会议项目计划

时间：2022-07-17 百科知识版权反馈

【摘要】：会议项目计划是根据项目策划所选定的项目主题，确定项目目标，并制订进度计划和预算安排。会议项目范围管理计划描述了如何管理和控制项目范围，如何管理项目范围的变更，如项目范围变更的预期、评估和应对措施。

会议项目计划是根据项目策划所选定的项目主题，确定项目目标，并制订进度计划和预算安排。项目计划应当清晰表述会议项目的总目标和分目标，确定为完成目标所需的各项任务，确定各项任务所需的资源，包括项目范围计划、项目进度计划、项目资源计划等。

8.3.1 会议项目范围计划

1）定义会议项目范围

会议项目范围是指为了达到会议目标所做的各项工作的内容，包括要交付的产品或服务应该具有什么样的特征和功能，以及为了实现该产品或服务所需要完成的工作内容。一般来说，会议项目范围包括以下内容：

①确定参会者的类型、层次、数量；

②制定合适的宣传战略，扩大会议影响力；

③确定会议服务范围，与会议服务总承包商或分包商签订合同，为参会者提供各种服务；

④会议现场管理工作，在会议现场的组织和协调工作，确保会议顺利进行；

⑤会议评估工作，会议结束后要对会议环境、工作、效果进行评估。

2）项目范围计划的内容

会议项目范围计划是指进一步形成各种文件，为将来会议项目决策提供基础，这些文档中包括范围说明书、辅助性细节、范围管理计划等。这些文档定义了项目目标和可交付成果，确定了项目的工作边界和管理方法，可以用以帮助项目干系人达成共识，并作为项目决策的基础。它包括项目范围管理方式、范围稳定性评价及变化的识别方法等，该计划是整个项目计划的组成部分。范围计划的内容包括产品说明、项目许可证、约束条件、项目假设。项目范围计划根据项目的需要，可以是正式的，也可以是非正式的，内容可以非常详细，也可以只有大概框架。［30］计划编制过程中需要各方面的数据和信息，进行项目范围综述主要包含项目理由、项目产出物、项目目标、项目工作分解结构等内容，同时，会议项目范围计划还需要各方面的数据和信息，比如已界定和确认的项目范围、可能要面对的项目假设前提条件和必须面对的项目限制条件，以及各种信息和数据构成的细节文件，这些文件都以附件形式对范围综述进行补充说明。

项目范围计划的工具和技术主要有：

第一，产品分析。产品分析是为了加深对项目结果的理解，主要运用系统工程、价值分析、功能分析等技术。

第二，成本效益分析。成本效益分析就是估算不同项目方案的有形和无形费用和效益，并利用诸如投资收益率、投资回收期等财务计量手段估计各项目方案的相对优越性。

第三，可选方案的识别。一般指用来提出实现项目的各种不同方案的所有技术。有许多通用的管理技术，如头脑风暴法和侧面思考法等可以用在这里。

第四，专家判断。利用领域专家提出并评价各种方案。

3）项目范围管理计划

项目范围管理计划是项目或项目集计划的组成部分，描述如何定义、制订、监督、控制和确认项目范围。会议项目范围管理计划描述了如何管理和控制项目范围，如何管理项目范围的变更，如项目范围变更的预期、评估和应对措施。

项目范围计划的关键输入是项目章程、项目初步范围说明书和项目管理计划。其中，企业环境因素与组织过程资产是很多过程组的共同输入。这些关键性的输入，本质上就是收集需求。收集需求的常用技巧包括：访谈；焦点小组会议；群体决策技术，如，德尔菲技术、名义群体决策法和头脑风暴法等。

一个典型的项目范围管理计划需求收集过程包括下列步骤：［19］

第一，确认整个团队都已参与到需求过程中；

第二，记录每个团队成员在项目中承担的角色和职责；

第三，定义收集需求的可交付物和时间框架；

第四，定义过程并确定使用何种技巧：访谈、会议、研讨会等；

第五，简要说明现有业务需求，获取或制订工作流、业务流程图等过程结果；

第六，安排研讨会和需求收集会，启动收集需求过程；

第七，安排需求审核会议，确保真正的需求被完整收集；

第八，为需求建立一个变更控制过程；

第九，建立需求追踪矩阵或追踪系统。

8.3.2 会议项目进度计划

项目范围计划中确定了会议项目工作分解结构后，就需要开始制定项目工作的具体进度计划，以便对会议项目进程实施控制，保证会议项目如期完成。会议项目进度计划就是描述会议项目中各项工作开展顺序、开始和完成时间以及相互衔接关系的计划。按照进度计划所包含的内容不同，可分为总体进度计划、分项进度计划、年度进度计划等。

通常情况下，会议项目进度计划的编制采取倒推方法进行预设，从项目到工作逐级深化，主要包括以下几个步骤：项目描述、项目分解、工作描述、工作责任分配表制订、工作先后关系确定、工作时间估计、进度安排。

1）项目描述

会议项目描述将项目目标、项目范围、项目执行、项目计划等内容以表格形式列举出来，主要包括项目名称、项目目标、交付物、交付物完成准则、工作描述、工作规范、所需资源估计、重大里程碑、项目负责人及其审核意见等。项目描述是制作项目计划和工作分解图的依据，具有承上启下的作用。如表8-3所示。

表8-3 项目描述表

2）项目分解

（1）项目分解的概念

会议项目描述完成后，需要把整个项目分解成为便于执行的各个具体的工作任务，以便项目的执行与控制。项目分解所采用的工具是工作分解结构图（WBS）。它是一种面向可交付成果的项目元素分解，组织并定义全部的项目工作范围，每降一级都表示一个更加详细的项目工作定义，最后以表格形式列出，形成一个项目工作列表或项目工作图。 WBS分解工作的一般步骤是：

第一，画出WBS结构分解图。

第二，规划工作时间。对每个子项目进行描述，确定每个子项目的生命周期。

第三，建立编码系统。在对各项工作进行分解并逐级细化后要进行反复讨论和严格认证，验证分解完全正确后，建立编码系统。

（2）项目工作分解结构的形式

①树状形式，又称组织结构图形式，如图8-7所示。树状形式的WBS图层次分明，缺点是复杂、不易修改且难以展示项目的全貌。

图8-7 树状形式WBS

②列表形式，又称缩进图形式，如图8-8所示。列表形式虽不及树状形式直观，但优点是易于修改且能够反映项目全貌。

图8-8 列表形式WBS

③气泡形式，如图8-9所示。优点是可以任意修改、添加，缺点也是不够直观。

图8-9 气泡形式WBS图

（3）WBS编码

WBS中的每一项工作都要准确而唯一地确定一个编码。这个编码可以提供两点信息：首先，界定工作的类属，通过编码直接读出该工作的分级等次，及其往上各层的隶属关系；其次，体现WBS系统内部各项工作逻辑关系的基本识别信息。 WBS编码数字位数视项目复杂程度而定。图8-10为某会议项目的6级工作分解结构模型。

图8-10 某会议项目的6级工作分解结构模型

3）工作描述

工作描述是在会议项目工作分解图的基础上，对每项工作的具体内容和要求进行描述，使项目小组成员可以加深对项目工作的了解。工作描述的结果是工作描述表和项目工作列表，项目工作列表是所有工作描述表的汇总。

（1）工作描述表

工作描述表是围绕任务交付物对相关工作标准及相关条件进行描述的表格形式，如表8-4所示。

表8-4 工作描述表

（2）项目工作列表

如果把每项工作描述表进行汇总，就可以用列表的形式，表示出所有工作的基本流程，如表8-5所示。

表8-5 项目工作列表

项目工作列表中每一项的具体含义如下：

①工作编码。 WBS编码中为每项工作编制的代码是唯一的。

②工作名称。各项任务的名称。

③输入。完成本项任务的前提条件。

④输出。完成该任务后的可交付成果。

⑤内容。即本项任务需要做的工作和具体流程。

⑥负责单位。负责本项任务的单位或部门。

⑦协作单位。完成本项任务的协作单位或部门。

⑧相关单位。与本工作相关联的单位或部门。

4）工作责任分配表

工作责任分配表是将分解的工作落实到有关部门和个人，并且明确表示出有关部门或者个人对各项工作的关系、责任和地位。责任分配表通常是将工作分解结构图与项目的有关组织结构图进行对照，根据每项工作的任务描述和性质特点以及每个部门成员之间应该承担的责任分配相应的任务，进而形成责任分配矩阵，既可以明确每个部门和每个项目成员在项目中的职责，同时还可以表明项目组织内部各部门之间、人与人之间的项目关系。

责任分配表可以有多种表现形式，责任人在项目中的地位可以用图例符号也可以用字母或数字来表示。表8-6是某论坛会议筹备责任分配表。列项用WBS编码标明分解后的各项任务，横项列出项目组的各部门或各负责人员，列项与横项相交的空格内用图例符号表示认为与各部门或成员之间的关系。

表8-6 责任分配表（论坛会议筹备）

续表

注：▲—负责 ●—参与 ◆—监督

5）工作先后关系确定

项目中有些工作完成之后才能进行下一项工作，工作任务之间有严格的先后顺序，有些工作需要或者可以同时进行，具有一定的交叉关系。因此，在项目工作分解完成后，项目经理和管理人员需要确定所有活动的先后顺序，再结合完成每项工作所需的时间，才能制定出具体的进度计划。会议项目各项工作先后顺序确定依据有工作描述表、各项目间的先后关系、项目间的人为依存关系以及项目活动的约束条件，确定方法主要有顺序图法、箭线图法。

（1）顺序图法

顺序图法也叫节点网络图法，用节点表示项目活动，每项活动用一个方框表示，对项目活动的描述或者命名一般直接写在方框内，项目活动之间的关系用节点之间的箭线表示。

项目活动之间的依赖关系包括以下4种类型：

①结束—开始型。 A活动必须结束，B活动才可以开始，即B在A结束之前不能开始，这是最常见的逻辑相关关系，如图8-11所示。

②开始—开始型。 B活动开始前A活动必须开始，即B在A开始前不能开始。这种逻辑关系允许活动A和其后的活动B在某种程度上同时进行，如图8-12所示。

图8-11 结束—开始型

图8-12 开始—开始型

③结束—结束型。 B活动结束前A活动必须结束，即B在A结束前不能结束。此种逻辑关系允许活动A和其今后的活动B在某种程度上可以同时结束，如图8-13所示。

④开始—结束型。 B活动结束前A活动必须开始，即B在A开始前不能结束。此种逻辑关系很少使用，如图8-14所示。

图8-13 结束—结束型

图8-14 开始—结束型

一般地，每个节点的活动会有以下几个时间。

①最早开始时间（ES）。能够到达该节点的最早时间。

②最迟开始时间（LS）。为使项目在限定日期内完成，该节点的活动开始的最迟时间。

③最早结束时间（EF）。某活动能够完成的最早时间。

④最迟结束时间（LF）。为使项目在限定日期内完成，该节点的活动完成的最迟时间。

⑤持续时间（Dur）。活动持续时间长度。

⑥时差（SL）。在不影响后续活动最早开始时间的前提下，本活动所具有的机动时间。

⑦关键路径（CP）。网络中最长活动的路径，如果延迟会延误整个项目。

（2）箭线图法

箭线图法又称为双代号网络图法，它以一条横线表示一项活动，活动的描述或命名可以写在箭线上方，以带编号的节点连接活动。箭线图的绘制有以下规则。

①不能出现回路。回路表示逻辑上的错误，会导致计算进入死循环。

②绘制方向为从左向右。

③每个节点都要编号，增加图形的可读性和清晰型。编号要按照前后顺序不断增大，可以不连续但不能重复。

④编号要预留一定的间隔，为后续新增活动预留空间。

⑤表示活动的线条一般要使用箭头，也可以不用。

⑥箭线图要开始于一个节点，并且结束于一个节点。

⑦连线不能相交，如果相交无法避免，要采用过桥法或者指向法避免混淆。

6）工作时间估计

工作时间估计就是依据工作列表、项目约束条件和假设前提、资源数量要求和质量要求、历史信息等资料，估算已确定出的会议项目活动所需要的工作时间。估算方法主要有：专家判断法、类比估算法、德尔菲法等。

（1）专家判断法

影响会议项目活动持续时间的因素很多，不同组织的专家以及个人有着专门的知识和经验，接受过相当的培训，广泛征求专家意见，根据历史信息和项目工作现状对项目持续时间做出符合实际的评定。专家对象的选择范围包括本项目组内的其他非项目组成员、相关行业咨询专家、相关行业技术组织、其他相关政府、行业管理组织等。

（2）类比估算法

类比估算法是指当项目的各种资料和信息比较缺乏时，可以利用先前类似的活动的实际时间来估算当前项目活动的可能时间，估算的准确度依赖历史文件和数据，以及项目相似性和差异的调整。

（3）德尔菲法

德尔菲法是依据系统程度，采用匿名发表意见的方式，通过多轮次调查专家对问卷所提问题的看法，经过反复征询、归纳、修改、最后汇总成基本一致的看法，作为预测的结果。

（4）定量估算活动持续时间的方法

①时间定额估算法。根据测算出来的工作或活动的工作量、每天可安排的劳动量或设备量，按如下公式计算各工作或活动持续时间：

式中 D——工作或活动的持续时间，（单位：天）；

Q——工作或活动的工作量；

S——工作定额；

R——每班安排的劳动力数或设备数；

B——每天工作班数。

②三点估算法。对于一些既无经验可循又无定额可查的活动，项目管理人员可以对一项活动估算出3个时间值，即最乐观时间、最可能时间和最悲观时间，然后给每个值赋予权重，最后加权平均计算活动的期望完成时间。公式为：

式中 T——工作或活动持续时间；

a——最乐观估计时间（即完成该活动的最短估计时间）；

m——最可能估计时间（即完成该活动的最大可能时间）；

b——最悲观估计时间（即完成该活动最长的估计时间）。

7）进度安排

在把会议项目分解为各个子任务，并确定各项工作和活动的先后顺序和每一项任务的工作时间之后，就可以安排项目的时间进度了。

（1）甘特图

甘特图是进度计划最常用的一种工具，用横轴表示时间，纵轴表示活动，线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它能直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比，具有简单明了、易于编制的特点，是小型项目管理中编制项目进度计划的主要工具。但是，由于甘特图不表示各项活动之间的关系，也不指出影响项目生命周期的关键所在，因此，对于复杂的项目来说，甘特图就显得不足。

甘特图可以手绘，也可以借助项目管理软件工具进行，常用的是Microsoft Project软件。图8-15为某展会展台施工项目计划进度甘特图。

（2）网络计划技术

网络计划技术是从系统的观点出发，以时间为基础，在网络图上加注时间参数等编制而成，用网络形式来描述系统内部各项工作之间相互制约、相互依赖的关系，易于协调和配合，保证项目有计划、有节奏地完成。

网络计划由网络图和网络参数两部分构成。网络图由箭线和节点组合而成，能够用来表示工作流程，反映系统之间的内在联系，分清问题的轻重缓急，网络参数是根据项目中各项工作的延续时间和网络图所计算的工作、节点、线路等要素的各种时间参数。

网络计划技术能够合理协调各种资源，预见工程项目中可能发生的风险及影响工期拖延的因素，从而实现有限的人力、物力、财力资源的合理安排。

图8-15 某展会展台施工项目进度甘特图

图8-16为用网络计划表示的某会议任务时间进度计划。

图8-16 某会议项目进度计划图

（3）里程碑计划

里程碑计划是以项目中具有历史性的重要事件的完成或者开始的时间作为一个基准点所形成的项目计划，是一个项目完成的框架性计划，通常配合甘特图使用。表8-7是某项目里程碑计划的例子。

表8-7 里程碑计划表

（4）项目进度表

项目进度表是关于会议进度的详细安排，能够直观地表示出每项工作的开始时间、持续时间和完成时间。每种进度计划都有各自的优缺点和适用对象，实际应用中，要根据项目的不同特征和实际需要选择编制项目进度计划的方法，主要考虑的因素有会议规模、复杂程度、会议细节的掌握程度。表8-8比较了甘特图、网络计划、里程碑计划和项目进度表的优缺点。

表8-8 项目进度计划编制方法的优缺点

8.3.3 会议项目资源计划

会议项目资源是指项目实施过程中一切人力、资金、信息、技术及物资设施的总称。会议项目的实施是资源整合和综合利用的过程，按项目资源来源可分为内部资源和外部资源，按形态可分为有形资源和无形资源。会议项目资源计划是指通过识别项目资源需求，确定项目需要投入的资源种类、数量和时间，从而制订资源供应计划的活动。

1）资源计划制订的方法

会议项目资源计划制订依据主要是项目工作分解结构、项目工作进度计划、历史信息和资源安排描述等。资源计划编制方法主要有专家判断法、头脑风暴法、资源平衡法等。

（1）专家判断法

专家判断法是由项目成本管理专家根据经验判断确定和编制项目资源计划的方法，有专家小组法和德尔菲法两种形式。专家小组法是组织有关专家形成专家小组，进行相关调查研究，然后召开专家小组座谈会，共同探讨并提出项目资源计划备选方案，最后制订出项目资源计划的方法。德尔菲法是采用多次匿名征询专家意见的形式，整理和编制会议项目资源计划的方法。

（2）头脑风暴法

头脑风暴法是由专业领域的专家组成小组，领导者根据头脑风暴原则进行适当引导，诱发专家们产生思维共振，获取更多未来信息，使资源预测和计划结果更准确的一种激发性思维方法。

（3）资源平衡法

项目实际运作中，资源总是有限的，资源的可获得性、功能及与项目成本、进度之间的关系都需要平衡。资源平衡法就是通过确定出项目所需资源的确切投入时间，努力使各类资源需求波动最小，并尽可能均衡使用各种资源来满足项目进度计划的方法。

2）资源计划制订的工具

（1）资源矩阵

资源矩阵用于说明完成会议项目中的各项工作需要用到的各种资源的情况。表8-9给出了人力资源矩阵的一个例子。表中左边列出了会议各项工作任务，上面的行给出了所用到的人力资源的名字，行列交叉处即为会议项目各项工作所需要的各种资源状况，其中P为主要资源，S为次要资源。

表8-9 人力资源矩阵

（2）资源数据表

资源数据表用以说明各种资源在项目周期内各时间段上的数量的需求情况。表8-10是资源数据表的例子，表示会议期间各项工作所需财务资源的数量。

表8-10 财务资源数据表

（3）资源甘特图