会议的计划与安排

一、会议的计划与安排

(1)成功会议需要具体的条件

在阐述如何制订会议计划之前，先介绍举办一次成功的会议需要具备的条件。首先，要做到五个明确:

①明确邀请参加会议者。人们之所以举办会议是因为他们自己单独无法解决某个问题，或是因为仅凭他们自己无法实现某种利益，与会者的到来会协助此问题的解决或此种利益的实现，因此选择与会者就成了重要的问题。一些会议之所以失败，就是因为邀请参加会议的人员不明确，匆匆忙忙地请来一些人，结果是该请的人没请来，不该请的人却请来了，必然导致会议达不到预期的目的。

②会议主题要明确。所谓会议的主题就是会议公开提出的题目或公开打出的“旗帜”。虽然任何会议都是为了实现某种目标或利益举行的，但是在很多情况下，它并不作为公开的题目、口号或“旗帜”，而只是隐含在会议的主题之内。因此会议主题是外在的形式，目的或利益是会议的内在本质。某药厂为提高自身的声望，扩大销售量，利用建厂10周年的机会请来各界人士和新闻单位的记者，举办一次冷餐会。会议的主题是庆祝建厂10周年，而内在目的却是扩大影响。会议的主题可分为广泛的主题和专门的主题两类。广泛主题的优点是包含内容多，可引起社会各界人士的兴趣，缺点是过于分散。专门主题的优点是内容具体，与会者讨论集中，有助于深入地研究某个问题。当然，无论广泛主题还是专门主题都必须十分明确，都应避免造成任何歧义或误解。

③目的明确。所谓目的包括两个方面:一是会议本身的目的，二是与会者的目的。对于会议本身的目的，前面已经做了分析，会议的组织者应自始至终明确，尽管这种目的不一定作为公开的口号提出来。关于与会者的目的，需要会议组织者进行认真的分析，尽力掌握参加人员是抱着何种目的来的。如果是大型会议，参加者较多，此时应将与会者的目的分为几个类型，唯有了解了与会者的目的，才能有效地驾驭他们的活动。

④时间明确。会议的时间很重要。确定会议的时间主要包括两个内容，一是何时召开;二是会议持续的时间。在确定会议时间时应考虑多方面的因素，如对会议目的是否有利，是否符合会议主题，最重要的与会者是否有空等。如果时间持续较长或与会者距离较远，则事前需广泛地征求与会者的意见，然后再确定时间。时间一旦确定，应尽量不要更改，否则，就会出现很多麻烦，甚至发生事故。

⑤地点明确。首先要明确会议地点的两个要素:一是大的地理位置，如选择在某个城市或某个县举办会议;二是具体的开会地址，如选择在某城市的某饭店召开。选择会议地点时要考虑到交通是否方便，设备是否齐全，食宿条件如何等多方面的因素。会议地点若选择适当，将对实现会议目的，体现会议主题大有裨益。

其次，成功地举办一次会议还应具备以下三个基本条件:

一是所有与会者，包括会议举办者和参加者应有某种共同目标。会议是众人聚集在一起进行的有组织的活动，因而它实质上也是一种合作，是所有与会者之间的合作，既然是合作，就要求参加者具有共同的目标，至少是在某个问题上或在某个时期内的共同目标。会议的组织者或公共关系人员当然有自己的目标，但是如果他们不能在自己的目标与参加会议者的目标上找到共同点，那么，就会出现分歧，甚至导致会议的失败。例如，卫生公共关系人员召开会议是为了给卫生组织机构扬名，而参加会议的记者却是为了揭露阴暗面，这样的会议就不可能顺利地进行。因此，在举办会议之前，应当认真地调查研究会议主持人的初衷和与会者的目的，努力寻找共同点，这是公共关系人员的重要任务。

二是要具备与会议规模相适应的经济、物质条件。会议，特别是大型会议花费较大，要求物质较多且复杂，会前必须筹备与会议规模相适应的经费。当然，筹备会议时应力求节约，量力而行，根据财力确定会议的内容、形式、规模，但无论怎样，一定要注意从物质到经济方面满足与会者的需要。

三是要制订完善、周密的会议计划。会议是一种有组织的活动，因此要求组织者对整个活动制订出周密的计划，这样才能使众多的人聚集在一起而不发生混乱，提高会议的效率。

(2)会议活动计划的制订

在着手会议准备工作之前，应制订出会议的计划。计划应包括所有能考虑到的会议活动的细节，通常按下述五步去做:

①列出和分解会议的目标。任何会议都有总目标，但仅有总目标是不够的，公共关系人员还必须学会将总目标分解为一些具体的目标。这种分解做得越细、越具体，会议的准备工作就越容易做。经过分解后的子目标应该是真实、可以实现、可以测量且有时间限制的。应将这些子目标按重要性排出先后顺序。如果一级子目标分解不够，还可以分解出二级子目标、三级子目标，如图11-1所示。

图11-1　会议活动总目标分解图^[1]

②列出参加会议人员名单。列出参加会议人员名单时主要根据会议的目的，了解哪些人与会议的目的有关，然后再定规模，严禁先定规模再拉人凑数的做法。再者，应该考虑参加会议人员之间的关系，尽量使会议参加者在社会身份、兴趣、爱好、素质、水平等方面接近，避免因差距悬殊而出现尴尬局面。确定名单时应避免遗漏，特别是较重要的人物。除此之外，要确定邀请方式，是电话通知还是信件通知，是否用请柬等，对一些社会名流需登门邀请。较重要的、规格较高的会议通常使用请柬。通知应讲清会议的安排和注意事项，必要时应有回执。

③会议筹备工作的程序和安排。较重要的和较大型的会议常常需要有较长时间的筹备。筹备工作有三个方面:一是确定出席会议人员名单，包括主持者、参加者和列席会议者;二是会议的物质准备，如食宿、交通、器材设备、会场布置;三是会议内容的准备，包括会议的形式、方法、宗旨、宣传材料等。

④会议的日程安排。会议的日程安排是会议的中心内容。会议的成功与否最终是由此决定的。它主要包括三项内容:一是会议主题活动安排，即与会议主题相关的讨论、发言、参观、庆贺等活动安排。该项安排要力求紧凑，能半天结束决不拖到一天，能一天完成的决不拖到两天。二是会议代表的生活安排，如报道时间、食宿、交通等。这项安排要尽量做细。三是其他活动的安排，如娱乐活动。从总体上讲，要做到内容丰富，安排合理。

⑤提出有助于实现会议目标的措施。要取得会议的成功并不是一件轻而易举的事，为此要设计一些促进和辅助的措施。例如，设计独一无二的活动以吸引社会的注意，设计一些娱乐活动促进代表们之间的人际关系沟通。所有这些措施也应是有计划的，因此也应在制订计划时尽可能详细地提出来。