物品采购作业活动管理

任务描述

如项目四所述，陕西某乳品企业为一家全国知名食品企业，该公司的产品主要分为四大系列: 鲜奶系列、常温奶系列、奶粉系列、乳酸菌系列。公司通过三个途径进行销售。随着企业“轻资产战略”和“供应链战略”的实施，公司计划对华北各配送中心物流供应商进行整合，原则上每个配送中心只引进一个物流供应商，与他们建立战略合作伙伴关系。要实现公司意图，企业首先选择了物流供应商，然后进行采购流程及管理。如果你是该公司的物流管理人员，你熟悉物品采购的流程及方法吗? 你应该如何进行企业采购?

任务分析

此任务要求学生首先分成4人小组，通过小组学习讨论课程内容、实际调研、查找资料，达到掌握企业采购管理的目标和内容，熟悉制造企业采购与入库的流程、管理方法等。

知识准备

一、制造企业物流采购认知

随着物流管理内涵的扩展，采购已成为现代物流的一项重要功能。企业为销售而生产，为生产而采购，在这个环环相扣的动态过程中，现代采购管理的目标就是以正确的价格、在正确的时间、从正确的供应商处购买到正确数量和质量的商品和服务。

(一) 企业采购概念

企业采购是企业向供应商获取商品或服务的一种商业行为，企业经营活动所需要的物资绝大部分是通过采购获得的，采购是企业物流管理的起点。具体表现为: ①所有采购都是从资源市场取得资源的过程。采购过程包括确定采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款。②采购实际上是商流与物流相统一的过程。在这个过程中，一是要实现将资源的所有权从供应者手中转移到用户手中; 二是要实现将资源的物质实体从供应者手中转移到用户手中。前者是一个商流过程，主要通过商品交换来实现商品所有权的转移; 后者是一个物流过程，主要通过运输、储存、包装、装卸、流通加工等手段来实现商品空间位置的转移。③采购是一种经济活动。它是企业经济活动的主要组成部分。

(二) 采购的分类

1. 以采购方式分类

采购分为直接采购、委托采购与调拨采购。

(1) 直接采购是指直接向物料供应厂商从事采购的行为;

(2) 委托采购是指通过中间商实施采购行为的方式，也称中介采购;

(3) 调拨采购是指将过剩物料互相支持调拨使用的行为。

2. 以采购性质分类

采购分为公开采购与秘密采购、大量采购与零星采购、特殊采购与普通采购、正常性采购与投机性采购、计划性采购与市场性采购。

3. 以决定采购价格方式分类

采购可分为招标采购、询价现购、比价采购、议价采购、订价采购以及公开市场采购。

(1) 招标采购 (Purchasing by Invitation to Bid) 是将物料采购的所有条件 (比如物料名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则、投标押金、投标厂商资格、开标日期等)详细列明，登报公告。投标厂商依照公告的所有条件，在规定时间以内，交纳投标押金，参加投标。招标采购的开标按规定必须至少三家以上的厂商从事报价投标方得开标。开标后原则上以报价最低的厂商得标，但得标的报价仍高过底价时，采购人员有权宣布废标，或获得监办人员的同意，以议价来办理。

(2) 询价现购 (Purchasing at Inquiry Price) 是采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄以询价单促请对方报价，比较后则现价采购。

(3) 比价采购是指采购人员请数家厂商提供价格后，从中加以比价之后，决定厂商进行采购事项。

(4) 议价采购 (Purchasing by Negotiating Prices) 是指采购人员与厂商双方经讨价还价而议定价格后再进行采购。

(5) 订价采购是指购买的物料数量巨大实非一、二家厂商所能全部提供，如铁路上的枕木或烟草局的烟叶，或当市面上该项物料匮乏时，则可订定价格以现款收购。

二、制造企业物流采购的一般流程

采购的一般流程包括: 确定采购时机——编制采购计划——进行采购洽谈——签订采购合同——进货实施——质检、进仓。企业采购流程如图6－1所示。

图6－1 企业采购流程简图

通常采购业务最主要的流程有下列几项:

(1) 寻找物料供应来源，并分析物料市场，确定采购时机;

(2) 分析企业库存及生产计划，编制采购数量、价格计划;

(3) 与供货商洽谈，并安排工厂参观，建立供货商相关数据;

(4) 要求报价与进行议价;

(5) 签订采购合同，组织进货、验货;

(6) 获取所需的物料，并查证进厂物料的数量与质量;

(7) 了解市场趋势，搜集市场供给与需求价格等适合数据加以成本分析;

(8) 呆料与废料的预防与处理。采购申请单如表6－1所示。

表6－1 采购申请单

三、采购流程的管理控制与变革

要控制采购成本，关键在于把握几个“控制点”，即采购计划、采购订单、采购业务的确认及付款和供应商的正确选择。经济全球化的影响以及电子商务的发展，促进采购流程发生了变革，逐渐出现了一些采购新方式。

(一) 全球统一采购

随着全球经济一体化的发展趋势日益明显，跨国公司全球战略的逐步推行，全球采购已成为其重要的组成部分。全球统一采购是指利用全球资源，在全世界范围内去寻找供应商，寻找质量最好、价格合理的产品。采购国际化不仅是大势所趋，而且随着信息技术、物流技术的发展，将成为带动全球经济的一个重要利益点。

(二) 公开市场采购

公开市场采购是采购人员在公开交易或拍卖场所随时机动式的采购，取得所需物料的报价，一般每种原料至少应取得一个供货单位的报价，分别登记在采购申请单上，经过比质比价，选择其中最好的供货单位。这种方式亦称为竞争价格采购，适用于采购次数频繁，需要每日进货的原料。

(三) 在线电子采购

在线电子采购是利用网络和信息技术为采购人员提供的一个快速降低采购成本的工具系统，借助于这个工具，采购人员能够通过Internet在全球范围内即时地同供应商进行交易。在线竞价通常能取得5%～40%的成本总节约，典型的采购成本下降范围是15%～20%。物料采购成本的显著减少，直接带来了企业产品成本的下降，提高了企业的市场竞争能力。在线电子采购可以成为一种采购商与供应商“双赢”的新型采购模式。

四、制造企业物流采购管理

(一) 企业采购组织类型及采购机构建立

采购部门是企业中重要的组织结构的构成部分，是企业为了能够有效地实施采购活动以及保证生产或服务顺利进行而设置的一个职能部门。采购组织设计合理与否，直接关系到采购工作能否正常顺利开展; 采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。然而在各个不同的企业中，采购部门的地位是不一样的，和其他部门之间的关系也是不相同的，连采购部门的职责也会因为行业的差异而产生区别。因此，企业采购工作的成败，在很大程度上取决于企业所组建的采购管理组织是否科学、系统、可行。企业采购组织类型见项目三。

(二) 企业采购制度

企业采购制度包括集中制采购制度、分散制采购制度和混合制采购制度。

1. 集中制采购制度

集中制采购制度是指由企业的采购部门全权负责企业采购工作。即企业生产中所需物资的采购任务，都由一个部门负责，其他部门均无权采购。比如，集团公司的采购制度属集中制采购制度。其优点是价格优惠、管理统一、节约成本和统筹规划。缺点是采购流程过长，延误实效; 零星、地域性及紧急采购状况难以适应; 非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益; 采购与使用单位分离，采购绩效比较差。例如，规格确认、物品转运等费力耗时的事项适用于产销规模不大，采购量比较小的企业; 企业各部门及工厂集中一个地方，采购工作并无因地制宜的必要; 企业虽然有多个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量限价”的效果。

2. 分散制采购制度

分散制采购制度是将采购工作分散给各需求部门自行办理。适用于规模比较大、分布比较广的企业; 若散布各地的工厂在生产设备、贮藏设施、社区的经济责任等方面具有独特的差异性时，也可以采用分散制采购制度。

3. 混合制采购制度

混合制采购制度兼取集中、分散制的优点而成。凡属共同性物料、采购金额比较大、进口品等，均集中由总企业采购部办理; 小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分企业或各工厂执行。

小案例: 陕西瑞丽俱乐部是一家健身俱乐部，在陕西有19家连锁店，总部设在西安。为了维持各个健身部的运作，每家俱乐部各自负责自己的采购事物，绝大多数不设库存而是随需随买。经过调查分析，以前随需随买的采购体系问题很大，公司得不到大批购买的价格优惠，因此公司决定建立集中采购体系。各分部如有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部，最后期限是每周下午5点。到第二周星期一，总部派人将物品及时送达。采购人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否决或减少其采购量。每一健身中心拿出1000元应付可能随时发生的紧急采购。经过实行集中制采购，公司降低了采购成本，提高了采购效率。

问题: 陕西瑞丽俱乐部是如何集中采购的?

(三) 企业采购管理策略

所谓采购管理，就是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行计划、组织、指挥、协调和控制的管理活动。采购管理和采购不完全是一回事，两者之间既有区别又有联系。企业采购管理的内容主要包括: 做好采购基础工作; 建立采购管理组织; 进行采购需求分析和资源市场分析; 制定并实施采购计划; 对采购结果进行评价; 对采购过程进行监控等。

企业采购管理策略有以下几种:

1. 基于准时战略下的采购

准时采购 (Just In Time) 简称JIT采购，是制造商与供应商签订“在需要的时候，向需要的地点，提供能保证质量的所需要数量的物料”。企业实施JIT采购可以大幅度减少库存，使得库存趋近于零，同时又缩短采购时间，节约了采购过程所需资源，而且提高了企业的劳动生产率，增强了企业的竞争能力。它是一种比较科学、比较理想的采购模式。

准时制采购的基本思想是: 在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。其具体做法是:

(1) 创建准时化采购团队;

(2) 精选少数供应商并建立伙伴关系;

(3) 制订合理计划;

(4) 做好供应商的培训;

(5) 有效的采购过程质量控制;

(6) 实现准时化生产的交货方式。

准时采购是连续地多频次小批量地送货，采购方不设库存，实现零库存生产，供应商也可以不设库存，与采购方实行同步生产，按照采购方生产线的节拍进行生产和送货，生产出来的产品都直接送到采购方的需求点。

2. 基于数量和价格的采购策略

(1) 混合采购策略: 是指企业既有遵循JIT采购原则的按需采购，同时也有先期采购(物料需要发生之前的预测采购)。当某种物料采购存在可以预测的价格周期性变化或季节性变化时，采用混合采购策略能使企业物料采购价格比单纯的适时按需采购得到的平均价格更低，从而节约物料成本。

(2) 数量折扣采购策略: 可以用节约比较法和成本比较法。节约比较法，即比较折扣前后的费用，节约量大于零，就接受折扣; 节约量小于零，就不接受折扣。成本比较法，即比较折扣前后的总成本，当折扣后的总成本小于折扣前的总成本，则可以接受折扣。

任务实施

1. 以小组为单位，明确学习任务。

2. 对小组内成员进行分工，然后进行充分的讨论、调研和查找资料。

3. 对讨论、调研和资料进行总结和归纳。

4. 制作PPT，以小组为单位进行演讲。

5. 教师组织进行各组间的评价。

6. 教师评价各小组的优缺点，并总结相关知识点。

检测评价

综合评价表