会议时间管理

会议时间管理

相信大多数上班族一听到开会就皱皱眉头，心想，“唉！又开会”。

只要有三个人以上，有议程，就可以开会。可是，大家对为什么开会，似乎没有仔细想过，反正只要是有事要讨论、要研究，就肯定要开会。而且，一开就是一个上午或一个下午。

会议，可以说是最浪费时间的管理过程之一。所以说，会议是一种低效率的管理行为，一点也不为过。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的地方，会议愈多。

严格来说，只有在两种情况下需要开会：①有重大事项需要宣布时。一般由总经理主持会议；②需研究讨论的业务会议或企划会议。由单位或部门主管主持。其他原因的会议，几乎都是浪费时间。殊不知，时间就是金钱。

会议的成本如果仔细算算，就不得了了。就5～8人的会议而言，如果会议是3个小时，参加的人员都是中层主管时，所需成本大概是1.5～2万元左右。高层主管则需2.5～4万元左右。如果同一时间想要赚进这笔钱，而公司的毛利率为10%左右，那么可能要做15～40万元的业务量才赚得进来。所以，与其在办公室空谈，倒不如同一时间去努力做业务。

“会议”在行政沟通中，属于平行沟通的一种。其他两种叫做上行沟通及下行沟通。平行沟通顾名思义是平辈的沟通，是平起平坐的沟通，所以重要的是共识与了解。可惜，不少会议经常流于“争议”、“报告”、“听训”等过程，而无“决议”产生。

如何做好“会议的时间管理”呢？下面几点可以作为思考的依据：

（1）会议时间下午比上午适当。原因是，上午是黄金时段，需要做认真思考的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要将高效率时段用来做低效率的事，否则就是一种极大的浪费。

（2）会议时间以60～90分钟最为恰当。重要会议不要超过90分钟；一般会议不超过60分钟。

（3）采用分点而非整点开会。时间有递延效果，例如，上午9点开会开到12点；10点开也会开到12点；11点开也会到12点结束；因此，我们若能在9点半开到11点或在下午3点半到4点半，那么会前、会后就有更多的时间进行准备和沟通。

（4）会议场所主席台要背对大门。迟到的人永远有迟到的习惯，即使迟到也不会使会议中断，这样也可以节省时间。

（5）会议的人数愈少愈好。不要因为这件事只有一点点相关，就找一个人来开会。只要会后把开会的结果告诉这个人就可以了。

（6）尽可能采用电话会议或图文电视会议。目前许多的企事业单位都会有外单位的人参加会议，外地人员参加会议的差旅费较贵，如果使用视讯会议系统，则可以减少很多费用。

（7）主持人需经过议事议程的训练。许多主持人本身就不知道如何主持会议，主持人所负责的是确保议事议程顺利进行以及时间控制得当，而不是别的。要掌握会议的节奏，不要拖延，不要浪费宝贵的时间。

（8）会议避免例行性。参与会议的人会有个习惯，如果每周开一次会，那么往往到开会的前一天才进行协调或准备。会议可改为有弹性的，就是由“例行性”变成“及时性”，在管理上就更符合时间控制的要求。

（9）会议资料及设备需先备妥。常听见有的人走到楼梯口还在问：“今天开什么会？”在议程中最好写清楚，主席报告几分钟，每项议题讨论的时间。这在标准的国际会议里都会有，而一般的会议大都很马虎了。

简单地说，会议并不是很好的管理方式，更是时间管理和办公室效率的一大杀手，如果能不开就不开，非开不可就要减少人数、减少时间。未来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行实时会议了。