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项目管理机构管理流程和方法

时间:2022-11-26 百科知识 版权反馈
【摘要】:项目的实现过程一般用项目的生命周期来描述其相关活动和内容。拟订、编制和修订休闲活动项目的工作目标、计划方案、资源供应、成本预算、计划应急措施等方面的工作,即休闲活动项目策划过程。计划过程是编制休闲活动策划方案作为活动实施的依据。实施过程的主体是项目组织实施和相应的管理活动。结束过程终结一个项目或项目阶段的项目管理具体工作过程。这种两个项目阶段的项目管理具体过程之间的相互影响可以用图3.4来描述。

1.项目过程

现代项目管理理论认为,项目是由一系列的项目阶段所构成的一个完整过程,而各个项目阶段又是由一系列具体活动构成的工作过程。所谓“过程”,是指能够生成具体结果的一系列活动的组合。一个项目具体由两种类型的项目过程组成。

(1)项目实现过程

项目的实现过程是指人们为创造项目的产出物而开展的各种活动所构成的过程。项目的实现过程一般用项目的生命周期来描述其相关活动和内容(如图3.1)。

(2)项目管理过程

项目的管理过程是在项目实施过程中人们所开展项目的计划、决策、组织、协调、沟通、激励和控制等方面的活动所构成的过程。

图3.1 项目生命周期示意图

2.项目过程管理

项目过程管理一般是由五个不同的项目管理具体工作阶段构成,它们构成了一个项目管理工作过程组。这五个具体管理工作过程如下。

(1)起始过程

定义一个项目阶段性工作或活动的开始,决策一个活动项目的起始,以及决定是否将一个活动项目继续进行下去。“起始过程”根据前一个项目“结束过程”的相关信息,以及在这一过程中所收集的信息,运用外部环境与内部条件的分析和预测方法、确定性和风险性决策的方法等项目管理分析、管理预测和管理决策方面的工具与方法,作出一个项目阶段是否开始实施的决策,并生成相应的文件与信息作为这一过程的结果。

(2)计划过程

拟订、编制和修订休闲活动项目的工作目标、计划方案、资源供应、成本预算、计划应急措施等方面的工作,即休闲活动项目策划过程。

计划过程所需要的信息包括起始过程输出的文件或信息,有关项目的目标、要求、技术规范、实施条件和环境、项目成本、费用、资源等方面的信息。计划过程是编制休闲活动策划方案作为活动实施的依据。计划过程的结果就是计划工作所生成的计划文件及其支持细节信息。计划过程主要分两类:一类是核心计划工作(项目的总体策划方案),一类是辅助性计划工作(项目的专项策划方案)。项目或项目阶段的核心计划工作包括的主要内容有:活动的性质、规模及主题,活动的时间,活动的场地,活动的内容,活动的供应商,活动的经济效益预算,活动的技术要求,活动的各项配套设施,如餐饮、住宿等。项目或项目阶段辅助性计划的主要内容有:活动质量计划的制订、活动组织计划的制订、相关人员配备计划的制订、沟通计划的制订、风险识别与风险量化、风险应对计划的制订和采购计划与采购工作计划的制订等。

(3)实施过程

组织和协调人力资源及其他资源,组织和协调各项任务与工作之间的衔接,激励项目团队完成既定的工作计划,完成项目预定目标等,即休闲活动项目举办或进行的过程。

实施过程的主体是项目组织实施和相应的管理活动。其中最为主要的工作内容是:任务范围的进一步确认、计划任务的实施、项目质量的保证、项目团队的建设、项目相关信息的传递与沟通、采购工作的开展、供应来源的选择、合同管理等。这些工作中,有些是独立进行的,有些是依次进行的。

(4)控制过程

制定标准、监督和测量项目工作的实际情况、分析差异和问题、采取纠偏措施等管理工作和活动。控制过程是确保一个项目或项目阶段的产出物质量、项目工作质量与绩效的项目管理工作过程。

控制过程的管理活动又可以分为三大类:其一是对于可能发生的问题所采取的预防性的控制活动(事前控制);其二是在“实施过程”中所开展的控制活动(事中控制);其三是在实施工作完成以后所开展的控制活动(事后控制)。控制过程的主要工作包括:实施过程的控制、范围的控制、进度的控制、成本的控制、质量的控制、实际绩效的报告、风险的控制,等等。控制过程的输入是起始过程和计划过程的输出,而这一过程的输出是项目实施结果的业绩报告和纠偏措施带来的结果。

(5)结束过程

制定一个项目或项目阶段的移交与接受条件,并完成项目或项目阶段成果的移交,从而使项目或项目阶段顺利结束的管理工作和活动,即项目的后续工作,包括相关合同的完成,款项的结算以及部分后续跟踪服务。

结束过程终结一个项目或项目阶段的项目管理具体工作过程。但是人们往往最容易忽视的就是这一项目管理的具体工作过程,并且因而为项目的后续阶段留下了许多问题和麻烦。结束过程的主要工作包括:管理的结束(收集、生成并分发一个项目阶段或整个项目实施工作完成与结束的各种文件和信息的项目管理工作)、合同的终结(终结一个项目或项目阶段各种合同的工作,包括各种商品采购和劳务承包合同)。通常是管理的结束工作先行开始,而合同的终结工作先行结束,最终结束过程完成。

3.项目管理具体工作过程之间的关系

首先,项目管理具体工作过程之间的关系是一种前后衔接、相互关联的关系(如图3.2)。

图3.2 管理工作过程之间的相互联系

其次,项目管理工作过程组的各个具体工作过程之间在时间上会有不同程度的交叉和重叠(如图3.3)。

图3.3 一个项目阶段中管理工作过程的交叉、重叠关系图

最后,项目管理具体工作过程之间的相互作用和相互影响还会跨越不同的两个项目阶段。这种两个项目阶段的项目管理具体过程之间的相互影响可以用图3.4来描述。

图3.4 两个项目阶段之间的项目管理具体工作过程之间的相互作用

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