时间管理的艺术

四、时间管理的艺术

（一）拟定时间进度表

拟定时间进度表可以帮助管理者预先做好准备工作，提高效率、减少错误。管理人员在时间管理上所遇到的问题是一些活动的范围、深度、广度难以精确掌握。时间管理统计法是实现拟定的时间进度表。时间进度表应力求详尽，尽可能地把将来发生的情况安排到计划之中并留有余额，以防出现意外事件时束手无策。时间管理统计法的目的是对时间进行记录和总结，并可分析浪费的原因。评价时间的应用情况以采取适当的措施节约时间。记录时注意真实性和准确性，并做到及时，以达到时间管理的目的。

（二）确定优先工作的方法

根据时间管理的原则，管理者达到良好的工作努力/工作效率比率，必须优先处理最有价值、最紧急的任务。将每日的工作列出先后次序，然后根据先后次序安排时间，工作时要精神集中，全身心地投入到工作中去，避免各种干扰，从最重要的工作做起，依次类推。一件事情完成以前，不要开始另一件事情，以免在回到前一件事情时，必须花费时间和精力重新进入工作状态。同时建立时间管理系统，使用先进的管理方法及各种信息设备、现代化办公设备，如计算机、复印机、电话、传真、电子信箱等。

（三）授权

护理管理者可通过适当授权来增加自己的工作时间，使自己的工作时间更加有价值，同时还为下属的锻炼成长提供了机会。授权是指在不影响个人原来工作责任的情况下，将自己的某些责任改派给另一个人，并给予执行过程中所需要的职务上的权力。管理者计划授权的工作内容包括该项工作要分配给何人，如何使这些下属有权力和动力做好所授予的工作。授权应该是一种法定合约行为，管理者和下属都应该了解和同意授权行为以及附加的条件。为了执行工作的方便，管理者因赋予下属一些特定的权力，并以书面通知的形式向其他相关人员说明该员工已获授权。可以运用必要的资源、接受必要的指示、实施必要的管理、提出必要的报告等。

（四）拒绝艺术

护理管理者掌握拒绝艺术也是合理使用时间的有效手段之一。每个人的时间都是均等固定的，管理者也不例外。因此，面临各项工作，管理者要有所取舍，做到有所为，有所不为。许多情况下，管理者很难拒绝同事的一个请求，类似事件在不经意间会占用管理者大量时间。在下列情况下管理者应该合理拒绝承担不属于自己工作范围的责任：当请求的事项不符合个人的专业或职务目标；当请求的事项非自己能力所及，且需花费很多时间；当请求的事项是自身感到很无聊或不感兴趣；承担该请求后会阻碍个人做另一件更吸引人且有益于自己的工作时。为了避免内疚以及预防因拒绝同事的请求而人缘尽失的后果，管理者一定要学会如何巧妙而果断地说“不”，最好不要解释为什么“不要”，因为对方会将这些解释作为条件性拒绝，而会想出理由来反驳。拒绝要注意时间、地点、场合，避免伤害他人。

（五）养成良好的工作习惯

养成良好的工作习惯可以使管理者有效地运用时间。护理管理者处理的问题往往千头万绪，因此在日常工作中应该讲求节约时间和工作效率。养成良好的工作习惯：①减少电话的干扰，打电话要尽量抓住重点，电话旁边放好纸笔，便于记录重要事项，避免打社交性的电话，以减少不必要的干扰；②在办公室以外的走廊或过道谈话，可以节约时间，如谈话内容重要，再请到办公室细谈；③控制谈话时间，如交谈中觉察内容不重要，可站起来，或看看表，或向门口走去，或礼貌地直接解释手中正在处理一件紧急文件，表示谈话可以结束；④鼓励预约谈话，对护理人员可安排在每日工作不忙的下午时间段进行会谈；⑤对护理有关档案资料要进行分档管理，按重要程度或使用频繁程度而分类放置，并及时处理、阅读，抓住要领；⑥减少会议，缩短会议时间，并提高会议效果，准时开始，做到不开无准备的会议，不开无主题的会议。

（六）保持心理健康

保持心理健康可使管理者有高涨的工作热情，提高办公效率。心理健康既有心理因素，又有复杂的社会因素，管理者要学会控制自己的情绪，避免因情绪因素影响自己的工作效率，造成时间浪费。一个心理健康的人，能够做到在几秒钟内从不良情绪中解脱出来，高效地利用时间，提高工作效率。

思考题

1．何谓计划？计划在管理过程中的作用有哪些？

2．制订计划有哪些步骤？

3．目标制定应满足哪些条件？

4．何谓目标管理？目标管理具有哪些特点？其基本过程分几个阶段？

5．什么是时间管理？

6．如何减少电话和短信的干扰？

7．在哪些情况下，管理者可拒绝承担责任？

8．护理部根据全院提高服务质量的整体要求，提出“在一年内使全体护理人员护理技术操作合格率达90%以上”的目标，请设计出目标管理的过程。

9．某医院护理部门计划开设家庭护理服务项目，你认为此部门应对形势做哪些方面的评估？