第三节 PSM软件——信息化的解决方案
一、PSM软件项目管理的设计思想
与一般的项目管理软件工具不同，PSM软件项目管理软件平台更注重项目的过程及全要素的管理。PSM软件的项目管理采用了针对工业品项目型销售的方法，将项目管理中的全部要素都放到“天龙八部”里，结合销售漏斗循环进行项目动态过程管理。
1.项目管理、项目过程管理与项目结果管理
（1）事事皆“项目”的时代。随着经济的转型，从大规模制造转向大规模定制，从制造经济转向服务经济，从服务经济转向知识经济，除了传统的工程企业等按照项目制管理之外，越来越多的企业和组织也按照项目制来运行和管理。部分企业体现为完全的项目制，而大多数企业体现在某些环节，如研发、定制等按照项目制运行。
（2）项目过程管理，管理一个项目的运行过程。对于项目经理，项目管理意味着对一个项目进行有效推进。在全球范围内，国际项目管理协会（IPMA）、美国项目管理协会两大项目管理组织推广的项目管理模型获得了广泛的认同。项目管理包括综合管理、范围、时间、成本、质量、人力资源、交流沟通、风险、采购管理九大方面。该项目管理模型更多关注项目经理如何有效地管理项目、经营项目，适用于整体按照项目制运行的企业，如工程类企业。
（3）项目结果管理，管理众多项目。对于项目的管理机构，项目管理意味着对众多项目机构进行有效管理，需要得到项目的结果。对于仅仅在有些环节，如研发、定制等环节按照项目制运行的企业，关注的重点是如何有效管理多个项目，而不是一个项目。项目类似于一个任务，从任务开始到任务结束，持续被管理。
2.项目管理的业务逻辑
项目管理包括项目的立项管理、项目执行过程的管理和项目结项的管理，如图1-2所示。
3.项目管理应用价值
（1）有效的项目管理工具，为项目经理和项目成员提供任务分解和跟踪、计划管理、成本预算和管理、设备管理、人员管理、采购管理、沟通管理、风险管理、项目质量管理的工具平台。
（2）统一的项目协作平台，在一个平台上对项目的所有要素进行管理。
图1-2 PSM软件项目管理示意图
（3）精细化、数字化项目管理，帮助企业细化管理。
（4）统一的项目知识库，收集和整理工作过程中积累的知识，为企业积累项目经验。
（5）管理项目的整个过程，不仅管理项目执行过程，还管理项目的立项、结项过程。
二、PSM软件项目管理的功能简介
1.立项管理
针对立项过程的管理。
2.计划及跟踪管理
解决项目计划的制订、分解、执行过程控制以及任务跟踪。
3.预算及动态成本管理
包括成本预算、成本统计、成本分析、项目支出等模块。根据项目的需求和要求，动态管理项目的成本发生项，生成报表，同预算结合起来进行预警等管理控制。
4.资源管理
包括项目成员、项目物资、项目设备、项目文档等模块。对项目涉及的各种资源包括人、财、物、信息的统一管理。
5.沟通管理
包括项目汇报、项目日志、项目论坛。一方面生成可供项目分析的数据来源；另一方面可以通过沟通管理来监控和引导项目的进程。
6.风险管理
包括项目问题、项目风险模块。对项目中出现的问题和风险进行专项管理。
7.采购管理
包括供应商管理、采购产品和服务管理、合同管理等模块。对项目的供应商进行管理，包括供应商信息、资质、产品类别、信誉等级等，同时对项目执行过程中的合同管理，包括对合同的签订、执行、查阅有效地管理。
8.结项管理
针对项目结项的过程管理。
三、PSM软件项目管理的应用实例
实例一：怎样通过PSM软件的项目管理系统来实现项目的进程、任务完成状况、项目成员管理、费用的控制？
通过使用PSM软件，可以非常方便地跟踪项目计划的执行过程和产生的结果。许多项目型企业发现，其实最困难的不是如何制订计划，而是制订的计划如何有效地被执行或者被跟踪。PSM软件按照工作流驱动业务协同的理念，将项目管理系统与协同工作平台巧妙地融合在一起，为每个项目成员提供了围绕项目进行任务接收、汇报、沟通、检查等的工作平台。
实例二：项目成员如何有效地执行项目任务并及时进行汇报？
项目型组织中，项目组织往往横跨好几个职能部门。项目开始的时候，项目组成员对于项目计划是比较清楚的，但是随着项目的进展，项目的计划被改动或者改动的版本较多的时候，如何保证每个项目组成员都能按照最新的项目计划进行工作？如何保证每个最新版本的项目计划都已经被所有项目成员清楚了解呢？
通过PSM软件，可以方便地解决以上问题。项目经理在项目管理系统中制订好项目计划，该计划发布的时候，系统会自动将项目计划发送到每个项目成员的个人任务平台，通过该任务平台，每个成员无须进入项目管理系统，就可以清楚地知道自己要干什么、什么时间完成。PSM软件项目跟踪实现示意图，如图1-3所示。
图1-3 PSM软件项目跟踪实现示意图
实例三：项目经理、领导以及职能管理部门如何全面了解项目的执行状态？
PSM软件可以帮助项目经理、领导实时掌控项目的所有状态。可以了解每个任务当前的完成状态，包括任务量、工期等；可以了解每个项目在执行过程中的财务指标，例如预算的执行情况、实际的成本等；可以了解项目在执行过程中产生的结果，例如可行性报告、建议书、研究报告、问题及处理记录等。PSM软件项目管理系统通过集成财务系统和知识文档库，将所有与项目有关的信息集中在统一的平台上，方便项目经理决策。
PSM软件可以帮助职能管理部门了解与项目有关的事项，例如人事部门，在人员绩效考核的时候，可以清楚地了解每个员工目前参与的项目，在每个项目中从事工作的情况。销售部门可以根据了解到的项目进展情况，制订自己的回款计划。
PSM软件的项目管理系统并不孤立，它通过集成财务、人力资源、客户关系管理、知识文档等系统，将项目的业务管理融入到每个人的日常管理中，使得项目的信息并不孤立于项目组内部，而是按照职能、权限提供给所有部门，如图1-4所示。
图1-4 PSM软件项目管理系统
本系统以文件管理为核心，充分贯彻管理体系认证的管理思想，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文件的产生，管理文件的存取访问，控制文件的分发，监控文件的流转过程，最大限度地满足企业管理体系认证运行的要求。
案例：中脉集团是如何实施项目管理的
2004年，中脉科技为达到集团业务集中项目管理的
目标、实现对分销物流业务处理全过程的有效管理、形成一个面向业务流程的处理闭环、实时监控业务处理、实现管理信息的高度共享，中脉集团选择了项目管理软件。中脉集团供应链管理架构：
图1-5 中脉集团供应链管理架构
下面重点描述中脉集团通过项目型管理系统解决的几个主要问题。
1.如何解决项目计划的及时性、准确性等问题
中脉集团在项目型管理系统中构建了符合其项目计划管理的模式，并制定相应的管理制度；各个销售机构在项目型管理系统中提交分销计划，由于项目型管理系统集中存储数据，中脉集团总部通过系统实时汇总各地分销计划，报送生产部门进行生产。
各个销售机构提交分销计划时，可以在项目型管理系统实时获得近期销售及库存数据，根据预测得到下一期的分销计划，使得计划的准确性大大提高。
图1-6 中脉集团系统解决分析
图1-7
2.如何解决中脉集团分销网络库存平衡、业务协同、内部结算等问题
下面以中脉集团内部产品调拨流程来说明项目型管理系统如何帮助中脉集团实现分销网络库存平衡、业务协同及准确、快捷的内部交易结算。
可以看出，项目型管理是按照“协同商务、集中管理”的理念设计产品的。由于数据集中存储及业务协同，各个部门之间数据共享（受到权限约束），所以中脉集团存在的业务数据重复录入、部门之间对账困难、销售及财务部门不能及时跟踪发货情况等问题自然得到了解决。
在中脉集团内部调拨时，通过系统协同，实现了调出公司商品的批次、生产日期、保质期等信息自动带到调入公司商品信息中，使得商品无论流转到哪里，与商品本身密切相关的保质期信息始终得到完整、一致的记录，从而解决了中脉集团多层次、多地点存储产品导致的保质期管理难题。
图1-8 中脉集团要货业务流程
图注：
①中脉各级销售公司向集团公司或上级公司提交要货申请。
②调拨申请处理：集团公司业务人员处理各个公司的要货申请，由于数据集中存储，可以实时获取全国库存商品的现存量、可用量信息，指导业务人员进行货源安排，并下达内部订单（调拨订单），作为库房发货的依据。
③调拨入库：要货公司库房收货可以协同发货单（调拨出库单）、生成收货单（调拨入库单）。
④内部结算：根据中脉集团内部结算规则，由调出公司进行双方结算；支持按照内部交易价或调出公司销售价格、实际成本价、最近一次结算价格等不同价格进行结算；结算后系统自动协同生成双方的应收应付及存货成本核算单据。
图1-9
3.如何解决中脉集团销售数据的统计分析等问题
中脉集团由于采用数据集中存储、业务协同一致的信息化系统，集团相关领导依据权限随时可以查询全国销售、库存的数据，统计分析各地区、产品等的经营情况，解决之前销售、库存等统计数据时效性差、准确率低的问题。
图1-10
图1-11
4.如何解决中脉集团项目业务信息实时反映到财务会计的问题
图1-12 中脉集团动态会计平台
业务与财务会计同步、一致，财务会计实现对业务的实时反映一直是各个企业管理的难点，中脉集团同样存在此问题；用友针对这类问题运用了动态会计方法，即自动与半自动化核算。通过项目型管理软件特有的会计平台功能，中脉集团可对各种业务进行灵活的财务会计描述，制定中脉集团会计核算规则（会计凭证模板）；业务发生时会计平台上自动生成实时凭证、会计凭证，实现财务业务一体化；从而使业务信息与财务会计信息达到高度的一致性、同步性和完整性，通过直接获取最底层的原始数据进行加工处理，将会计的核算与监督功能融为一体。
另外，中脉集团通过项目型管理系统还实现了分销商务政策、代理商、分销物流运输等分销业务的集成管理，实现了物料采购、仓储、运输等方面的信息化集成管理。
中脉集团项目管理信息化效果评析如下：
（1）中脉集团通过系统直接获取各地分、子公司和工厂的销售、物流、仓储、经销商等企业运作各方面的情况，快速进行统计分析，提高了企业管理层项目型决策的及时性、准确性。
（2）通过销售预测、仓储、运输等的集成应用，提高了分销网络要货计划的准确性，提高了产销衔接的一致性，减少了分销网络产品积压与缺货并存的情况。
（3）中脉集团通过系统使项目业务流程的规范性得到了优化、固化，更重要的是随着中脉新机构的设立，系统可以很好地把企业管理制度、业务流程快速复制到新机构，有效支持了企业的快速扩张。
（4）通过系统协同功能，中脉集团的内部业务处理效率得到了很大的提升，各个层次分支机构之间的协作更加紧密，有效提升了客户满意度。
（5）由于采用集成、集中存储经营数据的方式，物流部门可以随时获取各地库存情况，并根据业务要求灵活调配商品，提高了订单响应率。
（6）中脉集团及分、子公司通过系统制定销售价格等商务政策，并实时反映在订单审核、出库等业务环节，提高了业务人员的业务规范性。
（7）通过系统实现了对全国商品调拨和销售数据的快速查询、统计分析，提高了市场营销策略展开的针对性。
（8）通过系统业务与会计核算的集成，业务数据实时传递到财务会计，不仅极大地提高了财务会计核算的效率，更重要的是提高了财务会计对业务监控的及时性。
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