办公室主管的时间运筹

时间：2022-06-29 百科知识版权反馈

【摘要】：六、办公室主管的时间运筹节省时间是任何时代、任何生产方式所追求的目标。（一）办公室主管时间运筹的基本概念时间是人类拥有的资源之一。休闲的时间与休闲的项目是工作计划中不可缺少的部分。（二）时间运筹观念办公室主管能不能把握时间特点加以运筹呢？不要为未来担忧，也不要浪费时间为过去懊悔。

六、办公室主管的时间运筹

节省时间是任何时代、任何生产方式所追求的目标。但是，一个人如何看待时间的价值，则是由其生活的社会道德法则所决定的。在现代社会，如果一个人很爱惜时间，能充分利用时间，对时间的安排有严密的计划，那就是说明这个人具有较强的组织性和事业心。

科学技术上的新发明新创造，为人们节省了许多宝贵的时间，人们为了节省时间，应当学会、掌握各种技术手段。时间的潜力很大，我们必须合理地支配自己的时间，充分地利用自己的时间，不让一分一秒白白地浪费掉。

从办公室主管管理的角度来看，时间管理也是一项很重要的管理，它与工作效率有着直接的联系。

（一）办公室主管时间运筹的基本概念

时间是人类拥有的资源之一。

时间是构成生命的材料，生命是用有限的时间累积起来的，这是时间的“有限性”。时间既不能创造，也不能返还；既不能储存，也不能叠加使用。这种“一维性”，使时间只能依照过去、现在、将来这一个方向发展。

时间的宝贵，还在于它既是一个常数，公平地给人们以每天24小时；又是一个变数，善用则多，妄用则少。对于珍惜它的人，一分钟劳动，就有一分钟成果。

（1）要追求成果目标。只是埋头苦干而不计成果，对工作与个人就只有苦劳而没有功劳了，实质是浪费了时间。

（2）要根除浪费时间的习惯，不能以天性为托辞。

（3）要注重效率。一天打20个电话，看似颇有效率，但如果没有一件事办成，其效益还不如做好充分准备打5个电话。

（4）要循序渐进。绝大部分工作是一点一滴分配在若干时日而渐进完成的，绝不是一口气突击完成的。

（5）要加强计划性，劳逸结合。休闲的时间与休闲的项目是工作计划中不可缺少的部分。

（二）时间运筹观念

办公室主管能不能把握时间特点加以运筹呢？能。时间本身除了有限性和一维性、均等性及流逝性外，它还有永恒性和无限的连续性、顺序性及不可逆性、间断性、瞬逝性。人们既要用时间的永恒性不断激励自己，也要用时间的瞬逝性和不可逆性约束自己，不白白放过每一天、每一小时、每一分钟……

要想有效地管理好自己的时间，必须做的工作就是要探索自己的时间障碍。所谓时间障碍，就是导致时间浪费的多种因素。浪费时间的“罪魁祸首”主要还是自己。所以时间管理的实质就是自我管理。下面进行具体分析。

1．做事不能专心

许多人在同一时间内总想干太多的事，其结果往往是事倍功半。著名管理学家彼得·德鲁克曾经讲过，有效性如果有什么秘诀的话，那就是专心。多数人即使在同一时间内专心致志于一件事，都不见得能把它做好，更何况同时去干两件或两件以上的事呢。所以一定要专心，集中精力去完成所要完成的工作，排除其他事情的干扰。也就是说，在同一时间里专心去做一件事情，并把它做好，不能学小猫钓鱼的样子，三心二意，见异思迁。事情要一件件去做，饭要一口口吃，不能急于求成。

2．时间估计不切实际

一些心理学家的实验表明，人对时间的感觉是非常不可靠的，如果把人关在一间黑屋里，他很快就会丧失对时间的估计。生活和工作中也是如此，如果全凭记忆，一个人很难准确说明自己的时间是怎样打发的。记录时间使用状况不失为一种好的纠正方法。事实证明，几乎所有记录自己时间使用状况的人，都会有些惊奇的发现，而且还会感到受益匪浅。人的记忆力并非像自己所想像的那样正确，有许多人甚至连前不久所经历的事都无从追忆。所以非常有必要进行时间使用状况的记录，为了节省时间而花费一些时间，这样做是非常值得的。

3．做事拖延

许多办公室主管正是因为杂事多，不能排除干扰、集中精力，无法克服拖延恶习，而使工作不见效率。

4．不会说“不”

“不”是一个非常难开口的字眼，但有时不能不讲。“事半功倍之道，取决于有所不为。”切忌总揽事物太多，不好意思拒绝他人的请托。如果事事勉为其难，忙得头晕目眩，其工作效率就不必多言了。

5．样样事必躬亲

有些办公室主管对工作非常“负责”。办什么事，只有自己干心里才踏实，交给别人就总不放心，例如要召开会议，已经让别人打电话进行了通知，自己却还要重新把电话拨一遍；要下发一份文件，已经对下级布置进行校对，自己却还要拿过来重新校对一番；要处理一个问题，已经授权某人负责，自己却还要跑去拍板。诸如此类的问题在管理层中并不少见，俗话说过犹不及，这种高度的“责任心”，反而会对工作的效率构成极大的障碍。

（三）有效运筹时间的原则

有效运筹时间是一种可以学习的技能。善用时间的人往往有一些好习惯，例如拟定长、短计划，以比较实际的观点安排日程表，有效地利用时间休息，把工作看成机会，而非义务。

运筹时间的方法不止一种，也不能单用成就来衡量一个人是否有效运筹时间。有些办公室主管达到了工作上的目标，却牺牲了健康、休闲生活和人际关系。

下面是有效运筹时间的基本原则：

（1）决定优先次序。定下长、短期目标。

（2）专心。改掉心不在焉的习惯，将别人的干扰（例如电话和访客）减到最低限度。

（3）切实定下重要计划完成的期限。

（4）把重要计划分成几部分。

（5）列一张约会的清单。

（6）敢于说“不”。学会拒绝别人。

（7）列一张“待办之事”清单，帮助自己确实执行每天的计划。

（8）定期修正长、短期目标。

（9）把工作重心放在目前。不要为未来担忧，也不要浪费时间为过去懊悔。但是永远要汲取过去的教训，以及如何改进未来的生活。

（10）有不明白的事，就请教知道的人。

（11）找出处理每一件事情最好的方式。例如要通知某人一件事情，先考虑究竟是打电话、寄信，还是亲自拜访最有效率。

（12）估计做每件事情所需要的时间。

（13）避免杂乱。定期划出时间整理东西，丢掉或卖掉多余的东西。

（14）在接到信或电话的同一天回信或回电。

（15）先做必须做的事。不要挑最容易或你最喜欢做的事下手。

（16）记住你自己才是生活和时间的主人。

（四）办公室主管时间运筹策略和方法

1．时间的分析

许多“支配时间的专家”在谈支配时间的秘诀时说：“最充分地利用你最显效率的时间，如果把你最重要的任务安排在一天里你最有效率的时间去做，你就能花较少的力气做完较多的工作。”

我们知道，一个人在一天的不同时间里，精力状态是不一样的。从生理学的角度讲，就是大脑皮层细胞对外界刺激的反应能力在不同时间里会有所变化。一般人大脑皮层的机能状况上午9时至下午1时最佳，出现第一次工作能力高峰，然后其功能逐渐下降，到下午4时至6时活动能力又上升，出现第二次工作能力的高峰。

那么，怎样充分利用自己一天中最显效果的时间呢？首先要确定每天的目标，养成计划性。据专家们说，要像刷牙一样养成每天把做的工作排列起来的习惯，这样做所花时间和精力有限，但益处很大。其次是要尽量把最重要的工作，安排在一天里你做事最有效率的时间去做。在精力状况最好的时候，安排最艰巨的学习和创造性的劳动。

为了使不同精力状况的时间都得到充分的运用，可以在精力状况较差时，处理一些其他事，和学习一些相对较轻松的内容。不注意这一点的人，常把最有效率的时间切割成无用的或者低效能的碎片。从时间中去找时间的切实可行的方法有：

（1）并列运筹法。即在某项松散活动进行期间同时开展另一项活动。

（2）交叉轮作法。即利用农业上交叉轮作以提高产量的方法，把一天的活动内容交错进行安排，以提高效率。这是因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激，长时间持续同一个活动内容，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区产生抑制，在其他部位出现新的兴奋区。

（3）定期“盘点”法。从“盘点”中找时间，为了使时间使用更趋合理，使用时间也需定期“盘点”。“盘点”始于计划。有了计划之后，就要“盘点”可以投入的时间，确定行事次序，规定完成计划的最后期限。每隔一段时间，对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。时间是常数，只要运用得当，便能从时间中产生巨大的精神财富。

（4）遇事三问法。这种方法的主旨就是以尽可能少的时间办尽可能多的事情，从时间中节约时间。具体方法是对遭遇的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪些事做了也全然是浪费时间，没有效果。如果有些事不做，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代理费时多的办法而同样能达到目的，当然是最佳方案了。

2．时间的科学运筹

（1）业余爱好与时间的科学远离。有的人认为业余爱好会分散时间和精力，对本职工作没有什么益处。其实，这种看法有很大的片面性。业余爱好不但不分散时间和精力，不影响本职工作，而且处理得当对本职工作是有益的。因为人们从事任何工作，都需要一定的专业知识和能力，但知识又是互相联系、互相渗透的，就像网一样环环相扣。因此，知识面的广博，有利于专业的精深。工作能力主要需要在实践中锻炼，但是培养能力并非只有一条途径，健康的业余爱好的作用，就在于它能通过多种活动来增长知识，培养能力，从而有利于本职工作。

由于每个人年龄、性格、职业、文化修养不同，因而个人业余爱好也各相异。但是，要注意区分健康和不健康的业余爱好。健康的业余爱好对活跃生活、陶冶性情、增强体质有积极作用。

（2）休息与时间的科学运筹。散步是脑力劳动者一种有效的休息方式。法国的启蒙思想家卢梭说：散步能促进我的思想。德国著名诗人歌德说：我最宝贵的思维及其最好的表达方式，都是在我散步中出现的。据医学家测定，人血液中含氧量每分钟可达1000立方厘米左右，如果慢跑，每分钟含氧量将会上升为4000立方厘米左右。而人体各个器官的功能，诸如心的跳动、脑的记忆、眼的视力等等，完全是靠含有大量氧气的血液循环来维持的。

（3）思考与时间的科学运筹。最早完成原子核裂变实验的英国著名物理学家卢瑟福，有一天晚上走进实验室，当时时间已经很晚了，见他的一个学生仍俯在工作台上，便问道：“这么晚了，你还在干什么呢？”学生回答说：“我在工作。”“那你白天干什么呢？”“我也工作。”“那么你早上也在工作吗？”“是的，教授，早上我也工作。”于是卢瑟福提出了一个问题：“那么这样一来，你用什么时间思考呢？工作中要给思考留有一定时间。”

（4）注意力与时间的科学运筹。人们不论干什么事情，都要集中注意力，排除外界干扰，才能做到事半功倍。反之，则事倍而功半。

（五）办公室主管时间运筹效率

1．集中精力，重点突破

每个人的时间有限，精力亦然。要真正办好一件事，必须集中全部精力，只有用自己的全部身心投入，才能换回更大的收益。集中精力是做好工作的必要条件。在大多数情况下，人们往往是无意识地被外界所吸引，从而给自己的工作增添了麻烦，对工作失去了信心，注意力也更加涣散了。

那么，人的注意力是怎样集中起来的呢？从生理机制来说，一个人在注意力集中的时候，大脑皮层相应区域就会产生一个优势兴奋中心。当大脑皮层一定区域产生优势兴奋中心的时候，大脑皮层其余区域就会或深或浅地处于抑制状态，负诱导越强，注意力就越集中。因此，精神集中最根本的一条，是进行工作的欲望。就是要求人们对自己所从事的工作抱有兴趣和信心。不管你多么想集中精神，对那些毫无兴趣和一点不关心的事情，怎么也无法集中自己的全部精力。与此相反，如果对某一活动有兴趣，非常热衷，并认识到它的重要性，就会不断地加劲干，精神集中的程度也就越深。善于集中注意力的人，他对所从事的工作大都有明确的目的性、高度的自觉性和责任心，不受情绪之左右，该做的事就坚决去做。

凡事多为习惯所左右，因此必须养成不轻易被周围事物所吸引的习惯。如可以整理好工作环境，从自己的视觉上消除那些妨碍集中思想的刺激源。当然，也要拿掉那些与现时思考之主题无关的各种文件、资料，甚至报纸，不让它们碰到你的视线。

严格限定正在进行的工作的完成期限，这可以产生一种精神上的压力，它会使你集中精力。有了既定的目标，才会全身心的投入，产生精神上的冲动，从而增加精神集中的动力。

要集中精力，抓住时间，就必须放弃一些活动。只有停止多余的活动，才能赢得更多的时间。一个有效利用时间的办公室主管应注意以下几点：

①一件事还没有行动或做完，就不要卷入到新的活动中去。

②只要这件事对自己毫无价值或价值不大就不要随意介入，更不要因此而干扰别人，随便地索取什么情报或让别人提供资料。

③不要急于求成地指手画脚，特别是当做好事情的条件尚不成熟时，你应当将自己的预见告诉其他工作人员，而不是去催促。

2．提高效率

作为一名办公室主管，必须在以下几方面特别要注意讲求效率：

（1）提高说话的效率。心理学家告诉我们，人有很多过失都与随便乱讲话有关。因此，在说话之前，一定要经过大脑思考，克制自己的冲动。要节约讲话的时间，必须提高说话的效率。这当中不仅包括形式上的快速，亦包括内容上的精简。为了提高说话的效率，可以从以下几方面注意：

①准备在先。讲话前尽量使自己有准备，哪怕是会前的几分钟，也应该理一下思路，想一想讲话的要点。最好写上几条，这样就不必在讲话的同时利用“嗯、啊”之类的语气词来想下一句应该讲什么了，从而节省时间。

②言简意赅。限制作报告的时间，时间过长，听众的注意力就会分散。尽量不用“开场白”，单刀直入进入正题，避免添枝加叶地解释，这也许会使你的讲话更吸引人。

（2）跳出“会海”。为了有效地限制会议时间，迫使人们尽快地发表意见，做出决定，不妨可以采用以下几种方法：

①站着开会。这种做法在国外非常流行，有些记者招待会、酒会、现场会等，都是站着进行的，这样的会议绝不可能持续几个小时，受条件限制，人们发言时就不能再装模作样地闲扯些无关的内容。

②限定会议时间。假如把会议结束时间告诉与会者，则有可能使他们精神集中地参加会议。一般的会议最好限制在一个半小时以内。超过时间，人们就会感到疲劳和无聊，吸烟、喝水、打电话、上厕所之类的事也会频频出现。

③午餐前开会。利用大家肚子都饿了的机会开会，无疑是个开短会的绝妙方法。人们再不会为了一些无聊琐事来辩论谁是谁非，自然就缩短了会议时间。

在下午下班前开会，也有异曲同工之效，与会者都会把注意力集中在问题的症结上。

（3）缩短交际时间。要从繁忙的社会活动中解脱出来，去从事对自己更有意义的活动，应掌握以下原则：

①想回去就立即告辞。在一些情况下，有人会发生已经感到持续下去的会见再无意义，或是对自己不利，但就是不好意思起身说“再见”。其实，登门拜访时，谈完了事情，起身就走并不会给对方带来什么不愉快之处。相反，节约了双方的时间。

②到说“不”的时间不说“是”。不管在任何场合都点头称是，会浪费自己许多的时间，最后还会使自己也不明白在做什么。为了节省时间，就要记住“不”字，遇事做出明确的判断，不该做的事情，不要去勉强自己。

③在社交活动中，要节约等候的时间，应当采取以下一些积极的做法：

a．尽可能预先约定见面的准确时间。如果事先没有约好会面的时间和地点，对方可能不太感兴趣，必须认真考虑是否需要登门拜访未约定时间的人。

b．如果一定要去拜访某人，应选择不必等候太久的时间去登门，这就需要事先了解对方的工作方法和每天的工作安排，特别是此人的生活习惯，以便赶上他有空的时间见面。

c．如果提前到了约定地点、会场，不得已要等候一会儿，应当有效地利用这一段时间。凡是能善于利用零星时间的人，口袋里、公文包里总是有些“消磨”时间的东西——书、本子，不是看些什么，就是写些什么。假如有人总是抱怨没有时间看书，利用此法，或许可以实现每天读书一小时的愿望。如果能有价值地利用等候的时间，会使这段时间很快地过去。

d．还有一些很会工作的人，也很会休息，他们甚至能用5分钟睡上一觉。他们会在等候的几分钟里，不受拘泥地坐在那里闭目养神。如果没有坐的地方就靠在墙边，静静地保持身体的平衡，同样可以使自己得到休息。会使用这种“小憩”之法的人，认为它与睡一个小时有同样的效果，可以此为更加需要脑力的工作养精蓄锐。

e．限制自己等候别人的时间。可以把时间限定在一刻钟，超过这个时间则去干自己的事情。如果是去别人家，被拜访人恰巧不在，也应到一刻钟就离开，估计对方在时再去拜访。这样做可以给他人一个很好的印象，即你是严守时间的人，下次约会也会考虑到这一点。

3．正确处理文件

要防止办公室内文件堆积现象，必须从提高办理文件效率入手，使文件的流通合理化。

4．合理安排工作日程

制定计划和日程表在节约时间和提高效率方面是极其重要的。计划将未来带入现在，使办公室主管对未来的工作有更清楚的概念，它是对工作的长期打算。而日程表则是帮助你决定现在做的具体工作以达到长期目标的逐日计划，也就是说，长期计划及目标的确定，需要以短期的计划——日程表补充。为了实现工作的目标，就应该精心地编制一个工作日程表，据此来确定事情的轻重缓急，合理地安排时间。

生活中，时常听到不少人发牢骚，抱怨工作如何多，压得自己喘不过气来。实际上其中的许多人就吃亏在不善于制定日程表。他们不善于安排好日常的工作，连毫无意义的小事也纠缠不清，自己却显得比任何人都要忙。为了避免上述情况，正确而客观地看待自己所从事的每项工作，哪怕是细小工作，都应当把这些工作进行一下划分，看看这些事是非办不可的还是不办也行的。制定日程表，应当遵循先急后缓、统筹兼顾的原则。最简单的办法是把你所想到的，一天当中可能碰到的，应当做的和必须做的事情全部记录下来。总之，凡是自己可能干和必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列下来。

执行日程表时，一定要按照重要、次要、不重要的顺序去做。有时候，可能把表上的工作一一做完，但是大多数时候是无法完全做完的。甚至，连重要事项也无法全部做完。这时必须记住，你不能以完成多少事来计算，而是要看你是否把时间利用到最佳程度。

总之，日程表是一种有效率地进行个人工作的好助手、好工具。它不仅帮助办公室主管清楚地了解自己要干的工作是哪些？而且告知进行工作的正确方法。另外，它自然也是一种检查自己是否善用时间的手段。节约时间的最好办法是制定日程表，但有了日程表，并不等于就能节约时间，还必须养成按照预定日程行事的良好习惯。

5．充分利用现代工具

在今天的信息时代，不引入一些先进的办公设备，就无法提高办事效率，就会失掉许多转瞬即逝的时机。可以节省时间的东西很多：电话、录音机、电脑、复印机、传真机……诸如此类，应有尽有。

现代化工具中，最重要的就是电话了。电话的好处是可以在转瞬之间，以最快的速度沟通。可以省去把许多信息集中在一起的时间。可省去无谓的访问和等候会面的时间。可省去写信、邮信及阅读信件的时间。在打电话时也要注意：

（1）在电话机旁准备好铅笔和备忘录用纸，以备有需要时记录或写下转达别人的话。

（2）要事先把与电话内容有关的资料准备好放在手边，这样就省去需要时东寻西找的时间。

（3）打电话时清楚地报出自己的单位和姓名，明确地把身份介绍给对方，这是对人的尊重，也省去了对方询问的时间。

（4）事先想好通话内容。

（5）放下听筒前要有所表示，提醒对方，以免对方有话没讲完，还要再次打来。

对打进来的电话也要加以必要的限制，这样才能保证你有充裕而自由的时间，适当采取以下方法，就可以达到这个目的。

（1）在工作紧张的时间里，可以事先告诉同事或秘书，对给自己打来的电话加以筛选。筛选的方法既可以以时间为原则，也可以以来电话的人员为原则，有所选择地应答。