物资采购招投标文件的编制

(一)招标文件的编制

招标文件是投标和评标的主要依据，由招标单位编制。招标文件编制的质量直接关系到下一步招标工作的成败。招标文件的内容应该完整、准确，招标条件应该公平、合理、符合国家的有关法律。下文将论述国际上通用的物资采购招标文件的内容与编制。

国际物资招标文件的内容比较具体、全面，包括投标邀请书、投标须知、货物需求一览表、技术规格、合同条件、合同格式和各类附件等七大部分。下面重点阐述投标邀请书、投标须知及技术规格等内容。

1． 投标邀请书

投标邀请书是招标人向投标人发出的投标邀请，号召供货商对项目所需的物资进行密封式投标。

在投标邀请书中一般明确规定所附的全部招标文件，买方回答投标者咨询的地址、电话、电报、电传和传真，投标书送交的地点和截止日期，开标的时间和地点。

2． 投标须知

(1)对建设工程的简要说明。

(2)招标文件的主要内容，招标文件的澄清、修改。

(3)投标书的编写。投标书的语言与工程采购招标文件所用的语言相同。投标书的文件应包括按投标须知要求填写的投标书格式(包含单独装在一个信封内的开标一览表)、投标价格表和物资说明一览表; 投标者的资格和能力的证明文件; 证明投标者提供的物资及辅助服务合格的资料; 投标保证。

(4)投标书格式。

(5)投标报价。投标人应在招标文件附件中的投标价格表中报价，指明不同填要求，说明如果单价与总价有出入，以单价为准; 说明按投标文件分组报价只是用于评标时比较，并不限制买方发不同条件签订合同。投标者的报价为履行合同的固定价格，不得随意改动，按可调价格作出的报价将被拒绝。

(6)投标的货币。在投标书格式和投标报价表格中，应按下列货币报价: 国内物资用人民币报价; 国外物资用一种国际贸易货币或投标者所在国货币报价，如投标者希望用多种货币报价，应在投标文件中声明。

(7)投标者的资格证明文件。投标者应提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件，作为投标文件的一部分。这些证明文件要证明的内容是:

①若投标者按合同要求提供的物资不是投标者制造或生产的，投标者必须得到物资制造商或生产商的充分授权，向买方所在国提供该物资。

②投标者具有履行合同所需的财务、技术和生产能力。

③如果投标者不在买方所在国营业，应让有能力的代理人履行合同规定的由卖方承担的各种服务性(如维修保养、修理、备件供应等)义务。

(8)证明物资合格并符合招标文件规定的文件。例如某一物资的主要技术指标和性能指标的详细描述; 一份说明所有细节的清单，包括货物在特定时间内所需的所有零配件、特殊工具的货源和价格情况表。

(9)投标保证。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(10)投标有效期。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(11)投标文件格式。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(12)投标文件的密封和标记。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。有的招标文件要求投标者在投标时填写附件中规定的“开标一览表”，与投标保证单独装在一个信封内送交。“开标一览表”包括投标者名称、投标者国别、制造商国别、品号或包号、总CIF价或出厂价、有无投标保证等。

(13)投标文件的递交截止日期。机电产品国际招标的投标期限自招标文件发售之日起，一般不得少于20个工作日，大型设备或成套设备不得少于50个工作日。其他内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(14)迟到的投标文件。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(15)投标文件的修改和撤销。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(16)开标。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(17)初审投标文件，确定其符合性。

对投标文件的初审的目的是确定投标文件是否符合招标文件的要求，在供货范围、质量与性能等方面是否响应了招标文件的要求，有没有重要的、实质性的不符之处。

(18)评标。说明评标标准以及评标时考虑的因素等。

(19)投评文件的澄清。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(20)保密程度。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(21)授予合同的准则。买方将把合同授予基本符合招标文件要求的价格最低标，它应是买方认为能圆满履行合同的投标者。

(22)授予合同时变更数量的权利。买方在授予合同时有权在招标文件事先规定的一定幅度内对“货物需求一览表”中规定的货物数量或服务予以增加或减少。

(23)买方有权接受任何投标、拒绝任何或所有的投标。

(24)授予合同的通知。此项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

(25)签订合同或合同格式。

(26)履约保证。些项内容基本上与工程施工招标文件内容相同。

3． 货物需求一览表

货物需求一览表表格格式见表6－1。

表6－1 货物需求一览表

4． 技术规格

技术规格文件一般包括以下内容:

(1)总则、说明和评标准则。

①前言。提醒投标者仔细阅读全部招标文件，使投标文件能符合招标文件的要求。如承包商有替代方案，应在投标价格表中单独说明。前言规定货物生产厂家的制造经验与资格，列明投标商要在技术部分投标文件中编列的文件资料格式、内容和图纸。

②供货内容。对单纯的物资采购，其供货范围和要求在货物需求一览表中说明即可，此外还应说明要求供货商承担的其他任务，如设计、制造、运输、安装、调式、培训等。要注意供货商承担的任务与土建工程承包商的任务的衔接。供货内容按分项列开，还应包括备件、维修工具及消耗材料等。

③与工程进度的关系。对单纯的物资采购，在货物需求一览表中规定交货期即可。但对工程项目的综合采购，则应考虑其与工程进度的关系，以便考虑安装和土建的配合以及调试等环节，还应明确规定交货期，包括是否允许提前交货。

④备件、维修工具和消耗材料。备件可以分为三大类: 第一类是按照标准或惯例应随货物提供的标准备件，这类备件的价格包括在基本报价之内，投标者应在投标文件中列表填出标准备件的名称、数量和总价。第二类是招标文件中规定可能需要的备件，这类备件不计入投标价格，但要求投标者按每种备件规格报出单价，如果中标，买方根据需要数量算出价格，计入合同总价。第三类是保证期满后需要的备件，投标者可列出建议清单，包括名称、数量和单价。以备买方考虑选购。维修工具和消耗材料也分类报价。第一类是随货物提供的标准成套工具和易耗材料，逐个填出名称、数量、单价和总价，此总价应计入投标报价内。第二类是招标文件中提出要求的工具内容，由投标者在投标文件中进行报价，在中标后根据选择的品种、数量计算价格后再计入合同总价。

⑤图纸和说明书。

⑥审查、检验、安装、测试、考核和保证。这些工作是指交货前的有关技术规定和要求。

⑦通用的技术要求。指各分包和分项共同的技术要求，一般包含使用的标准、涂漆、材料和电气设备通用技术要求。招标文件中规定了货物应符合的总的标准体系，如果投标者在设计、制造时采用独自的标准，应事先申请买方审查批准。

⑧评标准则。

(2)技术要求。

技术要求也称特殊技术条件，详细说明待采购物资的技术规范。货物的技术规格、性能是判断货物在技术上是否符合要求的重要依据，应在招标文件中规定得详细、具体、准确。对工程项目综合采购中的主体设备和材料的规格及相关联的部分，也应叙述得明确、具体。这些说明加上图纸，就可反映出工程设计及其中准备安装的永久设备的设计意图和技术要求。这也是鉴别投标者的投标文件是否作出实质性响应的依据。我们在编写技术要求时应注意以下几个事项:

①应具体写明待采购货物的型号、规格和性能要求、结构要求、结合部位的要求、附属设备以及土建工程的限制条件等。

②在保证货物质量优良、与有关设备布置相协调的前提下，要使投标者发挥其专长，不宜对货物结构的一般型号和工艺规定得太死。

③工程项目的综合采购中，应注意说明供应的辅助设备、装备、材料、土建工程和其他相关工程项目的分界面，必要时用图纸作为辅助手段解释。

④替代方案。要说明买方可以授受的替代方案的范围和要求，以便投标者作出响应。

⑤注意招标文件的一致性。如技术要求与供货范围一致，投标书的技术要求应与招标文件中的要求一致等。

(二)标底文件的编制

标底文件由招标单位编制。非标准物资设备的标底文件应报招标投标办事机构审查，其他设备的标底文件报招标投标办事机构备案。标底文件应当依据设计单位出具的市级概算和国家、地方发布的有关价格政策编制。标底价格应当以编制标底文件时的全国物资设备市场的平均价格为基础，包括不可预见费、技术措施费和其他有关政策规定的应包含在计算内的各种费用。

(三)投标文件的编制

编制投标文件是投标单位进行投标并最后中标的最关键的环节，其中投标书也是评标的主要依据之一。投标文件的内容和形式都应符合招标文件的规定和要求，其基本内容如下:

(1)投标书。

(2)投标物资设备数量及价目表。

(3)偏差说明书(对招标文件某些要求有不同意见的说明)。

(4)证明投标单位资格的有关文件。

(5)投标企业法人代表授权书。

(6)投标保证金(如果需要)。

(7)招标文件要求的其他需要说明的事项。

投标书的有效期应符合招标文件的要求，应满足评标和定标的要求。如招标文件有要求，投标单位投标时，应在投标文件中向招标单位提交投标保证金，金额一般不超过投标物资设备金额的2%。招标工作结束后(最迟不得超过投标文件有效期限)，招标单位应将投标保证金及时退还给投标单位。

投标单位对招标文件中某些内容不能接受时，应在投标文件中声明。

投标书编写完毕之后，应由投标单位法人代表或法人代表授权的代理人签字，并加盖单位公章、密封后送交招标单位。

投标单位投标后，在招标文件中规定的时间内，可以对文件作出修改或补充。补充文件作为投标文件的一部分，具有与其他部分相同的法律效力。