通用公文的规范格式

四、通用公文的规范格式

通用公文的规范格式，包括用纸、印装格式和文面格式两部分。说它规范，是因为《国家行政机关公文处理办法》(2001年施行)、《中国共产党机关公文处理条例》(1996年实施)和国标《公文格式》(GB9704—1999)都有明确规定，是有国家标准的。

(一)通用公文的用纸、印装格式

书写、排版:使用的汉字按国家规定的标准方案执行并从左至右书写、排版;少数民族文字按其习惯书写、排版。计量单位，采用国家法定计量单位。标点符号使用，以1990年3月国家语委发布的新《标点符号用法》为准。正文选用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28字;公文大小标题分别推荐采用2号和3号小标宋体字。发文机关名称标识推荐采用红色小标宋体字，字号按醒目美观原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

用纸、装订:公文要选用经久耐磨的纸张，幅面规格为国际标准A4型(210mm×297mm)，党的文件也可以采用16开型(260mm×184mm)。张帖的公文，用纸幅面可根据实际需要确定。公文一律在左边装订。国标《公文格式》规定，公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm;公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm。版心尺寸为156mm×225mm。

通用公文的用纸、印装，与秘书写作中的公文撰拟关系不大。这部分另有一些规范，如数字用法、结构层次标识等，因在公文拟稿过程中就应遵照执行，故在相关内容中介绍。

(二)通用公文的文面格式

文面格式指的是公文的结构项目及其标识次序和位置。通用公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，每部分均包括若干项内容。

1.眉首部分

通用公文的眉首部分指的是公文首页的上端，约占首页的1/3页面，俗称“红头”，由一条与版心等宽的细实红线(国标《公文格式》中称红色反线)与主体部分区分开。眉首部分由发文机关、发文字号、签发人、份号、密级、急度组成。这些内容的标识次序和位置如图5-1:

图5-1

份数序号:公文的印制顺序号，用七位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第一行。绝密、机密公文应标注份号。

密级:机密等级。分绝密、机密、秘密三级，没有密级要求的公文不标注。国标《公文格式》规定:如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

急度:紧急程度，即公文送达和处理的时间限度。紧急公文标注“特急”、“急件”;紧急电报分“特急”、“加急”、“平急”标注。非紧急时不标注。国标《公文格式》规定:如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

发文机关标识:位于眉首部分正中，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，多为套红大字，故文头有“红头”俗称。国标《公文格式》规定，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

需要明确的是，此项还有惯用形式。行政公文，有发文机关名称后加或不加“文件”两种形式，实际工作中前者多用于下行文，后者多用于上行文、平行文及斜行文。《中国共产党机关公文处理条例》中明确，党的文件，有四种形式:

(1)《中共╳╳文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。

(2)《中国共产党╳╳委员会(╳╳)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。

(3)《中共╳╳办公厅(室)文件》、《中共╳╳办公厅(室)(╳╳)》用于各级党委办公厅(室)根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

(4)《中共╳╳部文件》、《中共╳╳部(╳╳)》用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。

发文字号:这是公文的特殊标志，发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字居中排列。不使用固定版头时，标在标题下正中。由发文机关代字、年份、序号依次组成，三者缺一不可，且次序不可颠倒。年份应写完全并加六角括号，如〔2010〕不能写成(2010)或〔10〕。序号是该机关年度发文次序号，有“大流水编号”和“小流水编号”之分，即年度所发所有公文统一编次序号或者机关内各部门、各系统分别编号。应该注意的是，同一机关应只采用一种编号法。联合发文，标明主办单位的发文字号即可。序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。发文字号的完整形式如:国发〔2009〕19号，“国发”为国务院代字。机关代字后不加“字”，如省教字〔2006〕01号、省教发〔2009〕第11号，都是不合规范的。至于“湘邮(1996)局字第120号”^[8]则错误惊人。

发文字号下4mm处有一条与版心等宽的红色反线，分开眉首部分与主体部分。

签发人:上报的公文，需标明签发人及其姓名，位置在发文字号右侧同一水平线上，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，形式为“签发人:╳╳╳”。参见图5-2。

图5-2

2.主体部分

通用公文的主体部分，也称行文部分，紧接眉首部分，由公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关及公章、成文时间、阅读范围、附注组成，下以一条与版心等宽的细实黑线与版记部分间隔开。主体部分各项内容的排列次序和位置如图5-3。

公文标题:要求简明准确地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关、事由、文种三项构成。公文标题位置在间隔红线下正中央，国标《公文格式》要求为:红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。实际工作中，根据情况和需要，公文标题有省略形式，或省略发文机关，或省略事由，或省略发文机关和事由，但文种无论如何不能省略掉。我们认为应该提倡公文有完整的标题，让人一看标题就能明确是何机关部门关于何事所发的何种公文，以利于理解、把握和处理。公文标题的一般完整形式为:发文机关+关于+事由+文种。省略发文机关的形式，不能省略介词“关于”。注意，除批转(含转发、印发、颁布)法规性公文要加书名号外，公文标题中不使用标点符号。会议通过的公文，标题下用括号注明会议名称和通过日期。

主送机关:指受文机关，即公文的接受者。其位置在标题左下、正文之上，版心顶格书写，后有冒号。除联合发文和普发性公文外，一份公文只能有一个主送机关，并应使用机关全称或规范化简称。国标《公文格式》规定:标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关过多，影响到公文首页不能显示正文时，应将主送机关移到版记中抄送机关之上，保证首页显示正文。

图5-3

正文:它是公文的主体，公文的具体内容，是传达发文机关意图的主要文字。在主送机关下行(另起)，前空2字书写。正文的结构层次序数，标写规范是:第一层为“一”，“一”层中的第一层为“(一)”，“(一)”层中的第一层为“1”，“1”层中的第一层为“(1)”。

附件:指附属于正文的公文或资料，或是对正文内容的补充、说明、证明，或是公文所颁布、转发的公文，总之是某些公文的重要组成部分。附件标注位置在正文之后下一行(即发文机关及成文时间之前)，左空2字书写“附件:”，接下分列附件标题或名称并注明顺序。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上首行顶格标注“附件”及序号。

发文机关、成文时间(日期)、印章:这也就是落款，位于附件的右下方，不宜在页面当中或超出右半页。如落款部分是另起页，即正文和附件占满了前页，出现落款需单独另起一页的情况时，则应调整正文行距、字距，务使印章与正文同处一页，不能采取括号注明“此页无正文”字样处理(这种处理办法曾经很常见)，这是新版国标《公文格式》的规定。落款三项的次序是:发文机关在上，下为成文时间，最后加盖印章。发文机关应用全称。单一发文机关，在落款处不署发文机关名称。成文时间(日期)，以领导签发日期为准，会议通过的公文以通过日期为准，位置是右空4字，用汉字标注完全，零写成〇。如，二〇〇九年五月四日不能标成“2009年5月4日”、“零九·五·四”或“2009.5.4”等形式。加盖印章，要求是“骑年盖月”，即上不压正文，下要略压年月日。会议纪要的落款部分可不加盖印章。国标《公文格式》明确了两种套印方式:当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合发文，所有单位均应盖章，用印要求与规范，请参见本书附录中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》。

阅读范围:指公文阅读和传达的控制范围，如“此件发至╳╳级”。阅读范围标注在成文时间的左下方，前空2字，占行。

附注:公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

3.版记部分

版记部分位于主体文之后，页面的下部，由主题词、抄送范围、印发机关和印发时间、印制份数等组成。版记部分的具体内容和格式如图5-4。

主题词:反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。位于阅读范围下行，与阅读范围的标注文字齐左。所有公文均应标注主题词，词目之间空一格，不用标点符号。上报的公文，应按上级要求标注主题词，国务院及各省人民政府等都有正式公布的“公文主题词表”供选用。

抄送范围:指一份公文需要抄送到的机关、单位及有关个人。《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》规定，除主送机关以外的其他所有需要了解该公文内容的机关、单位等，均用“抄送”，并标注机关全称或规范化简称。

印发标识:公文的制发、印刷标识，包括公文制发(含翻印)部门名称、制发(或翻印)日期、印制份数三项。印刷份数置于页码标注之上、最后一条间隔横线之下，右半页面适当位置，形式为“共印╳╳份”。印发机关名称位于最后一条间隔线之上、抄送范围之下，与印发时间处同一栏，前者左空1字，后者右空1字，与抄送范围间也有一条间隔线。印发机关指的是机关的秘书部门，如印发《中国共产党机关公文处理条例》的“通知”中此项为“中共中央办公厅秘书局”，又如广东海洋大学一份下行文件中此项为“校长办公室”。印发时间指完成本公文印刷的日期，要注意的是，印发时间是用阿拉伯数字标明。

图5-4

上述三部分图示连成一体，即为一份公文完整的格式图示，使用时应视具体情况而定，并不是每份公文都具备规范格式图示中的所有内容项。如眉首部分，左上角右上角标识就是有固定要求的，普通公文没有密级也就不标份号，非紧急公文不标急度。签发人及其姓名，也只是上报的公文才标注。另外，像主体部分的“附件”，也是必要时才提供，阅读范围也是有限制时才标注的。这些都要求秘书人员在公文写作、撰制过程中灵活掌握，正所谓“格式是死的，现实是活的”，如果在写作中“削足适履”而不能“依足制履”，格式再规范也毫无意义。众所周知，如给通过广播、电视、报刊公开发布的或供张贴的公文都组接上眉首和版记，反而会使得它们不成其为公文，变得不伦不类。