电算化会计与手工会计

第二节　电算化会计与手工会计

一、电算化会计与手工会计信息系统的比较

会计核算是一个信息系统。会计的记账、算账、报账等构成了一个完整的会计核算系统。会计核算信息系统按照会计数据处理技术的不同，主要分为传统手工式会计核算信息系统和现代的电算化会计核算信息系统。这两种系统存在着必然的联系，但也有根本的区别，主要表现在以下几个方面：

（一）电算化会计与手工会计的相同点

1．记账原理相同

手工会计和电算化会计都必须遵循复式记账的原理。对发生的业务，电子计算机可对输入的原始数据按照事先编制好的程序自动产生会计分录，并在棋盘式账户（矩阵账等）中记账。

2．基本目标一致

手工和电算化操作都是为了提高企事业单位的经济效益，为有关部门提供符合质量的会计信息。

3．都要遵纪守法

各项会计法规和财务制度是会计工作规范化的重要保证，无论手工还是电算化操作都要无条件的执行。此外，电算化核算还是要遵守有关会计电算化的专门法规。

4．基本会计核算方法一致

虽然两种系统的具体处理技术不同，但都必须运用相同的基本核算方法。例如，会计科目设置记账方法、账簿设置、编制会计报表等。

5．都要保存会计档案

会计档案是会计工作的重要历史依据，必须按照规定妥善保管。电算化会计信息系统形成的大部分会计档案虽然物理介质发生了变化，但是其信息资料必须和手工会计信息资料一样加以保存。

6．系统基本功能相同

手工和电算化为了达到基本目标都必须具备系统的功能，即，信息的采集与记录；信息的存储；信息的加工处理；信息的传送；信息的输出等。

（二）电算化会计和手工会计的不同点

1．运算、书写工具不同

手工系统以算盘或电子计算器为运算工具，以笔墨为书写工具，工作量大，运算和记录速度都很慢。电算化系统使用电子计算机运算，以打印机书写，计算的精度和速度快。

2．记录和传送数据的载体不同

手工系统是以凭证、账簿为记录和传送数据的载体，占用空间大，重复抄录。电算化系统是以磁盘、磁带作为记录和传送的载体，占用空间小，查找方便，同时账表存在的介质也由纸张变为电磁。

3．数据处理的起点不同

手工系统条件下，原始数据是原始凭证；会计电算化系统条件下，以记账凭证作为输入数据的起点。会计电算化在会计核算的具体环节和程序上也有许多方面与手工系统不同。

4．记账的含义不尽相同

手工条件下，记账由不同的会计人员按照不同的科目，分别在不同的账簿上加以记录。在会计电算化条件下，记账是一个数据处理过程，从“凭证临时文件”转移到“流水账文件”中存放。

表9－1中列举了现代电算化系统和传统手工会计系统在具体处理过程中的一些区别。

9－1　

二、采用电子计算机替代手工记账应具备的条件

1．配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；

2．配备了相应的会计电算化工作人员；

3．建立了严格的内部管理制度。

三、电算化会计核算基本流程

（一）编制记账凭证

编制记账凭证可以采用以下几种方式：

1．手工编制完成记账凭证后录入计算机。

2．根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。

3．由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。

（二）凭证审核

负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。

（三）记账

电算化会计核算流程中的记账有以下特点：

1．记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；

2．同时登记总账、明细账和日记账；

3．各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。

（四）结账和编制会计报表

手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。