公文种类与格式

第一章　公文种类与格式

本章教学目标

知识目标：

了解公文写作的实际情景、特点和作用，掌握公文的种类、适用范围与写作要求，掌握公文格式的要求。

能力目标：

能够按照公文的不同种类和格式要求，利用电脑或手工熟练正确地制作常用公文。

写作任务

根据公文写作知识，修改下面的公文。

浙江省文化厅关于举办第八届音舞节的通报

浙文艺［2011］第33号

各有关市文化广电新闻出版局，各参赛单位：

浙江省第八届音舞节经近半年筹备，现定于12月在杭州举办，有关事项通知如下：

一、比赛日期

12月13日至19日。

二、领队会议

11月29日下午2时30分在省文化厅1楼大会议室召开领队会议，请各参赛单位负责人准时参加。

三、材料报送

进入决赛阶段的声乐类、器乐类作品请于11月15日前填写作品分类表(详见附件1、附件2)并报送省文化厅艺术处(地址：杭州市曙光路53号，邮编：310013)。

进入决赛阶段的声乐类、器乐类演唱、演奏新作品(含初评阶段后又作修改作品)，尚未提供歌词简谱、乐曲总谱的，须提供歌词简谱一式15份、乐曲总谱一式3份，汇总后由各参赛单位负责人于11月29日下午一并报送。

四、参赛作品名单

参赛作品名单已确定，现予以公布(详见附件3)。

五、费用安排

决赛阶段参演人员食宿交通等自行安排，费用自理。

联系人：徐　坚　电话：0571－85211739

　　　　薛　亮　电话：0571－85215875

　　　　朱丽仙　电话：0571－85211735

　　　　　　　　传真：0571－85113504

附件：1.浙江省第八届音舞节(决赛阶段)声乐类作品分类表

　　　2.浙江省第八届音舞节(决赛阶段)器乐类作品分类表

　　　3.浙江省第八届音舞节(决赛阶段)参赛作品名单

2011年11月4日(公章)

写作任务分析

这个写作任务主要是强化学生对公文格式要求的掌握，涉及运用文种是否正确，规范的发文字号如何表述，主送机关、附件格式是否正确，成文时间是否规范等方面，学生必须掌握规范的公文格式要求，才能够完成此任务。

必备知识&工具箱

国家行政机关公文格式于2000年11月由国务院办公厅秘书局编定。根据《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》的规定，公文格式包括：公文的书面格式、排版、用纸以及装订等。

《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”一份公文，可分为眉首部分、行文部分和版记部分，每一部分又包含若干内容，下面分别加以阐述。

工具一：眉首部分

眉首，位于文件首页上端，大约占页面的1/3(下行文)或1/2(上行文)。

要素齐全的眉首由秘密等级、保密期限和份数序号，紧急程度，发文机关标识，发文字号以及签发人组成。

1.秘密等级、保密期限和份数序号

秘密等级简称密级，涉及国家机密的公文需要保密并注明秘密等级，按保密程度，保密等级依次递减为：绝密、机密和秘密三个等级。

确定密级和保密期限，可根据《国家秘密及其密级具体范围的规定》对号入座。保密期限一般绝密事项不超过30年，机密事项不超过20年，秘密事项不超过10年，不满一年以月记，超过一年以年记。其标引方法为：密级★保密期限，用三号黑体字顶格标识在版芯右上角第一行，两字之间空一字。

份数序号是指每个绝密或机密文件根据所印份数统一编定的顺序号，也称“流水号”，编号的目的是便于登记、查询和存档。普通的公文一般不加份数序号。份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版芯左上角第一行。

2.紧急程度

紧急程度是指公文送达和处理的时限要求。需要紧急处理的公文要根据情况标明“特急”或“急件”字样。某些文件可以在标题中出现“紧急”字样，如：《关于禁止使用代币购物券的紧急通知》。若在标题中已经出现了紧急程度，那么眉首部分就不必重复出现了。如果是电报，则应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”字样。

紧急程度用三号黑体字，顶格标识在版芯右上角第一行，两字之间空一字;如需同时标识秘密等级和紧急程度，则秘密等级在第一行，紧急程度在第二行。

3.发文机关标识

发文机关是指制发公文的单位，是公文的法定作者，表明公文的归属。发文机关应该用全称或规范化的简称加“文件”二字组成(上行文或普发性公文只有发文机关名称)，位置在眉首部分的正中，用小标宋体字，红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。

联合行文时，主办单位名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列;如联合行文机关过多，则必须保证公文首页显示正文。

4.发文字号

简称文号，是指发文机关在一年之内所发公文依次编排的顺序号。文号由机关代字、年份、顺序号三部分组成。如：国发［2003］26号，表示国务院在2003年度发布的第26号文件。机关代字是机关名称的缩写，应准确无误，一般由领导部门统一编定，不得随意变换。在机关代字后，还可以加上“发”、“字”等字样。年份是发文的年度，用阿拉伯数字，写完整年份，并且只能用六角括号。序号是发文的顺序号，除“命令”之外，序号前不加“第”字，也不拟虚位(即1不编为001)。文号三个部分的位置不能调换，其位置在发文机关标识下方居中排列，用三号仿宋体(眉首出现“签发人”时，文号的位置向左移)。联合行文时，只标明主办机关的文号。

文号之下四毫米处，印一条与版芯等宽的红色反线。

公文在刊发时，没有必要把眉首一并刊出，此时，眉首部分常常略去，而文号移入标题下方。

5.签发人

签发人是指代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。签发人用三号仿宋体，加冒号，签发人姓名用三号楷体字标识。如有多个签发人，主办单位签发人的姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，并下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之距离为四毫米。

《办法》规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中‘请示’应当在‘附注’处注明联系人的姓名和电话”。

工具二：主体部分

这部分是公文的主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章和附注几项内容。

1.标题

公文标题就是公文名称，是公文核心内容的概括。一般包含三个要素：发文机关名称、发文事由、公文种类。

发文机关名称用全称或规范化的简称;事由部分应当准确简要地概括公文的主要内容，并由介词“关于”起领;文种的选择应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。标题中除法规条文、规章(包括条例、办法、细则和规定等)的名称可以用书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的形式一般有三种：

(1)完整式

这类标题三要素俱全，如《浙江省人民政府关于调整乡镇土地利用总体规划审批权限的通知》。

(2)省略式

这类标题可以省略发文机关，如《关于商洽代培文秘人员的函》，一般上有眉首，下有印章，正文的标题常可省略发文机关;也可以省略事由部分，如《中华人民共和国主席令》;也有一些普发性公文标题，把发文机关和事由都省略的，如公共场所张贴的通告，有时仅有“通告”二字。

(3)转发式

这类标题要把被转的公文标题作为事由，用“转发”或“批转”领起，并在这两个词前省略“关于”。转发的层次不宜过多，一般以两层为宜。

标题用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排列;回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关

是指负责处理公文的主要受理机关，也称“上款”或“抬头”。它是发文机关要求周知、贯彻执行或研究答复这份公文的单位。除少量面向全社会或某单位全体人员发布的普发性公文外，都应当注明主送机关。上行文、平行文一般只有一个主送机关，而下行文的主送机关可以有多个，一般按系统、级别排列，不同系统级别间加逗号，同系统级别间加顿号，并用通称“各”起领。如：国务院发文时，主送机关就经常是“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部位、各直属机构：”标识时顶格，用三号仿宋体，后加冒号。

公文一般不主送给领导人个人。

3.正文

这一部分是公文内容的主体和核心，也是公文写作的关键。结构上一般包括开头、主体、结尾三大部分。

开头，用以阐明行文的原因、依据或目的，如果是回复性的公文，应该先引来文的标题、文号。主体，重在叙述情况、分析问题、说明理由和提出要求等，不同的文种有不同的内容和写法。结尾，有些公文有结尾，照应开头或主旨，提出解决问题的办法或要求;也有些公文只用一些规范化的语句作结，如“特此通知”、“此复”、“当否，请批示”、“特此函达”等。

写作正文时，要注意观点正确，符合国家的法律法规，符合有关的方针政策;表达上要有的放矢，不说空话、套话;叙述要准确、清晰;措施意见要具体、可行;语言简洁，逻辑严密。

4.附件和附件说明

附件，是公文正文的印证性、说明性或以备查考的附带性材料，常见的如：名单、报表、统计资料和表格等。附件并非每份公文都有，一些直接附印在通知、通报、决定等文件后，在标题中已经出现过的被颁发、印发、转发或批转的文件一般不视为附件。

附件说明的位置，在正文下空一行左空两字，用三号仿宋体标识，后加冒号，并标明附件顺序、名称和份数，名称后不加标点符号。

5.成文时间

成文时间又称发文时间或“署时”，是公文生效的法定时间。成文时间用公元纪年，小写汉字，要求年、月、日俱全。如：二○○三年三月十二日。

成文时间的确定：(1)一般公文，以领导人的签发日期为准;(2)联合行文，以最后一个机关领导人的签发日期为准;(3)会议通过的公文，以通过日期为准;(4)电报，以实际发出日期为准。

成文时间的位置：右空四字，加盖印章后距正文一行之内。

6.印章和签署

印章是文件生效的标志，公文要加盖机关公章才有效。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，印章骑年跨月，压在成文时间上，上距正文一行之内。

联合下发的公文，需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七字，主办机关印章在前;两个印章均压成文日期，不能相交或相切，相距不超过三毫米。

当联合下发的公文加盖三个以上的印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章的顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排三个印章，两端不得超过版芯;最后一排如只余一个或两个印章，均居中排列;印章之间不相交或相切;在最后一排印章之下右空两字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章和正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法。

公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可。

7.附注

附注是对正文的某些内容或有关事项、要求的注解和说明，一般分三种情况：

(1)注释说明，对一些不易夹注的名词术语，在附注内加以注释说明。

(2)说明公文传达范围和阅读对象，如“此文发至省部级”。

(3)“请示”，应在附注内注明联系人的姓名和电话，以便于联系，提高工作效率。

附注用三号仿宋体字，左空二字，加圆括号，标识在成文日期下一行。

工具三：版记部分

版记部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版芯。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

1.主题词

主题词是反映公文主题内容的一组规范化词语。公文标识主题词是为了办公自动化的需要，便于计算机管理。主题词的标引必须遵循有关的主题词表，并能为计算机所识别。国务院规定自1994年6月1日起执行《国务院公文主题词表》，各系统也可以根据自己的实际情况制定主题词表，一经确认，不得随意改变。

主题词的标引必须准确、规范、简洁。现行《国务院公文主题词表》分三层：第一层是对主题词区域的分类;第二层是类别词，如“贸易”区域内的“商业”、“外贸”等;第三层是类属词，即类别词下所属的各个词汇。

标引主题词时应该注意：

(1)一份文件的主题词并不是一句语法完整的句子，而是几个相关的名词或名词性词组，按一定的规则排列而成;词与词之间空一格，不加标点。

(2)标引顺序：先标类别词，再标类属词;在标类属词时，先标反映文件内容的词，在标反映文件形式的词。

(3)主题词的数量：一份文件一般控制在3－5个词。

(4)若一份公文有两个以上的主题内容，则应先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。即：类别词1+类属词1+类别词2+类属词2+文种。

(5)根据需要，可将不同类别的主题词进行组合标引。

(6)当词表中找不到适当的类属词时，可用类别词代替。

(7)主题词用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用三号小标宋体字。

2.抄送机关

抄送机关是指除重要机关外需要执行或承办有关事项、需要知晓、需要备案的次要受文机关。标注时应当用全称或规范化的简称。根据不同的行文关系可分为：“抄报”(对上级)、“抄送”(对平级)、“发送”(内部行文或会议纪要)。

根据抄送规则，以下情况应考虑抄报送：

(1)向下级机关或者本系统的重要行文，应当直接抄报上级机关;

(2)受双重领导的机关向上级机关行文，应当分别写明主送机关和抄送机关;

(3)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关;

(4)特殊情况下越级请示时，应抄报越过的那个上级机关。

抄送机关的位置在主题词下一行，左空一字，用三号仿宋体字标识，后加全角冒号。

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;最后一个抄送机关后加句号。

3.印发机关和印发时间

印发机关多数是指发文机关里负责制发公文的办公厅(室)。印发时间是指印发该公文的实际时间，与成文时间不是一个概念。

印发机关和印发时间位于抄送机关下同一行(无抄送机关时在主题词下)，用三号仿宋字。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标识。

工具四：撰写公文的要求

在草拟公文前，首先要确定公文的文种，公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权、发文机关与主送机关之间的行文关系来确定。公文内容必须符合国家的法律、法规及有关政策、规定;做到观点明确，情况真实，结构严谨，条理清晰，用语规范。

(一)公文的结构

一篇公文采用什么样的结构形式，要根据文种和公文的主旨、内容来确定。文种不同，用途各异，结构形式也随之变化。即使是同一文种，也会因内容的不同而使正文结构发生变化。尽管如此，公文的结构还是有规律可循的。例如，一篇公文的结构，一般分三大部分，即：开头部分、主体部分和结尾部分。

1.开头部分

公文的开头，总的要求是开门见山，直陈其事，不要迂回曲折，拐弯抹角。通常使用的方法有以下几种：

(1)原因式，一般用“由于”、“鉴于”等开头，直述发文原因，可概述某项工作，也可简述存在的问题;要抓住实质，删繁就简，以便迅速转入正文。

(2)目的式，通常用介词“为了”、“为”等开头，说明制发公文的目的。陈述目的意义，一定要高度概括，切忌拉沓冗长，套话、空话连篇。

(3)根据式，通常用介词“根据”、“依据”、“遵照”等开头，写出发文的依据。一般的依据是国家的某项政策、上级的指示、领导意图和会议决定等。写作时，要准确精练，紧扣主旨。

(4)引用式，这种开头方式适用于回复性公文，一般开头就引用对方来文的标题和文号，如“你行《关于××××××的请示》(×银发［2003］16号)收悉，经研究，现答复如下。”也有的用“现将”开头，直接切入主体，如：“现将《××××××××》印发给你们……”。

开头部分可以用一句话，也可以用一段话;在开头部分的末尾，通常用公文惯用的承启语连接主体部分，如：“现将有关事项通知如下”、“现将情况报告如下”、“特制定本办法”等。

2.主体部分

公文主体的布局一般有三种方式：

(1)纵式结构。各层次之间是层层深入的递进关系。可以按事物发生发展的过程依次撰写;也可以按时间顺序撰写。“递进”的关键在于符合事物发展的客观规律和认识规律。

(2)横式结构。正文主体各部分之间是并列关系时，可采用横式结构。写作时，每个并列的部分，在围绕一个主旨的原则下，保持意思的相对完整，分量大体相当。横向并列式布局，要求结构严谨，过渡自然，浑然一体。

(3)撮要式结构。当公文正文内容较为复杂时，可在每部分内容之前，加上能概括该部分内容的段旨句或小标题，有时还可加上数字标明序号。

结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

3.结尾部分

公文的结尾通常有以下几种形式：

(1)以公文的惯用语结尾。如：“当否，请指示”、“特此函达”、“特此公告”、“特此通知”。

(2)提出希望或要求。如：“如无不当，请批转……贯彻执行”、“当否，请批示”、“以上各项，希遵照执行”。

(3)发出号召。“通报”、“嘉奖令”、“决定”等公文，往往用一段激励或号召的话做结尾。

在安排公文结构时，要以完整、正确地表达公文内容为目的，做到内容和形式统一，不要生搬硬套，削足适履。

(二)公文的语言

正确运用公文语言，做到用语精确、简洁、明了，要注意其表达的特殊性。公文语言的特点主要表现在以下几个方面：

1.介词、副词使用频率很高。介词不仅在公文标题中作为事由部分的起领词语，而且在正文中也被大量采用。介词结构的使用，可以从目的、范围、对象、依据和方式等方面对被表述的对象、内容进行修饰，使表达更加明确、严密、完整。如：表对象、范围：“将”、“对”、“对于”、“关于”;表目的、手段：“为”、“为了”、“按照”;表依据、方式：“根据”、“依据”、“遵照”、“在”等。

例句：遵照国务院的指示，并根据我省实际，现对……做如下安排。

副词，尤其是表程度、范围的副词，在公文中的使用频率也很高。如：“凡”、“凡是”、“一切”、“都”、“一律”、“特”、“特此”等。

例句：凡购买上述专项控制商品的，都必须报经社会集体购买力管理机关审批，到指定的商店购买;未经批准的，一律不得购买。

2.联合结构出现频率高。在公文写作中经常使用联合词组充当句子中的各种成分，甚至在一句话中连续使用几个联合词组。

例句：各地区、各部门、各单位一律表达违反规定，在平时或中秋、国庆、元旦或春节等节日不准以任何借口、任何形式滥发奖金、补贴和津贴。

例句：保护、发展和合理利用野生动物、野生植物资源。

联合结构的运用，可以减少句子中的许多重复成分，使公文内容的表达更为明确、全面和简练。但在文中运用联合结构时，要特别注意以下几点：联合词组的各项词性必须一致，而且结构相近;各项概念级别一致，严格区分种概念和属概念，各项概念的外延不得重复、交叉;联合词组内的词序应按一定的逻辑顺序排列。

3.无主句、祈使句使用频率高。无主句在颁布法令、法规、规章和制度的公文中，运用十分广泛。

例句：禁止猎捕、杀害国家重点保护野生动物。

这一句是国家法律条文，是人们行为的规范，任何一个公民、任何一级政府都有遵守和执行的义务，因此不需要也无法补出主语。无主句的运用既能明确表意，又能使文字表达简洁，符合公文语言的要求。

祈使句在指挥类的命令、决定、通报和通知等文种和请示、求批函等文种中使用较多。它主要用来明确告诉人们可以做什么，不准做什么，请求做什么等。祈使句常用“必须”、“应该”、“禁止”、“不准”、“不得”、“请”等词语，来表达规定性、指示性和请求性。

例句：要建立严格的会议审批制度，一切会议都不准住高级旅游宾馆，不准举行宴会，不准用烟酒招待，不准发纪念品和土特产。

以上意见如无不妥，请批转有关单位贯彻执行。

工具五：公文种类

根据国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)，我国现行的行政公文种类(以下简称为文种)有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

由于行文方向不同，公文又可分为上行文、平行文和下行文。上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如请示、报告;平行文是平级机关或不相隶属机关之间的相互行文，如函、议案;下行文是上级机关向下级机关所发的公文，如命令、决定、批复、通知、通报和通告等。根据不同情况，会议纪要可以平发也可以下发;意见可以上行也可以下行，上级机关向下级机关询问情况时，可以发询问性函;制发公文时，应酌情区别选用。

一、命令(令)

适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员。

命令具有很强的权威性和约束力，它的使用有严格的规定，必须是国家政府机关和政府机关领导人才能使用。如中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会及其委员长，中华人民共和国主席，国务院，国务院总理及各地省、地、县权力机关和政府机关。普通的机关单位、群众团体、社会团体及民间机构不得使用。因作用不同，命令(令)可以分为：

(一)公布令

主要用于发布国家重要行政法令、法律、法规及重要规章等。如：

中华人民共和国主席令

第54号

《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国检察官法〉的决定》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议于2001年6月30日通过，现于公布，自2002年1月1日起施行。

中华人民共和国主席江泽民

　二〇〇一年六月三十日　

(二)行政令

主要用于发布重大强制性行政措施，要求有关方面采取约束性行动等。如：《广东省人民政府关于查禁公路上“三乱”行为的命令》。

(三)任免令

主要用于任命或罢免国家主要工作人员，而不是一般的工作人员。如：

中华人民共和国国务院令

第30号

根据中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议2000年3月1日的决定：

免去周永康的国土资源部部长职务。

任命田凤山为国土资源部部长。

中华人民共和国总理朱镕基

　　二○○○年三月一日　

(四)嘉奖令和惩戒令

主要用于嘉奖和惩戒有重大贡献或严重错误的单位或个人。如由国务院总理朱镕基和中央军委主席江泽民联合签发的《国务院、中央军委关于给武警部队抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令》(国发［1998］83号)。

二、决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

决定是行政领导机关使用的严肃、庄重的公文文种，非“重要”、“重大”不用;这是它有别于通知的地方。如《国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定》，对重要事项做出安排;《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，对重大行动做出安排;《国务院关于2001年度国家科学技术奖励的决定》(例文一)，对有重大贡献者进行了嘉奖。

三、公告

适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

公告的使用必须严肃，不能滥用，一般应把握好使用范围及其内容的重要性和法定性。如：公布国家领导人选举结果，宣布发射洲际导弹的消息;发布专利公告、破产公告、企业法人登记公告等。

四、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通告是在一定范围内公布有关事项，一般的企事业单位也可以使用。它和公告的主要区别在于：

(一)使用范围不同

公告是向国内外宣告，范围较广;而通告只是在局部地区对某一部分人宣告。

(二)内容的重要程度不同

公告宣告的内容是重要的或法定的;而通告只是告知应遵守或知晓的事项。

五、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。

通知是公文中使用频率最高的文种，根据其性质和使用范围，可以分为：

(一)指示性通知

在上级机关对下级机关的工作有所部署、要求时使用，带有指挥性、指示性。如《浙江省人民政府关于“十五”时期加强全省国家公务员培训和专业技术人员继续教育的通知》(例文二)。

(二)批示性通知

在批转下级机关来文或转发其他机关来文时使用。如《浙江省人民政府办公厅转发省经贸委、省科技厅关于加快实施中药现代化工程意见的通知》。

(三)发布性通知

在公布法规、规章或印发事务性文书时使用。如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。

(四)周知性通知

在告知有关单位需要知晓或执行的事项时使用。如人事安排调整，机构设置，办公地址迁移等。如《浙江省人民政府办公厅关于建立全省政府系统调查与研究报告网上资料库的通知》。

(五)会议通知

在召开重要会议之前使用。如《河北省人民政府办公厅关于召开河北省政法工作会议的通知》。

(六)任免通知

各级行政机关任命或者免去有关人员职务时使用。

六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(一)表彰性通报

主要用于表彰好人好事，介绍先进经验，号召人们学习先进，改进工作。如《浙江省人民政府关于表彰占旭刚等优秀运动员、教练员的通报》(例文三)。

(二)批评性通报

主要用于批评错误行为，告诫和教育人们吸取教训，引以为戒。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于2001年下半年至2002年上半年涉及农民负担恶性案件的通报》(例文五)。

(三)情况通报

主要用于在一定范围内沟通工作情况，公布工作要点，使有关方面、有关人员全面了解情况，统一思想认识，做好工作。如《国务院办公厅关于1999年各部门报送公文、简报情况的通报》。

七、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

按照不同的目的和内容，议案一般可以分为三类：

(一)立法议案

根据有关规定，我国的立法机关是人民代表大会，因此，各种法律法规首先要提交人民代表大会或人民代表大会常务委员会审议通过后才能确立。如《国务院关于提请审议〈中华人民共和国劳动法(草案)〉的议案》。

(二)政事议案

关系到国家利益的各种重大的行政事务，如中国政府与各国政府签订的协议、国家机关的变更、国民经济计划及国家财政预算决算等，都要提请人民代表大会或人大常务委员会审议通过。如《国务院关于提请审议批准〈中华人民共和国和摩尔多瓦共和国领事条约〉的议案》。

(三)人事议案

国家和国家机关主要领导人以及国家驻外机构的主要负责人的任免，也要由政府提请全国人民代表大会或人大常务委员会审议。

议案不仅仅是行政公文，也是人大公文。依据《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》规定：“全国人民代表大会主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围的议案;一个代表团或者30名以上的代表，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围的议案。”依据《地方组织法》“地方各级人民代表大会举行会议的时候，主席团、常务委员会、本级人民政府和代表(三人以上附议)，都可以提出议案。”议案提出后，还须列入大会议程，进行讨论、审议和决定，一经通过，就具有法律效力;未通过的议案作为建议处理。

八、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。报告按其使用性质可以分为两种：

(一)呈报性报告

它是下级机关根据上级指示精神或上级的询问，在工作完毕后或在工作中遇到问题时，向上级汇报、反映情况。报告可以陈述工作完成、进展情况;陈述工作中存在的问题;也可以提出一些意见、建议，但仅供上级参考。有时报送材料、物品也可以用报告行文。如《国务院纠风办、农业部、监察部、财政部、国家计委、国务院法制办关于2001年下半年至2002年上半年涉及农民负担恶性案件的情况报告》。

(二)呈转性报告

它是下级机关呈报给上级机关，并要求批准转发给有关部门执行的报告。这类报告在内容上以意见和建议为主;有的是在工作进行前，对工作提出具体措施、办法;有的是针对工作中存在的问题提出具体解决办法。

九、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。请示按其使用性质大致可分两种：

(一)求示性请示

下级机关在工作中对某些政策把握不准时，可以向上级机关请求给以答复、指示;当工作中出现疑难问题无法解决时，也需要上级给予帮助、指示。如《关于调整烟叶经济政策实施方案的请示》。

(二)求批性请示

这类请示主要是对本机关无权决定或无力解决的问题，提出请求，阐明意见，请求上级机关审核批准。如机构设置、人事安排、筹划项目、申请经费等。如《××省人民政府关于申请设立××出口加工区的请示》。

请示和报告同属上行文，撰写时容易混淆，可以从以下几个方面加以区别：

1.行文目的不同。请示是向上级行文，是请求批转有关事项，给予工作指示或者答复问题等，需要上级机关作出明确答复，具有呈请性、期复性。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等，并不需要答复，具有陈述性、呈报性。

2.行文时间不同。请示应该在工作、行动之前行文，等上级指示下达后才能付诸实施，不能“先斩后奏”。报告则可以在工作结束或进行过程中制发。

3.结尾不同。请示的结尾用语常为：“当否，请批复”或“当否，请批准”。报告的结尾用语常为：“特此报告，请审阅”或“如无不当，请批转各地执行”。

4.正文写法不同。请示必须一文一事，即一份请示只能请示一件事，而报告则无此要求。

十、批复

适用于答复下级机关请示事项。批复与请示相对应，可以分为指示性批复和批准性批复。

(一)指示性批复

是对下级机关的求示性请示的回文，并对有关问题作明确的答复。如《国务院关于深圳市城市总体规划的批复》(例文七)。

(二)批准性批复

是对下级机关求批性请示的答复。上级机关对下级机关的求批性请示，无论同意与否，都要作出答复，下级应遵照执行。如《国务院关于福建省进一步对外开放问题的批复》。

十一、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见是2000年8月国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中新增的公文文种。它的最大特点是行文方向灵活，使用方便。

意见上行时，下级机关向上级机关提出对某项工作的见解和处理办法，称为建设性意见;上级机关应对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。

意见下行时，上级机关向下级机关提出规定性、指令性的工作意见;下级机关应遵照执行。如《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》(例文八)。

意见平行时，用来向平级或不相隶属机关提出看法、主张或征求意见。

十二、函

适用于不相隶属机关间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。从函的内容和用途来看，函可以分为：

(一)商洽函

它是机关单位之间用来商洽工作，联系事项的函。如《××省工业厅关于商洽代培文秘人员的函》(例文九)。

(二)问答函

它是机关单位之间询问和答复问题的函。如《××省物价局关于普通与成人高考考试等收费问题的复函》。

(三)求批函

它是向有关职能部门请求批准的函。如《××省人民政府办公厅关于申请将省行政首脑机关办公决策服务系统建设经费列入省财政预算的函》。

函与请示都是期复性公文，希望得到对方机关的答复，它们的区别主要在于：

1.行文关系不同。函是平行文，用于不相隶属机关之间;请示是上行文，只能在上下级机关之间运用。

2.复文文种不同。复函是对问函作出答复;而批复是对请示的回复。

3.行文语言不同。函是平行文，用语较为谦和有礼;请示是上行文，格式和行文要求更为严格。

十三、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要的发文方向不确定，既可以上传也可以下达，起沟通情况、交流经验和指导工作的作用。根据内容和性质的不同，会议纪要可以分为两大类：

(一)决策性会议纪要

会议经过讨论后达成共识，提出对某项具体工作的意见和建议，议定的事项要求有关单位共同遵守和贯彻执行，起决定和指导作用，同时还有行政约束力。如《××省人民政府省长办公会会议纪要》。

(二)研讨性会议纪要

这类会议通过对有关方针政策或学术问题的探讨，起到交流经验的作用，因此，这类会议纪要主要是让有关方面了解会议情况，没有行政约束力。但是如果涉及的问题对工作有指导作用，并且经领导机关批转有关单位，那它的作用就和决策性会议纪要相同。如《浙江省企业家座谈会议纪要》。

参考例文

关于调整城乡居民社会养老保险基础养老金标准的通知

浙人社发〔2011〕200号

各市、县(市、区)人力资源和社会保障局(劳动保障局)、财政局，嘉兴市社会保障事务局：

根据《浙江省人民政府关于加快实施城乡居民社会养老保险制度的意见》(浙政发〔2011〕19号)精神，为保障城乡居民基本生活，共享社会发展成果，经省政府同意，从2011年7月1日起，全省城乡居民社会养老保险基础养老金最低标准由每人每月60元调整为66元。

调整城乡居民社会养老保险基础养老金水平，体现了省委、省政府对广大城乡居民的关心。各地要高度重视，加强领导，精心组织实施，确保按时调整到位。

二○一一年六月二十二日(公章)

写作实训

完成前述写作任务。要求：

1.文种选择适当;

2.符合文本格式规范和要求。

检查与评估

1.学生结合前述写作规范，自我检查或相互检查;

2.教师选择学生例文进行点评。

写作实训拓展

1.修改、完善前述写作任务;

2.总结自己完成写作任务的得失。

参考范文

浙江省文化厅关于举办第八届音舞节的通知

浙文艺〔2011〕33号

各有关市文化广电新闻出版局，各参赛单位：

浙江省第八届音舞节经近半年筹备，现定于12月在杭州举办，有关事项通知如下：

一、比赛日期

12月13日至19日。

二、领队会议

11月29日下午2时30分在省文化厅1楼大会议室召开领队会议，请各参赛单位负责人准时参加。

三、材料报送

进入决赛阶段的声乐类、器乐类作品请于11月15日前填写作品分类表(详见附件1、附件2)并报送省文化厅艺术处(地址：杭州市曙光路53号，邮编：310013)。

进入决赛阶段的声乐类、器乐类演唱、演奏新作品(含初评阶段后又做修改的作品)，尚未提供歌词简谱、乐曲总谱的，须提供歌词简谱一式15份、乐曲总谱一式三份，汇总后由各参赛单位负责人于11月29日下午一并报送。

四、参赛作品名单

参赛作品名单已确定，现予以公布(详见附件3)。

五、费用安排

决赛阶段参演人员食宿交通等自行安排，费用自理。

联系人：徐　×　电话：0571－85211739

　　　　薛　×　电话：0571－85215875

　　　　朱××　电话：0571－85211735

　　　　　　　　传真：0571－85113504

附件：1.浙江省第八届音舞节(决赛阶段)声乐类作品分类表

　　　2.浙江省第八届音舞节(决赛阶段)器乐类作品分类表

　　　3.浙江省第八届音舞节(决赛阶段)参赛作品名单

二〇一一年十一月四日