机关数字档案室建设的探讨研究

鲍丽青

(浙江省桐乡市龙翔街道办事处)

摘　要:相对传统档案管理而言，数字档案室是一个新生事物，是传统档案室的升级版，在促进信息技术应用、保护纸质档案原件、改进档案利用方式和培养锻炼档案队伍等方面都有着独特的作用。本文主要阐述了开展机关数字档案室建设的重要意义、基础条件和具体途径，分析了当前机关数字档案室建设存在的问题，并提出了具体可行的对策措施。

关键词:机关　数字档案室　建设

新形势下，随着信息技术发展，数字化、网络化正深刻改变着人们的工作、学习、生产和生活方式，信息管理已不可逆转地进入了大数据时代。2003年5月，时任浙江省委书记的习近平到浙江省档案局调研时指出，档案工作要“走向依法管理，走向开放，走向现代化”，这“三个走向”为我们做好新形势下档案工作指明了方向，提供了根本遵循依据。档案工作要走向现代化，数字档案馆(室)建设就是现阶段的有效载体和重要标志。面对大数据时代的机遇与挑战，档案部门必须把数字档案馆(室)建设作为当前档案工作的一项基础性、战略性、长期性任务，全面推进数字档案馆(室)建设。

一、开展机关数字档案室建设的重要意义和基础条件

数字档案馆(室)是档案部门综合运用现代信息、网络等技术，通过软硬件平台实现对数字档案信息的收、存、管、用等各项功能的一种新形态、新方式。纵观档案发展史，从简牍到电子，档案工作无不是适应当时科技发展需要，不断创新档案管理方式才获得跨越式发展的。加快建设机关数字档案室，既是落实习总书记对档案工作“三个走向”重要指示精神的迫切需要，也是档案工作适应时代变化，更好地服务经济社会发展，实现自身跨越式发展的内在需求。当前我省正在全面深化改革，推进“四张清单一张网”建设，加快建设覆盖城乡的公共服务体系，省委、省政府已将数字档案馆(室)建设纳入高水平全面建设小康社会战略部署，今后需要我们档案部门抓机遇、谋新篇、促创新，以数字档案馆(室)建设为基础支撑，全力做好档案信息服务保障工作，确保我省档案工作继续走在全国前列。

经过几年的努力，我省数字化档案室建设在软硬件环境、工作机制、人才储备等方面已打下了一定基础，主要有:(1)信息技术的广泛应用为数字档案室建设提供了技术支撑。随着电子政务发展，各单位在日常办公和业务活动中形成了大量电子文件和数字信息，迫切需要采取电子化、网络化方式进行归档管理，避免重复劳动。同时，随着档案软硬件平台日趋完善和深入应用，也为数字档案室建设提供了技术支撑。(2)相关法规标准的不断完善为数字档案室建设提供了基本保障。随着我省政务服务网和无纸化办公的普遍应用，各级政府不断出台电子政务的政策文件和标准规范，将电子文件归档保存作为电子政务建设的重要一环，为各单位数字档案室建设提供政策和机制保障，初步形成了各级领导重视档案信息化建设的良好氛围。(3)档案信息化人才队伍培养得到加强。近年来，各级档案部门将电子档案管理和档案信息化人才培养摆上重要议事日程，开展了多批次、多层次的培训，提高了各单位档案人员计算机业务水平，为开展数字档案室建设提供了人才储备。

二、建设机关数字档案室的主要优势和存在问题

相对于传统档案管理，数字化档案室的建设是以现代管理科学为指导，应用计算机、网络等技术和手段，变革传统档案管理模式，逐步实现档案管理的系统化、定量化和智能化。通过开展数字档案室建设，可以优化档案管理流程，提高管理效率;可以促进档案信息共享，提高检索利用效率;可以保护纸质档案原件，促进电子档案归档保存。

同时，数字档案室建设对档案部门来说是一项新的任务，还没有成熟可靠的建设和管理模式可供借鉴。各地在推进机关数字档案室建设中也出现了一些问题，主要表现在:

(一)顶层设计相对滞后

国家层面上相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，档案信息化、数字档案馆(室)建设标准体系不够健全。一些地方对数字档案馆(室)建设内容认识不清，项目管理经验少，实施方案与资金分配不合理，功能定位不清楚，系统建设低水平重复。

(二)统筹发展不够到位

各地电子文件管理和数字档案馆(室)建设水平参差不齐:有的重视软硬件设施建设而轻档案内容建设，导致空有软硬件设备而无法发挥实际作用;有的重视传统载体档案数字化而轻电子档案归档管理，对增量电子档案的管理尚未建立起有效的管理体制，未将电子文件及业务数据作为档案进行有效保存和管理，导致大量重复劳动;有的重视文书档案的利用共享而轻业务档案的整合管理，档案利用停留于简单的档案目录或公文查询，缺乏综合的数据挖掘和深度整合;有的重应用轻基础、重眼前而轻长远，档案业务规范、基础研究和关键技术攻关等工作不够扎实。

(三)安全防范意识淡薄

一些单位监管不到位，未将涉密和非涉密档案信息进行有效划控管理，涉密或敏感信息未经严格审查就上网提供利用，存在泄密风险;有的对合作公司的背景审查、设备检测、人员政审不到位，存在数字档案被合作单位拷贝留存或外传的情况;有的对优盘、硬盘等档案存储设备使用混乱，公私、内外不分，登记不明。

(四)队伍建设不够到位

对专业性人才的引进、使用、培养不够。

三、加快推进机关数字档案室建设的对策和措施

(一)加强宣传引导

经验表明，档案工作离不开领导和各部门支持，而这建立在他们对档案工作充分认识和了解的基础上。因此，要推进数字档案室建设，就必须加大对领导和各部门的宣传引导力度，使他们真正了解这项工作，认识到数字档案室工作是规范机关管理，服务机关业务，建设高效政府的一项重要基础性工作，并能够在经费保障、软硬件配备等方面给予重视与支持。

(二)完善工作机制

建立适应档案信息化需要的档案人员网络，将电子文件和数字档案的形成处理、收集积累、整理归档、保管利用等工作纳入相应人员岗位职责。建立健全档案数字化和电子文件管理等相关规章制度，严格按照国家、省档案信息化建设的顶层设计，制定适合本地、本单位情况的档案信息化标准规范和实施细则。加强档案专业人员特别是信息化人才的引进、使用、培养，提高各单位档案人员的信息化管理水平。

(三)注重项目带动

数字档案室建设是一项系统工程，必须统筹规划、分步实施、项目带动。如桐乡市提出，“十三五”期间全市将实施存量档案数字化工程，建立完善包括档案电子目录、档案全文内容等多种方式的档案检索体系。实施数字档案馆(室)一体化建设工程，建立覆盖全市的档案信息资源网络，加强馆室之间、室室之间互联互通，基本实现市、镇、村三级档案信息资源云端同步、共建共享。

(四)明确建设重点

一是统一档案管理软件。按照“文档一体、综合管理、馆室衔接”的原则，自行研发或选购符合规范、功能完备、经济适用的数字档案室管理软件进行推广使用。二是做好电子文件的归档保存工作。对属于归档范围的电子文件，按照有关规范直接归档保存;对没有对应电子版本的纸质文件，可由文书或业务部门先行扫描，网上流传后归档保存。在电子文件归档时，要注意把电子文件尽量转换为通用的、符合进馆规范的格式，以消除因技术演变带来的影响，并确保电子文件能与今后档案馆的软硬件环境相匹配。三是加快室藏传统载体档案的数字化。对于立卷改革后的文书档案，可在每年上半年由文书业务部门扫描后与纸质档案同步归档，或由档案部门在归档后集中扫描加工;对于室藏量大、门类多、时间久、数字化难度大的文书或业务档案，可采取项目化方式集中进行数字化扫描加工，形成数字化档案副本。

(五)做好安全保障

要高度重视数字档案室的安全保障体系建设。涉密和非涉密档案信息分别管理，提供利用的带密级信息、敏感信息必须严格审查，做好有效划控;加强对数字化合作公司的背景审查、设备检测、人员政审;加强档案存储设备的管理，做好公私、内外分明，登记清楚，完善档案安全监管机制。加强重要档案的安全监管和灾备管理，积极推进重要及涉民领域的重点建设项目与专业档案业务数据的登记备份工作，实现与公文类、业务类电子档案移交接收等档案资源建设工作的有机衔接，确保档案安全保密。加大档案安全保密检查力度，发现隐患及时督促整改。

四、建设机关数字档案室的几点体会

数字档案室建设投入大、任务艰巨、要求高，要做好这项工作，应把握好以下几点:

第一，要下大决心。有人可能认为数字化最难点在于钱，但我认为最难点在于下决心。像其他事情一样，档案数字化工作的最大困难在于畏难。开展这项工作，首先要像最近一本书名那样，做到“心胜”。如果心态是畏难的，不敢下决心，那么，有了钱他也不敢干、不会干。因此，机关档案室的领导，对传统档案数字化工作，一定要破除畏难情绪，敢痛下决心。没有开始干的一定要下决心开始干;已小规模慢慢干的，一定要大规模加快干。

第二，要整体规划，循序渐进，持续进行。整体规划要统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、档案前处理与扫描及质检工作的匹配、安全管理等各个方面，做出整体安排。循序渐进，就是优先开展群众最需要、利用率最高并可以立即开放的那部分档案的数字化，然后再开展其他档案的数字化。如中央档案馆就选择的是利用率占全部档案利用率一半以上的一个最重要的全宗先进行突击。不少基层档案馆，都优先做民生档案的数字化，也是一种正确的选择。因为为民所用，是档案数字化的核心价值。持续进行，就是要形成长效机制，一年接着一年干，一任接着一任干，不要中断，直到做完为止。

第三，要调配好人员力量，运用好各种激励手段。数字化前处理和加工需要大量的人员，要充分运用本单位人员和外请人员两种力量，采取有效的激励手段，如超额奖励、开展竞赛、评比先进等，调动人员积极性，提高数字化速度和效率。

随着信息社会的到来，档案管理的现代化已是不可逆转的趋势，我们要主动适应档案工作“三个走向”的发展要求，积极应对面临的各种困难和挑战，分析新形势，探索新方法，解决新问题，全力推进数字档案室建设。