计算机会计信息系统与手工会计信息系统有哪些联系与区别

2.计算机会计信息系统与手工会计信息系统有哪些联系与区别？

答：会计信息系统，它可以是手工会计信息系统（Hand Accounting Information System，HAIS），也可以是以计算机为工具的计算机会计信息系统（Computer Accounting Information System，CAIS）。CAIS是一个信息管理系统（MIS），是采用计算机对会计数据进行采集、加工、存储、传输并输出大量有用信息的系统。

（1）CAIS与HAIS的联系

①系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。

②采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账方法。

③遵守的会计和财务制度一致。遵守国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。

④系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存储、加工处理、传输和输出这五项功能。

⑤需要保存会计档案的要求一致。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。

⑥编制会计报表的要求一致。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。

（2）CAIS与HAIS的区别

①系统初始化设置工作存在差异。HAIS的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登记科目余额等；而CAIS的初始化设置工作较为复杂，其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，明细科目初始余额的输入，凭证类型的设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

②平行登账上存在差异。在HAIS登账时，总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证，或科目汇总表、汇总记账凭证进行登录，明细账由另一名会计根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。由于在登录时有可能发生错误，因此，平行登账可以检查错误。而在CAIS中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在CAIS中总账金额恒等于明细账金额。因此，平行登账的校验功能在CAIS中已失去了其原有的作用。

③科目的设置和使用上存在差异。在HAIS中，由于手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户。此外，还要开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都为中文科目。而在CAIS中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，有的财务软件将科目的级数可设置到6级以上，完全满足了会计明细核算的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。

④账务处理程序上存在差异。HAIS根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，简化了会计核算的手续，减少了舞弊和差错。而在CAIS中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

⑤日记账和明细账的功用有所差异。在HAIS，通常仅对现金和银行存款设置日记账，目的是为了序时记录货币资金的情况，做到货币资金的日清月结、钱账两清。凭证信息是分散的，不便于查询，明细账仅是为了方便查询凭证而设置的，根据凭证信息按科目重新登录在明细账上，耗时且易错。而在CAIS中，虽然任何科目都可有日记账和明细账，但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证，由于采用了计算机这一高效能的工具，在账务软件中对记账凭证提供了多种查询条件，查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种，可查询到企业的所有业务信息，这样，明细账在CAIS中意义已不再重要，可以取消，根据财政部的文件规定，明细账可以一年输出一次，仅是为了存档的需要。

⑥账簿格式存在差异。在HAIS中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在CAIS中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的账页均可按活页式打印后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。

⑦簿记规则上存有差异。HAIS中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；账页中的空行、空页要用红线划销等。而在CAIS中，可以不存在纸质账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个名词，各种财务信息可直接从凭证文件中导出，只要凭证输入正确，机器处理是准确无误的，即使由于凭证数据有错或变更，导致机内账的结果错误，也只能通过记账凭证去更正。

⑧会计报表的编制形式上存在明显差异。在HAIS中，报表编制人应了解各种报表的结构，报表中数据的来源渠道，若数据来自账上，应弄清是发生额还是余额，通过怎样运算关系取得；若数据来自本报表或其他报表中某项目，应掌握其各种运算关系；同时还应明确各报表之间的钩稽关系及数据的对应关系。而在CAIS中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，在正式编制报表前可预先设置好，然后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，并快速生成报表，且自动校验报表数据的内在关系。

⑨人员、组织体系、内部控制方式、运算工具和信息存储介质上存在差异。HAIS中，人员均为会计专业人员；组织体系按会计事务的需要，分为不同的专业组，通过账证相符、账账相符和账实相符等内部控制来保证数据的正确；运算工具主要采用算盘和计算器；信息存储介质以纸质材料为载体，占用空间大，查询烦琐。而CAIS中，人员除会计专业人员外，还有计算机软件、硬件技术人员和操作人员；组织体系按系统的需要可划分为电算主管、软件操作、审核记账、系统维护、电算审查和数据分析等专业组；内部控制扩大到对人员、计算机设备、数据和程序等各方面；运算工具采用计算机；信息存储介质采用磁性介质材料，占用空间小，查询检索方便。