公文的格式与规范

三、公文的格式与规范

公文的格式是指公文内容的各个项目在文面上体现出来的相互关系，如各内容项目所处的位置、顺序、所占空间等等。公文的格式有严格而统一的规范与规定，这是为了在形式上能体现并确保公文的法定权威性和实效性。新中国成立以来，曾对公文制作和公文制度进行了多次修订与改革。1993年国务院办公厅又颁布新修订的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），这个《办法》更为完善、严密、准确，更贴近当今我国经济发展的国情，是我国公务行文的准则。

公文的格式包括公文用纸、装订格式和行文格式，根据1993年国务院修订发布的行政公文处理《办法》规定，对公文的格式阐释如下：

1．公文的纸型规格

公文制作的纸型，一般有两种规格：一种为16K型，即长260毫米、宽184毫米型用纸；另一种为长279毫米、宽210毫米的国际A4型纸张。

此外，通告、布告等公开张贴的较大型的文种用纸，大小、型号可视实际需要，一般不作硬性规定。

2．公文的文面书写和装订格式

公文的文面格式由文头、行文和文尾三部分构成，间架距离有大致规范。公文的书写规则：文字一律从左到右、横写、横排，少数民族文字按本民族的书写习惯书写和排版，在民族自治地区，可同时使用汉字和通用的少数民族文字，版面的上下左右留适当的空白，一般天白为4厘米，地白、边白约2厘米，力求形式鲜明、端正、大方、突出正文。

公文一律在左侧装订，使用订书针或胶水为宜，以便久存不霉变。

3．公文的行文规范与格式

公文具有特定的行文规范和格式，从形式上体现其法定权威性和行政约束力，以保证公文的质量，提高行文和公务处理效率。按国务院办公厅新修订的《国家行政机关公文处理办法》第三章“公文格式”和中华人民共和国国家标准局（国家机关公文格式）中的有关规定，公文的撰写格式一般包括有版头、发文字号、公文编号、签发人、密级、缓急程度、公文标题、题注、主送机关、附件、发文机关及印章、成文时间、阅读范围、主题词、抄送机关、印刷说明等项构成。

（1）文件版头

正式的文件一般有套红版头。文面有套红大字印刷的文件名称，名称由公文制作单位加“文件”二字构成，如“中共中央文件”、“国务院文件”等，发文机关应写全称或规范的简称，如果是几个机关联合发文，主办机关应列在前面，文件的名称之下是一条间隔线，将文件版头以外的部分隔开。

（2）发文字号

发文字号位于文件名称之下的正中、间隔线之上，由发文机关代字、发文年份、发文序号三部分构成，如“国办发[1993]81号”。如果是联合行文，则只标明主办机关的发文字号。

（3）公文编号（份号）

公文份号位于版头顶端左侧密级之上，是依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。一份文件一个份号，以便文件的统计、登记、保密和回收。份号用6位数的阿拉伯数字标志，主要用于内容机密的重要文件。

（4）密级

密级是指公文机密程度的等级，位于公文的版头上左上端、公文编号之下。公文的密级是公文的发文机关根据公文内容涉及党和国家机密的程度而划定的，一般分为“秘密”、“机密”和“绝密”三种。

（5）缓急程度

缓急程度是对公文送达和办理时间的限制，一般分为“急件”、“特急”两类，位于密级之下。若是紧急电报，则应根据实际情况，分别以“平急”、“加急”和“特级”标识。

（6）公文标题

公文的标题即公文内容的名称。无版头的公文标题，一般由发文机关、事由和文种三部分构成。有套红版头的文件的标题，则只写明事由文种即可，公文标题位于版头间隔线之下的正中，公文的标题应准确，简要地概括公文的主要内容，除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号。

（7）题注

有的公文还有题注，位于标题下的正中，用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件、地点、外加小括号，通常用“×××年×月×日××会议讨论通过（批准）”的字样。

（8）主送机关

主送机关，是指公文的主要收受办理单位，应当写要求对公文内容予以答复或办理的对方机关的全称。一个文件的主送机关只有一个，不可多头主送，以免责任不明、互相推诿、贻误工作，主送机关名称位于公文标题下方的左侧，顶格书写法与书信的称谓相同，一般要写全称或规范的简称。

（9）正文

公文的正文由开头、主体和结尾三部分组成，是公文的核心部门，正文的具体写法依各文种的要求而定。

（10）附件

公文附件主要用来补充说明公文正件所附图文材料的名称、份数及顺序等。“附件”位于正文之后、发文机关署名签章之前。

（11）印章

印章，是公文生效和发文机关对公文负责的凭证。除会议纪要外，行政公文都要加盖发文机关的印章。印章要端正而清晰地印在成文日期上，上不压正文，下覆盖成文年月日中的4～7个字。联合行文，应加盖联合行文的所有机关的印章。

（12）成文时间

成文时间影响到公文的生效，具有法律效力，应以发文机关主管领导人签发的日期为准。联合发文的成文日期，以最后签发机关领导人的签发日期为准，经会议通过的公文，以会议通过日期为准；法规性公文以批准日期为准。成文日期位置在正文之下，正文底线之上必须以公元纪年，用汉字数码（不能用阿拉伯数字）完整写出年、月、日，不能省略。

（13）阅读范围

主要用来说明公文限发至某一级或该公文要扩大阅读的范围，阅读范围的位置在发文机关印章和成文时间的下方、左侧，文字外加小括号。

（14）主题词

主题词是代表公文内容特征和归属类别的最关键的词和词组，也是公文信息输入电脑、以便存储、检索和提取的一种信息符号。主题词是公文主题的凝聚和压缩，是构成标题的主干词，一般由类别词（反映该公文主要属别）、加类属词（反映公文的主要内容）、加文种词（反映公文的功能与形式）三个层次构成。根据国务院秘书局1989年1月21日发布的《公文主题词》的要求，每份公文写3～5个主题词。

主题词位于文尾的横隔线之上，空两格书写，由左及右排列，词与词之间空一格，空格间不用任何标点符号。

（15）抄送（报）机关

指除公文主送机关以外，需要了解公文内容而不负责办理的机关，对上级机关用“抄报”，对平级或下级机关用“抄送”，“抄报”与“抄送”应分行写：“抄报”列上行，“抄送”列下行，两者两端由横隔线与“主题词”隔开，下端由横隔线与“印刷说明”隔开。

（16）签发人

签发人一项是指上报的文件完稿以后，由发文机关主管领导人审阅签批，审批签名者，即签发人。签发人的姓名签在“发文字号”右下、版头横隔线右上端。

（17）印刷说明

印刷说明部分由“公文印发部门”、“印刷时间”和“印刷数量”三部分组成，由上横隔线和公文底线与其他部分隔开（见下一页图）。

【思考与练习】

一、思考题

1．公文的特点是什么？公文有何作用？

2．区别主送与抄送机关的依据是什么？

3．公文由哪些部分组成？它们各自有何作用？

4．画出公文的首页和末页格式图。

二、改错题

1．指出下列发文字号的毛病并改正：

×府办字〔2005〕二十六号　〔2006〕×政字30号文　×办字〔2006〕第29号

2．试指出下列成文时间写法的毛病，并予以更正：

00年肆月15号　　2004年十一月十一日　　2005年12月17日

公文格式简表

注：公文的印刷边距和格式中各项目的字体也有一定讲究，这里不作说明。

3．试指出下列公文格式的毛病：

国务院文件

国发（2000）23 号

国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。

附件（内容略）

《国家行政机关公文处理办法》

主题词：文秘工作　公文　办法

三、写作题

根据以下所提供的材料，按照完整的公文格式进行整合排版，不足材料自行补充。

××市信息产业局根据2006年8号所发的《关于印发××市信息化建设管理暂行办法的通知》的精神，为全面推进本市信息化建设，加强评估，促进本市电子政务健康发展，推进应用，整合资源，在2006年底准备对各县（市、区）政府门户网站和市政府直属各单位的政务网站进行年度评比。目的是在评比的基础上，逐步完善评比办法，扩大评比范围，建立全市政务网站的年度评比制度；促进各有关单位加快建立和完善本地区、本部门政务网站，共同推进全市电子政务建设。现就有关事项，准备以24号函的形式发文到各县（市、区）人民政府（管委会）及市府直属有关单位，并将《2006年度××市政务网站评估实施方案》、《2006年度××市政务网站评估指标 》两文件随函一并发送。抄送市委各部委办，市人大常委会办公室，市政协办公室，市纪委办公室，市法院、检察院等单位。