论环保业务档案“一厂一档”管理模式

论环保业务档案“一厂一档”管理模式

宋　娟　金雅蓉

（桐庐县环境保护局　桐庐县档案局）

摘　要：本文以环保业务档案“一厂一档”管理模式的定义为切入点，分析了建立环保业务档案“一厂一档”的必要性，并提出了提升环保业务档案“一厂一档”管理水平的具体措施。

关键词：环保档案　管理创新

随着环保事业的快速发展，环保工作中形成的各类文字、声像材料越来越多。在环保工作的日常管理和监督中离不开环保档案，尤其是环保业务档案。如何对环保业务档案做好科学管理呢？笔者认为，实施环保业务档案“一厂一档”的管理模式是切实可行的。本文通过对桐庐县环保业务档案“一厂一档”管理模式的实践总结和分析，谈一些粗浅的认识。

一、环保业务档案“一厂一档”管理模式的定义

环保业务档案“一厂一档”管理模式是指环保行政管理部门对各企业环保监管过程中形成的有关环保业务档案建立起的一种动态管理模式，其主要特点是能够及时补充环保监管部门对企业环保监察中形成的治污设施运行管理方面的资料，准确反映企业环保工作状态，同时又不干扰环保业务档案中各企业之间的关联，企业各自独立建立起一整套环保业务档案。

二、环保业务档案“一厂一档”管理的必要性

为了科学管理环保业务档案，有效服务于环保监管工作的正常开展，建立并实施环保业务档案“一厂一档”管理模式是十分必要的。

（一）实行环保业务档案“一厂一档”管理模式是服务环保工作的需要

建设美丽中国，推进绿色发展、循环发展、低碳发展，对生态文明建设，对环保工作提出了更高的要求。上世纪90年代末，省、市环保部门就已提出对大中型企业实行环保业务档案“一厂一档”管理的要求，桐庐县在2001年开始试行，当时建立的“一厂一档”仅限于排污申报、限期治理等内容。2009年至2011年，桐庐县环保局对76家国控、省控、市控重点工业企业环保业务档案“一厂一档”进行补充完善，此项工作为“国家环保模范城市”创模复检考核提供了有效保障。

（二）实行环保业务档案“一厂一档”管理模式是规范档案管理的内在要求

环保档案类别多、内容广，可以分为九大类，即环境管理类、环境监测类、环境污染及其防治类、自然保护类、环境科学研究类、环境工程基本建设类、设备仪器类、环境标准计量类、其他（党政）类。大类下又分为建设项目环保审批、“三同时”验收材料、环境信访、环境违法行政处罚、污染源调查等几十个小类。早期的环保业务档案没有统一的管理模式，散存在不同的档案和不同岗位的工作人员手中，散乱现象较为严重，给环境保护监管工作带来不便。实施“一厂一档”管理后，我们把企业的基本情况、污染物排放年度汇总表、企业年度环保总结、企业建设项目环保审批情况、环境影响评价和“三同时”落实情况、环境监察现场记录、污染治理情况、环境违法行政处罚、企业环保治理计划措施、环境监测数据、排污口规范整顿情况登记表、污水管线图、清洁生产、应急预案等28项信息按企业进行登记、分类、整理，企业各种资料一目了然。实行“一厂一档”管理，既有利于环保部门深入了解企业环境保护的历史与现状，有针对性地开展监督和指导，也有利于加强对企业环境的监管力度，为彻底消除水、气、声等各种污染源提供依据。

（三）实行环保业务档案“一厂一档”管理模式是方便档案利用的必然要求

档案管理的最终目的是提供利用。如果涉及一家企业的档案保存在不同的案卷中，势必给查找带来麻烦，耗费人力和时间；反之，集中存放在一起，就会大大缩短查找时间，也不易散失，避免以往实行分类管理时查阅资料烦琐的弊端。当企业遇有突发性污染事件时，能迅速从档案中调出企业产品的原辅材料、产品工艺以及污染处理设施等资料，对症下药，及时处理污染事故，最大限度地减小污染事故造成的影响。“我们的环保资料不齐全，能不能到你们档案室来找找？”环保管理部门档案人员常常会接到这样的“求助”电话，面对企业的这类请求，我们总是满足他们的要求。企业环保档案不齐全或对环保流程不熟悉，可以求助环保局，这正是实施环保业务档案“一厂一档”管理模式带来的社会效益。

三、提升环保业务档案“一厂一档”管理水平的措施

目前，环保业务档案“一厂一档”管理模式尚未全面展开，已经开展的也缺乏持续性，缺少系统化管理。环保行政管理部门只对部分重点企业建立了环保业务档案“一厂一档”管理模式。从桐庐县的企业发展现状来看，工业企业以中小企业和民营企业居多，企业的环保意识不强，无专职档案管理人员，对涉及环保的档案资料管理不够重视，不能及时为环保部门提供档案资料。要提升环保业务档案“一厂一档”管理水平，笔者认为可以采取以下措施：

（一）领导重视是提升环保业务档案“一厂一档”管理水平的关键

任何工作都离不开领导的重视，环保业务档案“一厂一档”管理工作同样需要领导的重视，需要在人力、物力、财力等方面给予大力支持。只有领导重视了，才能及时解决档案管理工作中遇到的问题。

1．健全网络

环保局要充分利用网络信息化的优势，建立环保信息平台。各科室（大队、站）、各企业之间的档案管理网络是环保管理单位执政理念和职能转变的需要，也是创新服务方式的需要。为此，健全网络、明确职责、规范要求等方面应严格要求，彰显“档案就在您身边”的工作理念。在全县各大、中、小型企业中，形成“纵向到底、横向到边，档案齐全、查找快捷，覆盖城乡、方便群众，处理及时、高效务实”的管理体系和管理网络。做到环保资源共享、环保经验做法互通、环保要求及时告知，提高环保工作知晓率和企业对环保的了解满意度。同时也是为了提升企业主，尤其是污染企业环境保护意识和社会责任感，建立健全全社会共同关注、合力推动的环境保护秩序。

2．落实人员

由于环保业务档案“一厂一档”管理的业务性较强，要明确分管领导和管理人员，由有一定环保工作经历、素质好、责任心强的在编人员来担任此项工作。

3．资金保障

环保业务档案“一厂一档”管理模式的建立，需要有固定的档案库房和整理、建档时所必需的设备和用品。

（二）加大宣传力度是提升环保业务档案“一厂一档”管理水平的前提

要加强建立环保业务档案“一厂一档”管理模式的重要性宣传，开展多种形式的宣传工作。除了增强基层环保执法监管力量外，加强基层环保宣传、提升基层环境管理水平是基层环保局（所）的重点工作内容，环保业务档案“一厂一档”管理模式的建立就是其中的一项重要举措。

1．会议和培训

每年组织污染企业负责人或企业负责环保的工作人员进行培训；环保各科室之间每年应召开环保业务档案“一厂一档”管理工作会议，兼职管理人员通过取长补短、互相交流经验来提高档案管理业务水平。

2．媒体报道

利用新闻媒体、工作简报等载体，报道实行环保业务档案“一厂一档”管理模式取得的重要工作成果。

（三）建立动态管理系统是提升环保业务档案“一厂一档”管理水平的基础

目前，杭州地区只有杭州市环保局建立了污染源“一源一档”动态管理系统，该系统是在权力阳光运行信息系统的基础上建立的一个综合系统平台，将企业全生命周期的所有在环境管理、监察、处罚、监测等方面的台账、报表、报告、数据等信息资源全部集中起来，并分门别类、依序编排、统一建档，最终为每个污染源形成一套全面的、全过程的、动态的、综合的并能真实反映污染源工作全貌的环保信息档案。

县级部门还没有利用类似的“一厂一档”综合信息平台，对“一厂一档”管理模式缺少系统性规划。要充分发挥环保业务档案“一厂一档”管理的作用，就必须建立动态管理系统，一个企业一个代号，对全部档案有序排列、统一建档，并进行数字化加工，使现有纸质档案资料全部传输到系统中。通过建立“一厂一档”档案管理系统，使档案信息更加一目了然，档案利用更加方便，为“环境执法业务一体化系统”奠定基础。

（四）建立制度是提升环保业务档案“一厂一档”管理水平的保障

把环保业务档案“一厂一档”管理列入年终考核，实行奖励制度。对及时报送环保材料的企业或负责人进行表彰和奖励，以此推动环保业务档案“一厂一档”管理模式的建立。进一步加大环保业务档案“一厂一档”管理的指导工作，力争对所有排污企业建立“一厂一档”，使该项工作取得长效管理机制，更好地为环境管理服务。

总而言之，建立环保业务档案“一厂一档”管理模式是环保档案管理的一项重要工作，也是一项专业性较强的工作。我们要充分认识到该项管理工作的重要性、艰巨性和复杂性，使环保业务档案管理更加规范化、专业化、信息化和科学化，为节能减排提供基础支撑，促进企业健康可持续发展，为建设美丽中国、保证环境安全提供信息保障。