版式对称。

签发人主要用于上行文，以示对上级机关负责。下行文一般不要标注签发人。

在公文编号与签发人之下4mm处有一条红色反线，叫界栏线，其作用是表明公文版头与主体部分的分界，不算公文格式的正式内容。在该界栏线之下，进入公文格式主体部分。

（二）主体部分内容及格式

1.公文标题。公文标题是公文格式主体部分的第一项内容，位于界栏线之下空两行，正中位置。完整的公文标题包括四项内容:发文机关、相关介词、事由及文种。

比如:国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知，这则公文标题就标明了发文机关、相关介词、事由及文种四项内容。发文机关是国务院，相关介词是关于，事由是发布《国家行政机关公文处理办法》，文种是通知。

发文机关指发布公文的机关。位于公文标题之首。下行文标题一般不省略发文机关;上行文，一般可省略发文机关。

相关介词最常用的是“关于”，用其将“事由”介绍出来。

事由即公文的主要内容或曰主旨。常用的句式结构是动词+宾语。

文种即所发公文的种类。

需要强调的是，公文文种不要出错。公文文种出错的情况主要是文种混淆。有三种混淆需引起注意:第一，与非公文混淆，比如请示与申请，报告与总结等。第二，党政混淆，比如公告与公报。第三，公文自身混淆，比如决定与通报、公告与通告、报告与请示等。

2.主送机关。主送机关的标注位置在标题之下，空一行，顶格。

3.正文。正文起笔位置在主送机关之下，空两格。

4.附件标注。附件标注的位置在正文之下，空一行，空两格。

5.成文日期。发文日期标注位置在正文之下右方，须用汉字数字标注，并为印章留下适当空间。

6.印章。印章的位置要求是:印章上沿紧挨正文，却不压正文;印章下方骑年盖月。所谓骑年盖月，是说发文日期中的月份必须在印章之内。

（三）版记部分内容及格式

版记与主体之间不再有界栏线。包括的5项内容如下。

1.附注。附注标注的位置在发文日期与印章之下，一般不空行，顶格标注。下行文一般标注的内容是公文发放范围;上行文标注的内容一般是公文内容所涉及事宜的联系人姓名及电话。

2.主题词。主题词标注的位置在附注之下，顶格。须按下列要求标注:

（1）标两项词语:表明公文内容的词与表明公文形式的词。

（2）表明公文形式的词一般须标明公文文种。

（3）表明公文内容的词须标两种词语:范围词与实质词。

（4）范围词一般在标题中，在事由部分，是其中关键的名词。

（5）实质词一般不在公文中出现，需根据范围词推导而出。

（6）主题词标注的顺序是:范围词、实质词、形式词。

3.抄送单位。抄送单位指除去主送机关（收文单位）以外需要了解公文内容的单位。标注位置在主题词之下，顶格，用两条横线拦起。

4.印发机关。印发机关指印发公文的单位，标注位置在抄送单位之下，空一格，用两条横线拦起。

5.印发日期。印发日期指公文最后印刷的日期。位置与印发单位同行，最后空一格，与印发单位版式对称。需用阿拉伯数字标注。

三、公文格式图文版式

下面选编了6幅公文格式的版式图式（见图5－1～5－6），均是国家部委机关——中国人民银行系统所规定的公文格式的图文版式，规范而典型，希望同学们能够从中得到一种视觉印象，并从中得到借鉴，更加有针对性地掌握公文的写作格式。

图5－1　上报公文首页版式

图5－2　平行及下发公文首页版式

图5－3　公文末页版式

图5－4　联合行文公文末页版式（1）

图5－5　联合行文公文末页版式（2）

图5－6　A4纸型公文用纸页边及版心尺寸

四、实践写作中公文格式应注意的问题

（一）要注意政府公文与党务公文的格式区别

这是学习公文格式应注意的一个很重要的问题。这个问题主要包括两个方面，第一是文种的区别。大家知道，政府公文和党务公文分别从属于两个不同系列，政府公文是13类13种，而党务文书是14类14种。在实际写作中，在格式上就要首先明确，这两个系列不可以随意混淆，是政府公文，就走政府公文的系列;是党务文书，就走党务文书的系列。只有当政府和党联合发文时，这两个系列才可以共同使用。体现在格式上，要注意公文编号在“机关代字”上不要弄错，同时要注意，在公文标题的拟写上，文种部分不要弄错。

第二是要注意界栏线的区别。政府公文的界栏线是一条红线，而党务文书的界栏线在中间要加一个红五星。虽然界栏线不是公文格式的一个最重要的内容，却是政府公文与党务公文的一个标志性区别，应引起注意，不要弄错。

（二）要注意普发性公文与专发性公文的区别

普发性公文是面向社会公众的，而专发性公文有特定的发文对象，因此，这是两种写作格式很不相同的公文，在撰写时，一定要注意这两种公文在格式上的不同之处。首先，公文的标题就很不一样。普发性公文的标题，一般只标明发文机关和文种，如《北京市人民政府公告》。有时连发文机关也省略，公文的标题只标明文种。而专发性公文的标题常常是事由加文种，比如“关于××问题的通报”，“关于做好××工作的通知”等。其次，收文单位的格式也很不相同。普发性公文由于没有明确的收文对象，所以经常省略这项内容，而专发性公文因为有明确的收文对象，所以这项内容绝不能省略。

（三）要注意省略与遗漏的区别

公文格式所规定的18项内容，不是要求每一篇公文都必须将这些内容囊括进去，而是应视情况而定。必须有的内容一定要有，绝不能遗漏，而不必要的内容则应该省略。比如公文份数序号，不含保密内容的公文一般可以不标这项内容，秘密级别和紧急程度也是一样，需要保密的公文才标注秘密级别，需要加急办理的公文才标注紧急程度，否则不应标注。在公文的实际撰写中，在格式与项目的安排上，一定要讲究这个原则，省略与遗漏是完全不同的两回事，当有则有，当省则省。

（四）要注意行政公文不同文种之间的格式区别

行政公文的文种不同，正文的格式与结构不尽相同，比如通知与通报。通知的正文格式一般包括3部分，即发通知的缘由、通知的事项和执行要求;而通报的正文结构一般要包括5项内容，即发通报的缘由、主要事实、分析评论、通报决定以及希望要求。在设计公文的格式时，要注意这些区别。即使是同一类文种，因为正文的内容不同，格式与结构也不尽相同，比如通知，有发布性通知、转发性通知、批转性通知以及部署工作的通知，由于其各自内容的不同，正文结构均不尽相同，公文撰写者一定要注意它们之间的差别。