物资采购招标的准备工作

(一)招标前的准备工作

在开始招标工作前，需要完成一些前期准备工作。

(1)作为招标机构，要掌握本建设项目立项的进展情况、项目的目的与要求，了解国家关于招标投标的具体规定。作为招标代理机构，应向业主了解进展情况，并向项目单位介绍国家招标投标的有关政策、招标的经验、以往取得的业绩、招标的工作方法、招标程序和招标周期时间的安排等。

(2)根据招标的需要，对于项目中涉及的物资设备、工程和服务等，要开展信息咨询，收集各方面的有关资料，做好准备工作。这种工作一是要做早，二是要做细。做早，就是要尽早介入招标工作，一般在项目建议书上报或主管单位审批项目建议书时就要介入，这样在将来编制标书时可以对项目中的各种需要和应坚持的原则问题做到心领神会，配合紧密，才会取得好的效果。招标机构从这时起，就应指定业务人员专门负责这一项目。人员一经确定，就不宜变动，放手让这一专门小组与用户、信息中心多接触、多联系、多发挥这些专业人员的积极性。

(二)招标前的分标工作

由于材料、设备种类繁多，不可能有一个能够完全生产或供应工程所有材料、设备的制造商或供应商，所以不管是询价、直接订购还是以公开招标方式采购材料、设备等，都不可避免地遇到分标的问题。

建设工程物资采购分标和工程施工分标不同，一般是将与工程有关的物资项目采购分为若干个标，也就是说将物资项目招标内容工程性质和物资项目性质划分为若干个独立的招标文件，而每个标又分为若干个包，每个包又分为若干个项。每次招标时，可根据货物的性质只发一个合同包或划分成几个合同包分别发包，如电气设备包、电梯包、建筑材料包等。供货商投票的基本单位是包，在一次招标中，它可以投全部的合同包，也可以只投其中一个或几个包，但不能仅投一个包中的某几项。

建设工程物资采购分标时需要考虑以下因素:

(1)招标项目的规模。根据工程项目中各项物资项目之间的关系、预计金额大小来分标。如果每一个标分得太大，只有技术能力强大的供货商来单独投标或由其他组织投标，而一般中小供货商则无力问津。由于投标者数量减少，可能引起投标报价上涨。反之，如果标分得比较小，可以吸引众多的供货商，但很难引起国外大型供货商的兴趣，同时，招标、评标工作量会增大。因此，分标的大小要适当，既可以吸引足够多的供货商，利于降低报价，便于买方挑选，又不至于过分增大招标、评标的工作量。

(2)建设工程物资项目的性质和质量的要求。如果分标时考虑到大部分或全部物资材料、设备等由同一厂商制造供货，按相同行业划分可减少招标工作量，吸引更多竞争者。有时考虑到某些技术要求国内制造商完全可以达到，便可单列一个标向国内招标，而将国内制造有困难的物资单列一个标向国外招标。

(3)工程进度与供货时间。如一个工程所需供货时间较长，而在项目实施过程中物资材料、设备等的需要时间不同，则应依据资金、运输、仓储等条件来进行分标，以利于保证供应、降低建设工程成本。

(4)市场供应情况。有时一个大型工程需要大量的建筑材料和设备，如果一次采购，势必引起价格上涨，因此应合理计划、分批采购。

(5)货款来源。如果买方是由一个以上单位贷款，而各贷款单位对采购的限制条件有不同要求，则应合理分标，以吸引更多的供货商参加投标。