计算机会计与手工会计的区别

第一节　会计电算化概述

一、会计电算化的含义及内容

（一）会计电算化的含义

西方国家把计算机技术在会计中的应用工作称为电子数据处理会计（electronic data processing accounting，简称EDP会计）或称电子计算机会计（computer accounting）。而在我国，“会计电算化”一词是在1981年8月财政部和中国会计学会在长春召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上由王景新教授正式提出来的。当时，它是“电子计算机在会计工作中应用”的简称。因此，狭义地说，会计电算化是指一个用电子计算机代替手工记账、算账、报账以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决策的全过程。随着会计电算化事业的发展，会计电算化的含义得到了进一步的延伸。现在，凡是与计算机信息技术在会计中应用有关的所有工作都成为会计电算化的重要内容，包括会计电算化的组织、规划、实施、人员培训、制度建立、计算机审计等，所以，广义地说，会计电算化是指与实现会计电算化有关的所有工作。作为一门边缘学科，会计电算化融计算机科学、管理科学、信息科学和会计学为一体，它将对会计理论和会计实务产生深远的影响。

随着计算机技术特别是计算机网络技术的飞速发展，人们已经不满足于使用计算机替代手工进行会计数据处理。面对瞬息万变的市场和顾客需求的多样性，企业必须具有迅速适应市场新机遇和客户新需求的能力。这种能力的形成需要建立一个在计算机基础上的，以会计系统为核心，集业务处理、计划管理、资源管理、财务会计和人力资源管理于一体的集成化系统。这个系统是基于计算机网络的，服务于会计业务一体化的全新的会计信息系统，即会计信息化。从“会计电算化”到“会计信息化”绝不仅仅是一个名称的变化，而是一种理念的变化。它反映了人们对计算机系统与会计相结合的本质认识，从而为计算机技术、信息技术、网络技术在会计工作中发挥更大的作用奠定了坚实的思想和理论基础。

（二）会计电算化的内容

会计电算化主要体现在利用计算机技术进行会计核算与会计管理上。具体而言，会计电算化的内容包括会计核算、会计控制、会计分析、会计检查以及会计预测与决策五个部分。根据开展范围来分，会计电算化的内容可分为微观内容和宏观内容。微观内容是指基层企事业单位在建立了会计电算化信息系统之后所进行的组织和管理工作，它是指利用各种方法和手段，对实现电算化会计工作后的工作中的人、财、物等要素进行有效的计划、组织、协调和控制，提高基层企事业单位的会计信息收集、整理、传输、反馈的灵敏度和准确度，全面提高会计部门的职能和作用，以便更好地为基层单位的财务管理和决策服务；宏观内容是指各级财政部门对全国和本地区、本系统、本行业的会计电算化工作实施的组织管理、制定规划、培训人员、制定制度等管理活动。

二、会计电算化的意义

实现会计电算化，把会计工作的重点从事后记账、算账转移到事前预测、事前决策、事中监督控制中来，对我国经济的发展和企业管理水平的提高都具有十分重要的意义，主要表现在以下几个方面。

（一）提高会计工作效率，促进会计工作职能的转变

随着国民经济的不断发展，企业的会计数据与会计信息越来越多，原来的手工处理方式已经满足不了企业生产经营管理工作和决策的需要。实现会计电算化后，财会人员只要把记账凭证输入计算机，大量的记账、算账、报账等工作都由计算机自动完成，使会计人员从繁重的日常事务性工作中解放出来，而把精力放在监督和控制上来，从而大大提高了会计工作的效率，实现了会计工作职能的转变。

（二）促进会计核算规范化，提高会计核算水平

实现会计电算化后，要从原始凭证中接受或获取会计的原始数据。为了适应电子计算机的要求，必须对输入的数据进行标准化、规范化处理，同时，数据处理方式的集中化、自动化，确保了数据处理的及时性、准确性、可靠性，从而克服了手工处理固有的局限性，使会计工作质量得到进一步的保证，同时也提高了会计核算的水平。

（三）扩展了会计数据的领域，为企业管理现代化奠定了基础

在手工会计下，会计数据处理主要集中在记账凭证以后的阶段。而在计算机系统中，会计数据的处理主要集中在记账凭证以前的原始凭证方面，通过电子计算机处理和存储数据的强大功能，可及时为管理提供反馈信息，预测未来各种经营活动方案，反映市场变化趋势，尤其是通过计算机网络可以迅速了解各种经济指标，极大地提高了经济信息的使用价值，为企业管理手段现代化奠定了重要基础。

（四）提高了财会人员素质

会计电算化的开展，一方面由于许多工作是由计算机完成的，可以提供许多学习新知识的时间，使财会人员有脱产培训的机会；另一方面要求广大财会人员学习掌握有关会计电算化的新知识，以便适应工作要求并争取主动，从而使广大财务人员知识结构得以更新，素质不断提高。

（五）促进会计理论和技术的发展，推动会计管理制度的改革

会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理技术的改变，而且必将对会计核算方法、程序、内容以及会计理论的研究产生深远的影响，并推动会计制度的变革。

三、会计电算化的发展

管理水平的提高和科学技术的进步对会计理论、会计方法和会计数据处理技术提出了更高的要求，使会计电算化从简单到复杂、由落后到先进、由手工到机械、由机械到计算机。会计电算化的发展历程是不断发展、不断完善的过程。

（一）国外会计电算化的发展

1946年，世界上第一台计算机ENIAC问世。1954年10月美国通用电气公司第一次利用计算机计算职工薪金，从而引起了会计处理技术的变革，标志着会计电算化这门学科的产生。最初的处理内容仅限于工资计算、库存材料的收发和核算等一些数据处理量大、计算简单而重复次数多的经济业务。

20世纪50年代中期至60年代，计算机技术的不断发展以及操作系统的出现，特别是高级程序设计语言的出现，使计算机的应用日益广泛。在会计实务中，开始从单向处理向综合处理转变，除了完成基本账务处理之外，开始带有一定的管理、分析等功能。

20世纪70年代，计算机技术的迅猛发展、计算机网络的出现和数据库管理系统的应用，形成了应用电子计算机的管理信息系统。企业管理中全面地应用了电子计算机，存储在计算机上的数据资源实现共享，会计电算化信息系统成为企业管理信息系统的一个重要组成部分，企业的最高决策也借助于计算机系统提供的信息，这就大大提高了工作效率和管理水平。

20世纪80年代，微电子技术的进一步发展，微型计算机大批涌现，进入到社会各个领域，人类进入了信息社会，会计电算化出现了普及趋势。国际会计师联合会于1987年10月在日本东京召开了“第十三届世界会计师大会”，中心议题是“计算机在会计中的应用”，成为计算机会计信息系统广泛普及的重要标志。到80年代末，日本、美国及西欧各国较为普遍地实现了会计电算化。

20世纪90年代，随着计算机网络技术、多媒体技术、信息技术的发展，会计信息系统在国际上呈现出广泛普及之势，向着高技术、综合化、智能化方向发展。

（二）我国会计电算化的发展

我国由于受到各个方面的制约，会计电算化工作起步较晚，始于1979年，其发展历程大体可以概括为以下四个阶段。

1.缓慢发展阶段

我国会计电算化缓慢发展阶段（1983年以前）始于20世纪70年代少数企事业单位单项会计业务的电算化，计算机技术应用到会计领域的范围十分狭窄，涉及的业务内容十分单一，最为普及的是工资核算的电算化。在这个阶段，由于会计电算化人员缺乏，计算机硬件比较昂贵，软件汉化不理想，会计电算化没有得到高度重视，因此，会计电算化发展比较缓慢。

2.自发发展阶段

1983—1986年是我国会计电算化的自发发展阶段。在这个阶段，全国掀起了计算机应用的热潮，加上微机在国内市场上的大量出现，企业也有了开展电算化工作的愿望，纷纷组织力量开发财务软件。但是在这一时期，会计电算化工作在宏观上缺乏统一的规范、指导与管理，开展会计电算化也没有建立相应的组织管理和控制措施，使得会计电算化工作和会计软件的开发多是单位各自为政，盲目自行组织和开发会计软件，低水平的重复开发现象严重，会计软件的通用性、实用性差，盲目上马，浪费严重。针对这种情况，在对会计电算化实践经验总结的基础上，结合理论研究，开始了既懂得会计又懂计算机的复合型人才的培训工作。

3.稳步发展阶段

1986—1996年是我国会计电算化稳步发展阶段。在这一阶段，财政部和中国会计学会在全国大力推广并加强会计电算化的管理工作，各地区财政部门和企业管理部门也逐渐开始对会计电算化工作进行组织和管理，使会计电算化走上了有组织、有计划的发展轨道，并得到了蓬勃的发展。这个阶段的主要标志是：商品化财务软件市场从幼年已走向成熟，初步形成了财务软件市场和财务软件产业；一部分企事业单位逐步认识到开展会计电算化的重要性，纷纷购买商品化财务软件或自行开发财务软件，甩掉了手工操作，实现了会计核算业务的电算化处理；逐步培养和形成一支力量雄厚的会计电算化队伍；与单位会计电算化的开展相配套的各种组织管理制度及其控制措施逐步建立和完善起来；会计电算化的理论研究工作开始取得成效。

4.竞争提高阶段

1996年至今是我国会计电算化的竞争提高阶段。随着会计电算化工作的深入开展，特别是在财政部及各省财政部门的大力推广下，财务软件市场进一步成熟，并出现了激烈竞争的态势，各类财务软件为增强市场竞争力进一步拓展功能，各专业软件公司进一步发展壮大。这一阶段的主要标志是：国外一些优秀的财务软件进入并开始在我国市场立足；国内老牌财务软件公司迅速发展壮大，如北京用友、深圳金蝶等财务软件公司。管理型财务软件的成功开发及推广应用，进一步拓展了财务软件的功能，加快了会计电算化专业人才的培养步伐，特别是加大了中高级人才的培养力度，使会计电算化专业的研究生进一步增加，并开始在会计电算化方向设立博士生。

四、我国会计电算化的发展趋势

互联网和电子商务对财务软件的影响非常巨大，基于Web应用，包括财务管理、生产管理、人力资源管理、供应链管理、客户关系管理和电子商务应用在内的完整的企业应用软件将会在现有基础上得到全面发展。纵观国内会计信息系统的发展进程，结合我国的现状，会计电算化系统主要向以下三个方向发展。

（一）全面推进网络化

虽然我国有很多企业的会计电算化已实现了网络化，但仍有一些中小企业在使用单机会计电算化系统。随着企业管理要求的进一步提高，需要充分发挥会计电算化系统的功能和作用，而网络化是一种有效方式。建立网络，可做到信息共享，实现信息的实时处理，充分利用各种经济信息，提高管理水平。

（二）从以核算为中心到以管理、辅助决策为中心

目前国内理论界已认同，应把会计信息系统的重心从核算转到管理和辅助决策，但企业中所建立的会计电算化系统基本上都是用于已发生的会计业务，反映和提供已完成的经济活动的信息。然而，现代经济活动已对管理者提出了更高的要求，反映以往经营活动的核算信息系统，必须向管理、决策支持系统发展。

1996年第二届全国会计电算化会议提出了财务会计软件从核算型向管理型发展的口号，为我国会计电算化发展指明了方向。会计信息系统是企业管理信息的加工中心，在管理信息系统中具有举足轻重的地位，管理型会计软件所依赖的信息主要来自会计核算系统。目前，我国功能较强的电算化系统包括分析、预测、决策、控制和责任评价等方面的功能，并向管理会计方向延伸。会计信息系统要提高管理层次，就要和企业管理信息系统的其他系统进行有机结合，要包括市场、生产等管理信息，各系统之间数据充分共享和互换，将现有的会计信息系统逐步发展成全面的管理信息系统，这样才能适应现代企业管理的需要。

决策支持系统的研究目前国内尚在探索阶段，系统的基本构造等一系列问题均有待深入研究和探索。

（三）从结构化系统到智能化专家系统

目前国内外的会计信息系统，都按预先设定的工作程序和思路处理数据（即结构化处理模式），不断自动判断和分析并作出相应处理；将来的系统将向模拟人的智能方向发展，目的是利用现有的信息和专家知识库帮助企业进行预测和决策。

五、会计电算化与手工会计的比较

在会计发展史中，会计数据处理一直由一算盘为代表的手工工具来辅助完成。电子计算机在会计领域的应用，使会计数据处理发生了重大变革，会计电算化也应运而生。

会计电算化不仅改变了会计核算方法、数据存储形式、数据处理程序和方法，而且扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而，推动了会计理论与会计技术的进一步发展，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。

（一）会计电算化与手工会计的联系

手工会计和会计电算化是会计发展过程中的不同阶段，随着科学技术和信息产业的高速发展，手工会计必然为会计电算化所取代，因此，两者之间有着必然的联系。

1.目标相同

会计工作的开展无论是会计电算化还是手工核算，其最终目标都是提供会计信息，参与经济决策，提高经济效益。

2.都要遵守会计法规及财经制度

无论是手工会计还是会计电算化，都要遵守国家的各项财经制度，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

3.都要加强会计档案的保管

会计档案是重要的历史资料，必须按规定妥善保管。会计电算化形成的大部分会计档案虽然物理介质发生了变化，但其信息资料必须同手工会计系统一样加以保存，而且要采用更科学的保管方法。

4.编制会计报表的要求相同

会计报表是企业财务状况与经营成果的综合反映，也是国家实现宏观经济管理的依据之一。会计电算化应当同手工会计一样编制出符合要求的会计报表。

5.遵循基本的会计理论和会计方法

会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。会计电算化会引起理论与方法的变革，但是建立会计电算化系统应当遵循基本的会计理论与方法，否则将导致系统研制的失败。

6.会计数据处理的基本功能相同

无论是会计电算化，还是手工会计，都应当具有数据的采集输入、存储、加工处理和输出等基本功能，以满足会计业务处理的需要。

（二）会计电算化与手工会计的区别

会计电算化与手工会计相比，不仅仅是处理工具的变化，它在内部结构、组织体制、内部控制等方面都发生了改变，这种变化大致分为以下几个方面。

1.运用工具不同

手工核算时用的工具是算盘、计算器或一些相关的机械设备。会计电算化使用的工具是计算机，数据处理过程由电子计算机完成。

2.信息载体不同

手工核算的所有信息都是以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外，均可用光盘、移动硬盘等作为信息载体，占用空间小，查询检索方便，保管容易。

3.账簿形式和错账更改方法不同

手工核算规定：日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本式或活页式账册；账簿记录的错误要用画线更正法或红字冲销法、补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线注销等。会计电算化后的数据都存储到有关的数据文件中，一般以磁性介质进行保存，如有需要可打印输出，打印输出的账页是折叠或卷带状的要定期装订成册，与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统错账更正的方法，比如电算化环境下不存在画线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断，会计电算化规定：凡是已经记账的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹。

4.账务处理程序不同

手工核算的账务处理程序主要是记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序和日记账账务处理程序四种。由各单位根据本单位规模、数据量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素，确定使用一种账务处理程序，但无论哪种程序，都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点，随之而来的是会计人员与处理环节的增多和差错的增多，若不加强内部牵制和相互核对，难免会发生差错。会计电算化的账务处理程序有两种方案。按目前的经济状况与开发水平，可采取第一种方案，即基本上按手工核算方式进行移植，但过程却发生了变化，整个会计数据处理过程分为输入、处理和输出三个环节，全部处理过程在软件自动控制下完成，需要的处理结果或任何中间资料，都可以通过打印或查询获得，这样就避免了重复处理，有利于会计工作标准化和规范化。第二种方案为理想化的全自动账务处理程序：会计凭证磁性化（或条形码），在规格化的会计凭证上用磁性墨水笔书写（或打上条形码），由阅读机识别后将数据输送到计算机；由用户定义数据存储形式和加工方法，由计算机对数据进行加工处理；由输出设备（显示器、打印机）进行查询与打印。

5.会计工作组织结构不同

手工会计以核算内容来设置会计岗位，一般划分为出纳、财产物资核算、工资核算、资金核算、成本费用核算、财务成果核算、往来核算、总账报表等岗位，它们之间通过信息资料的传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使会计工作正常进行。电算化后，会计工作岗位划分以数据处理的不同形态为主要依据，一般设置数据录入、审核、维护等岗位。

6.人员构成不同

手工核算下均是会计专业人员，会计电算化中的人员要由会计专业人员、计算机软硬件维护人员和计算机操作人员共同组成，要求会计人员不但要精通会计专业，还要熟悉计算机，成为复合型人才。

7.内部控制方式不同

在手工会计中，会计内部核算控制主要是通过岗位责任制、内部牵制制度实现的，从而保证账证相符、账账相符和账实相符。在会计电算化中，由于会计处理高度集中在计算机内部，其处理高度自动化，中间过程不需要人为干预，而且会计信息主要载体变为磁介质，人眼无法识别，因此，内部控制发生了很大变化，原来的内部控制方式部分地被取消或改变，由单纯的人工控制转变为人机控制。如原来通过账证核对、账账核对、账表核对、总账与明细账的平行登记的控制方式，基本上已经不复存在，取而代之以更加严密的输入控制；又如除保留了签字、盖章等控制外，还增设了权限控制、时序控制等。内部控制的重点也不再仅仅是人，而是变成了人工处理控制、原始数据输入控制、会计信息输出控制、人机交互处理控制、计算机系统之间的连接控制等多个方面。