会计电算化工作的日常管理

第二节　会计电算化工作的日常管理

会计电算化工作的管理包括国家的宏观管理和企、事业单位电算化信息系统的微观管理。

会计电算化工作的宏观管理是指各级财政部门和各级业务主管部门对全国和本地区会计电算化工作实行的管理。近年来，财政部陆续发布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》（1994年1月4日）、《会计电算化管理办法》（1994年6月30日）、《会计电算化知识培训管理办法》（1995年4月27日）、《会计电算化工作规范》（1996年6月10日），这些法规的颁布对加强会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展起到了极大的促进作用，是各单位开展会计电算化工作的基本依据。

会计电算化工作的微观管理是指各企、事业单位对本单位会计电算化工作进行的组织和管理。会计电算化工作微观管理的主要目标是保证本单位会计电算化系统正常安全地运行。其主要解决两个问题，一是建立适合本单位会计电算化信息系统运行的管理体制和组织结构；二是制订适合会计电算化信息系统特点的会计内部控制体系。

这里所述的日常管理主要指微观管理，会计电算化信息系统是由计算机硬件、软件、会计人员和规章制度组成的有机整体，日常管理就围绕这几个方面展开工作。

一、人员管理

会计电算化信息系统是一个人机互动系统，只有加强人员管理才能充分发挥系统效益。人员管理要按照责、权、利相结合的原则，明确系统内各类人员的职责、权限，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。根据《会计电算化工作规范》的规定，实施会计电算化系统后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。基本会计岗位与手工系统的会计岗位相对应，基本会计工作岗位，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。

会计电算化岗位可分为电算主管、软件操作、电算维护、档案资料保管、审核等工作岗位。会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。实施会计电算化系统后，要根据本企业实际情况，结合会计工作的要求，划分电算化会计岗位。

担任会计电算化岗位的会计人员除必须持有《会计从业资格证》外，还须进行会计电算化的继续教育。各岗位人员具体权限划分有如下八类。

1．电算主管责任

（1）具体负责本单位会计电算化工作，制定中长期发展规划，制定会计电算化系统日常运行管理制度。

（2）负责会计电算化信息系统的日常管理工作，监督并保证其正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。

（3）协调本单位各部门之间、会计部门各岗位之间的工作关系，制订、修改岗位责任制，负责对各类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。

（4）建立系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。

（5）负责会计电算化各岗位的工作调配和操作权限划分，保证内部控制制度的有效实施。

2．软件操作人员责任

（1）按照权限负责会计软件的日常操作运行。如数据输入、数据处理、数据备份和输出会计数据（包括打印输出凭证、账簿和报表）等工作。

（2）严格按照操作程序操作计算机和财会软件。每天操作结束后，及时做好数据备份并妥善保管。离开机房前，必须执行相应命令退出会计软件。

（3）严格管理自己的操作口令，定期更换自己的密码。

（4）每次操作软件后，按照有关规定填写上机记录。操作过程中如发现问题，要如实记录故障情况并及时向系统管理员报告。

（5）由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入人员的签名或盖章；收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。

（6）出纳人员应做到“日清月结”，现金出纳每天都必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对达到一致；银行出纳每月都必须核对银行存款账户的余额与银行对账单以达到一致。

3．审核记账员责任

（1）审核原始凭证的真实性、正确性，不合规定的原始单据不能作为记账的凭证依据。

（2）负责输入凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性以及附件的完整性。

（3）对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。

（4）对审核无误的凭证要及时记账，并打印出有关的账表。

（5）结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账、应备份的数据是否已备份。

（6）审核记账人员不能兼任出纳工作。

4．电算维护员责任

（1）负责系统的安装调试，并保证系统安全、正常运行。

（2）定期检查系统硬件、软件运行情况，及时排除系统运行中的故障。

（3）负责计算机会计系统升级换版工作。

（4）会计人员变动或会计科目调整时，负责会计软件系统的维护。

5．会计档案资料保管员责任

（1）按会计档案管理有关规定行使职权。

（2）负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。

（3）做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。经批准，容许借阅的会计资料必须进行借阅登记。

（4）按规定期限，向各类会计岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表凭证等会计档案资料。

6．审核员责任

（1）负责监督计算机及会计软件系统的运行，并对系统的输入和输出资料进行审核。

（2）审查会计电算化工作岗位的设置是否合理、内部牵制制度是否有效、各类人员是否操作越权等。

（3）发现系统问题或隐患，应及时向会计主管反映，提出处理意见。

7．数据分析员责任

（1）负责对计算机系统运行时的会计数据进行分析，制订适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间，为企业经营管理及时提供信息。

（2）定期对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位领导提供必要的信息。此外，对单位领导随时提出的分析要求，及时对会计数据进行分析，以满足单位经营管理的需要。

（3）企业在重大项目实施前，通过对历史会计数据的分析，为决策者提供翔实、准确、有根据的事前预测分析报告；在实施过程中，应通过对有关会计数据的分析，提供项目实施情况（如进度、成本和费用等）的分析报告；在实施后，应通过对会计数据的分析，提供项目总结的分析报告。

8．软件开发（维护）员责任

（1）负责本企业会计电算化信息系统的开发和软件维护工作。

（2）按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。

（3）按照电算主管的要求，及时完成对本企业会计软件的修改和更新，并建立相关的文档资料。

上述各岗位可根据本企业实际需要进行适当合并、调整，在调整时应特别注意内部牵制制度的要求和规定，如出纳与记账审核不应是同一人，软件开发人员不能直接操作会计电算化系统处理会计业务等。

二、使用管理

1．计算机系统使用管理

计算机系统使用管理的目的是通过对计算机系统的使用管理为会计电算化信息系统创造良好的运行环境。

（1）加强计算机软、硬件设备管理，防范非指定人员进入机房操作计算机及软件，保证机内的程序和数据安全。

（2）配备不间断电源，避免因停电破坏会计数据。

（3）定期检查、保养计算机硬件设备，保证计算机硬件系统的正常运行。

2．上机操作管理

上机操作管理的目的是通过建立、实施严格的上机操作管理制度，确保电算会计软件安全、有效、正常地运转。

（1）明确规定上机操作人员的操作内容和权限、严格管理操作密码、定期更换操作员密码。

（2）杜绝未经授权人员操作会计软件，防止操作人员越权使用软件。

（3）按软件的操作功能和会计业务处理流程操作软件，按规定录入原始数据和各种代码、审核凭证、记账、执行各功能模块、输出各类信息等。

（4）操作人员离开机房前，必须执行相应命令退出会计软件，否则，密码的防线就会失去作用，会给无关人员操作软件留下机会。

（5）根据本企业实际情况，由专人保存必要的上机记录，记录操作人员、操作时间、操作内容和故障情况等内容。

（6）每次上机完毕必须及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。备份的会计数据应由指定人员用专用保存柜妥善保管，各种备份的数据均要标明类型、年月日及备份人等有关标识，以便查找和及时恢复数据，并分清责任，避免会计数据随着会计人员的变更而丢失。

（7）避免使用来历不明的软盘、光盘等，避免使用各种非法拷贝的软件，不要在信息系统专用机上玩游戏，以防止计算机病毒的侵入。

3．会计业务处理程序管理

（1）按照《会计基础工作规范》的要求处理会计业务。

（2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿，保证会计数据正确、合法。

（3）计算机替代手工记账后，应做到当天发生的业务，当天登记入账，现金和银行存款日记账必须日清月结。

（4）记账凭证必须连续编号。

（5）必须按规定次序和方法编制转账凭证。

（6）期末按规定时间及时结账。

（7）期末应及时生成和打印输出会计报表，应防止本期还有未记账的凭证。

（8）在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

（9）在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，可以用总分类账户本期发生额及余额对照表替代当期总分类账。

（10）按有关规定装订会计原始凭证、记账凭证、账簿和报表等。

（11）灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向企业领导报告主要账务指标和分析结果。

三、维护管理

维护管理是指保证会计电算化信息系统正常运行而进行的各项工作，它贯穿于系统使用的整个过程，它主要包括硬件维护、软件维护和数据维护三个方面。维护工作一般由维护员负责，但其权力应受监督和限制，在进行系统维护工作时应该接受操作员和主管的监督。

1．计算机硬件设备的维护

机房设备的安全和计算机正常运行是会计电算化信息系统正常使用的前提，计算机硬件设备的维护主要包括以下几个方面。

（1）经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故发生。

（2）定期对机房安全措施进行检查，如对消防和报警设备、地线、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些设备安全、有效。

（3）出现硬件故障时，及时进行故障分析并做好检查记录。

（4）在对设备更新、扩充、修复时，由系统管理员和维护员共同研究决定，并由维护员实施安装和调试。

（5）硬件维护工作中，一般的小故障由本企业维护员进行处理；较大的故障，本企业维护员没有能力解决的，则需要与厂家或销售商联系，协商解决。

2．软件维护

软件维护包括系统软件维护和会计电算化软件维护。系统软件由开发商提供，除大型数据库需专人维护外，一般性维护比较简单，主要任务是保证系统文件不被非法删除和修改，保证系统文件的完整性，确保系统软件的正常运行。

电算化会计软件的维护是维护管理的主要工作，包括操作维护和程序维护两方面，主要内容如下。

（1）操作维护是日常工作，如数据索引、删除系统垃圾文件等。

（2）在系统日常使用中发现的问题应及时解决，否则，应马上求助于开发厂家或本企业软件开发人员。

（3）如使用的是商品化会计软件，软件的修改、版本升级等程序维护是由软件开发商负责，维护员的主要任务是与他们联系，及时得到新版软件。

（4）自行开发电算化会计软件的企业，软件的程序维护包括了正确性维护、完善性维护和适应性维护等内容，企业一般应配备专职维护员进行程序维护。

（5）对实际运行的会计电算化信息系统的修改、升级和设备更新等工作，要有一定的审批手续。

四、档案管理

会计电算化档案指以磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的纸质的会计数据，主要包括记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计电算化信息系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。实施会计电算化信息系统后，必须定期打印输出各种会计数据，并装订成册。

系统打印输出的纸质会计凭证、账簿、报表，应当符合国家有关规定的要求，采用中文或中外文对照，字迹要清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止的时间为该软件停止使用或有重大更改后的第五年。

1．会计账簿、报表的生成与管理

（1）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，可采用计算机打印输出活页账页装订成册，每天业务较少不能满页打印时，也可按旬打印输出。

（2）一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季度或按年打印。发生业务较少的账簿，可满页打印。

（3）在所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机的情况下，总分类账可用总分类账本期发生额及余额对照表替代。

（4）在保证凭证、账簿清晰的条件下，打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

（5）由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的规定立卷归档保管。

（6）手工制作记账凭证，录入后进行自动处理的情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。

（7）计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存并据以登记手工账簿。

（8）记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

（9）采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，可以不再定期打印输出会计账簿，但必须征得财政部门的同意。

（10）每年的会计档案应由单位财会部门按照要求整理立卷、装订成册。当年会计档案，在会计年度终结后，可由单位财会部门保管一年。一年后，原则上应编造清册移交本单位档案部门保管。

（11）必须科学管理档案，做到妥善保管、有序存放、查找方便。

2．安全和保密措施

（1）电算化会计档案要指定专人负责保管，特别注意做好防磁、防火、防潮和防尘工作。

（2）经常进行备份，以防止意外和人为错误造成数据丢失。每天必须对计算机内的会计数据在硬盘上备份。备份的内容是指完全恢复会计电算化信息系统正常运行所需的最少数据，一般包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、凭证、各种账簿、报表及其他核算子系统的数据文件。

（3）磁性介质存放的数据备份盘应定期复制，以保证备份数据不丢失。对重要的会计档案，要保存双备份，并存放在不同地点。

（4）会计软件在修改、版本升级和硬件更换时，要保证实际会计数据的连续性和安全性。

（5）建立、健全防治计算机病毒的措施，预防、检测和清除计算机病毒。避免使用来历不明的软盘、光盘等，避免使用各种非法拷贝的软件，不要在信息系统专用机上玩游戏，以防止计算机病毒的侵入。

（6）制定会计电算化信息系统发生意外事故时会计数据的维护制度，以避免因意外造成数据混乱或丢失。

（7）建立严格的借阅制度，会计档案只提供本单位使用，向外单位提供使用时，原则上原件不外借。