公文文书格式标准

第二节　事务文书的特点

一、适用性广

所谓适用性广，首先是指文种的适用性广。陈跃南先生认为“‘应用文’就是‘应付’生活‘用’于实务的‘文章’……”人们在应付必要的政务之外，还要应付必须做的事务，事务千头万绪，与之相适应的文种也就应运而生，且同一发文事项可有多个文种可供选择。如针对某一时段的工作预想，长有规划，短有计划；详有方案、安排，略有纲要、要点。信手拈来，任尔所用。其次是指作者的适用性广。事务文书写作不受作者身份的限制，即便是法定性公文的作者，如党的机关、国家权力机关、国家行政机关、国家政协机关、国家军事机关以及公检法机关，当发文事项不宜或无法使用法定公文时，就要使用事务文书。如我国体育代表团在奥运会上摘金夺银，国务院表示祝贺宜用“贺电（信）”；南极考察队历尽艰辛从事考察，国务院表示关怀宜用“慰问电”；发布国家领导人逝世的信息宜用“讣告”、“公告”；运动会等大型活动的整体安排当然以“方案”为好；行政学院聘请专家学者当客座教授宜用“聘书”；邀请在外埠的××市名人参加座谈会宜发“请柬”……以上各例均属事务文书，文书的作者均为主办机关，这是作者的适用性。就适用对象而言，事务文书是可官可民，可公可私，可老可小，不拒用者。

二、辅助性强

所谓辅助性强，首先是对法定性公文的辅助性。各级各类领导机关分别作为各级指挥中枢，工作虽然有张有弛，但必须像机器一样夜以继日地维持正常有序的运转，事务文书便随之成为各级各类机关中最常用的一类文书，正所谓机关一天少不了事务性工作，就一天离不开事务文书写作。其次是指文种自身的辅助性。虽然有许多种事务文书可以独立行文（如礼仪类、民俗类、演讲类），但同时也有许多种文书无权独立行文（如规范类、计划类、总结类），往往需要借助命令、通知等法定性公文发布，事务文书只是法定公文的附件。

三、灵活性大

众所周知，就其形成依据而言，我国的应用文可分为法（特，下同）定性和事务性两大类。所谓法定性文书，其实就是机关公文。其中，全国领导机关通过公文处理条例、办法等形式规定的文种59个（53类）：中国共产党机关14个（类），国家权力机关19个（14类），国家行政机关13个（类），中国人民解放军机关13个（12类）；国家公检法机关在正常使用上述相关条例、办法规定文种的同时，出于执法的需要而自行规定的法律文书格式（样本）566个：公安机关刑事法律文书格式（2002年版）93个，人民检察院法律文书格式（样本）159个，法院诉讼文书样式314个。以上两大类计625个文种，国家其他职能部门发布的文书格式尚不得而知。这些法定性文书在体式上无疑具有法定俗成的特点。所谓事务性文书则指法定性文书以外的所有文种。迄今为止，由于国家尚无任何一个机关、团体对事务性文书做出明文规定，故很难对其名称、数量进行精确的统计。就体式而言，由于事务文书属于约定俗成，因而在适用范围、写作模式、行文格式上均没有法定公文那样规范，文种的含义、特点、分类、写法、格式等均因模糊而体现出较大的灵活性。