会计电算化制度设计

第九章　会计电算化制度设计

1．什么是会计电算化及会计电算化制度？

会计电算化就是利用计算机进行记账、算账和报账，以及部分代替人工，完成对会计信息的核算、分析、预测和决策的过程。从广义上讲会计电算化是指与会计工作中应用电子计算机技术有关的所有工作，也称“会计电算化工作”，包括会计电算化的组织、规划、实施、管理、人员培训、制度建立、计算机稽核等。

会计电算化制度，是进行会计电算化工作的规范和标准，是会计电算化工作的规则、方法和作业流程的总称，是会计制度的重要组成部分。每一个企业事业单位实施会计电算化时，必须建立一套科学的会计电算化制度，才能规范地开展会计电算化工作，充分发挥会计的作用。

2．会计电算化制度设计的要求是什么？

会计电算化制度是会计制度的一个组成部分，设计科学的会计电算化制度除应符合会计制度设计的一般要求外，还应结合会计电算化信息系统的具体特点达到以下要求。

（1）保证会计信息的安全可靠。这要求应设计详细的内部控制制度的操作管理制度，对各种意外事故，有预防与补救措施，使提供的会计信息安全可靠。

（2）做到既满足单位使用又简便易行。在设计会计电算化制度时应从实际出发，结合单位管理的特点和需要，制定出适合本单位使用的会计电算化制度。

（3）兼顾会计电算化信息系统各子系统之间的关系，遵循系统性原则，使整个系统实施最优化。

（4）应满足财会人员易学易用、操作方便的要求。

3．简述会计电算化系统内部控制制度设计的内容。

会计电算化信息系统内部控制制度，是指为确保会计信息计算机处理结果的准确性、处理过程的一贯性和自动性、处理环境的稳定性和安全性而建立起来的对会计电算化系统的管理组织和应用过程进行相互牵制、相互联系的一系列具有控制职能的措施的规定的总称。会计电算化信息系统内部控制制度设计主要包括以下内容：管理控制；操作控制；系统开发控制；安全性控制等。

4．简述会计软件各子系统日常处理的设计。

会计核算软件是一个将输入转换为输出的数据处理系统。它包括将经过审核的会计凭证输入计算机，根据记账凭证自动记账并生成报表数据，将机内账簿、报表等会计信息输出的三个运行阶段。同时会计数据的安全性和会计软件的可靠性要求贯穿于系统运行的全过程。会计核算软件基本功能规范就是从这四个方面提出要求的。

（1）会计数据的输入。在手工条件下进行会计核算，有许多防止差错的措施，以保证会计数据的准确。同样，在电算化条件下也要防止差错的发生，这一方面要靠提高录入人员的责任心和加强审核工作；同时，要求软件具有足够的检验和防错功能，最大限度地发现错误并提供必要的修改手段。例如：软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制，应当提供对已经输入但未登记的机内记账凭证进行修改、审核的功能；审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改；应当利用借贷平衡的原理防止记账凭证金额的输入错误；应当拒绝收款凭证中借方科目不为现金或银行存款科目，等等。此外，发现已经输入并审核通过或者登记的记账凭证有错误时，可以红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期，填制凭证单位或填制人姓名，接受凭证单位名称，经济业务内容，数量、单价和金额等。

（2）会计数据的处理。会计电算化后，数据处理主要由计算机进行，对于内部数据处理的总要求是符合会计制度的规定。例如，通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择；应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能；应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源，表内和表间的数据运算和核对关系等；应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结算的功能，结算前会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账；只有全部登记入账后才能结账，等等。

（3）会计数据的输出。查询和打印是两种主要输出功能，其中查询功能应当提供查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。打印输出功能应当提供按国家统一会计制度规定的格式和内容，打印原始凭证和记账凭证，打印会计账簿和会计报表等功能。

5．简述会计电算化内部控制系统设计的总目标和子目标。

会计电算化内部控制系统的目标设计，是指通过实施会计电算化内部控制系统而要求受控制的会计电算化系统应达到的效果与目标。

会计电算化内部控制设计的总目标是：保证会计电算化系统的可控、合法、可靠和高效率运行，最大限度地保护电算系统下信息和资产的完整，保证财务记录、会计报表等管理信息的准确性和可靠性，促进会计电算化在企业管理中的有效运用，严守管理标准和效率。

根据会计电算化系统的特点，上述总目标可以分解为四个子目标。

（1）责任控制目标设计。它着重于组织、批准、权限及保护措施责任的控制，使电算化系统的运行建立在可控、合法、合理的基础上。

（2）防错控制目标设计。它着重于财产安全、数据处理防错的检测，避免舞弊，正确检找信息和传递信息等方面的控制，使电算化系统的运行建立在可靠、可信的基础上。

（3）效率控制目标设计。它着重于充分协调会计电算化系统内的结构和组织，发挥系统效能，使电算化系统建立在高效率运行的基础上。

（4）环境控制目标设计。它着重于系统软件使用方面的安全保密、自然环境的正常化和科学化、硬件检测的维护等方面的控制，使电算化系统建立在安全运行的基础上。

6．说明会计电算化内部控制系统的分类。会计电算化内部控制系统分类可用图9-1表示。

图9-1　会计电算化内部控制系统分类

7．会计电算化系统的一般控制设计的内容有哪些？

一般控制也称管理控制，是针对会计电算化系统本身在工作方面所提出的各项控制要求，包括以下五个方面。

（1）组织控制是对组织机构设置、人员配置、职权授受、权限规定和内部牵制等方面的控制。

（2）运行安全控制是对会计电算化系统的软件系统在使用方面的安全保密控制。会计电算化系统能安全可靠地运行，很大程度上取决于系统的运行安全控制。

（3）工作环境控制是指为保证会计电算化系统的正常工作条件而实施的控制。尽管工作环境并不寓于软件系统内部，但是它的好坏会对会计电算化系统的安全产生直接影响。

（4）软质量控制是指软件开发和使用过程中，为保证软件基本质量而实施的控制。软件质量控制设计的内容包括：软件开发质量控制和软件使用质量控制。

（5）文件档案控制是指对会计文件档案的建立、保管、使用、复制、修改和销毁等方面的控制。

8．会计电算化系统的应用控制设计的内容有哪些？

应用控制是针对信息处理操作方面的控制，是指对系统进行数据处理这一选定功能的控制。它包括：数据输入控制、数据处理控制和数据输出控制三个基本内容。

数据输入控制是指为保证输入电算系统内的业务数据正确、真实和合法而设置的各种控制。数据输入控制的形式主要有以下八种。

（1）多重输入校验。

（2）逻辑校验。

（3）顺序校验。

（4）字段类型校验。

（5）符号校验。

（6）校验码控制。

（7）合计数控制。

（8）平衡校验。

数据处理控制是为保证数据处理的正确性而设置的控制。在一般情况下，数据处理控制应在系统设计时固化在系统软件中。包括合理性控制、勾稽关系控制、文件标记控制和有效性控制等。

（1）合理性控制是指检查一项输入记录和其有关文件记录上面的数据之间关系的逻辑性控制。

（2）勾稽关系控制是根据业务事项内容各项目的运算关系进行数据处理控制。这在会计电算化系统中是极为常见的控制方式，也是实现会计处理电算自动化的主要途径。

（3）有效性控制。即将一个鉴别号和经济业务代码同一个经过审定的鉴别号和经济业务代码加以比较，从而判断其是否有效，是否要被计算机调用处理。

数据输出控制是指为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制。包括两个部分。

（1）储存性输出控制，即在储存数据时作必要的检测和控制，以保证输出数据合理有效的控制方式。

（2）报告性输出控制，即将输出的报告与有关信息进行核对，并及时传递和保管输出报告。

9．简述会计信息系统内部管理制度的设计内容。

会计信息系统内部管理制度的设计包括岗位责任制度的设计、会计信息系统操作制度的设计、计算机硬件和数据管理制度以及会计档案管理制度等的设计。

（1）会计电算化岗位责任制设计。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，其设计包括：电算主管；软件操作；审核记账；电算维护；电算审查；数据分析；会计档案资料保管；软件开发。

（2）会计电算化操作管理制度设计。单位实现会计电算化后，会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作，如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行。会计电算化操作管理制度设计的主要内容包括以下五点。

①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码在严格管理，指定专人定期更换操作员的密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

②预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿，保证会计数据正确合法。

③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，否则密码的防线就会失去了作用，会给无关人员操作软件留下机会。

④根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录、记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

⑤必要的防范计算机病毒的措施和制度。

10．在会计信息系统相关管理工作设计中，你认为哪方面内容最重要？为什么？

答案略。

11．计算机感染病毒后的主要表现有哪些？计算机病毒的主要危害是什么？

从典型病毒的分类及侵害情况看，计算机感染病毒后的具体表现，可表述为以下八种。

（1）侵害计算机的引导区或破坏文件分区表，使系统无法启动或调用文件。

（2）系统无法调用某些外部设备，如打印机、显示器等，但这些设备本身并无故障。

（3）系统内存没有原因的减少，软件运行速度减慢甚至死机。

（4）在特定的日期，当前运行的文件突然被删除。

（5）用户储存在硬盘上的文件被无故全部删除。

（6）正在运行的计算机突然无故重新启动。

（7）突然格式化特定的磁道、扇区甚至整个磁盘。

（8）屏幕突然出现弹跳的小球、字符、某些特定的图形等。

计算机病毒是危害计算机信息系统的一种新手段，其传播泛滥的客观效果是危害或破坏计算机资源。轻则中断或干扰计算机信息系统的工作，重则破坏机内数据造成系统重大甚至是无可挽回的损失。