做好谈判辅助工作

学会收集谈判资料，会制作谈判文件，积极参与、配合谈判。

2010年3月27日北海芳萌酒业有限公司（甲方）将与重庆期冀石材公司（乙方）举办谈判活动，眼看日子越来越近了，总经理要求秘书顾晓娟收集谈判资料，参与拟订谈判计划、设计谈判方案，形成谈判策划书。

秘书接到任务后，立即梳理工作思路：

（1）考虑谈判主题、活动的具体内容及程序安排；

（2）进一步了解领导意图，弄清谈判的总体思想；

（3）搜集本企业及谈判对方的信息，知己知彼，以便制订切实可行的方案；

（4）整理思路，确定谈判目标；

（5）换位思考，预测对方在谈判中要提出的问题及制订应对策略；

（6）制订谈判的步骤；

（7）考虑谈判的时间、地点、人员的安排等；

（8）分析预测谈判结局；

（9）拟订谈判计划、设计谈判方案；

（10）提交领导审查；

（11）根据领导意见修改谈判方案。

谈判甲方：北海芳萌酒业有限公司

谈判乙方：重庆期冀石材公司

由于我公司的产品有进一步加大宣传力度、提高品牌知名度、扩大生产规模的需要，经公司董事会临时会议决定，公司将与重庆期冀石材公司进行保健品项目合资合作。双方定于本月27—29日分别在芳萌公司大厦9楼会议室、北海香格里拉大酒店举行正式洽谈。

一、谈判主题

解决重庆期冀石材公司与我公司谈判保健品项目合资合作问题。

二、谈判团队人员组成

主谈：张维冬（能审时度势、随机应变、当机立断，有很强的协调能力）担任公司谈判全权代表。

决策人：冯岚（销售部主任，思路清晰，谈判风格灵活多变，谈判经验丰富）负责大问题的决策；配合主谈工作，并及时做补充和纠正。

财务顾问：陆晓义（公司财务人员，对公司财务状况了如指掌）负责财务问题。

法律顾问：吴庆仁（北海市著名律师，有着丰富的律师从业阅历）负责法律问题。

三、双方核心利益及优劣势分析

（一）我方核心利益

（1）要求乙方尽早签约和出资。

（2）要求乙方出资额度不低于50万元人民币。

（3）保证我公司控股。

（4）确定合作关系。

（二）我方优劣势分析

1．我方优势

我公司已注册生产“还珠”牌祖传秘方酒，优越的气候条件下生长出优质且纯正的原材料；品牌和创意都十分不错，品牌效应在区内正初步形成，也已经拥有一套完备的策划、宣传战略，并且已经初步形成了一系列较为顺畅的销售渠道，在全区某一知名连锁药房及其他大型超市、酒业连锁店都有设点，销售状况良好，处于供不应求的状态；未来发展前景广阔，对方与我方无法达成合作将对其造成巨大损失。

2．我方劣势

（1）品牌的知名度还不够，但相信此品牌在未来几年内将会有非常广阔的市场前景。

（2）缺乏足够的资金，需要吸引资金，用于扩大生产规模、加大宣传力度。失去这个合作伙伴对我方不利，我方应尽全力赢取合作。

（三）对方核心利益

解决双方合资合作前的疑难问题，争取双方长期的合作关系，达到合资合作的目的。

（四）对方优劣势分析

1．对方优势

经营石材生意多年，积累了一定的资金。准备用闲置资金进行投资，由于近几年来保健品市场行情不错，投资的初步意向为保健品市场。

2．对方劣势

对保健品市场的行情不甚了解，对保健酒的情况也只知甚少，需我公司对产品提供相应资料。

保健酒，顾名思义就是具有保健功能的酒，与保健品和酒都有着密切的关系。保健品经历了2000年的消费者信任危机，白酒行业则承受了2001年的税制调整之痛，都出现了大幅度的市场下滑。但是保健酒市场好像没有受到任何影响。最近三年，中国保健酒市场以超过每年30％的速度在增长，目前保健酒已成为具有北海特色的旅游产品之一。北海生产的东园家酒、“疍家风情”海蛇酒、“野尔野”石斛酒等产品受到国内外游客的欢迎，保健酒业已成为北海市一个有特色的朝阳产业。北海市的保健酒远销东南亚，在保健酒业中已享有较高的知名度与美誉度。据不完全统计，北海市的保健酒在旅游市场上年销售额上亿元，在未来几年内将会有非常广阔的市场前景。

还珠酒源于广西北海市某饭店的祖传秘方，有一百多年的历史。本品选用珍珠螺肉、海马、海蛇、地龙、蛤蚧、桂圆等三十多种动植物药材，以纯米酒长时间浸泡后科学精制而成，内含多种氨基酸和多种微量元素，不合激素、兴奋剂，酒度低，口感好，醉不上头，属纯天然营养保健佳品。

四、具体日程安排

2010年3月27日上午9:00—12:00，下午3:00—6:00为第一阶段；

2010年3月28日上午9:00—12:00为第二阶段；

2010年3月29日上午9:00—11:00为第三阶段。

五、谈判地点

第一、二阶段的谈判安排在芳萌公司大厦9楼会议室。

第三阶段的谈判安排在北海香格里拉大酒店，北海海城区茶亭路33号，电话：0779—2062288。

六、谈判目标

1．战略目标

体面、务实地谈判保健品项目合资合作，满足进一步加大宣传力度、提高品牌知名度、扩大生产规模的需要，并争取双方长期合作关系。

原因分析：让对方尽快合作远比要求对方出资重要，迫切要求与对方建立长期合作关系。

2．己方报价

（1）品牌估算价值80万元人民币。

（2）现有的原料及酒成品评估价值为70万元人民币。

（3）其他共120万元人民币（包括生产资料、宣传策划、营销渠道等一系列有形资产和无形资产）。

3．利益目标

（1）保证我方的利益最大化，要求乙方出资额度不低于50万元人民币。

（2）保证控股。

（3）对资产评估的270万元人民币进行合理的解释（包含品牌、现有的原料及酒成品、生产资料、宣传策划、营销渠道等）。

（4）由我方负责进行生产、宣传及销售。

（5）对方要求年收益率达到20％以上，并且希望我方能够用具体情况保证其能够实现。

（6）对方要求我方对获得资金后的使用情况进行解释。

（7）风险分担问题：用50万元人民币购买保险（保险费用可计入成本）。

（8）利润分配问题：在对方投资额在180万元人民币以内的前提下，同意对方年收益率在20％以上的要求，但必须保持在25％以内。

（9）最终使双方达成保健品项目合资合作，使双方实现共赢。

4．谈判底线

（1）要求对方出资额度为50万元人民币。

（2）保证我公司控股。

（3）由我方负责进行生产、宣传及销售。

（4）争取对方与我方长期合作。

七、程序及具体策略

1．开局阶段

方案一：感情交流式开局策略，即通过谈及双方合作情况形成感情上的共鸣，把对方引入较融洽的谈判气氛中。

方案二：采取进攻式开局策略，即营造高调谈判气氛，强调指出我方优势地位，要求对方出资额度不低于50万元人民币，保证控股，以制造心理优势，使我方处于主动地位。

应对对方提出的有关知名度不高、生产规模小的对策：

（1）借题发挥的策略，即认真听取对方陈述，抓住对方的问题点，进行攻击、突破；

（2）前景与事实相结合原则，即提出未来我方产品的趋势依据，并对现实销售情况进行剖析，对其进行反驳。

2．中期阶段

（1）红脸白脸策略：由两名谈判成员中的一名充当红脸，一名充当白脸辅助协议的谈成，适时将谈判话题从品牌知名度不高的定位转移到合资合作及长远利益上来，把握住谈判的节奏和进程，从而占据主动。

（2）层层推进，步步为营的策略：有技巧地提出我方的预期利益，先易后难，步步为营地争取利益。

（3）把握让步原则：明确我方核心利益所在，实行以退为进策略，退一步进两步，争取更大的投资，充分利用手中筹码，适当时可以退让出资金额来换取其他更大利益。

（4）突出优势：以资料作支撑，以理服人，强调与我方协议成功给对方带来的利益，同时软硬兼施，暗示对方若与我方协议失败将会有巨大损失。

（5）打破僵局：合理利用暂停，首先冷静分析僵局产生的原因，再运用肯定对方形式、否定对方实质的方法解除僵局，适时用声东击西的策略，打破僵局。

3．休局阶段

如有必要，根据实际情况对原有方案进行调整。

4．最后谈判阶段

（1）把握底线：适时运用折中调和策略，严格把握最后让步的幅度，在适宜的时机提出最终报价，使用最后通牒策略。

（2）埋下契机：在谈判中形成一体化谈判，以期建立起长期合作关系。

（3）达成协议：明确最终谈判结果，出示会议记录和合同范本，请对方确认，并确定正式签订合同的时间。

八、准备谈判资料

相关法律资料：《中华人民共和国合同法》、《经济合同法》、《国际合同法》、《国际货物买卖合同公约》。

《合同法》关于违约责任的规定：

第一百零七条　当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。

九、制订应急预案

双方是第一次进行商务谈判，彼此不太了解。为了使谈判顺利进行，有必要制订应急预案。

（1）对方同意投资，愿意出资额不低于50万元人民币，但对我方资产270万元人民币表示异议。

应对方案：如果在谈判开始对方因为价格等问题而将谈判定在一个极其强硬和恶劣的气氛中，我方则应通过回顾双方的友好合作等行为缓和气氛，同时暗示对方双方的这一合作对双方的重要性并就出资金额进行价格谈判，对我方资产270万元人民币进行合理解释。

（2）对方使用权力有限策略，声称金额的限制，拒绝我方的提议。

应对方案：了解对方权限情况，“白脸”据理力争，适当运用制造僵局策略，“红脸”再以暗示的方式揭露对方的权限策略，并运用迂回要求的技巧来突破僵局；或者使用声东击西策略。

（3）对方使用借题发挥策略，对我方某一次要问题抓住不放。

应对方案：如果在谈判中对方坚持自己的立场，为了避免不必要的解释，可转移话题，必要时可指出对方的策略本质，并声明对方的策略将可能影响谈判进程。适时提出请示公司高层管理人员，借机暂缓谈判，稳定双方情绪。

秘书人员作为领导者的特殊参谋和助手，要充分掌握商务谈判的有关理论和知识，尤其要做好商务谈判的辅助工作。

孙子云：“知己知彼，百战不殆。”成功的谈判者，总是把搜集信息资料作为自己谈判行动的基础。商务秘书应根据谈判的具体内容和要求，积极协助己方谈判组织进行商务谈判前的有关信息资料的搜集工作，主要是搜集和提供对方的信息资料。

（一）己方信息资料

己方信息资料包括己方的经济实力、技术实力、竞争实力、参加谈判成员与对方的关系及需求等。搜集己方信息资料能客观地了解自己，力争在谈判中取得主动权。

（二）对手信息资料

1．谈判对手的基本情况

了解对方的法人资格、法定地址、本人身份、经济性质和经营范围、商业信誉、法律纠纷、信用额度以及经银行认可的往来资信证明等，这是商务谈判的基础。对这些基本情况应予审查或取得旁证。外商必须出示法人资格、本人身份证明，以及经中国银行认可的外国银行的资本和信誉证明。

2．谈判对手的经营情况及历史沿革

主要收集对手的历史背景、管理人员背景、公众记录、关于对手的媒体报道等资料。

3．谈判对手的实力

关于谈判对手实力的信息资料主要包括对方的财务状况（包括资产、负债等），对方的生产状况（包括生产产品的技术含量、数量和质量等），对方的经营状况（包括主要的货源、供应商和销售市场等），对方的盈利状况、产品成本和履约能力，对方在同行业中的地位等。

4．谈判对手中主谈判者的情况

要了解主谈判者的基本情况，如主谈判者的年龄、学历、资历、个性爱好、风俗习惯、价值观念、处理事情的风格及其在团队中的声望等。除此之外，还要获得如下信息资料：

主谈判者主要是代表个人还是代表谈判组？是否被授权可以自作决定？是否能够履行诺言？谈判的经验如何？是否有取得谈判目标所需的见识和事实？

5．谈判对手的意图和打算

如谈判对手对这次谈判的准备工作做得如何？对手的主要意图、谈判目标是什么？退让的幅度有多大？对手可能感兴趣的利益有哪些？最为关注的利益是什么？对手可能出现的问题是什么以及合作的诚意如何？对手在压力之下是否会速战速决？对手成员之间有什么分歧？

6．谈判对手的弱点

通过对谈判对手各方面情况的了解和分析，找出其弱点，以便在谈判的关键时刻达到一击即破的效果。

7．谈判对手过去的对外合作资料

主要了解对手对外合作的范围、数量和成功率。

资料搜集完毕后，可将重点内容制成表格（见表6-1），以方便利用。

表6-1　对手组织及人员情况表

（三）其他信息资料

商务秘书除了重点搜集对手的信息资料外，还要了解和搜集与本次谈判密切相关的国家和地方有关的方针、政策、法律、法规，还要了解行业和市场的信息，如合作生产或经营的产品的销路、档次等。

（四）获得资料的方法

要获得上述资料，并不是一件简单容易的事，需要商务秘书人员下工夫、花力气，多途径、多渠道，想方设法获取信息。下面介绍几种获得资料的方法供参考。

1．文献调查法

文献调查法即通过查阅各种文献资料来了解对方的有关情况，如查阅各类档案、报纸杂志、报表年鉴、历史资料等。这种调查方法投入少，见效快，简便易行，是值得秘书人员重视的有效方法。

2．直接调查法

直接调查法即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。这种方法有很多具体形式，比如可以向本企业那些曾与对方有过交往的人员进行了解；通过函电方式直接同对方先行联系；而对于重要的谈判，则可先安排非正式的初步洽谈。

3．购买法

购买法即通过付费方式从有关咨询机构购买所需信息。目前许多银行和咨询公司均有此类业务，在本身力量不足的情况下，可以利用这些机构为本方谈判服务。

在商务谈判中，商务秘书需要制作或参与制作一些谈判文件。如拟订谈判方案、起草谈判协议（合同）、撰写谈判总结等。

（一）拟订谈判方案

秘书人员要协助领导者拟订谈判方案，做好这项重要的谈判准备工作。

谈判方案的制订和写作，要力求重点突出，简明扼要，富有弹性。在文字表达上，要用高度概括的语言加以表述，使谈判者在头脑中留下深刻印象；在内容上，既要有明确具体的要求，又不可事无巨细，面面俱到，要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可循的事项，以利于谈判人员根据实际情况灵活调整。

谈判方案主要包括以下内容。

1．谈判主题和目标

谈判主题就是参加谈判要达到的目的，谈判目标则是谈判主题的具体化。谈判主题必须简洁而明确，一般可用一句话加以概括和表述，如“以最优惠的条件引进某项技术”。谈判主题确定后，接下来的工作是根据这一主题制订出具体的谈判目标。谈判目标可分为三级：第一级是必须达到的目标，即最低目标；第二级是可以接受的目标；第三级是最高目标。确定了谈判目标，谈判人员心中就有了一个明确的方向和“度”了。

2．谈判议程

谈判议程就是谈判的程序，是影响谈判效率高低的重要一环。多数谈判都是根据事先所规定的议程进行的。谈判议程的安排，可视具体情况而定。一种是先易后难，即先讨论容易解决的问题，为下面讨论困难的问题营造气氛，打下基础；一种是先难后易，即先集中时间和精力讨论重要的、困难的问题，以主带次，推动其他问题的解决；一种是混合型，即不分主次先后，先把所有要解决的问题都提出来讨论，再加以概括和归纳。拟定议程时，既要符合本方需要，又要兼顾对方的实际利益和习惯做法。

3．谈判时间和地点

谈判时间是否适当也会影响到谈判的成效，因此选择恰当的谈判时间十分重要。

4．其他准备工作

设计方案时，一要对对方可能提出的方案作预测，并提出自己的应对方案；二要坚持互利互惠的原则，使方案切实可行；三要在谈判中虚心听取对方意见，吸收其合理成分，及时调整我方方案。秘书既是参与设计谈判方案的人员，又是方案的起草者、打印者，要注意保密。

（二）起草谈判协议

谈判成功，要形成协议，作为日后双方合作的依据。协议可能由秘书起草，起草时要注意以下几个方面。

（1）协议书涉及的条款不能与国家法规发生矛盾。与国际惯例相左的，应慎重处理。

例如：我国某公司与英国一家航运集团签订了一份买卖合同，其中有“有关各方同意英国法律理解本合同及其章节的效力释义”的内容。此做法显然失当。这一条款明显对外方有利。因为英国经济法律繁多，我国公民很难具体理解合同中所涉及的英国各项法律释义，况且这些合同的签订地和履行地都在中国，因此按照国际惯例，理应在合同中规定适用中国法律。

（2）对重要条款必须认真斟酌，不要轻易让步；必须让步时应尽量以次要条款的损失来替代。条款是否重要取决于谈判的主要目标。

（3）协议的内容要具体，不能含糊；文字表达要严谨，措辞要明确肯定，不能有歧义，否则，会给以后执行或出现纠纷时留下隐患。

（4）把任何模棱两可的词语明确化，如“最大限度的”、“适当的”等这些词语尽量不用。

商务协议拟定后，由双方签字，并和《法定代表人证明书》、《法人授权委托证明书》一起互换。协议最好经公证处公证，以保护双方的合法权益。

秘书人员无论是直接参与谈判还是协助谈判，都应持积极参与、密切配合的态度。除了做好谈判资料的搜集、谈判文件的制作等工作，秘书人员还要做好以下工作。

（一）会务工作

（1）将确定好的谈判人员名单、时间、地点及时通知对方，以便对方早作安排，重要的安排可由双方秘书事先进行预备性磋商。

（2）做好谈判场所的布置及座位的安排工作，如果是涉外谈判还要准备双方的国旗。

（3）准备并调试好各种扩音设备，计算机、打印、复印设备，通信、传真设备等，准备充分必要的文具。

（4）准备谈判所需的资料，及时分发到谈判人员手中。

（5）安排好各种仪式，包括谈判开始仪式、签约仪式、礼赠仪式等。

（二）谈判记录

商务谈判中秘书要做好谈判的全程记录。记录的内容应包括谈判的主题、谈判双方的出席人员、谈判的时间、谈判的地点、谈判的议题和议程及双方谈判人员的具体对话等。

谈判记录既可供会后研究，以便调整策略，又可以整理上报，作为向上司请示的材料；既能保证谈判的连续性，又是草拟协议的原始材料。所以，秘书要全面、准确地做好记录，必要时应与谈判班子核对，有时还需双方过目、签字。在记录过程中，若秘书有不明白之处，可请发言人重复一遍。会后立即起草一份详细的备忘录，给对方一份，并要求他们书面确认备忘录所表述的内容。

（三）翻译工作

如果是涉外谈判，对方是外国人，双方沟通出现语言障碍，秘书可兼做翻译工作或请专业的翻译人员。翻译工作要做到：

（1）谈判前向主谈人了解谈判的内容，翻阅有关资料，向专家请教有关技术问题，熟悉并记住技术术语；

（2）翻译要准确，不能擅自增减谈话内容或掺杂个人意见，更不可不懂装懂；

（3）未经主谈人同意，其他成员的谈话不得进行翻译；

（4）笔译协议要忠于原文，不许有歧义和疏忽，译文打印好后，要认真校对，避免差错。

（四）谈判的善后工作

商务谈判结束后，秘书要主动协助上司做好各项善后工作，主要包括：

（1）回收有关文件资料，并进行整理和存储；

（2）上报整理后的材料；

（3）清理并报销有关账目；

（4）协助总结谈判经验；

（5）收拾谈判场所；

（6）做好谈判结果公布前的保密工作。

·训练目标

（1）能够参与拟订谈判计划、撰写谈判方案。

（2）能够拟订谈判合约。

（3）能够协调和组织谈判活动的相关工作。

·知识要求

（1）清楚谈判活动的各项事务和要求。

（2）熟悉谈判方案的写作知识和具体要求。

（3）熟悉谈判合约的写作知识和具体要求。

·训练要求

撰写完整规范的谈判方案。

·任务描述

2005年，华南玻璃厂与美国某玻璃公司谈判技术引进事宜。在全套引进还是部分引进这个问题上，双方各执己见，相持不下。为了打破僵局，华南玻璃厂首席代表略加思索后，微微一笑，轻声说：“用你们公司的技术帮我们完成这部分设备的改进，我们厂就会在这一领域居于全国同行第一的位置，这不单对我们有利，而且对贵公司同样有利。”他换了口气继续说：“我们厂的外汇的确有限，不能买太多的东西，所以国内能生产的就不打算进口了。现在你们也知道，法国、比利时、日本的厂家都在与我国北方某厂洽谈合作，如果我们之间不能尽快达成协议，那么你们将会失掉中国的市场，同行们也会笑话贵公司无能。”短短几句话打破了僵局，最终达成协议。华南玻璃厂节省了大笔外汇，而美国某玻璃公司因帮助了华南厂，成为我国同行业中产值最高、能耗最低的外资企业而名声大振，拓宽了在华的市场。

根据案例描述，为华南玻璃厂的这场谈判拟订谈判计划、撰写谈判方案。

·操作提示

（1）以小组为单位进行，实训的准备工作需要2～3课时（课外完成），模拟参与拟订谈判计划、撰写谈判方案需要4课时。

（2）做好模拟参与拟订谈判计划、撰写谈判方案的前期准备非常重要，所以一定要定好小组负责人，并协商合理分配好任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前布置学生复习谈判方案的写作知识与要求、谈判活动的议程要求等工作任务，充分落实领导的思路和要求，通过分工合作完成。

（4）在这项训练中，你最好利用课余时间参加一个真实的谈判活动，注意观察活动的程序并总结其得失，为本次实训活动提供借鉴。