会议指名计划

7.1　计划工具：会议指名计划

根据一手五指的名称，会议计划需要做好五方面的工作：目标需明确、事项必列清、找对参加人、务必要守时、现场有记录（见图7‐3）。

图7‐3　会议指名计划

7．1.1　M——目标需明确

首先应确定会议目标，达到高效的会议要求，即“M——目标需明确”。一手管理杜绝召开目标不明确的会议。

通常，会议最主要的目标有三个，相应的也有三种类型的会议：一是决策型会议，也就是会议会诊。决策会的参会者就特定的问题展开讨论与商议，并得出结论或作出某种决策，因此其最终目标是作出决策，解决问题。二是信息型会议，也就是企业管理信息通过会议形式集中地在规定时间内进行有效的上传下达式的上下沟通或横向的沟通协调，其目标是有效传达命令或汇报与知会。三是礼仪型会议，例如重要的庆典、颁奖、任命、授牌等集会，其最终目标是通过集会营造气氛，培育优秀企业文化，因此礼仪型会议的具体目标因不同会议事项应有各自明确清楚的计划。

7．1.2　S——事项必列清

也就是说会议必须要有详细的会议议程，必须列出会议中需要商讨的议题，并将议题进行分解，将会议商讨的各项议题的发言人落实到具体人员。

7．1.3　Z——找对参加人

也就是说会前必须确定参会人员名单，并通知到位。一手管理杜绝“代会客”参加会议。

7．1.4　W——务必要守时

也就是说，事前要计划好会议开始的时间、会议持续时间及会议结束时间。这些安排，在会议进行时都得严格地遵守。因此，会前应做好科学合理的会议时间计划。

7．1.5　X——现场有记录

一手管理要求任何会议都得做会议记录，并形成表格化的会议纪要。会议纪要必须在会后送达所有参会者与会议确定的相关责任人手中，并进行跟踪，监督其执行。