办公室主管的职责

一、办公室主管的职责

办公室主管的职责大致包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面的职责，具体表现在以下几个方面：

（一）承办职责

办公室主管的承办职责是指其对领导决策意见的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面：

1．承办同级领导层的集体决策和领导同志个人交付办理的事项

领导决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是机关行政首长个人决断，作为本机关、本单位综合办事机构负责同志的办公室主管，对本级领导层的集体决策和领导同志个人交办事项负有直接的承办责任。

2．承办上一级办公部门交办事项

上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主管应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。

3．承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项

为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请求问题时，往往不需直接去找领导同志本人，而是先找办公室主管，办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。

“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。“主办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即转由其有关部门和负责人办理；“催办”即转由其有关部门和负责人办理，作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。

（二）参谋职责

办公室主管的参谋职责是指其在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是领导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化、科学化，这除对领导干部本身提出了更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”，办公室主管应理所当然地成为“参谋长”，积极、主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。做到这一点既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主管工作的一项重要任务。

在办公室主管履行其参谋职责时，往往有其独特的便利和优势：

（1）办公室主管和领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导同志陈述自己的见解和主张。

（2）办公室主管的工作同领导层的工作同步运行。由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性等特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主管要着力办好的事情，就是由于这种“思维共振”，使得办公室主管的工作能与领导同志的工作合拍，从而为办公室主管辅助领导同志决策提供了便利。

（3）一般来说办公室主管接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，为当好领导同志的“参谋”提供了便利条件，为领导分担了烦恼。

为正确履行参谋职责，办公室主管要把调查工作中获得的大量的第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里地从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。

正确发挥办公室主管的参谋职责，应注意的要点：

第一，领导应当允许乃至鼓励自己的办公室主管在一定情况下同自己唱“对台戏”。办公室主管既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”。

第二，办公室主管应当做到在领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。也就是说在领导决策前，办公室主管要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提供选择的方案；在领导决策过程中，办公室主管要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主管要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，以及可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题，协助领导搞好跟踪反馈，根据变化的客观形势及时进行调整和充实，尽可能保证决策意见顺利地贯彻落实。

在整个领导决策过程中，办公室主管的参谋职责都起着举足轻重的作用。从对领导决策发挥作用的方向上看可以分为三种类型：一是“顺向参谋”，即跟随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”；二是“逆向参谋”，即当领导的决策意图不符合实际时，所进行的“劝阻性参谋”；三是“侧向参谋”，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。作为办公室主管，不仅要深入了解自己所扮角色的各项参谋职责，还须尽力地为自己的领导发挥好事务中的参谋作用。

（三）管理职责

办公室的管理职责是指办公室主管在对机关行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室主管的管理职责主要有文书管理和信息管理两个方面：

1．文书管理

一般来说，办公室内部均设有秘书处（科）、资料处（科）、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室主管对文书工作的管理，主要体现在参照各级党政机关制定的机关公文处理办法，结合本机关的具体情况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压、贻误工作。文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。党政机关的公文工作，是指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室主管作为机关的综合办事机构和枢纽机构，应当承担文书工作的主要任务。

2．信息管理

办公室主管通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策来实现辅佐领导决策，发挥参谋的职能。严格地说，党政机关的信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项“新兴事业”而且十分重要，需要办公室主管予以特别重视。所以有必要单独列为办公室主管管理职能中的一项。

（四）协调职责

领导机关的决策、指令、指示要通过办公部门向各专业主管部门、职能部门、事业单位、下级机关以及全社会传递。机关所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公部门，办公部门对反回来的信息进行综合、分析、筛选后，供领导决策时参考。各级党政、企事业单位办事机构负责同志的办公室主管，均应在承上启下、协调各方面的工作中起到积极重要的作用。

办公室主管全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。

纵向协调，就是致力于上下级之间关系融洽、上令下行、下情上达、上下紧密配合，步调一致的协调工作。办公室主管在这方面的职责主要体现在：当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时准确地予以反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面”，当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点”，“以面带点”，使之尽快赶上前进步伐。

横向协调，即致力于“左邻右舍”、同级各业务部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般要先报送办公室主管修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从；业务部门的一些重要工作部署、安排，如召开请领导同志参加的会议，开展由领导同志“挂帅”的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室主管统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导同志“超负荷”现象的发生；当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室主管更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文政策规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接关系，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上来。

内部协调，即以办公室内部的人员、工作为对象，使之融洽和谐地协调工作。办公室主管要着力于室领导班子成员和室内各单位（处、室、科、组等）之间关系的协调。在室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或几方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。

（五）领导指挥职责

1．执行性指挥，也可以叫做调度性指挥

这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下，主要解决贯彻落实的问题。领导者在履行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干，什么时间干？成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握住两点：一是人、财、物各种力量的调配、组合，要科学、合理，力求达到投入少、收效大的目的；二是行动时机的抉择要顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。比如一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。不是抓住敌人的薄弱环节时不战，不是占据有利的地形条件时也不战，倘若自己的优势兵力尚未集结起来时还是不战。总之，一个高明的指挥员绝不打无准备无把握的仗，战则必胜，攻则必克。

2．应变性指挥

这是在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是停，是按原计划干下去还是改变计划再干或者根本不干。取胜的诀窍在于审时度势和机动灵活。要保证指挥得当，紧要之处在于：一是知己知彼，百战不殆。应变性指挥必须搞清变化了的情况，只有对情况了如指掌，才能依据客观情势和自己的力量正确地决定行止。可行则行，不可行则止。如果客观困难很大，自己力量不足，勉强地去干力不胜任的事情，就难以取得成功。二是因势利导，夺取胜利。

统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最主要的条件。