财产清查的程序与方法

第三节　财产清查的程序与方法

一、财产清查的程序

财产清查是改善经营管理、加强会计核算的一项重要工作，其涉及面广、工作量大，牵涉的人员多，因此，财产清查必须做好各方面准备工作，有计划、有组织、有领导地按一定程序进行。

1.做好清查前的准备工作

（1）组织准备

在总会计师及有关主管厂长的领导下，成立由财会部门牵头，有设备、技术、生产、行政及各有关部门参加的财产清查领导小组，具体负责财产清查的领导和组织工作。该领导小组的主要任务是：根据管理制度或有关部门的要求拟定财产清查工作的具体程序，确定财产清查对象和范围，安排财产清查工作的详细步骤，配备财产清查人员等；在财产清查过程中，及时掌握工作进度，进行检查和督促，研究和解决财产清查工作中出现的问题；在财产清查工作结束后，写出财产清查工作的书面报告，对发生的盘盈盘亏提出处理意见，将清查结果和处理意见报上级领导和有关部门审批处理。

（2）业务准备

业务准备是进行财产清查的前提条件，各业务部门特别是会计部门和会计人员应主动配合，做好准备工作。

①财会部门和会计人员应在财产清查之前将所有的经济业务登记入账，将有关账簿登记齐全并结出余额。总分类账中反映货币资金、实物资产和债权债务的有关账户应与所属明细分类账核对清楚，做到账账相符、账证相符，为财产清查提供可靠依据。

②财产物资保管部门和人员应将截止到财产清查时点之前的各项财产物资的出入办好凭证手续，全部登记入账，结出各账户余额，并与会计部门的有关总分类账核对相符，同时财产物资保管人员应将其所保管的各种实物资产码放整齐，挂上标签，标明品种、规格和结存数量，以便进行实物盘点。

③财产清查小组应组织有关部门准备好计量器具，印制好各种登记表册。对银行存款、银行借款和结算款项，还应取得对账单。

2.做好清查及记录工作

（1）清查时，应深入仓库和财产物资使用部门，利用各种适当的计量、检测手段，确定各项财产物资的实存数量与金额，并将清查结果登记在“盘存单”上。

（2）将盘存单中所记录的实存数额与账面结存余额相核对，检查账实是否相符，据以编制“账存实存对比表”，按财务制度及规定程序报经有关部门审批后，作出相应的处理。

二、财产清查的方法

由于货币资金、结算款项、实物资产各有不同的特点，因此清查的方法也各不相同。常用方法有实地盘点法、技术推算法、查询法和核对法。每种方法有不同的应用范围，下面将结合各类财产物资的清查，介绍各种方法的具体运用。

1.货币资金的清查方法

（1）现金的清查

现金是企业单位流动性最强的资产，对现金的清查采用实地盘点法。盘点前，出纳应将现金及付款凭证全部登记入账，并结出余额；盘点时，要由清查人员和出纳共同负责，由清查人员逐一清点，由出纳监督。如果发生盘盈或盘亏，应由盘点人员和出纳共同核实。现金盘点应当有突然性，在清查过程中同时要关注出纳有无违反现金管理规定行为（如有无用不具有法律效力的借条、收据等抵充库存现金，有无现金坐支情况，库存现金是否超过银行规定的库存现金限额等）；盘点结束后，应根据盘点的结果及与现金日记账核对的情况编制“库存现金盘点报告表”，由清查人员和出纳人员共同签章认可。库存现金盘点报告表是明确经济责任的依据，也是调整账实不符的原始凭证，它既起“盘存单”的作用，又起“实存账存对比表”的作用。其一般格式如表8-1所示。

表8-1　库存现金盘点报告表

有价证券（如国库券、公司债券、股票及其他有价证券）的盘存和清查方法与现金的清查方法相同。

（2）银行存款的清查

银行存款的清查采用核对法，即将开户银行定期送达的银行对账单与企业单位的银行存款日记账逐笔进行核对（每月至少一次），以查明银行存款收付及余额是否正确。一般在正式清查之前，应先详细检查本单位银行存款日记账的正确性与完整性，再以每个银行账户为单位，核对银行对账单与本单位账目是否相符。核对的结果如果不一致，其原因主要有两个：一是某一方（或双方）记账出现了差错，造成银行对账单和本单位银行存款日记账不相符。二是产生了未达账项，如有未达账项则需编制银行存款余额调节表，再核对是否相符。所谓未达账项，是指企业单位与银行之间对于同一项业务，由于取得凭证的时间不同，导致记账时间不一致而发生的一方已取得结算凭证并登记入账，而另一方由于未取得结算凭证而尚未登记入账的款项。未达账项的发生主要有以下四种情况：

①企业已收款入账，银行尚未入账。例如企业销售产品收到支票，送存银行后即可根据银行盖章后退回的“进账单”回联登记银行存款的增加，而银行则不能马上记增加，要等款项收妥后再记增加，如果此时对账，则形成企业已收款，银行未收款。

②企业已付款入账，银行尚未入账。例如企业开出一张支票支付购料款，企业可根据支票存根、发货票及收料单等凭证，记银行存款的减少，而此时银行由于尚未接到支付款项的凭证尚未记减少，如果此时对账，则形成企业已付款，银行未付款。

③银行已收款入账，企业尚未入账。例如银行接受企业委托向外地某单位收取款项，于收到时当即登记存款增加，而企业由于未收到汇款凭证尚未登记银行存款增加，如果此时对账，则形成银行已收款，企业未收款。

④银行已付款入账，企业尚未入账。例如银行为企业代缴水电费等公用设施费，银行付款时一般不通知企业、付款的凭证定期传到企业，银行已记存款减少，而企业因尚未接到凭证未记银行存款减少，如果此时对账，则形成银行已付款，企业未付款。

上述任何一种情况发生，都会使企业银行存款日记账与银行对账单的存款余额不一致，在①④两种情况下，会使企业账面的银行存款余额大于银行对账单的存款余额；②③两种情况下，则会使企业账面的银行存款余额小于银行对账单的存款余额。

为了查明银行存款登记有无差错，应当根据银行对账单与企业的银行存款的账簿记录逐笔核对，如发现银行的记录有错账、漏账，应及时通知银行查明更正；如发现有未达账项，应编制“银行存款余额调节表”，以便验证双方的账面余额是否一致。

现就“银行存款余额调节表”的格式和编制方法举例说明如下：

【例8-1】　兴盛公司2002年6月30日银行存款日记账余额为91000元，接到银行转来的对账单的存款余额为88000元，经逐笔核对后，发现有以下几笔未达账项：

①29日企业出售产品收到转账支票12000元，银行尚未入账；

②28日企业因购料开出转账支票7000元，持票人尚未到银行办理转账手续；

③30日企业委托银行收取的销货款8000元，银行已收妥入账，但企业尚未接到收款通知；

④30日银行代付水电费6000元，企业未接到相关凭证尚未入账。

根据上述资料，编制“银行存款余额调节表”进行调整。“银行存款余额调节表”的编制方法一般是在双方账面余额的基础上，各自加上对方已记收入、本单位未记收入的款项，减去对方已记付出、本单位未记付出的款项，然后验证调整后的余额双方是否相等。“银行存款余额调节表”的格式如表8-2所示。

表8-2　银行存款余额调节表

调节后存款余额相等，表示双方账目正确。若调节后余额仍不相符，则表明企业或银行的账目有误，必须进一步查明原因，加以更正。必须注意的是，未达账项不是错账、漏账，银行存款余额调节表只能作为清查过程中核对账目之用，不能作为原始凭证，据以做出任何调账的处理，否则会导致重复记账。调节表中所列各项未达账项，在企业账面上必须取得银行有关原始凭证后方可入账。采用这种方法进行调节，所得到的调节后余额，是企业当时实际可以动用的款项。

上述银行存款的清查方法，也适用于银行借款的清查。

2.债权债务的清查方法

债权债务清查是指对单位应收、应付账款及其他应收、应付项目等结算和往来款项所实施的清查。所采用的方法是查询法或核对法，也可两种方法同时采用。在清查过程中，不仅要查明债权债务的余额，还要查明形成的原因，以便加强管理。对于在清查中发现的坏账损失要按有关规定进行处理，不得擅自冲销账簿记录。其清查的程序大致为：

（1）检查、核对账簿记录。有关会计人员应将本单位的债权、债务业务全部登记入账，不得遗漏，以保证账簿记录的完整性。此后，清查人员应对有关账簿记录依据会计凭证进行核对，保证账簿记录准确无误。

（2）编制债权、债务款项对账单。清查单位按每一经济往来单位编制“债权、债务款项对账单”，将编制的对账单送债权人或债务人进行核对，确认债权、债务。对账单一般可采用二联形式，其中一联为回单，由债权或债务人确认并签章。其基本格式和内容如表8-3所示。

表8-3　债权债务款项对账单

如果债权或债务人核对后发现不一致，则须注明原因，寄回本单位。单位在收到对账单后，应进行余额调整（调整方法类似于银行存款余额调节），然后确认债权、债务余额。当然，在清查中也可直接派人去对方单位面询，或利用电话、电报、传真、国际互联网络等手段进行核实。

（3）编制“债权债务清查结果报告表”。在检查、核对并确认了债权、债务后，清查人员应根据清查中发现的问题和情况，及时编制“债权债务清查结果报告表”。对于本单位同对方单位或个人有争议的款项、收回希望较小和无法支付的款项，应当在报告中尽可能地详细说明，以便有关部门及时采取措施，减少不必要的坏账损失。“债权债务清查结果报告表”一般格式如表8-4所示。

表8-4　债权债务清查结果报告表

3.实物资产的清查方法

（1）存货的清查

存货的清查是指对商品、材料、在产品、产成品、低值易耗品、包装物等财产物资的清查。由于各种存货的实物形态、体积重量、码放方式不同，因而采用不同的清查方法。存货数量的清查方法，一般有以下两种：

①实地盘点。是指通过实地清点或者用计量器具来确定各项实物资产实存数量的一种方法。这种方法适用范围广，数字准确可靠，清查质量高，但工作量大，如事先按财产物资的实物形状进行科学码放，可以提高清查的速度，大多数实物资产的清查都可采用这种方法。

②技术推算盘点。是利用技术方法推算确定有关财产物资实存数量的一种方法。这种方法适用于大量成堆，价廉体重，难以逐一清点的财产物资。如沙石、土、煤、柴草等，可采用量方、计尺等方法，确定其实存数量。

对于实物质量的检查方法，可根据不同实物的特点，采用物理或化学方法检查其质量。

为了明确经济责任，进行财产物资的盘点时，有关财产物资的保管人员必须在场，并参加盘点工作。对各项财产物资的盘点结果，应逐一如实地登记在“盘存单”上，并由参加盘点的人员和实物保管人员同时签章生效。“盘存单”是记录各项财产物资实存数量盘点的书面证明，也是财产清查工作的原始凭证之一。“盘存单”一般格式如表8-5所示。

表8-5　盘存单

盘点完毕，将“盘存单”中所记录的实存数额与账面结存余额相核对，发现某些财产物资账实不符的，填制“盘盈盘亏报告表”，确定财产物资盘盈或盘亏的数额。“盘盈盘亏报告表”是财产清查的重要报表，是调整账面记录的原始凭证，也是分析盈亏原因、明确经济责任的重要依据，应严肃认真地填报。“盘盈盘亏报告表”一般格式如表8-6所示。

表8-6　盘盈盘亏报告表

（2）固定资产的清查

固定资产清查的常用方法与存货清查的方法相同，不再重述。清查完毕应编制固定资产盘盈盘亏报告表，其格式如表8-7所示。

表8-7　固定资产盘盈盘亏报告表

财产清查工作结束后，应认真整理清查资料，撰写财产清查报告，对清查工作中发现的问题分析其原因并提出改进措施，对财产清查工作的成绩与存在的问题作出客观公正的评价。