公文发文机关标准格式

1．1　党政机关公文知识

问题思考：

某物业管理公司新来的蔡秘书对主任说，《党政机关公文处理工作条例》中规定的党政机关公文是党政机关单位在党政管理过程中使用的，物业管理公司是企业，不适用，应该自己制定一套公文处理办法。

对此观点，你是否赞同？为什么？

1．1．1　公文的含义

广义的公文是“公务文书”的简称。它是指党政机关、社会团体、企事业单位等组织在开展公务活动中，为实现一定的目标而形成的体式完整、内容系统、程序规范的各种书面材料。

狭义的公文是党和国家在党政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。具体指中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月联合印发，2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定的15类文书。《党政机关公文处理工作条例》指出：党政机关公文是“党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”

1．1．2　公文的特点

（1）鲜明的政治性

公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文都必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。

（2）有法定的作者和权威性

公文的法定作者是合法的制发机关单位及其负责人，而非执笔者个人。特定情况下，机关领导人也可以以个人名义制发公文，那是代表领导人所在的单位行使职权，仍是公事，不是私事。公文是代表机关单位发言的，具有执法机关的法定权威。公文一经制发，具有一定的强制性和约束力，有关的受文机关和人员就必须严肃、认真地对待。

（3）有现实的时效性

公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行。紧急公文更强调了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了、问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也就结束了。

（4）有特定的体式

公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用党和国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套、各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。

1．1．3　公文的作用

①发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，这就要借助于公文运行渠道来实现。从发布最高一级机关制定的大政方针，到传递最低一级机关的报告、请示，无不依靠公文这个工具来实现。

②指导、推动工作。由于公文是一种具有权威性的特殊文体，因而各级机关常常运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。公文是推动党政机关工作的一项不可缺少的重要工具。

③工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复或做决定，下级依据下发的公文开展工作。离开了公文，各组织的工作便失去了依据，必然各行其是。上级的决策是否正确、下级的情况反映是否属实，公文是最好的凭证。工作开展后，评价其效绩，也要以公文为检查凭据。

④沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。

⑤宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题、提高认识。可见，充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。

1．1．4　公文的文种规范

公文的文种规范主要包括公文的类别规范、文种选用规范和违反公文文种规范的混乱现象等几个方面的内容。

（1）类别规范

1）按使用范围分

按使用范围，公文可分为通用公文和专用公文两大类。通用公文通行于各机关、企事业单位、社会团体，使用范围很广。《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文均属于此类。专用公文是指由具有专门职能的机关，根据特殊需要而制订和使用的具有特定格式和内容的公文，如军事机关、外交机关、司法机关的公文，俱属此类。它们只能在一定的范围和领域使用，如外交机关制发的国书、照会、备忘录、条约、白皮书等，普通机关就不能使用。

2）按行文方向分

按行文方向，公文可分为上行文、平行文、下行文。行文关系不同，公文流动传递的方向就不同。

①上行文，是按照垂直组织系统下级机关向上级机关的行文。上行文主要有报告、请示两种。

②平行文，是指同级机关和不相隶属机关之间的行文。平行文主要有函、议案和部分通知。

③下行文，是按照垂直组织系统上级机关向下级机关的行文。下行文主要有命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通报、批复、纪要，还包括多数通知。

其中“意见”这一文种既可用于上行文、下行文，也可用于平行文。

（2）文种选用规范

当机关领导的意图要形成书面材料的时候，首先遇到的问题就是选用什么公文文种才最适合表达这一意图。为此，公文文种的选用问题，就成为每个机关工作人员从事公文写作一系列活动中的第一个重要环节。公文文种的选用十分讲究，选用不当，内容的表达就必然受到制约，轻则闹出笑话，重则影响工作。为此，我们必须弄清公文文种的功能及适用范围。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，党政机关公文有以下15种。

①决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

②决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

③命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

④公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

⑤公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

⑥通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

⑦意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

⑧通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

⑨通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

⑩报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关请示事项。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

（3）违反公文文种选用规范的混乱现象

尽管《党政机关公文处理工作条例》规定的正式文种是管用和够用的，文种之间的职能与分工也是清楚明确的，然而，目前我国各机关、企事业单位中，乱用文种的现象仍然较为普遍。概括起来，主要表现在以下三个方面。

①混用文种：指的是不按照《党政机关公文处理工作条例》中有关正式文种的功能和适用范围去选用文种，而造成邻近文种相互混用的现象。这种现象常常出现在“公告”与“通告”“决议”与“决定”“请示”与“报告”“请示”与“函”等几组邻近文种之间。

②自制文种：指的是超出《党政机关公文处理工作条例》规定的正式文种之外，生造出一些非公文文种并以正式公文行文的现象。一些机关单位常见的自制文种有多种，比如《××公司关于内部改革的思路》《××公司关于要求减免部分工商税的请求》中的“思路”“请求”，就属于自制文种。此外，“汇报”“构想”“思考”等自制文种也很常见。

③误用文种：指的是把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种直接加以使用的情况。主要表现在：把计划类文种“要点”“打算”“安排”“设想”等误作为正式公文文种使用，如《××公司2012年工作要点》。把总结类文种“小结”“体会”“总结”“回顾”等误作为正式公文文种使用，如《××公司2012年第二季度工作小结》。还有把属于规章制度类的文种“办法”“规程”“须知”“实施细则”等以及简报类文种“情况反映”“快讯”“动态”等误作为正式公文文种使用的现象。

1．1．5　公文的行文规范

（1）行文关系的确定

行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（2）向上级机关行文应当遵循的规则

①原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

②党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

③下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

④请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

⑤除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

⑥受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关。

（3）向下级机关行文应当遵循的规则

①主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

②党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

③党委、政府的部门在各自职权范围内，可以向下级党委、政府的相关部门行文。

④涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

⑤上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（4）同级行文的规则

同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

1．1．6　公文的格式规范

在长期的工作实践中，为了能用最少的语言表达最多的内容和信息，机关公文逐渐形成了固定的格式和运行传递的制度。掌握公文的格式和运行要求，是做好公文处理工作的一个基本条件。

根据《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）规定，党政机关公文格式主要有如下规范。

（1）公文用纸及排版

公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm。

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm。

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。

（2）公文的普通格式

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

一份完整的公文，通常分为眉首、主体、版记三部分。

1）眉首

①份号。指公文印制份数的顺序号。份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识份号，一般用6位3号阿拉伯数字标识在版心左上角第一行。编份号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象，所以，涉密公文应当标注份号。

②秘密等级和保密期限。公文如需标识秘密等级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，两字之间空一字；秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

秘密等级有三种：“绝密”“机密”和“秘密”。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。在此需要说明的是，如不标注保密期限，秘密等级两字之间应空一字距离；如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空一字距离，以使该字段不致过长。

③紧急程度。如需标识紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，两字之间空一字。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下地分行排列。

紧急程度是对公文送达时限的要求，分“特急”“急件”“限时送达”三种。

④发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文机关标识即人们通常所称的“红头”。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称应由该机关的上级机关规定。

⑤发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。

序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号与红色分隔线相距4mm。

⑥签发人。上报的公文需标识签发人姓名，签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，编排在发文机关标志下空二行位置，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。

2）主体

①标题。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

②主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标识方法同抄送。

标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市人民政府”等。

③正文。公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层标题和第四层标题用仿宋体字标注。

④附件说明。如有附件，在正文下空一行、左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如“附件：1．×××××”，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

⑤发文机关署名、成文日期和印章。

◆加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

◆不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行、右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

◆加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行、右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行、右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

⑥附注。如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

⑦附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

3）版记

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0．35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0．25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

①抄送机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

②印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4）页码

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

5）公文中的表格

A4型纸的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（3）公文的特定格式

公文的特定格式包括信函式格式、命令式格式、会议纪要格式。

1）信函式格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘，编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘，编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

2）命令（令）格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空两行居中编排令号，令号下空两行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排与普通公文格式相同。

3）纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行、左空两字编排“出席”二字，后标全角冒号。冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。

公文格式见图1-1至图1-11。

图1-1　A4型公文用纸页边距及版心尺寸

图1-2　公文首页版式

图1-3　联合行公文首页版式

图1-4　公文末页版式1

图1-5　公文末页版式2

图1-6　联合行文公文末页版式1

图1-7　联合行文公文末页版式2

图1-8　附件说明页版式

图1-9　带附件公文末页版式

图1-10　信函版式

图1-11　命令版式

1．1．7　公文的语言规范

公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执行。因此，我们必须注意公文撰制过程中的语言问题。千百年来，在公文的形成和发展中、在人们办理实际公务的过程中，逐步形成了公文语言运用的特殊语体，这就是公文语体。公文语体与其他各类文章的语体相比，风格迥异，个性特点十分鲜明。概括起来，其特点和要求主要有八个字：准确、朴实、简明、庄重。

①准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词要恰当、语句段落要通顺、数字标点要规范。例如，《党政机关公文处理工作条例》规定，公文中的数字写法应严格遵守我国1987年2月1日颁布的《关于出版物上数字用法的试行规定》的要求。只有准确用语，才能如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好地被理解和执行。

②朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。

③简明。公文语言的简明是快速、高效地传递信息的需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨的突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题，紧扣主题、摒弃套话，并学会熟练地使用一套常用的事务性词汇，能简要地对事物进行表达。

④庄重。公文的语言要郑重、严肃、认真、客观，不用戏谑语，不追求诙谐与幽默，一般不用口语和方言土语。要客观地叙述、阐明和评价，要尽量使用书面语和公文专用语。

这里需要特别强调的是，公文专用语是人们在长期的公文写作实践中形成的，它既保留了某些古汉语的特色，又使公文有言简意赅的效果，相对固定、十分简洁，因此长期沿用、经久不衰。这些公文专用语主要分为以下六类。

（1）称谓用语

即表示称谓关系的词。

①第一人称：“本”“我”，后面加上所代表的单位简称。如“部”“委”“办”“厅”“局”“厂”或“所”等。

②第二人称：“贵”“你”，后面加上所代表的单位简称。

③第三人称：“该”。此人称在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如“该厂”“该部”“该同志”“该产品”等。

（2）引叙用语

引叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的有“根据”“按照”“为了”“接……”“前接或近接……”“遵照”“敬悉”“惊悉……”“收悉……”“查”“为……特……”“……现……如下”等。

（3）祈请用语

祈请用语又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有“希”“即希”“敬希”“请”“望”“敬请”“烦请”“恳请”“希望”“要求”等。

（4）征询用语

征询用语又称询问词，用于征询对方意见和反映，具有探询语气。主要有“是否可行”“妥否”“当否”“是否妥当”“是否可以”“是否同意”“意见如何”等。

（5）表态用语

表态用语又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如“应”“应当”“同意”“不同意”“准予备案”“特此批准”“请即试行”“按照执行”“可行”“不可行”“迅即办理”等。

（6）结尾用语

结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。如“此布”“特此报告”“通知”“批复”“函复”“函告”“特予公布”“此致”“谨此”“此令”“此复”“特此”“为要”“为盼”“为荷”等。

1．1．8　情景训练

运用计算机技术，分别设计正式公文格式模版、信函格式模版、会议纪要格式模版。设计时要注意纸张大小、边距和行距尺寸、字号等的安排。