计算机会计与手工会计的区别

第二节　会计电算化

一、会计电算化的概念

会计电算化(C.mputer Accounting)是电子计算机在会计工作中应用的一种通俗称呼,其目标就是通过建立电子计算机会计信息系统,实现会计工作的现代化。在西方国家则称之为电子数据处理会计(Electronic D.ta Processing Accounting,简称ED.会计)。

会计电算化就是将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中,应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工完成,或手工很难完成甚至无法完成的会计工作的过程。通过会计电算化,会计处理技术发生了质的飞跃,这种变化不仅影响会计实务,也对某些传统的会计理论产生了很大影响。

会计电算化是一个发展的概念,在不同的时期,有不同的标准,随着会计电算化事业的不断发展,会计电算化的含义得到逐步延伸,它不仅涉及会计信息系统(会计核算、会计管理、会计决策等)的理论与实务研究,而且还融进了与其相关的所有工作,如会计电算化的组织与规划、会计电算化的实施、会计电算化的管理、会计电算化人员的培训、会计电算化制度的建立、计算机审计等内容。会计电算化是现代会计学科的重要组成部分,它是研究计算机会计理论与计算机会计实务的一门会计边缘学科。

二、会计电算化的必要性

实现会计电算化是会计发展史上的一次重大变革。在市场经济环境中,其意义不仅仅在于节省人力、时间,在转换企业经营机制、增强企业竞争能力,提高企业经营管理水平等方面都具有重要作用。会计电算化的必要性具体表现在以下几方面:

1.会计信息的大量性和时效性,要求会计数据处理必须电算化

随着生产的日益社会化,影响企业生存和发展的外部因素和未来不可知因素将不断增加,企业为了有效地控制未来,进行科学的预测和决策,就必须拥有大量的信息并具有快速处理信息的能力。据国外资料统计,大约生产每增长一倍,信息和数据处理量将相应增加三倍。这就是说,在现代社会条件下,信息量的增长与生产量的增长成平方比关系。面对如此浩繁的信息和数据处理工作量,如果会计数据处理仍然沿着传统的手工操作方式,那么尽管人员无限增加,也将难以胜任。这是因为现代化管理所需要的信息质量,不仅表现在它的精度,而且还需要快速、及时。因此,要使会计数据处理高效率、高质量,就必须实现电算化。

2.管理工作的预测性和决策性,要求会计数据处理必须电算化

现代管理理论认为:管理的重心在经营,经营的重心在决策。企业为了寻求外部环境、内部条件与经营目标三者之间的动态平衡,为了提高应变能力和竞争能力,为了谋求最佳经济效益,就必须对一定时期的生产经营活动目标进行可行性研究和多方案评价,从而为决策提供科学依据。在这里,各种有效方案的论证绝不能单凭传统的经验来估计,而必须广泛采用各种现代化管理方法,比如线性规划、价值工程、量本利分析、投入产出分析等,这些现代化管理方法的应用离不开计算机这个手段。由此可见,会计数据处理电算化确是大势所趋,势在必行。

三、会计电算化的原则

企业实施会计电算化不是随心所欲的,它必须互补性考虑会计工作的特点和企业的现状,以及有关法律制度,遵循一定的会计原则,才能使企业实施会计电算化达到其最终目标。通常应该考虑以下六项基本原则:

1.合法性原则

企业实施会计电算化的各项工作,都必须以有关法律制度为原则。

(1)实施会计电算化,必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。

(2)必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。

(3)还要遵循本企业的财务制度,以保证机构设置的合法性,岗位分工和人员职责的合法性,操作使用的合法性,输入、输出及内部处理的合法性,输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。

2.效益性原则

提高经济效益是会计电算化的最终目的。提高经济效益也要从两个方面考虑,一是直接经济效益,即直接产出的需要;二是间接经济效益,即由于会计电算化而引起企业管理现代化所产生的非直接经济效益。企业实施电算化应特别注意以下三个方面:

(1)在系统实施前,应对经济效益、技术力量、管理水平、各种约束条件进行全面分析,先进行整个系统的可行性分析,以确定是否具备条件进行会计电算化工作。

(2)可行性研究要围绕企业的最终经济效益来开展。一般来说,评价电算化系统的经济效益,要从会计电算化能否节约企业的流动占用量,能否准确、及时和全面地提供有用的信息,能否提高企业管理工作的效率和质量,以及决策水平等方面着眼。也就是说,要从计算机是现代化管理的辅助工具这个角度来评估它的效益。

(3)在系统设计过程中,也应坚持效益性原则,力求降低设计开发成本,提高会计信息系统的质量。

3.系统性原则

系统性原则是指从整体观点、关联观点、发展观点、最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。它主要包括以下两点:

(1)内部与外部相联系。会计部门作为企业管理中的一个重要部门,与其他职能部门是紧密联系的,因此,实施会计电算化时,应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作,把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统,既要分清各子系统的界面,又要留好各子系统之间的接口,并在数据结构设计上做到信息共享,减少数据冗余。

(2)局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统可以分为许多子系统,实施会计电算化,不可能一次全部完成各子系统,必须分阶段进行。这样,在进行部分子系统设计实施时,必须有全局的观点,考虑到其他子系统的连结性,使逐个实施的子系统全部完工后能组成高质量的整个会计信息系统,而不是只考虑局部的优化,以致影响整个系统的有机组合和质量。

4.规范性原则

规范性原则是指系统设计的规范性、管理制度的规范性、数据信息的规范性等。这些规范性的要求,可以使系统实施避免随意性,避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差,从而避免会计电算化工作失败的可能性。

5.可靠性原则

可靠性是会计电算化系统能否实施使用的前提。影响系统可靠性的因素很多,主要考虑以下三个方面:

(1)准确性,即输入数据及操作的准确性。在易出现错误和失误的地方,建立尽可能完善的检错和纠错系统,进行重点防护,保证输入数据及操作的准确性。

(2)安全性,要求有一套完善的管理制度和技术方法,防止系统被非法使用,数据丢失和非法改动,此外还应有系统破坏后的恢复功能等。

(3)易扩充性,即整个系统在运行周期内,由于环境条件的变化从而要求系统随之进行改编的难易程度。易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。

6.易用性原则

易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员,因此系统必须尽可能地方便用户,要具有友好的界面,准确简明的操作提示,简单方便的操作过程,并要求尽可能地使会计人员一学就会。

四、会计电算化的结构

1.硬件与软件

计算机系统结构可分为两大部分:硬件和软件。所谓硬件,是指电子数据处理所需的全部实物设备,包括运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备;软件则是指为发挥计算机的效能和方便用户使用计算机而编制的一系列程序,其中包括程序设计语言和系统软件与应用软件。软件按性能和用途分为两大类,即系统软件和应用软件。系统软件的作用是以便用户使用系统软件来开发应用软件,并在系统软件的支持下运行应用软件,从而有效利用计算机的各种资源。系统软件包括:操作系统软件和程序设计语言。应用软件(会计软件)是各种应用程序的总称,是利用系统软件设计的,目的在于解决各种实际应用问题,它是运用系统软件的产物。在会计事务处理过程中,需要使用多种不同的应用程序。会计软件是一种应用软件,它是利用系统软件设计的,专门用于会计领域的应用程序的总称。会计软件是实现电算会计目的,完成电算会计任务的重要技术手段和工具,是电算会计的核心。

2.从业人员

从业人员是指参与电算会计工作的所有人员,包括从事会计核算软件的开发研制人员以及系统维护人员、操作人员、电算会计的教学人员、电算会计管理人员等。其中,直接从事会计实际工作的人员是电算会计的主体,他们的专业素质会影响电算会计工作的质量。

3.规章制度

规章制度是指涉及电算会计的所有规范约束。其中主要是国家颁布的电算会计行政法规,如《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等。还有各会计主体根据上述行政法规自行制订的电算会计工资制度、操作制度以及内部控制方法等。

五、会计电算化的形式和层次

会计电算化是利用计算机完成财务工作。因此,从会计工作的主要内容和计算机功能的特点看,会计电算化的形式和层次可以分为以下几个方面:

1.账务处理电算化

账务处理是各个单位财务工作的基础部分。这部分的电算化,主要包括采用计算机完成记账凭证(或原始凭证)的输入、汇总、复核校对,产生总账、各级明细账和各种汇总表,并处理银行对账、数量核算、外币核算等内容。

账务处理电算化的程序如图4-4所示。

图4-4　账务处理电算化的程序

2.核算工作电算化

核算工作电算化主要包括工资核算、固定资产核算、材料核算、成本核算、销售核算的电算化。不同的单位,其核算方式不尽相同;相同的单位,随着时间的变化,其核算方式也会有所变动。因此,会计电算化从规划组织、核算数据要求到会计软件都应该能够灵活地适应这些变化。

核算工作电算化是由会计核算软件的功能模块来完成的。“功能模块”是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。以工业企业为例,会计核算软件中用于会计核算的功能模块一般可以划分为账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块,该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起,构成完整的会计核算系统。会计核算软件的主要功能模块往往也称为子系统或系统,其功能结构如图4-5所示。

图4-5　会计电算化系统各功能模块及关系

3.报表编制电算化

会计报表包括内部报表和外部报表,电算化后,报表的数据应主要由计算机从账务处理系统和其他资料中自动生成。报表子系统与其他子系统的关系,如图4-6所示。

4.管理电算化

管理电算化是指利用计算机进行财务计划、财务预算、财务预测、财务分析控制等工作。

在上述四种形式中,账务处理和报表编制是任何实施电算化会计单位都必备的,是财会工作的基础内容,成为基本层次;核算部分是从核算的角度提高财会工作的自动化,可以显著地改善财会工作的劳动强度和提高核算精度,称为核算层次;管理部分是从财务管理角度提高财会工作自动化,实现将事后核算变为事前预测和事中控制,这部分称为管理层次。

图4-6　报表子系统与其他子系统的关系

六、计算机硬件和软件

一个完整的计算机系统由硬件系统和软件系统两大部分组成。计算机硬件系统是构成计算机系统的各种物理设备的总称。计算机的硬件一般由运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备五大部件组成。其中,存储器又分为内存储器和外存储器,分别简称内存和外存;运算器和控制器合称中央处理器(C.ntral Processing Unit,C.U);C.U和内存储器则合称计算机的主机;外存储器和输入输出设备又统称外部设备,简称外设。

计算机硬件系统五大部分的相互关系如图4-7所示。

图4-7　计算机硬件组成框图

计算机软件是指在计算机硬件上运行的各种程序及相应的各种文档资料。计算机与一般机器的主要区别在于它能自动地工作,而指挥计算机自动工作的就是计算机软件。软件是计算机系统的灵魂,计算机系统总体性能的高低,除了硬件系统性能之外,在很大程度上取决于软件系统的配置。所谓程序,简单地说,就是用于指挥计算机执行各种动作以便完成指定任务的指令集合。为了便于阅读和修改程序,必须对程序作必要的说明,并整理出相关的资料,这就是文档。

通常,人们把不装备任何软件的计算机称为硬件计算机或裸机。在裸机之上配置若干软件构成计算机系统,才能向用户提供一个友好的界面和强大的处理功能。计算机软件种类繁多,根据软件的用途可把计算机软件系统分为系统软件和应用软件两大类。

系统软件是用于管理和维护计算机资源、协调计算机各部分的工作、增强计算机功能的软件。系统软件主要包括:操作系统、语言处理程序、数据库管理系统、网络软件、诊断程序以及工具软件,其中操作系统最为重要,它是系统软件的核心。

应用软件是在硬件和系统软件的支持下,为解决各类具体应用问题而编制的软件。

从使用者的角度看,用户对计算机的使用不是直接对硬件进行操作,而是通过应用软件对计算机进行操作,而应用软件也不能直接对硬件进行操作,而是通过系统软件对硬件进行操作。用户、软件、硬件的关系如图4-8所示。

图4-8　用户、软件和硬件的关系

计算机系统硬件、软件及其关系如图4-9所示。

图4-9　计算机系统的硬件和软件

七、会计电算系统与手工会计系统的共同点

1.在目标方面

会计电算化系统和手工会计系统的共同目标都是为了提供会计信息,参与经营决策,提高经济效益。

2.在遵守会计法规及财经制度方面

应用会计电算化后,仍应和手工会计一样,必须严格遵守会计法规和财经制度。

3.在遵循基本的会计理论和会计方法方面

会计理论是会计学科的结晶,会计方法是会计工作的总结。电算化会计会引起会计理论与会计方法的变革,但建立会计电算化系统应当遵循基本的会计理论和会计方法,否则将导致系统研制的失败。

4.在编制会计报表方面

会计报表是企业财务状况与经营成果的反映,电算化会计应当与手工会计一样编制出符合要求的会计报表。

5.在会计数据处理技术实现的基本功能方面

作为会计电算化系统和手工会计系统,两者都具有以下五个方面的功能:①信息输入功能,即信息的采集与记录。②信息存储功能。③信息加工功能。④信息传输功能。⑤信息的输出功能。

八、会计电算系统与手工会计系统的区别

会计电算系统与会计手工系统相比,有如下主要区别:

1.业务组织的方式不同

在手工会计系统中,全部账务处理过程是由人工操作完成的。因此,在会计部门组织的方式上,只有人员的分工问题。可是在计算机会计系统中,账务处理过程中的大部分数据处理是由计算机完成的。还有一部分工作,比如货币支付、记账凭证的编制等还需要由人工来完成,因此,会计部门内部的业务组织就不仅有人员的分工问题,同时还有人和机的分工和联系问题,所以在组织方式上还必须明确规定人机分工的原则和人机联系的界面。

2.账务处理的程序不同

在手工会计系统下,账务处理程序一般是按照规定的先后次序来进行的,它不能随意超越或颠倒,例如必须先记账、结账,然后才能编制报表。而计算机会计系统则不尽然,它可以先出报表后记账。

3.工作方法和岗位责任不同

应用计算机后,会计人员的工作方法和岗位责任将发生重大变化。一方面,由于手工作业的某些环节将被电脑所取代,因此某些岗位(如记账岗位)将被取消,而由计算机和操作员来承担。另一方面,有些传统的工作步骤,如审核、制单、复核等项工作则不仅不能削弱,而且还应加强。实践表明,只有这部分基础工作更加规范化、标准化,才能保证输入数据正确,从而保证输出结果的正确。

九、替代手工记账

计算机替代手工记账俗称甩账,即系统的正式运行,是指从手工会计数据处理方式正式转为计算机会计数据处理方式。替代手工记账之后,计算机会计系统将正式取代手工完成对输入的会计数据进行处理,并根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表,即正式采用电子计算机替代手工记账、算账和报账。

1.替代手工记账的定义

采用电子计算机替代手工记账,是指应用会计软件输入会计数据,由电子计算机对会计数据进行处理,并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是会计电算化的目标之一。

2.计算机替代手工记账的基本要求

(1)配有适用的会计软件,并且计算机与手工进行会计核算双轨运行三个月以上,计算机与手工核算的数据相一致,且软件运行安全可靠。

(2)配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。

(3)配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员,其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能,取得财政部门核发的有关培训合格证书。

(4)建立健全内部管理制度,包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。

3.替代手工记账前的工作

具备条件的单位应尽快采用计算机替代手工记账。替代手工记账之前,地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)的规定,中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定,计算机与手工并行三个月以上(一般不超过六个月),且计算机与手工核算的数据相一致,并应接受有关部门的监督。

4.替代手工记账的过程

替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段。由于计算机与手工并行工作,会计人员的工作强度比较大,各单位需要合理安排财务会计部门的工作,提高工作效率。

计算机与手工并行工作期间,可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证,根据有关规定进行审核并装订成册,作为会计档案保存,并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致,要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

记账凭证类别,可以采用一种记账凭证或收款、付款、转账三种凭证形式;也可以在收款、付款、转账三种凭证的基础上,按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化,以便于记账凭证的输入和保存。

5.替代手工记账应注意的问题

(1)采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的,应该符合国家统一会计制度的要求,采用中文或中外文对照,字迹清晰,作为会计档案保存,保存期限按《会计电算化管理办法》的规定执行。

(2)在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可以从这些数据中产生,因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。

(3)现金日记账和银行存款日记账的打印,由于受到打印机条件的限制,可采用计算机打印输出的活页账页装订成册,要求每天登记并打印,每天业务较少、不能满页打印的,可按旬打印输出。

(4)在保证凭证、账簿清晰的条件下,计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

6.实现替代手工记账后应注意的问题

替代手工记账后,各单位应做到当天发生业务,当天登记入账,期末及时结账并打印输出会计报表;要灵活运用计算机对数据进行综合分析,定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。

7.会计电算化档案的基本要求

(1)采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

(2)会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据,以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。

(3)系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案进行保管。

(4)会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定,并由专人负责。

(5)对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。

(6)对采用存储介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后五年。