田伟民
(杭州市开元商贸职业学校)
摘 要:中等职业学校档案管理和利用对全面促进学校工作，提高教学质量，具有十分重要的现实意义和历史意义，对中等职业学校的发展有着不可低估的作用，笔者就中职学校档案管理问题做了一些探讨。
关键词:中等职业学校 档案管理 档案利用
学校档案工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。我校作为一个典型的中等职业学校，档案工作具有一定的代表性。目前，我校面临着国家级重点职校的申报、评审的挑战，作为学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战。
一、中等职业学校档案工作存在的问题
就目前的中等职业学校档案工作现状来看，主要存在如下几方面的问题。一是学校的领导对档案工作重要性的认识不深，对学校档案室建设刚性要求不足，档案人员在推进工作时难度较大。二是学校的档案工作硬件设施不达标。有的单位、教研室不具备最基本的安全保管要求，没有单独的档案室、档案柜和密集架，档案存放的条件差，容易造成档案霉变、虫蛀或出现丢失的情况，存在极大隐患。三是档案专业管理人员缺乏，专(兼)职档案员缺乏系统培训，很难使档案工作走上规范化。四是档案信息载体结构单一，管理方式落后，有些还是手工作业，档案数字化工作没有纳入议事日程，重复性劳动工作量大、时间长、速度慢、效率低。五是档案开发利用水平低，档案人员无暇顾及对某些有价值的档案进行有效的开发利用，查准率和查全率低。当前，学校的档案利用主要满足学校领导查询需要，没有将毕业生跟踪、校园文化建设、职业素质培养等纳入档案开发利用。六是职工普遍档案法治意识不强，一些教师甚至对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、电子商务教材手稿等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续烦琐，还是自己保管放心、方便。
二、如何提高中等职业学校档案管理水平
通过笔者调查，发现这些问题在杭州的中等职业学校中存在一定的普遍性，笔者认为，应从如下几个方面入手，提高中等职业学校档案管理水平。
第一，要提高认识，建立和完善科学的档案管理机制，这是做好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，增强全员档案意识。建立起严密并切实可行的档案管理制度，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循。
第二，要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上教育教学改革的步伐。要按上级档案部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案人员，负责收集和管理本部门的档案，形成档案工作齐抓共管的局面。
第三，要加强人员配备，搞好档案设施建设。配备责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责档案工作，同时要建立工作人员岗位责任制。要专门设立档案室，配备必要的设施，实现科学规范管理。
第四，要加强档案的收集。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本校形成的文件材料，上级针对本校制发的文件材料，本校形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
第五，要加强档案信息化建设，提高现代化管理水平。要正确确立学校档案是重要的信息资源这一重要观念。在具体管理上要与时俱进，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制，将档案数字化纳入工作日程，在学校办公系统开发时纳入档案管理模块，实现档案的在线及时归档、在线利用，为学校文化建设、招生宣传、职业教育提供便利的服务。
参考文献:
[1]裘萧文.教育资源整合背景下的中等职业学校档案管理[J].浙江档案，2012(7).
[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育，2005，23(17).
[3]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，2005(5).
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