会议项目管理

项目是会议活动的典型形式，会议项目管理作为具体会议活动的管理与操作，属于会议运营管理中的微观环节，是十分重要的部分。 本章以项目管理的理念和规划流程为依据，对会议活动的组织、策划、运行和评估内容与方法进行了介绍，核心问题包括：

·会议项目管理的定义；

·会议项目管理的方法；

·会议项目的执行与控制；

·会议项目评估；

·会议项目财务管理；

·会议项目风险管理。

【引入案例】

第十二届世界华商大会案例——项目运营分析

·项目背景

世界华商大会（Word Chinese Entrepreneurs Convention—WCEC）由新加坡中华总商会、香港中华总商会和泰国中华总商会参与酝酿，于1991年首先发起倡议，以“在商言商、弘扬中华民族文化”为宗旨，每两年举办一次，是全球最具规模和代表性的华人商界盛会。

经国务院批准同意，由中国侨商投资企业协会主办，四川省成都市承办的第十二届世界华商大会于2013年9月24—26日在中国四川省成都市举办。 国务院侨办、四川省委省政府、成都市委市政府对办好本次大会高度重视，这是成都改革开放以来具有里程碑意义的标志性会议，对引导世界华商了解和投资中国西部，全面提升成都的国际影响力与城市知名度具有重大深远的意义。

·项目策划

第十二届世界华商大会策划与创意遵循体现“成都特点、中国气派、国际表达”的原则，达成了高端、大气、整合、优美、高质、安全的现场效果。 充分考量成都世纪城新会展中心原有的空间格局与现有条件，选定1号馆为主场馆、2～4号馆为功能馆、5～9号馆为辅助馆，并利用1～3号馆原有的立柱连接而成序厅，既打造出符合国际大会规格的宽敞通道、又为展示四川及成都形象留出空间。 在场馆的墙体外侧铺设巨幅画面，达成视觉吸引力、展示主形象作用的同时，起到遮光效果。

主视觉采用主要元素加辅助元素的策划思路，以三千年古蜀遗迹“太阳神鸟”为第一主要元素，以历史悠久的中国蜀绣“芙蓉锦鲤”为第二主要元素，以蜀锦“喜相逢”、子母熊猫、翠竹、盖碗为辅助元素，以国际大会通行的商务蓝为主色调，辅之以大方沉稳的白色和灰色，并配以中国红点缀。

注重发挥世纪城星光大道的导入功能与形象功能，充分使用两侧灯箱、传播大会主视觉。周全、综合考虑入住洲际酒店与两个假日酒店的嘉宾与媒体的步行需求、分散在城市中央区入住的嘉宾搭乘大巴车的需求，并且满足高规格警卫安保的需求，将落客区分为首长通道、步行通道与乘车通道，从而确保抵达与离开的秩序和安全。

开幕式与主论坛遵循国际会议、政府会议庄重、大方、整齐、典雅的风格，主舞台采用巨幅三联屏幕、三面环绕台阶。 充分考虑场馆空旷巨大、声音回响严重等自身缺陷，采取两侧、双层、四个落地银幕设计，高清、高真视频音频播放设备并形成环绕立体声结构。 布置国际专业级灯光设备，满足大会不同环节的照明与装饰需要。 严格安排、部署首长最佳进出路线。 采取剧院式布局，划分VVIP、VIP、与会嘉宾三级坐席，确保来宾秩序出入。 以商务蓝为主色调，两边侧屏与中央主屏形成统一、呼应的长幅画面，以成都市标志元素“太阳神鸟”和代表元素“芙蓉锦鲤”为装饰元素，中屏保持主形象不变，侧屏实时呈现现场画面。 同时在主场馆中后部悬挂极具中国风格的印有“太阳神鸟”的灯笼组合，形成世界华商相融共聚的情感氛围。

闭幕式以中国红为主色调，保持大会的空间布局不变，为演出增加、增强灯光、视频与音频效果，布置VVIP长桌式晚宴以体现国际大会的规格，遵循传统中式晚宴风格、采取红白相间的10人嘉宾宴会座席。 点亮红灯笼、侧屏加入熊猫元素，在灯光中调入红、蓝、绿、紫等多彩颜色，为不同演出环节适量调节音响设备以达成舒畅的听觉效果。 在会旗交接仪式中，给下届承办地印度尼西亚雅加达留出充分的展示空间，策划印尼代表团全体成员近120人上台见证，成为本届大会最动情时刻。 完美衔接西乐团与民乐团演奏，并配以宏伟、精美的视频画面。 统筹安排印尼团演出与成都市的闭幕晚宴伴餐演出，使印尼歌舞与川剧变脸、熊猫杂技和谐共生，印尼歌手一曲高亢的“青藏高原”响彻主会场，华丽的川剧变脸、惊艳的水袖表演将演出推向高潮。

此外，开闭幕式与主论坛均设置媒体专用的摄影摄像区与坐席区，充分考虑到区域安排的合理性、最佳视角、摄录清晰度、出入便捷、易于集中等因素。 在主会场外还设有同期导播的新闻中心并安排记者专用酒店。 由此确保媒体报道通畅实时、记者行程礼遇舒心。

·项目执行

第十二届世界华商大会以规格之高、范围之大、影响之广堪称是继北京奥运会、上海世博会之后影响中国、影响世界的城市营销大事件。 从策划顾问管理服务到主视觉创意设计服务，再到大会主体管理服务以及增值活动策划服务，第十二届世界华商大会整体项目运营历时十个月。

经多方调研，通过印证、甄选后，确定将会址选在中国成都世纪城综合区内，世纪城位置优越，集9个展馆、数十个会议厅、国际五星级与四星级酒店、餐饮娱乐于一体，是满足大会综合需求的最佳场所。 但挑战也随之而生，在体量巨大、墙体裸露、地面粗糙的展馆举办世界级会议史无前例。 基于解决透光、吸音、安全等一系列问题，项目组不断考察现场、多次测量和测试场地，确保场馆满足国际性会议需求。

大会安全保障，是会务组织实施重点环节，针对会议代表规模大、层次高、活动涉及场馆点多面广、日程活动多样紧凑、时间节点流程严密等特点，制订了周密详细的组织实施方案，确保各个环节的无缝对接与高效沟通，有效保障了各项活动的顺利开展。

主会场占用世纪城公共区域、馆前区域、4个展馆共计近达10万平方米，在主会场内历时2天须完成2次安检、开幕式与主论坛、1次自助午餐、万余平方米政府及商业展览展示、闭幕式与闭幕晚宴及演出等多个重大事项，包含门头、通道、墙体、地毯、舞台、屏幕、声光音电、桌椅排位以及鲜花绿植、桌签座签的搭建、调试与运营等体量巨大、数量众多的准备工作，在工期、材质、工艺、消防、安监、警卫等方面有严格标准，要求服务方必须具备高超的统筹协调与即时应变能力，项目组夜以继日地修改图纸、检验材料、核准数量、检查质量、审核内容，以极高的专业水准、极优的职业素养和极佳的服务态度确保了大会的顺利召开，并赢得了政府领导的当场赞誉。

开幕式与闭幕式相隔不到2天在同一会场举办，并且在风格、内容与流程上不尽相同，以巨幅LED屏幕作为主舞台背景画面及大会内容展示介质是经过推敲后确定的唯一最佳方式，数以百计的块状电子屏整体、无缝拼接，并承载实时同传呈现国家领导人致辞演讲画面、展示政府形象宣传片、赞助商广告与文艺演出等功用，万分之一黑屏的几率都是不可补救的败笔，项目组在无数次的调试与验证后交出的是最满意的答卷，全程没有点滴漏洞。 大会前的彩排工作也是重中之重，项目组在十余次的演练与调整中，实现了流畅的环节衔接、精准的走位路线、准确的主持串词、实时的屏幕呈现、适合的音响与光线配合，由此大会现场万无一失。

·项目评估

2013年9月，新加坡、中国台北、中国香港三大国际机场张贴出第十二届世界华商大会巨幅灯箱公益广告，成都双流机场高速公路与天府大道、世纪城周边等城市主干道飘扬、辉映着大会的道旗与灯箱，3000年古蜀标志“太阳神鸟”图案与中国蜀绣“芙蓉锦鲤”图案诉说着中国成都这座名城传统与现代的完美对话。 全城沸腾，以响彻世界的中国西部崛起之声迎接遍及全世界3000名华商的到来。

9月24日至26日，第十二届世界华商大会在中国四川成都世纪城新会展中心与世纪城国际会议中心隆重召开，三天时间里，举办了“华缘林”植树活动、开幕式与中国经济论坛、15个专题分论坛、展览展示、考察交流、项目洽谈签约仪式、会旗交接仪式与闭幕晚宴等多项活动。

本届华商大会共有来自105个国家和地区的3000余名中外代表参会，246名、71家境内外媒体注册参会。 其覆盖国家、地区和代表人数创历届华商大会之最，谢国民、许荣茂、刘锦庭、蔡其生、蔡冠深、纪辉琦等知名侨商和100余个海外侨商组织的侨商代表莅会。

9月25日中央电视台新闻联播为大会开幕播出长达4分钟的头条新闻，新华社、中新社、人民日报、光明日报、四川日报、四川电视台、华西都市报、成都日报、成都电视台等所有重要媒体均刊出专题报道。9月26日晚，大会圆满落幕。

（来源：中国会议产业网：http：//www.meetingschina.com/news8086.html.）

第十二届世界华商大会从策划到评估的过程是一个完整的会议项目管理过程，这次大会的成功举办，有很多细节值得会议管理人员认真学习和思考。 由于项目是会议活动的典型形式，会议项目管理作为单个具体会议项目的管理，属于会议运营管理中的微观操作环节，是十分重要的部分。 本章将重点对这一问题展开探讨。