基层主管的时间管理

基层主管的时间管理

上班族工作了两三年之后，很可能由一个基层人员升迁成为基层主管，这时候就会明显地感到时间愈来愈不够用了。

原因之一是，必须管人，这需要花掉很多时间来沟通，不再是单兵作业；其二是，要参加很多经常性的会议，这些非自主的事情又会用掉许多时间。

基本上，这就是所谓的“第二代时间管理”时段。第一代时间管理，是忙得时候怕忘记一些琐事，急忙用纸片记录下来，有空就去做，可以说是“备忘录时代”的时间管理。也就是基层人员的时间管理。到了基层主管，因为有固定的时刻需要参与，就会进入第二代时间管理，也就是所谓的“日历簿时代”的时间管理。

日历簿时代的时间管理，顾名思义就是要将时间安排好，用日记簿登录记下。

“排时间”成为这个阶段所要学习的课题。许多人抱怨自己排得很好，实际却忙得团团转，那是因为时间的弹性留得太少，每件事情之间没有足够的余地，这种基层主管每天像是救火队员，焦头烂额地忙于应付各种事情，好像很敬业，其实是未安排好时间。

基层主管所面临的课题大体上有两个：①学习待人，也就是沟通；②学习聆听，也就是了解问题。

基层主管在现代管理中，扮演着举足轻重的角色。因为要面对基层员工以及一般客户，还要快速反映第一线的需要。由于这些事情24小时都存在，因此，基层主管有时不得不枕戈待旦。

基层主管的时间管理，往往有以下几个要点：

（1）耐心聆听基层员工的声音，找出问题的根源。“聆听”是一种艺术。因为“听”才能找出问题的根源。问题通常隐含在事实表面以下，不会轻易露出来。不断地听，不断地问，最后才能水落石出，找到真正问题的关键。

（2）搜集各项工作现场所发生的问题。基层主管有义务找到事实的真相，并及时报告上司，最好能附上建议改善的方法。要养成每日记录、每周报告的习惯。

（3）发生问题立刻寻求解决，自己无法解决则找主管说明。这里的问题是指立刻需要解答的问题，如顾客要求赔偿等。又如，工作现场发生停工待料、员工闹事、权益纠纷等情况，均不能拖延，以防止事态扩大，所以就得速战速决或快速提呈主管，以便尽快找到解决的办法。

（4）将高层主管的命令如实地传达。基层主管的另一项任务，就是要“如实传达”。“传达”并不是一件简单的事，原因是许多人喜欢加油添醋，把自己的意思和好恶加入原有的命令里，其实这是不正确的做法。

（5）避免杂乱无章的工作秩序，耽误工作上的时机。基层主管在自己的工作环境里，必须以身作则，使得秩序井然。许多上班族会把上班地点当作自己的家，随处乱放东西，这都要靠基层主管及时纠正。空间及时间是一体的两个方面，都是成本。杂乱无章使得效率降低，没有回转的空间，就不会有更多的时间。

（6）绝不拖延，以免造成更大的危害。“拖延”是一种习惯。往往在“拖延”下，造成恶性循环。“拖延”的原因很多，一般多是上级没有指示，不知如何是好，或者时间不够，无法顺利处理。然而，这是工作需要，基层主管必须克服这些困难，绝不能说上级没有指示，我也不知道该如何是好。而应当积极地谋求解决问题的办法。

（7）日常例行性工作，如电话、文书、档案处理等项均尽量抓紧时间并不断磨炼自己的基本功。基本功扎实了，才可能将问题处理得手到擒来。

（8）积极找回等候的时间，把它用在尚未办完的事情上。许多人是忙时太忙，闲时太闲，而自己又没有感觉。我们应该训练自己，随时都有事情可做，随时都有空。所以一定要将时间“化零为整”，这样我们才能有足够的时间。

基层主管是企业的骨干。也是培养未来领导者的摇篮。及早在自己的工作中学习办事的效率、做人的方法，未来的进步一定是巨大的。