手工与计算机会计系统之间的转换

二、手工与计算机会计系统之间的转换

在系统的软、硬件配备完成后，就可以进行系统的转换工作了。所谓系统转换是指由手工会计系统到信息化会计系统的转换。

1．系统的转换条件

会计信息系统是企业重要的信息系统，它的数据关系到企业的方方面面。因此会计信息系统数据处理的任何一个差错都将给企业造成不可估量的损失。所以系统的转换工作应稳步进行。正式转换必须具备以下条件：

（1）使手工与计算机系统平行运行不少于三个月或半年以上的时间。在这段时间内，手工账与计算机账产生的结果应完全相符。并保存有完整的与手工处理一致的数据资料。

（2）所使用的会计软件是已经过严格评审的合法软件。

（3）已建立和配备了与计算机会计系统相适应的组织机构和人员。其中上机操作人员已达到会计信息化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。

（4）已建立了与计算机会计系统相适应的、严格完善的管理制度体系。

原则上讲，如果符合了以上条件后，就可以考虑进行系统的转换工作了。

2．系统的转换时间选择

在系统转换时，系统转换的时间选择是一个重要的问题，要根据用户的实际情况来确定。根据实际工作经验，选择两种时间比较稳妥，第一种是在年初进行系统切换，这是因为会计工作是以年度微循环为周期的，在年初运用新的系统，将大大减少工作量，容易实现系统的转换。第二种是在第三季度末实施转换，这是考虑到系统实施前有一个过渡时期，试运行一个季度比较合适。

3．系统的转换方式选择

系统转换一般有三种方式：即直接转换、平行转换和逐步转换。

（1）直接转换。即是在规定的某一时刻，旧系统停止使用，新系统开始启用。这种方式转换最简单，因而费用也最省。但使用这种方式时，一旦计算机会计系统出了问题，而老系统又停止了使用，则危害将是十分大的。所以要保证这种转换方式获得成功，就必须要绝对保证在转换前，已做好了扎实的准备工作（如系统测试、人员培训和转换前的组织管理等）。

（2）平行转换。即是让新老系统同时运行一段时间，处理同一批数据，通过对比运行结果来判断旧系统是否可以停止使用，新系统是否可以单独运行。由于这种方式在转换期间两套系统并存，因而安全可靠。但这种方式的缺点是运行费用太高，因为在新老系统运行期间，人员和设备都需要设置双份。

（3）逐步转换。即是分阶段让新系统一部分一部分地替换旧系统。这是介于上述两种方式之间的一种转换方式，它既避免了直接转换的风险，又可节省平行转换的双倍费用。这种方式的缺点是，由于新旧系统一部分一部分地进行转换，因此每一部分的转换都会产生新旧系统的接口问题，因而控制技术比较复杂。此外，这种方式所需用的转换时间也比较长。

总之，无论采用哪一种转换方式，要根据系统、企业以及其他各方面的条件而定。