建立公路工程档案质量督查机制的探讨

胡方惠

(杭州市公路管理局)

摘　要:本文阐述了建立公路工程档案质量督查机制的必要性，以及构建公路工程档案质量督查机制的基本思路，提出了实施公路工程档案质量督查工作的具体方法和措施。

关键词:公路　工程档案　质量管理　督查机制

随着我国社会进步和科技发展，城市建设日新月异，公路建设项目逐年增多，公路工程项目涉及面广、结构复杂、资源调动多、投入财力物力大。公路工程建设过程中，对档案管理也提出了更高的要求。在公路工程项目建设过程中，工程前期准备、后期进展都会产生大量重要的档案资料，是公路工程进行过程中的文本记录，这些资料对公路建设事业的发展起着极为重要的作用。本文结合作者亲身参与的几个工程档案管理实际情况，对建立公路工程档案质量督查机制内容加以探讨。

一、建立公路工程档案质量督查机制的必要性

公路工程建设具有规模庞大、建设周期长、公路工程结构与工艺复杂、受环境影响变化大及相关参建单位众多等特殊性，建设项目的施工是在动态的条件下实施的，因此公路工程档案管理对于公路工程施工建设起到了不可估量的重要作用。为了保障公路工程档案的完整、规范和系统，在工程建设过程中，建立公路工程档案质量督查机制十分必要。

(一)是落实公路工程档案质量管理责任的需要

建立公路工程档案质量督查机制，可以使公路工程档案质量管理责任得到有效落实。公路工程档案是基本建设的历史档案和重要技术资料，是真实记录工程详细情况的技术文件，是工程验收、维护、改扩建的依据，是养护、管理部门必须长期保存的重要技术档案。档案的编制工作不仅是工程验收及使用、管理、养护、改扩建的需要，也对今后公路的发展具有重要的借鉴作用。做好公路工程档案的编制工作是工程建设项目的一项重要任务。良好的档案质量，将对重点工程建设管理起到很好的保障作用，并有力推动工程建设进入良性的持续发展。

(二)是保证工程材料编制规范的需要

建立公路工程档案质量督查机制，可以督促工程建设有关单位规范编制工程材料，从而保证工程档案质量。第一，结构层次清晰。不同合同段的施工、监理单位形成的资料要自成体系，互不干扰，有利于对施工、监理单位资料的汇总。第二，适用性强。对每一类型的资料划分为更具有操作性的细目，每个细目可作为一个模块，通过模块组合就可满足不同工程内容的需要，对模块中资料的编排方法、次序、排列位置等均可详细做出具体规定。

(三)是确保工程档案收集完整的需要

建立公路工程档案质量督查机制，可以提前介入，超前控制，从而保证工程档案收集完整。档案的收集、整理和移交工作以合同为基础，“谁承担、谁编制”。建设单位对竣工资料的汇总偏重于归类和排序，不改动各参建单位的资料内容。工程档案出现质量事故、资料整理不规范等问题由相应承担建设任务、编制文件的单位负责。

二、建立公路工程档案质量督查机制

(一)明确督查主体和督查对象

在公路工程建设过程中，项目管理人员尤其是领导对工程档案管理工作是否重视，档案管理人员的专业水平、业务素质是决定档案质量的关键。一般在建设施工过程中，项目部专职档案人员流动性比较大，为了确保专职档案人员的稳定性，建设单位应要求项目部无特殊情况和充分理由，不能随意更换项目专职档案人员。明确要求施工单位也要建立一支较为专业、稳定的档案管理队伍，成立项目部档案领导小组。由建设单位牵头建立档案管理机构，即成立档案管理领导小组，建设单位负责人任组长，各部门指派一名兼职档案员任组员。由建设、监理、施工三家单位组建一个档案管理网络(如图)。根据工程竣(交)工档案验收的相关要求，领导小组统一负责整个工程项目的档案收集、归档管理。

(二)制定督查制度

公路工程建设周期一般比较长，项目首先要建立一套健全、完善的督查制度，明确分管领导、主管部门和具体指定的管理人员，督查制度要结合本工程项目的实际情况，并具有可操作性。

在建设过程中，要将档案资料的形成纳入各个环节当中，如纳入合同管理、工程计量等环节，并和支付挂钩。要把档案管理工作纳入整个项目工程质量系统管理之中，要将项目档案资料的形成、归档与工程建设同步;要做好合同管理，按照签订的招投标合同进行挂钩支付，支付工程款时要经过档案人员的确认方可支付，有效控制项目档案的进度与质量;还要将档案检查情况纳入季度、月度质量检查考核中，对检查中发现的问题要求施工单位及时整改，避免造成后期档案工作大量的返工。

(三)明确督查内容和标准

督查内容:第一，检查工程档案工作是否纳入合同管理;第二，档案工作应随工程进度同步积累与整理;第三，设计、施工、监理单位及时向建设单位移交工程档案，办理交接手续;第四，定期或不定期组织或聘请有经验的档案管理专业人士，参加检查监理、施工单位工程档案。

督查标准:档案内容中包括各参建单位设计、施工、监理的工程档案，做好文件材料的收集、整理、归档工作。在竣工验收后一个月内，按时提交档案资料;竣工图图面整洁、修改到位、标注到位，所有图纸加盖并签署竣工图章;建立与纸质档案对应的电子档案，保证声像材料齐全;文件材料记载准确、数据齐全，签字手续完备。

三、公路工程档案质量督查工作的实施

工程项目一般分为建设前期、建设期间及交工通车运营期间三个阶段。建设前期及运营期间的资料，一般由建设单位负责收集、归档。最重要、最复杂的档案质量管理是建设期间的。

在项目档案管理工作中，仅靠制度是远远不够的，必须结合实际内容来实施，经过不断的实践摸索，结合工程施工阶段，按以下几点实施督查。

(一)建设前期阶段

应将项目档案的要求与标准纳入招投标。项目档案部门文件归档的要求应在合同条款中得到合理体现，使文件资料的归档具有法律效力，为后续文件资料的收集归档工作打下良好的基础。

(二)建设期间

工程开工时，要及时做好档案的预立卷工作。预立卷不做好，会导致档案资料的大返工。要求施工单位一开始就按《浙江省公路工程竣工文件编制办法》要求，严格按分部分项工程排列，形成卷内目录及案卷题名等，尽量使资料不返工，确保资料的原始性。

项目工程建设过程中，为了控制和提高建设项目档案的同步性，档案部门均应参与各季度、月度的考核检查。对各类施工、监理文件的同步性进行严格控制和把关，及时掌握工程进度，以便及时发现问题，整改问题。为资料的质量打好基础。

(三)交工通车运营期间

按照相关规范文件要求，项目交工时，所有完工的施工文件和监理文件都应全部归档完成。档案部门要组织一次全面的检查，各参建单位要做好自检工作，确保通车后能形成收集齐全、完整、准确的项目档案。

在管理过程中要加强对档案管理工作的督导、检查，定期发现档案整理中存在的问题，及时加以改正、整理，确保项目资料的正确性、原始性、完整性。工程档案全面真实地反映了整个工程的建设过程，为日后的建设提供了参考数据，是工程的珍贵资料宝库，对工程建设与管理具有不可忽视的作用。

参考文献:

[1]陈龙民.菲迪克模式下的高速公路工程档案管理——以京沪高速公路临沂段工程档案管理为例[J].中国档案，2013，30(8):62—63.

[2]陈龙民.浅议重点公路工程项目档案业务指导工作[J].交通建设与管理，2013，28(7):84—85.

[3]邱军.高速公路竣工档案的质量控制的探讨[J].黑龙江交通科技，2015，15(10):186—188.

[4]周昕.如何做好公路工程档案管理工作[J].黑龙江档案，2014，18(5):76—77.