股份制有限公司档案管理模式的探讨

陈冰如

(温州康宁医院)

摘　要:公司上市以后，公司档案管理工作面临制度不健全，档案管理及有效利用工作滞后等问题，影响了公司的经营，阻碍了公司发展的步伐。为适应公司的发展规划，使档案工作更好为经营服务，必须探索适应公司实际和形势需要的档案管理模式。

关键词:档案管理　股份制有限公司　医院

一、温州康宁医院股份有限公司及档案管理现状

温州康宁医院创办于1996年，经历20载的风雨历程，从一家名不见经传的精神病专科医院发展成为中国唯一一家民营三级甲等精神专科医院，跻身国家临床重点专科(精神科)建设单位和浙江省非公立医疗机构临床特色学科(行为医学科、临床心理科)建设单位，医院开放床位1000多张，是目前浙江省开设床位最多的精神卫生专科医院。温州康宁医院股份有限公司业务从温州覆盖扩大至浙江省，并拓展至环渤海及西南地区，目前已运营9家医疗机构，包括5家自建精神专科医院和4家托管医疗机构，总计床位近3000张。2015年11月20日，在香港主板H股成功上市，成为温州首家香港上市公司。

温州康宁医院股份有限公司有以下医院:温州康宁医院、乐清康宁医院、青田康宁医院、永嘉康宁医院、苍南康宁医院、临海康宁医院、北京怡宁医院、河北燕郊辅仁医院、平阳长庚医院精神科、成都仁一医院精神科、温州怡宁医院。目前公司档案机构设有病案室，文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等由各部门管理。随着企业的不断壮大，这一分散的档案管理模式难以提供综合性信息，存在不便于统筹管理、管理成本高等一系列问题。

二、建立综合档案管理模式

企业档案全面真实地记录和反映了公司发展和业务管理的轨迹，是企业的无形资产。企业档案工作是企业经营管理的重要基础保障性工作。为解决目前企业档案管理中存在的问题，应建立综合性档案管理机构，对公司档案和档案工作实行统一领导、分级管理。建立公司综合档案室，实行档案集中统一管理，避免因各部门、医院档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况，有利于档案管理科学规范，有利于提高档案信息化、现代化水平，更加方便快捷地提供综合档案信息服务，充分发挥企业档案的应有价值。同时，统一管理企业档案工作的所有事务，业务管理和行政管理双重职能的行使，企业档案工作环境也将得以改善，档案工作所需人力、物力、财力可以得到进一步保证，也节约了管理成本。

三、进一步加强档案工作组织领导

为此，必须做到:一是明确公司档案工作分管领导，建立公司综合档案室，归口公司办公室管理，配备专职档案管理人员，配备符合档案安全保管要求的库房和必要的设施设备，安排档案工作必需的经费，制定档案工作规划和年度计划。二是根据档案法律法规，结合公司实际，建立健全档案管理各项制度，并将档案管理制度纳入企业管理制度，明确档案管理部门和档案管理人员的责任制。三是明确综合档案室的职责。公司综合档案室负责公司档案管理事务，具体负责集中统一管理公司全部档案并为公司领导、各部门、所属医院，为公司经营和发展提供档案信息服务，对各部门和所属医院的文件材料形成、积累、归档、整理和档案工作进行业务指导。四是在各所属医院建立档案分室，由公司综合档案室和各医院双重管理，制定分院档案管理办法，要求各分院配备相应的档案管理人员，负责对本单位的档案进行收集、整理，编制档案目录，并报公司备案。各分院的档案在本单位保管一年后交公司综合档案室，以保证公司档案的完整性、连续性。五是加强对档案管理人员的培训，提高其综合素质。对公司档案管理的网络人员，定期开展活动。

四、明确上市企业档案管理重点

上市企业档案主要分为四个部分:一是技术知识档案，包括科研、产品档案、经营管理技术档案等，是企业生产要素之一，能给企业带来经济效益;二是会计档案，包括营销凭证、账簿、报表等;三是特有权利档案，包括国家给予企业优惠政策权档案、商标档案、商誉档案、知识专利档案、房地产档案等;四是基础类档案，包括企业在日常管理中形成的党群工作类、行政管理类、职工类等档案。以上四大类档案是上市企业归档的重点和管理的重点，应突出加以关注。上市企业档案部门和档案人员要积极主动地开发利用好档案信息资源，为企业生产经营和长久发展服务。

参考文献:

[1]张燕.股份制上市公司档案管理模式分析[J].上海档案，2014(5).

[2]张慧.中国档案工作者职责、地位的历史考察[D].安徽大学，2013.

[3]刘珂.信息化环境下档案职业发展趋势分析[D].郑州大学，2011.